51
Bảng 3.4 – Khn mẫu chƣơng trình đào tạo
Tech Pre-sales PM
Hiểu biết vế cơng ty
Sứ mạng, tầm nhìn, văn hóa
Quy chế làm việc, quy chế công ty Hệ thống nhân sự, cơ cấu tổ chức Giải pháp, sản phẩm của công ty
Năng lực làm việc với con ngƣời
Kỹ năng làm việc đồng đội căn bản Giải quyết các vấn đề làm việc đồng đội
Kỹ năng giao tiếp (Trong công ty, với khách hàng, đối tác…)
Kỹ năng trình bày Kỹ năng trình bày Kỹ năng làm việc đồng đội nâng cao Kỹ năng lãnh đạo Kỹ năng đàm phán Kỹ năng thuyết phục Năng lực nghiệp vụ
Quy trình cơng việc Đào tạo nghiệp vụ
Đào tạo về viễn thông Đào tạo về viễn thơng
Lập trình cơ bản Lập trình cơ bản Lập trình cơ bản Lập trình nâng cao
Lập trình truy vấn
Quản lý dự án Phân tích và Thiết kế hệ thống phần
52
mềm Phƣơng pháp làm việc hiệu quả (Đổi mới/sáng kiến)
(Tham khảo: Trần Kim Dung, 2011 & Tác giả tổng hợp)
Xác định mục tiêu đào tạo:
- Củng cố kỹ năng, kiến thức cho nhu cầu công việc sắp tới.
- Nâng cao kỹ năng, sự ham học hỏi của các thành viên trong đội nhóm.
3.2.1.1 Đào tạo theo nhu cầu cơng việc
Loại hình đào tạo này đƣợc tổ chức khơng thƣờng xun nhƣng giúp nâng cao hiệu quả công việc tức thời do sát nhu cầu cần thiết của công việc. Tham khảo khuôn mẫu đào tạo từ bảng 3.4 tác giả đề xuất quy trình đào tạo 5 bƣớc nhƣ hình 3.1:
Hình 3.1 - Quy trình đào tạo theo nhu cầu công việc Bƣớc 1: Xác định nhu cầu đào tạo Bƣớc 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Đối tƣợng đào tạo có thể là nhân viên với hoặc khi phát sinh yêu cầu công việc mới. Lập bảng nhu cầu theo từng dự án với các thông tin nhƣ tên dự án, thời gian thực hiện, các vị trí cần thiết cho dự án, số lƣợng, các ghi chú kèm theo để giúp có cái nhìn tổng quan về dự án và nguồn lực cần thiết nhất. Ví dụ về bảng nhu cầu dự án tham khảo tại Phụ Lục 11a.
53
Bƣớc 2: Dự báo vấn đề mới/điểm khó khăn dự án
Thực hiện cuộc họp với ban giám đốc, giám đốc kinh doanh, trƣởng dự án (PM) để xem xét dự án triển khai có điểm nào mới hoặc khó khăn trong triển khai thời gian tới hay không.
STT Vấn đề Nguyên nhân Giải pháp
1 Triển khai tích hợp hệ thống khách hàng
Hệ thống cũ lỗi thời. Nhân viên kỹ thuật của khách hàng không nắm rõ hệ thống.
Khảo sát tiền triển khai.
Nghiên cứu cách thức tích hợp.
2 ….. 3 ….
Bƣớc 3: Xác định yêu cầu năng lực cần để hoàn thành dự án: Từ yêu cầu dự án, xác
định các kỹ năng, trình độ cần thiết hồn thành dự án. Ví dụ về mẫu xác định yêu cầu năng lực để hoàn thành dự án tham khảo tại Phụ Lục 11b.
Bƣớc 4: Xác định đối tƣợng cần đào tạo: Trƣớc khi dự án bắt đầu cần họp toàn đội để
giới thiệu về dự án, mục tiêu dự án, các yêu cần cần thực hiện để toàn đội nắm rõ các hạng mục công việc cũng nhƣ cách thức phối hợp nhau và cũng thiết lập các dự phòng nhất định.
Tại Phụ Lục 11c về mẫu xác định cặp đối tƣợng đào tạo và chƣơng trình đào tạo thích hợp. Sau bƣớc 4 tổng kết các cặp (Nhân viên-Chƣơng trình đào tạo) cần tổ chức để nâng cao năng lực làm việc của nhân viên, đội.
Bƣớc 5: Lựa chọn chƣơng trình và chi phí
Trong lựa chọn chƣơng trình và chi phí cần xác định các thơng tin: Các chƣơng trình đào tạo cần thiết, thời gian, chi phí mỗi chƣơng trình, đối tƣợng huấn luyện, đối tƣợng đƣợc đào tạo, kết quả mong đợi. Bảng trách nhiệm và chi phí đào tạo (Theo nhu cầu cơng việc) tham khảo cho Auraca đƣợc trích tại Phụ Lục 11d.
54
Ngoài việc đào tạo theo nhu cầu công việc trƣớc mắt, trong giải pháp đào tạo để nâng cao hiệu quả làm việc của công ty cũng đề xuất đào tạo theo định hƣớng phát triển công ty trong thời gian tới.
3.2.1.2 Đào tạo định hƣớng phát triển công ty
Đào tạo thƣờng xuyên theo định hƣớng phát triển của công ty đƣợc tổ chức tại nơi làm việc xoay quanh các nội dung sau (Căn cứ vào bảng mô tả công việc, tham khảo thêm tại Phụ Lục 11h):
- Cập nhật kiến thức mới cho nhân viên bao gồm chia sẻ kinh nghiệm thực tế làm dự án từ những thành viên có kinh nghiệm.
- Kỹ năng làm việc đội nhóm.
- Kỹ năng chuyên môn: C#, MS SQL, PHP/MySQL, Python, Linux/Unix… - Văn hóa làm việc tốt
- Chia sẻ những vấn đề kinh tế, xã hội.
Để hiện thực đƣợc 5 yêu cầu trong định hƣớng đào tạo thƣờng xuyên tác giả để xuất xây dựng buổi chia sẻ cho các thành viên trong công ty khơng giới hạn vị trí chun mơn, tuổi tác, lĩnh vực.
Ƣu tiên nội dung đào tạo:
- Ƣu tiên số 1: Chỉ đạo của lãnh đạo. Nếu lãnh đạo cần đội nhóm tập trung phát triển những kỹ năng, trình độ nào sẽ ƣu tiên chia sẻ.
- Ƣu tiên số 2: Chia sẻ kỹ năng hay hiểu biết có thể áp dụng dự án sắp tới hoặc nâng cao hiệu quả làm việc đồng đội của công ty.
- Ƣu tiên số 3: chủ đề khác.
Nếu trƣờng hợp có nhiều chủ đề đăng ký trong một tuần thì sẽ lựa chọn theo thứ tự giảm dần nhƣ sau:
- Nếu có lãnh đạo chỉ định nội dung sẽ ƣu tiên nội dung đó đào tạo cho cả đội. - Chủ đề nào gởi trƣớc sẽ đƣợc ƣu tiên trƣớc.
55
Quy định gởi chủ đề thuyết trình:
- Gởi chủ đề đào tạo lên cho bộ phận đào tạo của công ty trƣớc 12 giờ thứ 4 hàng tuần.
- Trƣớc 12 giờ thứ 5 hàng tuần ban lãnh đạo và bộ phận đào tạo thông báo lựa chọn chủ đề nào sẽ đào tạo đồng thời gởi email đến toàn thể đội ngũ kỹ thuật cùng các bên liên quan.
Xây dựng chƣơng trình: “Auraca Team Sharing”
Thời gian tổ chức: 15 giờ chiều thứ 6 hàng tuần. Thời gian kéo dài: 2 giờ.
Thành phần tham dự: Kỹ thuật, Quản lý, Giám đốc (Ngẫu nhiên, không bắt buộc) Để việc quản lý đƣợc chặt chẽ và đánh giá thành viên tham dự, giải pháp xây dựng Chính sách giá trị tích lũy cho thành viên nhƣ Bảng 3.5 và bảng điểm quy đổi xét hạng đề xuất theo Quý tại Bảng 3.6.
Bảng 3.5 – Chính sách tích lũy điểm đề xuất cho thành viên tham gia đào tạo STT Tham dự Điểm Ghi chú
1 Ngƣời thuyết trình 5 Ngƣời thuyết trình chia sẻ nội dung với tồn đội. 2 Ngƣời tham dự 1 Tham dự có mặt, khơng giới hạn vị trí, vai trị.
3 Khơng tham dự 0 Chỉ ghi nhận điểm cho thành viên tham dự trọn buổi. 4 Góp ý xây dựng 1 Góp ý mang tính xây dựng, phát triển chủ đề đang
trao đổi (Công nhận bởi ngƣời thuyết trình) 5 Thƣ ký 2 Ghi nhận diễn biến buổi họp.
56
Bảng 3.6 - Điểm quy đổi xét hạng theo Quý STT Điểm Xếp hạng Ví dụ STT Điểm Xếp hạng Ví dụ
1 >= 35 Xuất sắc 4 buổi thuyết trình (20 điểm) Tham dự đầy đủ (12 điểm) Góp ý xây dựng (4 điểm) 2 >= 25 Tốt 3 buổi thuyết trình (15 điểm)
Tham dự khá đầy đủ (10 điểm) Góp ý xây dựng (2 điểm) 3 >= 20 Khá 1 buổi thuyết trình (5 điểm)
Tham dự khá đầy đủ (12 điểm) Góp ý xây dựng (4 điểm) 4 >= 12 Trung Bình 0 buổi thuyết trình (0 điểm)
Tham dự khá đầy đủ (10 điểm) Góp ý xây dựng (4 điểm) 5 < 10 Kém 0 buổi thuyết trình (0 điểm)
Tham dự ít (7 buổi) Góp ý khơng (0 điểm)
(Nguồn: Tác giả đề xuất) Việc tổ chức các buổi đào tạo nội bộ thông qua việc chia sẻ của chính các thành viên trong đội có một số lợi ích sau:
- Thời gian tổ chức cuối tuần phù hợp với biên độ làm việc của công ty và khách hàng, thời gian này rảnh do khơng có u cầu làm việc hay hỗ trợ thƣờng xuyên nhƣ đầu tuần.
- Khoảng thời gian giành cho mỗi buổi đào tạo chia sẻ và thảo luận là 2 giờ, không quá nhiều để gây nhàm chán cũng khơng q ít đủ để trao đổi về một vấn đề.
57
- Việc xây dựng hệ thống tính điểm cho chƣơng trình đào tạo thƣờng xuyên qua các buổi chia sẻ giữa các thành viên trong tổ kỹ thuật giúp sau này có cơ sở đánh giá nỗ lực cũng nhƣ hoạt động của thành viên trong việc xây dựng chƣơng trình đào tạo ngày càng chất lƣợng.
Để việc quản lý trong dài hạn, giải pháp đề xuất thiết lập mẫu biên bản ký nhận mỗi buổi đào tạo cùng ghi nhận thành phần tham dự buổi đào tạo. Chi tiết về mẫu biên bản nhật ký đào tạo đƣợc trích trong Phụ Lục 11e. Ở mẫu biên bản này cần có các thơng tin khuyến nghị sau:
- Tên chƣơng trình đào tạo. - Huấn luyện viên
- Thời gian tiến hành buổi đào tạo. - Số lƣợng thành phần tham gia. - Nội dung chính buổi đào tạo. - Diễn biến buổi đào tạo.
Lợi ích tổ chức các buổi đào tạo nội bộ:
- Tận dụng chính các thành viên của cơng ty chia sẻ giúp kết nối các thành viên, tạo một văn hóa tốt cho cơng ty, tiết kiệm chi phí.
- Cập nhật kiến thức chuyên môn. - Nâng cao hiểu biết lĩnh vực khác.
- Nâng cao kỹ năng thuyết trình của nhân viên. - Tăng sự kết nối thực giữa các thành viên.
Điều kiện áp dụng giải pháp đào tạo:
- Đƣợc đồng thuận của lãnh đạo.
- Hệ thống đánh giá thành viên tham gia cần liên kết với đánh giá thƣởng hay năng lực của nhân viên để kích thích các thành viên tham dự.
- Xây dựng danh sách các chƣơng trình đào tạo bên ngồi có sự hỗ trợ của cơng ty cần xác định chƣơng trình kỹ càng và có ích cho sự phát triển của công ty.
58
3.2.1.3 Đánh giá hiệu quả đào tạo
Để đánh giá kết quả đào tạo ta sử dụng phƣơng pháp tính dựa trên sự chênh lệch giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đem lại từ chƣơng trình đào tạo của cơng ty. Chƣơng trình đào tạo đƣợc đánh giá qua 2 giai đoạn: giai đoạn 1 học viên tiếp thu học hỏi gì sau khóa đào tạo; giai đoạn 2 học viên áp dụng vào thực tế thực hiện công việc thế nào. Việc đánh giá ở giai đoạn 1 là dễ dàng thông qua thực hành hoặc thảo luận trong buổi đào tạo, nhƣng việc đánh giá hiệu quả tồn khóa học là vấn đề phức tạp và tốn nhiều thời gian (Trần Kim Dung, 2011).
Công thức đánh giá hiệu quả đào tạo:
Hiệu quả = Lợi ích – Chi phí
* Ƣớc lƣợng chi phí khi áp dụng chƣơng trình đào tạo thƣờng xuyên “Auraca Team Sharing”. Chi tiết về cách ƣớc lƣợng chi phí giờ cơng cho phịng kỹ thuật trình bày tại
Phụ Lục 12a, từ cơ sở đó lập bảng hai phí cho mỗi buổi thuyết trình nhƣ bảng 3.7: Bảng 3.7 - Ƣớc lƣợng hao phí cho mỗi buổi thuyết trình
STT Chi phí Số tiền ƣớc lƣợng Ghi chú
1 Chí phí giờ cơng 1,400,000 2 Chi phí cơ sở vật chất, tài liệu
q trình giảng dạy
300,000 Máy chiếu, máy tính, màn chiếu, nƣớc uống, phấn, bảng…
3 Chi phí đội ngũ giảng viên 0 Sử dụng chính nhân viên trong dội, quy điểm để đánh giá trả công sau này.
4 Học bổng, tiền lƣơng trả cho nhân viên khi đào tạo
0 Nhân viên kỹ thuật tham gia và xem đây là một quy định trong định hƣớng phát triển của công ty cũng nhƣ phát triển cá nhân.
59
Tổng 1,700,000 Ƣớc lƣợng lợi ích của buổi đào tạo:
Việc ƣớc lƣợng lợi ích bằng tiền do đào tạo đem lại là rất khó, nhất là đối với các khóa đào tạo về năng lực quản trị, điều này cũng chính là ngun nhân các cơng ty nói chung và Auraca nói riêng ngại đầu tƣ vào lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân viên (Trần Kim Dung, 2011). Để có thể định lƣợng tốt nhất tác giả đề xuất phƣơng pháp nhƣ sau:
+ Ƣớc lƣợng giai đoạn 1: học viên tiếp thu, học hỏi gì sau quá trình đào tạo:
Lập phiếu khảo sát kết quả thu đƣợc từ ngƣời tham gia sau mỗi buổi đào tạo. Tham khảo tại Phụ Lục 11f:
+ Ƣớc lƣợng giai đoạn 2: Áp dụng kiến thức kỹ năng sau đào tạo
Xây dựng bảng các tiêu chí đánh giá hiệu quả kỹ năng sau đào tạo nhƣ bảng 3.8, trong phần Phụ Lục 12b trình bày một ví dụ về ƣớc lƣợng hiệu quả đào tạo.
Bảng 3.8 – Tiêu chí và cơ sở tiêu chí đánh giá hiệu quả đào tạo STT Tiêu chí Cơ sở tiêu chí STT Tiêu chí Cơ sở tiêu chí
1 Thời gian hồn thành dự án - Hoàn thành sớm - Hoàn thành đúng hạn - Hoàn thành trễ
Hiện tại tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc đồng đội thông qua dự án của Auraca tiêu chí quan trọng nhất là hoàn thành dự án đúng thời gian.
2 Số lƣợng phàn nàn của khách hàng (tính năng giải pháp hoặc kỹ năng nhân viên)
- Nhân viên kỹ thuật - Nhân viên quản lý
Số lƣợng phàn nàn của khách hàng về trình độ, thái độ phục vụ (qua email, phàn nàn trực tiếp với quản lý, lãnh đạo) rất nghiêm trọng. Kết quả phỏng vấn sâu về vấn đề đào tạo tại Phụ Lục
60
10.
3 Thời gian khởi động dự án (kick-off): - Dƣới 1 tuần
- Trên 1 tuần
Tiêu chí này dựa trên phƣơng pháp chuyên gia với phó phịng kỹ thuật về thời gian khởi động dự án rất lâu. Trong tiêu chí đào tạo cần thực hiện việc này triệt để, tránh kéo dài sang các giai đoạn khác.
Để dễ dàng nắm rõ cách thức đánh giá hiệu quả đào tạo, tại Phụ Lục 11g tham khảo một ví dụ để đánh giá hiệu quả đào tạo Quý 1 năm 2014 tại Auraca.
Lƣu ý: Các tiêu chí về lợi ích và chi phí có thể cập nhật theo thực tế hoạt động của công ty để ngày càng chặt chẽ, phù hợp hơn.
3.2.1.4 Một số xung đột trong đào tạo có thể gặp và hƣớng khắc phục
Trong khi thực hiện giải pháp đào tạo sẽ có một số vấn đề phát sinh, sau đây là một số vấn đề có thể phát sinh và hƣớng khắc phục vấn đề.
STT Vấn đề Hƣớng khắc phục
1 Hết chủ đề để đào tạo nội bộ, khiến việc đào tạo lặp đi lặp lại một chủ đề.
Xây dựng tủ sách Auraca, giúp nhân viên có thể đọc giải trí cũng nhƣ nâng tầm hiểu biết.
Các đầu sách xoay quanh về phát triển cá nhân, phát triển làm việc đội nhóm, quản lý kỹ thuật, công nghệ mới. Và đây cũng là một nguồn để đào tạo dƣới dạng chia sẻ về một cuốn sách hay nào đó.
Chia sẻ kinh nghiệm làm dự án cho nhau nghe, những khó khăn, bài học kinh nghiệm.
Có thể cân nhắc giải pháp 1 tháng th ngồi 1 lần để đào tạo có nhân tố mới.
61
2 Khơng có thành viên nào đăng ký thuyết trình chia sẻ, đào tạo
Liên kết việc ghi nhận điểm số về mảng đào tạo và chính sách lƣơng thƣởng, động viên nhân viên tham gia chƣơng trình.
Thời gian đầu xây dựng theo các đội ngẫu nhiên (mỗi đội từ 3-5 thành viên), chịu trách nhiệm xoay vòng đào tạo lẫn nhau.
3 Thành viên đánh giá hiệu quả đào tạo khơng cao
Tìm hiểu nguyên nhân:
+ Do thuyết trình chƣa lôi cuốn: Nâng cao kỹ năng thuyết trình chung của nhân viên kỹ thuật qua một khóa bên ngồi. + Do nội dung nghèo nàn: Nếu vấn đề kéo dài lâu sẽ phải thành lập 1 đội cố vấn kỹ thuật, góp ý nội dung và khuyến nghị nội dung trƣớc khi thuyết trình hoặc cân nhắc giải pháp thuê ngoài đào tạo.
+ Do trang thiết bị giảng dạy: Cân nhắc lãnh đạo nâng cấp (Đảm bảo 2 vấn đề trên không ảnh hƣởng)
4 Thời gian dự án nhiều số lƣợng thành viên tham gia có thể khơng nhiều.
Buổi đào tạo có thể là buổi chia sẻ khó khăn trong dự án đang xảy ra và tìm sự góp ý xây dựng của thành viên còn lại trong đội khác.
Nếu nhân viên đi công tác không thể tham dự vẫn sẽ nhận