CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG DỰ TOÁN TẠI GILIMEX
3.3. Xây dựng dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động
3.3.3.3. Xác định thời gian và chi phí đơn vị từng nguồn lực – hoạt động định
Để xây dựng được hệ thống dự tốn chi phí trên cơ sở hoạt động, kế toán quản trị cần phải tiến hành thu thập được các thông tin về thời gian của các hoạt động tương ứng với từng loại sản phẩm, được trình bày như trong Phụ lục 13.
Giải thích từng định mức thời gian tiêu hao cho từng loại hoạt động của từng sản phẩm, cụ thể như sau:
a. Hoạt động tiếp nhận nguyên vật liệu đầu vào và xuất chuyển nguyên vật liệu
Bộ phận kho nguyên phụ liệu bao gồm 4 nhân viên chuyên thực hiện việc tiếp nhận nguyên phụ liệu từ nhà cung cấp và thực hiện chức năng cấp phát nguyên phụ liệu cho xưởng cắt, xưởng may và xưởng đóng gói. Thời gian nhận nguyên vật liệu trung bình cho một lơ hàng từ nhà cung cấp tương ứng là 25 phút (1.500 giây), được quy đều cho tất cả các loại nguyên vật liệu khác nhau phục vụ sản xuất các sản phẩm khác nhau. Thời gian cấp phát nguyên vật liệu cần thiết cho một lô hàng sản xuất trong ngày sản xuất là 40 phút (cho tất cả các thành phần yêu cầu).
Ta có, quy cách đóng gói nghĩa là số lượng sản phẩm trung bình trong một lơ hàng nhập và số lượng sản phẩm trung bình trong một lơ hàng sản xuất là khác nhau cho tất cả các sản phẩm, chính vì vậy thời gian nhân viên kho nguyên phụ liệu tiêu hao cho hoạt động nhập hàng và hoạt động xuất hàng cho từng loại sản phẩm là khác nhau trình bày trong Bảng 3.10 và Bảng 3.11 như sau:
Bảng 3.10 Thời gian tiếp nhận nguyên phụ liệu cho từng loại sản phẩm (Đvt: giây)
Chỉ tiêu Ba lô laptop lớn Ba lô laptop nhỏ Ba lô laptop vừa Ba lơ trẻ em Đệm lót Hộp đồ gia dụng Hộp đựng quần áo Hộp quần áo trẻ em Túi đeo chéo Túi đeo chéo lớn Túi vải nhẹ Va li
Thời gian tiếp nhận NPL cho 1 lô hàng
nhập (s) 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 1.500 Số lượng sp trong 1 lô hàng nhập (sp/lô) 150 150 450 1,200 105 225 75 75 300 150 1,200 45 Thời gian tiếp nhận NPL (s/sp)
10,00 10,00 3,33 1,25 14,29 6,67 20,00 20,00 5,00 10,00 1,25 33,33
Bảng 3.11 Thời gian tiếp chuyển nguyên phụ liệu cho sản xuất của từng loại sản phẩm (Đvt: giây) Hoạt động Ba lô laptop lớn Ba lô laptop nhỏ Ba lô laptop vừa Ba lơ trẻ em Đệm lót Hộp đồ gia dụng Hộp đựng quần áo Hộp quần áo trẻ em Túi đeo chéo Túi đeo chéo lớn Túi vải nhẹ Va li
Thời gian chuyển NPL cho chuyền(s/lô) 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400 2.400 Số lượng sp trong 1 lô hàng SX (sp/lô) 150 150 450 1.200 105 225 75 75 300 150 1.200 45 Thời gian chuyển NPL cho chuyền
b. Hoạt động kiểm tra nguyên phụ liệu nhập kho (R2 - A2)
Việc kiểm tra nguyên phụ liệu đầu vào được thực hiện bởi 4 nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), việc kiểm tra được thực hiện 100% đối với nguyên vật liệu đầu vào. Thời gian nguồn lực này thực hiện thao tác kiểm tra là 3.500 giây cho một lơ hàng nhập, quy cách đóng gói cho lơ hàng này tương tự như quy cách đóng gói đã được đề cập trong mục a. Kết quả trình bày trong Phụ lục 13.1.
c. Hoạt động cắt và may (R3 – A4)
Nhà máy hoạt động một ca duy nhất với tổng thời gian làm việc là 8h, trong đó có 30 phút nghỉ giải lao, mỗi lần 15 phút và 30 phút mỗi ngày cho việc sắp xếp, vệ sinh máy móc thiết bị và các hoạt động giáo dục trong ngày. Tổng số công nhân là: 400 người, trong đó có 10 thợ cắt và 390 thợ may.
Trong q trình ước tính chi phí sản xuất chung chúng ta không đề cập lại sự tiêu hao thời gian của hoạt động và nguồn lực này cho từng sản phẩm.
d. Hoạt động kiểm tra sản phẩm trên chuyền (R4 – A5)
Trong quá trình sản xuất, có một bộ phận chuyên kiểm soát chất lượng sản phẩm ngay tại chuyền, thời gian tác nghiệp của bộ phận này phụ thuộc vào thời gian may và độ khó cũng yêu cầu về chất lượng tương ứng của từng sản phẩm. Biên chế cho bộ phận này là 14 người trực tiếp tham gia công tác tại từng chuyền sản xuất, thời gian định mức được trình bày trong Phụ lục 13.2.
e. Hoạt động đóng gói sản phẩm, kiểm tra hàng lên cơng và vận chuyển hàng
trong kho (R5, R6 và R7 – A6, A7 và A8)
Tại khu vực đóng gói thành phẩm và chờ hàng lên container, hiện tại có 4 nhân viên đóng gói, 5 nhân viên vận chuyển hàng hóa và 4 nhân viên kiểm tra hàng cuối cùng. Thời gian đóng gói từng kiện hàng là như nhau cho tất cả các sản phẩm, thông thường là khoảng 2.100 giây cho một kiện hàng. Tuy nhiên, quy cách đóng gói khác
nhau đã dẫn đến thời gian tác nghiệp định mức cho từng sản phẩm là khác nhau, trình bày trong Phụ lục 13.3.
Thời gian kiểm tra hàng cuối cùng định mức là 1.800 giây và thời gian sắp xếp vận chuyển hàng hóa trong kho là khoảng 2.400 giây cho một kiện hàng, trình bày lần lượt trong Phụ lục 13.4 và Phụ lục 13.5.
f. Hoạt động điều hành, kiểm soát chung (R8 – A12)
Bộ phận ban quản đốc gồm có 3 người: trong đó bao gồm 1 Quản đốc và 2 phó quản đốc. Bộ phận này chịu trách nhiệm điều hành và kiểm sốt chung tồn bộ hoạt động của nhà máy. Thời gian tiêu hao nguồn lực này cho từng sản phẩm được xác định bằng việc lấy tổng thời gian làm việc trong mỗi ca là 21.600 giây chia cho số lượng sản phẩm sản xuất ra tương ứng trong mỗi ca, trình bày trong Phụ lục 13.6.
g. Hoạt động thống kê và vệ sinh phân xưởng (R9, R10 - A8, A9)
Nhà máy có tất cả 4 nhân viên thống kê chịu trách nhiệm báo cáo số liệu về tình hình sản xuất, tình hình thực hiện kế hoạch và sổ sách tồn kho, làm việc 6 tiếng một ca. Và 4 nhân viên vệ sinh chịu trách nhiệm vệ sinh khu vực nhà xưởng và khuôn viên công ty, làm việc 7 tiếng một ca. Thời gian đóng góp của nguồn lực này cho mỗi sản phẩm cũng được xác định tương tự như nguồn lực R8 ở trên, thông tin cung cấp bởi nhà máy được trình bày trong Phụ lục 13.7 và Phụ lục 13.8.
h. Hoạt động bảo trì máy móc thiết bị (R11 - A11)
Bộ phận bảo trì có tất cả 2 nhân viên chịu trách nhiệm sửa chữa và thay thế máy móc thiết bị khi có sự cố xảy ra. Bộ phận này làm việc đủ 7.5 giờ/ngày, nhằm ứng phó nhanh trong các tình huống khẩn cấp. Thời gian tiêu hao cho từng sản phẩm được cung cấp trong Phụ lục 13.9.
i. Các nguồn lực còn lại liên quan đến các hoạt động khác (R12, R13, R14,
R15, R16, R17, R18, R19 và R20)
lực này đều có thời gian sử dụng hữu ích là 8 giờ/ngày (trừ máy chạy màng là 16 giờ/ngày), nguồn lực thời gian này sẽ được chia đều cho tất các hoạt động mà nó tham gia. Tương ứng với quỹ thời gian mà nguồn lực tham gia sẽ có một số lượng sản phẩm đầu ra tương ứng, chính đây là yếu tố giúp chúng ta xác định thời gian tiêu hao nguồn lực cho một đơn vị sản phẩm. Kết quả tính tốn thời gian cụ thể cho từng nguồn lực ứng với từng sản phẩm được trình bày trong Phụ lục 13, từ 13.10 đến 13.18.
Căn cứ vào định mức thời gian nguồn lực – hoạt động của từng sản phẩm trong
Phụ lục 13, ta sẽ tiến hành xác định chi phí nguồn lực – hoạt động đơn vị cho từng sản
phẩm.
Chi phí nguồn lực hoạt động cho từng đơn vị sản phẩm = Thời gian tiêu hao nguồn lực tương ứng với sản phẩm x Chi phí nguồn lực định mức
Kết quả được trình bày trong Phụ lục 14.