2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần May Khánh Hòa
2.1.2.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn
2.1.2.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại doanh nghiệp được xây dựng dựa trên hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006 - QĐ/BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006 bao gồm các chứng từ phản ánh các chỉ tiêu về lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ và tài sản cố định.
Ngồi ra, do u cầu cung cấp thơng tin của nhà quản lý và hiệu quả của cơng tác kế tốn, công ty đã tự thiết kế một số chứng từ nhằm tạo thuận lợi cho công tác luân chuyển, quản lý, báo cáo thống kê và xác định trách nhiệm pháp lý của các đối tượng liên quan, tạo điều kiện để cho các cơ quan chức năng có nhu cầu kiểm tra, kiểm sốt (xem phụ lục 3).
Việc tổ chức hệ thống chứng từ của cơng ty cổ phần May Khánh Hịa tương đối chặt chẽ, đảm bảo đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính, đồng thời phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
2.1.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán hiện đang được áp dụng tại doanh nghiệp là hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006 - QĐ/BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng một số các tài khoản chi tiết để phục vụ cho cơng tác kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm, tuy nhiên việc thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết chưa thống nhất tại công ty (xem phụ lục 4).
2.1.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Từ năm 2003 trở đi, công ty cổ phần May Khánh Hòa đã tiến hành tổ chức ghi chép sổ sách kế tốn trên máy vi tính theo hình thức chứng từ ghi sổ với chương trình kế tốn được thiết kế trên phần mềm cơ sở dữ liệu Access do cơng ty tự viết, có giao diện như hình 2.5:
Hình 2.5: Giao diện chương trình kế tốn máy tại cơng ty cổ phần May Khánh Hòa Diễn giải các phần hành trên giao diện:
Thu chi
- Xử lý các chứng từ thu – chi - Tính tồn quỹ cuối tháng - Lập báo cáo tồn quỹ
- Báo cáo thuế giá trị gia tăng
- Tính giá trị tồn kho cuối tháng - Thiết lập và in thẻ kho
- Báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn - Tính tồn kho vật tư theo kho
Tiêu thụ
- Cập nhật hóa đơn tiêu thụ - Báo cáo tiêu thụ tổng hợp
- Báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu ra - Ghi xuất kho chuyển sang tiêu thụ
Công nợ
- Cập nhật chứng từ công nợ - Tập hợp cơng nợ tính số dư - Xem và in sổ chi tiết công nợ - Lập và in cân đối công nợ
Tài sản
- Cập nhật hồ sơ tài sản - Khấu hao tài sản cố định
- Ghi sổ khấu hao tài sản cố định - Báo cáo khấu hao tài sản cố định - In thẻ tài sản cố định
Tổng hợp
- Ghi chứng từ vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng ghi sổ - Khóa sổ cuối kỳ
- Lập báo biểu tổng hợp - Lập báo cáo tài chính
Danh mục
- Tài khoản - Khách hàng - Kho hàng
- Vật tư - Chứng từ - Nguồn vốn - Xuất – nhập - Tăng – giảm - Đối ứng
Sơ đồ 2.4: Quy trình xử lý dữ liệu của chương trình kế tốn máy tại cơng ty cổ phần
May Khánh Hòa
Ghi chú: Nhập hàng ngày Đối chiếu cuối kỳ Nhập cuối kỳ
Diễn giải quy trình
Mỗi kế tốn viên theo dõi mảng hoạt động nào sẽ nhập vào máy các thông tin, số liệu liên quan đến hoạt động đó trong phần hành của mình. Tất cả các phần hành này được kết nối với nhau. Riêng kế tốn tổng hợp có thể xem tất cả các thơng tin trên máy và truy xuất thông qua mật mã chung để kiểm tra, chỉnh sửa. Kế toán trưởng là người kiểm tra cuối cùng.
Chứng từ gốc
Phân loại chứng từ và nhập vào máy Phần mềm xử lý
Sổ chi tiết
Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn Thẻ kho
Bảng kê chi tiết tài khoản
Sổ tổng hợp tài khoản đối ứng Báo cáo tài chính
Mọi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ kế toán để tiến hành sắp xếp, phân loại và nhập vào máy. Sau khi nhập xong, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên kho dữ liệu của máy tính.
Đối với vật tư, hàng hóa, thành phẩm thì kế tốn sẽ tiến hàng theo dõi và ghi vào sổ chi tiết. Sau khi nhập vào máy, máy tính sẽ tự động xử lý và tổng hợp lại thành sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn. Định kỳ, kế toán sử dụng để đối chiếu với thẻ kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa.
Các tài khoản còn lại trong danh mục tài khoản của cơng ty sẽ được kế tốn nhập vào máy thông qua bảng kê chi tiết tài khoản.
Các thông tin số liệu sẽ được máy tính xử lý trên phần mềm kế toán. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành thực hiện các lệnh kết chuyển và khóa sổ. Sau đó, lập các báo cáo tài chính và in các sổ sách, báo cáo kế tốn, đóng tập, lưu trữ theo kỳ và bảo quản theo đúng quy định.
Khi cần thiết muốn truy xuất, nhập số liệu, điều chỉnh xóa hoặc sửa kế tốn có thể thực hiện thơng qua các nút lệnh
2.1.2.2.4 Tổ chức hệ thống kế toán quản trị
Hiện tại, công tác tổ chức bộ máy kế tốn ở cơng ty cổ phần May Khánh Hòa được thiết kế chủ yếu là để thu thập số liệu và xử lý thông tin phục vụ cho kế tốn tài chính. Các thơng tin kế toán nhằm sử dụng cho các chức năng quản trị ít được quan tâm đến nếu khơng muốn nói là hầu như khơng có. Cơng tác kế tốn chi phí ở doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm để phục vụ cho việc ghi chép và phản ánh giá trị thành phẩm nhập – xuất – tồn chứ cũng chưa xây dựng các định mức tiêu hao hoặc lập các kế hoạch, báo cáo, dự toán sản xuất, tiêu thụ hàng năm.
Tại các phân xưởng, cũng đã bố trí nhân viên thống kê để theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tình hình sản xuất và nhập kho thành phẩm, theo dõi và chấm công cho công nhân nhưng cũng chỉ để phục vụ mục tiêu tính giá thành sản phẩm chứ doanh nghiệp cũng chưa quan tâm nhiều đến việc xác định định mức tiêu hao để tiến hành quản trị chi phí. Việc tính giá thành sản phẩm được thực hiện theo các đơn đặt hàng và do kế tốn tổng hợp đảm nhận, hồn tồn tính theo giá thành thực tế.