Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty

2.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp (FAST)

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty

2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

 Lĩnh vực kinh doanh

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của FAST là phát triển, tư vấn, triển khai ứng dụng phần mềm, giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin. Ngày nay, nền kinh tế phát triển cao độ, nhu cầu thông tin kịp thời,đặc biệt là thơng tin tài chính đóng vai trị rất quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý cũng như các bên liên quan. Vì vậy, các doanh nghiệp đã rất chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt là phần mềm kế tốn.

Các thơng tin do phần mềm đưa ra phải đảm bảo các tiêu chuẩn về tính hữu hiệu- phù hợp với q trình kinh doanh, thơng tin được cung cấp đúng lúc, chính xác, nhất quán, hữu dụng; hiệu quả- tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực để cung cấp thông tin; bảo mật- ngăn ngừa thông tin cung cấp khơng đúng đối tượng; tồn vẹn-

chính xác, đầy đủ, hợp lệ; kịp thời- đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin; tuân thủ- tuân thủ các quy định, chế độ chính sách kế tốn, và có độ tin cậy cao. Vì vậy, sự chính xác của số liệu kế tốn, thuận tiện trong sử dụng, sự đa dạng, linh hoạt của các loại báo cáo quản trị… đã trở thành những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.

Sự phát triển như vũ bão của ngành công nghệ thơng tin ln địi hỏi các sản phẩm thay đổi, cập nhật những tiến bộ cơng nghệ mới nhất, có nhiều tính năng mới. Vì vậy, để đạt được lợi thế cạnh tranh, các doanh nghiệp cung cấp phần mềm phải chú trọng thường xuyên nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới, phù hợp với nhu cầu khách hàng và sự phát triển của công nghệ, đồng thời cập nhật thường xuyên những thay đổi trong chính sách kế tốn tài chính của Nhà nước. Do đó, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp có tính cạnh tranh rất cao, ln địi hỏi sự sáng tạo, đổi mới sản phẩm, liên tục cập nhật những cơng nghệ mới, và ln phải đón đầu, đi trước thời đại về công nghệ sử dụng, những tính năng mới- ln sẵn sàng cho một trào lưu công nghệ mới.

 Hoạt động kinh doanh

- Thị trường mục tiêu: Thị trường mục tiêu của FAST là phân khúc thị trường doanh nghiệp vừa và lớn, thị trường tạo nguồn thu chủ yếu cho Cơng ty. Bên cạnh dó, FAST cũng có những sản phẩm cho phân khúc thị trường các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Sản phẩm và các đặc tính của sản phẩm : FAST có một hệ thống sản phẩm đa dạng, phong phú, phù hợp với mọi loại hình, quy mơ doanh nghiệp, ví dụ, giải pháp Fast Business ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị quy mô lớn của doanh nghiệp lớn. Đối với doanh nghiệp vừa cần đến những tính năng cao cấp trong quản trị doanh nghiệp nhưng không sử dụng hết hệ thống quản trị toàn diện giải pháp Fast Business có thể sử dụng giải pháp Fast Financial. Còn giải pháp Fast Accounting dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ; giải pháp Fast Book đáp ứng nhu cầu sử dụng phần mềm kế tốn đóng gói của các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Thời gian gần đây, FAST còn phát triển các phần mềm chuyên sâu cho các

ngành như: dược, xây dựng, thuỷ hải sản, sản xuất xi-măng… Đây là một bước đi mới của FAST nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng phần mềm ở chuyên ngành hẹp của doanh nghiệp.

Sản phẩm của FAST được xây dựng và phát triển đáp ứng tốt các nhu cầu về:  Quản lý tài chính kế tốn và thuế của Bộ tài chính;

 Quản lý đặc thù của doanh nghiệp như có thể được thiết kế, chỉnh sửa theo yêu cầu đặc thù kinh doanh của khách hàng;

 Sự thay đổi, phát triển, mở rộng trong tương lai của doanh nghiệp từ thấp đến cao, phù hợp với quá trình phát triển của doanh nghiệp;

 Sự thay đổi trong chế độ quản lý của Nhà nước và môi trường kinh doanh;

 Linh động nhưng đơn giản và dễ sử dụng;  Giá cả hợp lý.

- Công nghệ áp dụng : Sự thay đổi của công nghệ luôn được FAST nắm bắt

kịp thời bao gồm tập hợp sản phẩm được thiết kế trên nền tảng công nghệ từ thấp đến cao, sản phẩm thiết kế trên nền window form sử dụng công cụ, ngôn ngữ SQL, Foxpro và mới đây nhất là sản phẩm Fast Business Online thiết kế trên nền web (Web-base) theo ứng dụng đám mây.

- Quy trình hoạt động kinh doanh : Quy trình hoạt động kinh doanh gồm các công đoạn : Xác định thị trường, yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ; tạo ra và phát triển sản phẩm và dịch vụ; quảng cáo, tiếp thị và bán sản phẩm và dịch vụ; cung cấp sản phẩm và dịch vụ: tư vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa đổi sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, cài đặt và đào tạo sử dụng; hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm; thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho công đoạn một. Các bước thực hiện một dự án hay hợp đồng được chi tiết trong Phụ lục 5.

- Phương thức bán hàng : Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm phần mềm theo phương thức chuyển giao công nghệ cho người sử dụng. Phương thức tiêu thụ là bên bán có trách nhiệm cài đặt, hướng dẫn sử dụng cho bên mua phần mềm theo như hợp đồng đã ký kết.

Phương châm của FAST là “chuyên sâu tạo nên sự khác biệt”, chính vì vậy FAST tập trung chủ yếu vào phần mềm kế toán với doanh thu chiếm khoảng 50%, 50% còn lại là từ giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) và dịch vụ. Hiện tại, FAST cũng chia nhỏ thị trường và hướng dịch vụ cũng như sản phẩm của mình vào từng phân đoạn thị trường đó.

 Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh được điều chỉnh theo từng giai đoạn phát triển công ty. Giai đoạn 2008-2011, Chiến lược công ty là Giải pháp phù hợp – Dịch vụ chu đáo. Giải pháp phù hợp: Mỗi khách hàng, mỗi nhân viên, mỗi đối tác đều là duy nhất, với các đặc thù riêng, khác biệt và cần phải có giải pháp riêng phù hợp với các đặc thù đó. Trên cơ sở đó, cơng ty phát triển nhiều dòng sản phẩm với các quy mô, đặc thù khác nhau của doanh nghiệp. Dịch vụ chu đáo: chu đáo mọi mặt và đến từng chi tiết nhỏ nhất, vượt lên trên sự mong đợi.

Giai đoạn từ cuối năm 2011 đến 2015, chiến lược của công ty là Nhanh hơn – Thông minh hơn đối với cả sản phẩm và dịch vụ. Sản phẩm nhanh hơn với tốc độ

xử lý giúp khách hàng tăng tốc độ tác nghiệp và khai thác thông tin, đặc biệt trong điều kiện số lượng giao dịch, cơ sở dữ liệu ngày càng lớn và hoạt động trong môi trường online thông qua internet. Sản phẩm thông minh hơn với nhiều tính năng, chức năng thông minh, giải quyết các bài toán nghiệp vụ và quản trị của khách hàng, giúp khách hàng tác nghiệp và khai thác dữ liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn. Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng nhanh hơn với thời gian hoàn thành các dự án tư vấn ứng dụng, hoàn thành các dịch vụ hỗ trợ khách hàng ngày càng nhanh hơn; thông minh hơn với đưa ra các giải pháp tư vấn ứng dụng thơng minh,

giải quyết các bài tốn nghiệp vụ và quản trị của khách hàng, giúp khách hàng tác nghiệp và khai thác dữ liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Về chiến lược chiếm lĩnh thị trường : Việc chiếm lĩnh thị trường, công ty đang đi theo hướng “vết dầu loang”, phát triển dần chứ không phải “đánh tổng lực” để chiếm nhanh thị phần. Vấn đề này gắn liền đặc thù kinh doanh ở FAST địi hỏi thời gian dài từ khâu tìm hiểu, lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp cho khách hàng, khâu triển khai ứng dụng, khâu tuyển dụng và đào tạo nhân sự phát triển sản phẩm và tư vấn ứng dụng... Sau khi có khách hàng rồi thì “giữ chặt” (đối tác lâu dài, tin cậy) thông qua “dịch vụ kịp thời, chu đáo”.

 Sứ mệnh, giá trị cốt lõi, tầm nhìn

- Sứ mệnh: Sứ mệnh được xác định để trả lời cho câu hỏi “Tại sao FAST được

thành lập, tồn tại và phát triển?” Sứ mệnh đó được FAST xác định rõ ràng là : Phần mềm cho doanh nghiệp – Nghề nghiệp cho nhân viên – Đóng góp cho cộng đồng. Cụ thể:

 Sứ mệnh phần mềm cho doanh nghiệp: Phát triển và tư vấn ứng dụng phần mềm cho doanh nghiệp, nhằm tự động hóa các cơng việc thủ công nhàm chán, hỗ trợ làm việc sáng tạo, thông minh.

 Sứ mệnh nghề nghiệp cho nhân viên: Xây dựng một công ty chú trọng các điều kiện để mỗi thành viên phát triển về nghề nghiệp, phát huy các năng lực của bản thân và cùng tạo dựng cuộc sống hạnh phúc.

 Sứ mệnh đóng góp cho cộng đồng: Là nhân tố tích cực, đóng góp thiết thực cho cộng đồng, xã hội.

- Các giá trị cốt lõi: Các giá trị cốt lõi được xác định để trả lời cho câu hỏi “

Cách thức mà công ty hành động để tạo nên sức mạnh và sự khác biệt là gì?” Các giá trị cốt lõi tại FAST đó chính là:

 Chăm chỉ và Kiên trì,  Học hỏi và Sáng tạo,

 Chung sức và Chia sẻ.

- Tầm nhìn dài hạn

FAST là một công ty phát triển theo xu hướng bền vững, là nhà cung cấp tin cậy giải pháp quản trị hoạt động kinh doanh trên nền tảng cơng nghệ thơng tin, có trách nhiệm với cộng đồng, góp phần xây dựng đất nước, mỗi thành viên ngày càng phát triển về nghề nghiệp và có cuộc sống hạnh phúc.

- Mục tiêu chiến lược: Đối tác lâu dài, tin cậy

Quan điểm của FAST trong phát triển kinh doanh, xây dựng các mối quan hệ với các đối tác (nhân viên, khách hàng, cộng đồng): bền vững, lâu dài, tin cậy. Đối với nhân viên: không chỉ là nơi làm cơng ăn lương, mà cịn là nơi phát triển về nghề nghiệp, phát huy năng lực của bản thân, công ty là một phần quan trọng trong việc tạo dựng cuộc sống hạnh phúc. Đối với khách hàng: khơng chỉ là bán hàng, mà cịn là kết bạn, trở thành đối tác lâu dài, hợp tác cùng phát triển. Đối với cộng đồng, xã hội: khơng chỉ là những lần đóng góp từ thiện, mà cịn tập trung đóng góp, hỗ trợ lâu dài vào những địa chỉ cụ thể và là nhân tố tích cực trong một số vấn đề của cộng đồng, xã hội.

2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý  Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh  Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh

Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của FAST được thể hiện trên sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty.

- Ban giám đốc : Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc và HĐQT là xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty; điều hành công ty thực hiện hoàn thành các chiến lược đặt ra; hồn thành phát triển cơng ty theo kế hoạch đặt ra; đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch trong công ty thông qua việc xây dựng và triển khai thực hiện các quy định, chế độ, chính sách chung của cơng ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế tốn…; duyệt kế hoạch năm cho từng chi nhánh, bộ phận.

Sơ đồ 2.1 . Sơ đồ tổ chức công ty

[ Nguồn: Sổ tay nhân viên, Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, 2012]

- Phịng Marketing & Truyền thơng ( Mark-PR): có chức năng nhiệm vụ tư

vấn cho Ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến marketing và truyền thông; lập kế hoạch của phịng theo chiến lược của cơng ty liên quan đến marketing và truyền thông; tổ chức thực hiện kế hoạch.

- Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm ( FRD) : Chức năng nhiệm

vụ là tư vấn cho Ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến công nghệ và phát triển sản phẩm; đảm bảo về sản phẩm cho kinh doanh và cạnh tranh của công ty thông qua việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới; đào tạo công nghệ, sản phẩm và nghiệp vụ mới cho các bộ phận kinh doanh; triển khai thực hiện thí điểm các hợp đồng tư vấn ứng dụng trong giai đoạn đầu sản phẩm mới ra đời; sửa lỗi, cập nhật các tính năng liên quan đến chế độ kế toán, thuế mới của Nhà nước ban hành; hỗ trợ, tư vấn sử dụng, tư vấn về giải pháp theo yêu cầu của các bộ phận kinh doanh; hỗ trợ các bộ phận kinh doanh trong một số trường hợp sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Ban giám đốc Giám đốc cơng ty Trợ lý tổng hợp Phịng Mark - PR Giám đốc điều hành FHN FSG FDN Giám đốc kỹ thuật Trung tâm FRD

- Các đơn vị kinh doanh Văn phòng Hà Nội (FHN), Văn phòng Sài Gòn (FSG), Văn phòng Đà Nẵng (FDN): Các đơn vị kinh doanh có chức năng nhiệm

vụ kinh doanh thơng qua việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho các khách hàng tại khu vực địa bàn quản lý. Tổ chức bộ máy hoạt động của từng đơn vị kinh doanh được minh họa bằng Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức chi nhánh FAST Hà Nội.

Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức chi nhánh FAST Hà Nội

[ Nguồn: Sổ tay nhân viên, Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, 2012]

 Các hoạt động truyền thông nội bộ

Các kênh thông tin nội bộ cơng ty gồm có Web site của cơng ty: www.fast.com.vn; diễn đàn của công ty: forum.fast.com.vn; Hệ thống thư điện tử nội

Giám đốc FHN Khối trực tiếp kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng tư vấn ứng dụng 1 Phịng tư vấn ứng dụng 2 Phịng chăm sóc khách hàng Khối đảm bảo kinh doanh Bộ phận kế tốn Bộ phận nhân sự Bộ phận văn phịng Khối nghiên cứu phát triển Phòng NC&PTSP chuyên ngành Các trợ lý giám đốc

bộ: tennv@fast.com.vn; họp chi nhánh, phòng, ban; văn bản, thông báo.

Trao đổi thông tin nội bộ : Cơng ty khuyến khích và lắng nghe những ý kiến,

quan điểm của nhân viên, cán bộ quản lý các cấp về công việc, điều kiện, môi trường làm việc, hoạt động kinh doanh, quản lý…Các cấp quản lý đóng vai trò người truyền đạt thông tin, nhận thông tin từ nhân viên. Theo yêu cầu của nhân viên, các thành viên trong Ban giám đốc công ty, giám đốc chi nhánh có thể đối thoại trực tiếp với một cá nhân hoặc nhóm nhân viên trong công ty.

Hệ thống mạng máy tính trong cơng ty: Tại mỗi chi nhánh, bộ phận có hệ thống mạng nội bộ riêng. Việc cấp quyền truy cập và phân quyền truy cập các thông tin do Giám đốc chi nhánh hoặc người được ủy quyền thực hiện.

Các phần mềm quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh gồm có: Phần mềm quản lý nội bộ e-TeamWork (quản lý khách hàng, hợp đồng, dự án, bảo hành, nhật ký cơng việc…; phần mềm kế tốn Fast Business; phần mềm chấm công; hệ thống thông tin kết nối internet; mỗi chi nhánh, bộ phận đều có các hệ thống kết nối Internet on-line 24 giờ.

Hệ thống báo cáo quản trị : Tùy theo phòng ban, cấp độ quản lý sẽ có hệ thống báo cáo linh động, phù hợp với nhu cầu riêng của mình. Đối với cơng ty, Ban giám đốc cơng ty có những báo cáo quản trị sau:

 Tuần: 1 báo cáo nhanh tuần.  Tháng: 1 báo cáo nhanh tháng.

 Quý, 6 tháng và cả năm: Các báo cáo tài chính và Bảng cân bằng điểm.

2.2. Thực trạng đánh giá thành quả hoạt động tại công ty 2.2.1 Nội dung và quy trình đánh giá về khía cạnh tài chính 2.2.1 Nội dung và quy trình đánh giá về khía cạnh tài chính

 Đặc điểm tài chính cơng ty

Với chặng đường 15 năm phát triển và hồn thiện, cùng với những gì đang có và đặc thù ngành nghề kinh doanh, có thể xếp FAST đang ở thời kỳ duy trì với mức