2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần May Khánh Hòa
2.1.2 Tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty cổ phần May Khánh Hòa
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: là người phụ trách chung mọi hoạt động của bộ phận kế toán, giúp giám đốc trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ đạo các nhân viên trong phịng kế tốn lập và nộp các báo kế toán cho các cấp quản lý. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi mặt hoạt động của bộ phận kế toán trong quyền hạn của mình.
- Kế tốn tổng hợp: theo dõi tổng hợp các hoạt động liên quan tới công ty, ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu và tính giá trị của thành phẩm xuất – nhập – tồn, kiểm tra chi tiết các phần việc của kế toán viên, các bộ phận thống kê của phân xưởng, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo tài chính chuyển cho kế toán trưởng.
- Kế toán lao động – tiền lương: theo dõi tình hình lao động, chi trả lương và các khoản bảo hiểm xã hội cho công nhân viên.
- Kế toán thanh tốn – cơng nợ: theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc chi trả và thu hồi nợ theo chỉ đạo của giám đốc và kế toán trưởng. Cuối kỳ, báo cáo cho kế tốn tổng hợp và đối chiếu cơng nợ phải thu, phải trả.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán lao động - tiền lương Kế toán thanh toán - cơng nợ Kế tốn vật tư, thành phẩm Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ Nhân viên thống kê
- Kế toán vật tư, thành phẩm: theo dõi về mặt số lượng và giá trị nguyên vật liệu, vật tư nhập – xuất – tồn trong kỳ. Cuối kỳ, báo cáo cho kế tốn tổng hợp đồng thời theo dõi tình hình nhập xuất thành phẩm về mặt số lượng.
- Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, kiểm kê, theo dõi và quản lý quỹ của công ty.
- Nhân viên thống kê: được bố trí ở các phân xưởng làm nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình hoạt động sản xuất ở các phân xưởng, theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tình hình sản xuất và nhập kho thành phẩm, tính lương trả cơng nhân hàng tháng sau đó báo cáo cho kế toán tổng hợp.
2.1.2.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn 2.1.2.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán 2.1.2.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại doanh nghiệp được xây dựng dựa trên hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006 - QĐ/BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006 bao gồm các chứng từ phản ánh các chỉ tiêu về lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ và tài sản cố định.
Ngoài ra, do yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý và hiệu quả của cơng tác kế tốn, công ty đã tự thiết kế một số chứng từ nhằm tạo thuận lợi cho công tác luân chuyển, quản lý, báo cáo thống kê và xác định trách nhiệm pháp lý của các đối tượng liên quan, tạo điều kiện để cho các cơ quan chức năng có nhu cầu kiểm tra, kiểm sốt (xem phụ lục 3).
Việc tổ chức hệ thống chứng từ của cơng ty cổ phần May Khánh Hịa tương đối chặt chẽ, đảm bảo đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính, đồng thời phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
2.1.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán hiện đang được áp dụng tại doanh nghiệp là hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006 - QĐ/BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng một số các tài khoản chi tiết để phục vụ cho cơng tác kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm, tuy nhiên việc thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết chưa thống nhất tại công ty (xem phụ lục 4).
2.1.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Từ năm 2003 trở đi, công ty cổ phần May Khánh Hòa đã tiến hành tổ chức ghi chép sổ sách kế tốn trên máy vi tính theo hình thức chứng từ ghi sổ với chương trình kế tốn được thiết kế trên phần mềm cơ sở dữ liệu Access do cơng ty tự viết, có giao diện như hình 2.5:
Hình 2.5: Giao diện chương trình kế tốn máy tại cơng ty cổ phần May Khánh Hòa Diễn giải các phần hành trên giao diện:
Thu chi
- Xử lý các chứng từ thu – chi - Tính tồn quỹ cuối tháng - Lập báo cáo tồn quỹ
- Báo cáo thuế giá trị gia tăng
- Tính giá trị tồn kho cuối tháng - Thiết lập và in thẻ kho
- Báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn - Tính tồn kho vật tư theo kho
Tiêu thụ
- Cập nhật hóa đơn tiêu thụ - Báo cáo tiêu thụ tổng hợp
- Báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu ra - Ghi xuất kho chuyển sang tiêu thụ
Công nợ
- Cập nhật chứng từ công nợ - Tập hợp cơng nợ tính số dư - Xem và in sổ chi tiết công nợ - Lập và in cân đối công nợ
Tài sản
- Cập nhật hồ sơ tài sản - Khấu hao tài sản cố định
- Ghi sổ khấu hao tài sản cố định - Báo cáo khấu hao tài sản cố định - In thẻ tài sản cố định
Tổng hợp
- Ghi chứng từ vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng ghi sổ - Khóa sổ cuối kỳ
- Lập báo biểu tổng hợp - Lập báo cáo tài chính
Danh mục
- Tài khoản - Khách hàng - Kho hàng
- Vật tư - Chứng từ - Nguồn vốn - Xuất – nhập - Tăng – giảm - Đối ứng
Sơ đồ 2.4: Quy trình xử lý dữ liệu của chương trình kế tốn máy tại cơng ty cổ phần
May Khánh Hòa
Ghi chú: Nhập hàng ngày Đối chiếu cuối kỳ Nhập cuối kỳ
Diễn giải quy trình
Mỗi kế tốn viên theo dõi mảng hoạt động nào sẽ nhập vào máy các thông tin, số liệu liên quan đến hoạt động đó trong phần hành của mình. Tất cả các phần hành này được kết nối với nhau. Riêng kế tốn tổng hợp có thể xem tất cả các thơng tin trên máy và truy xuất thông qua mật mã chung để kiểm tra, chỉnh sửa. Kế toán trưởng là người kiểm tra cuối cùng.
Chứng từ gốc
Phân loại chứng từ và nhập vào máy Phần mềm xử lý
Sổ chi tiết
Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn Thẻ kho
Bảng kê chi tiết tài khoản
Sổ tổng hợp tài khoản đối ứng Báo cáo tài chính
Mọi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ kế toán để tiến hành sắp xếp, phân loại và nhập vào máy. Sau khi nhập xong, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên kho dữ liệu của máy tính.
Đối với vật tư, hàng hóa, thành phẩm thì kế tốn sẽ tiến hàng theo dõi và ghi vào sổ chi tiết. Sau khi nhập vào máy, máy tính sẽ tự động xử lý và tổng hợp lại thành sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn. Định kỳ, kế toán sử dụng để đối chiếu với thẻ kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa.
Các tài khoản còn lại trong danh mục tài khoản của cơng ty sẽ được kế tốn nhập vào máy thông qua bảng kê chi tiết tài khoản.
Các thông tin số liệu sẽ được máy tính xử lý trên phần mềm kế toán. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành thực hiện các lệnh kết chuyển và khóa sổ. Sau đó, lập các báo cáo tài chính và in các sổ sách, báo cáo kế tốn, đóng tập, lưu trữ theo kỳ và bảo quản theo đúng quy định.
Khi cần thiết muốn truy xuất, nhập số liệu, điều chỉnh xóa hoặc sửa kế tốn có thể thực hiện thơng qua các nút lệnh
2.1.2.2.4 Tổ chức hệ thống kế toán quản trị
Hiện tại, công tác tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cổ phần May Khánh Hòa được thiết kế chủ yếu là để thu thập số liệu và xử lý thông tin phục vụ cho kế tốn tài chính. Các thơng tin kế toán nhằm sử dụng cho các chức năng quản trị ít được quan tâm đến nếu khơng muốn nói là hầu như khơng có. Cơng tác kế tốn chi phí ở doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm để phục vụ cho việc ghi chép và phản ánh giá trị thành phẩm nhập – xuất – tồn chứ cũng chưa xây dựng các định mức tiêu hao hoặc lập các kế hoạch, báo cáo, dự toán sản xuất, tiêu thụ hàng năm.
Tại các phân xưởng, cũng đã bố trí nhân viên thống kê để theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tình hình sản xuất và nhập kho thành phẩm, theo dõi và chấm công cho công nhân nhưng cũng chỉ để phục vụ mục tiêu tính giá thành sản phẩm chứ doanh nghiệp cũng chưa quan tâm nhiều đến việc xác định định mức tiêu hao để tiến hành quản trị chi phí. Việc tính giá thành sản phẩm được thực hiện theo các đơn đặt hàng và do kế tốn tổng hợp đảm nhận, hồn tồn tính theo giá thành thực tế.
2.1.3 Quy trình sản xuất các sản phẩm chủ yếu của công ty 2.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm 2.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm
Sản phẩm chủ yếu của công ty là các sản phẩm may mặc nhận gia công cho các nước ở thị trường EU và Mỹ gồm các mặt hàng chính như: quần dài, quần short, váy, đầm, áo khoác, đồ thể thao, hàng dệt kim và áo sơ mi, đặc biệt là hàng trẻ em chiếm 80%. Ngồi ra, cơng ty cũng có sản xuất và bán ra thị trường nội địa nhưng số lượng rất hạn chế và chủ yếu là để tận dụng nguồn nguyên liệu dư thừa từ các hợp đồng gia công đã thực hiện.
Do hoạt động sản xuất chủ đạo tại công ty là nhận gia công hàng may mặc cho các khách hàng nước ngồi vì vậy, quá trình sản xuất sản phẩm được thực hiện theo đơn đặt hàng. Nguồn nguyên vật liệu chính do khách hàng cung cấp hoặc do khách hàng chỉ định nhà cung cấp để doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu. Công ty chỉ mua trong nước hoặc nhập khẩu một số phụ liệu như cúc, dây thun, khóa kéo… theo thỏa thuận của hợp đồng đã ký kết. Mẫu mã, quy cách và các thông số kỹ thuật của sản phẩm do khách hàng quy định.
Bên cạnh đó, đặc thù của các sản phẩm may mặc là loại sản phẩm có yêu cầu phong phú, đa dạng tùy thuộc vào thị hiếu, văn hóa, phong tục, tập qn, tơn giáo, địa lý, khí hậu, giới tính, tuổi tác và thu nhập của người tiêu dùng. Đồng thời, sản phẩm may mặc cịn mang tính thời trang cao do đó các u cầu về mẫu mã, kiểu dáng, màu sắc, chất liệu của sản phẩm trong các đơn đặt hàng vô cùng đa dạng và hầu như không khi nào lặp lại.
2.1.3.2 Quy trình cơng nghệ
Quy trình sản xuất tại cơng ty được thực hiện theo quy trình cơng nghệ và tiêu chuẩn chất lượng của Hàn Quốc. Trong những năm đầu khi mới liên doanh với cơng ty SORIM, có các chun gia của SORIM sang để hướng dẫn kỹ thuật, công nghệ và quản lý chất lượng. Hiện nay, quy trình sản xuất đã chuyển giao toàn bộ cho cán bộ quản lý và kỹ thuật tại cơng ty. Quy trình cơng nghệ sản xuất tại Cơng ty cổ phần May Khánh Hịa thực hiện theo trình tự được thể hiện trong sơ đồ 2.5
Quy trình (1): Kiểm tra vải và phụ liệu
Nguyên phụ liệu khi nhập về đến cảng được kiểm hóa và nhập kho. Vải sẽ được kiểm tra chất lượng và chiều dài từng cuộn bằng máy kiểm vải. Các lỗi sợi, dệt, nhuộm sẽ được đánh dấu để thay thế theo từng bàn cắt.
Đặc điểm công nghệ: sử dụng máy kiểm vải với hệ thống đèn chiếu và ru lơ có gắn thiết bị đo chiều dài, cần một công nhân điều khiển và kiểm tra.
Quy trình (2): Cắt và ép keo, đánh số
Vải được chuyển qua tổ cắt với số lượng theo tác nghiệp của từng bàn cắt do phòng kỹ thuật cung cấp. Tổ cắt nhận nguyên phụ liệu và sơ đồ tương ứng với mặt hàng để cắt theo tiêu chuẩn thông số kỹ thuật về định mức tiêu hao nguyên phụ liệu. Khi cắt, vải được trải bằng máy tự động và cắt bằng máy cắt di động, các chi tiết nhỏ cắt bằng máy cắt vòng. Từng chi tiết sau khi cắt được đánh số bằng súng dán nhãn giấy dính, các chi tiết cần thiết được ép keo. Mỗi chi tiết đều được kiểm tra để loại trừ, thay thế khi bị lỗi trước khi chuyển sang bộ phận may ráp.
Đặc điểm công nghệ: cắt bằng máy di động do công nhân điều khiển thuộc thế hệ bán thủ công (máy cắt tay). Từ bộ phận làm rập cứng, đi sơ đồ cũng như cắt còn lạc hậu
(1) Kiểm tra vải và phụ liệu
(2) Cắt và ép keo, đánh số
(3) May ráp hoàn chỉnh
(4) Ủi, gắn nhãn, kiểm kim
(5) Kiểm tra sau cùng, đóng gói, xuất xưởng
so với thế giới về trình độ tự động hóa. Vấn đề cơng nghệ ở cơng đoạn này được đầu tư thích hợp với quy mơ doanh nghiệp nhỏ để đạt được hiệu quả cao nhất về vốn đầu tư.
Quy trình (3): May ráp hồn chỉnh
Tổ may nhận nguyên phụ liệu và sơ đồ tương ứng bán thành phẩm từ tổ cắt bắt đầu may theo dây chuyền, trước khi may có bộ phận chỉnh sửa.
Các cơng đoạn may nắp túi, cổ áo, túi mổ, khuy nút, đính dây… được trang bị máy chuyên dùng hiện đại nhất đảm bảo độ đồng đều cao và sắc sảo của sản phẩm. Cơng nhân tại mỗi cơng đoạn may đều có trách nhiệm kiểm tra chất lượng bán thành phẩm trước khi thực hiện thao tác của mình. Mọi chi tiết lỗi, sai quy cách đều được trả về cho người thực hiện ở công đoạn trước sửa chữa. Sản phẩm ráp hoàn chỉnh được kiểm tra thơng số và quy cách tồn bộ bởi bộ phận KCS.
Đặc điểm công nghệ: những công đoạn may sử dụng máy chun dùng có cơng nghệ hiện đại, bán tự động. Những cơng đoạn may cịn lại sử dụng máy may bình thường. Lý do áp dụng công nghệ từng phần như vậy để đảm bảo chất lượng cao cho sản phẩm chuyên dụng đồng thời song song sử dụng máy móc có trình độ cơng nghệ trung bình ở các cơng đoạn khác để đảm bảo hiệu quả đầu tư.
Quy trình (4): Ủi, gắn nhãn, kiểm kim
Sau khi sản phẩm được may hoàn chỉnh sẽ chuyển đến bộ phận hoàn thành kiểm tra từng dây chuyền may và thực hiện các cơng đoạn tẩy rửa hóa chất, ủi gấp, kiểm kim và gắn nhãn
Việc tẩy rửa các hóa chất đã sử dụng trên sản phẩm được thực hiện bằng các loại máy wash như máy ly tâm, máy giặt, máy sấy. Sau đó, sản phẩm được ủi bằng hệ thống hơi cao áp. Đây là công nghệ tương đối tiên tiến so với các nhà máy sản xuất hàng may gia công tại khu vực Khánh Hịa. Tồn bộ sản phẩm sau khi ủi xong sẽ được dò kim để rà sốt nếu có mảnh đầu kim gãy dính trong sản phẩm thì loại bỏ, những sản phẩm đạt yêu cầu sẽ tiến hành gắn nhãn.
Đặc điểm công nghệ: áp dụng cơng nghệ tiên tiến nhất trong quy trình ủi và dị kim để đáp ứng yêu cầu về chất lượng sản phẩm của các thị trường khó tính như Mỹ và EU – hai thị trường chiến lược của cơng ty.
Quy trình (5): Kiểm tra sau cùng, đóng gói, xuất xưởng.