Lợi thế Ký hiệu Ví dụ Thống kê số trƣờng hợp xung đột theo tháng, quý, năm TOTAL_CFL_MON TOTAL_CFL_QUA TOTAL_CFL_YEAR
Dựa theo cờ [HELP] đƣợc cTeam ghi chú lại và ngày phát sinh vấn đề.
Nhờ sự ràng buộc thời gian nên quy trình giải quyết vấn đề nhanh.
CASE_DUR 2 ngày để phân phối việc xử lý cho trƣởng đội.
3 ngày để trƣởng đội giải quyết xung động. 3 ngày lãnh đạo thực hiện giải quyết nếu trƣởng đội chƣa làm triệt để.
cTeam là nhóm thứ 3, khơng liên quan thành viên kỹ thuật.
CTEAM Sự cơng bằng.
Thống kê số tình huống xung đột theo trƣởng đội
CFL_BY_TL Ví dụ theo tháng, q, năm có thể thống kê số tình huống xung đột trong đội Mr Đạt. Điều này có thể liên quan đến kỹ năng con ngƣời của trƣởng đội.
Thống kê số tình huống phát sinh từ thành viên nào.
CFL_BY_MEM Thống kê Mr Thành trong tháng, quý, năm phát sinh ra bao nhiêu vấn đề xung đột.
Thống kê thành viên bị xung đột nhiều nhất
TOP_CFL_MEM Thống kê những ngƣời nhƣ Mr Việt trong ví dụ theo quý, năm bị xung đột nhiều hay ít. Điều này có thể xem nguồn gốc xung đột là gì và có thể nhân viên này có vấn đề với các
84
thành viên khác trong đội. Thống kê số tình huống
bị gán cờ URGENT
CFL_URG Cờ URGENT là cờ mà trƣởng đội không thể giải quyết tình huống, phải nhờ đến cấp cao hơn, điều này gây lãng phí tài ngun của cơng ty. Do đó, có thể thống kê tỷ lệ số tình huống phải chuyển lên trên tổng số tình huống để biết khả năng giải quyết vấn đề của trƣởng đội.
Thống kê số tình huống xung đột theo dự án
CFL_BY_PROJECT Sau hàng quý, năm có thể thống kê lại top đầu những dự án nhiều xung đột hay trở ngại, có thể đánh giá tƣơng quan với thời gian hoàn thành dự án.
Điều kiện áp dụng giải pháp quản trị xung đột:
- Thành lập cTeam xem nhƣ bộ phận ghi nhận và giám sát các tình huống xung đột công ty.
- Đầu mối email nhận các trợ giúp giải quyết vấn đề. - Khuyến khích các thành viên tham gia.
- Giữ bí mật tình huống, tránh làm các bên ngại khi gặp lại trong công việc.
- cTeam hỗ trợ thống kê xung đột cần có kỹ năng sử dụng phần mềm, tối thiểu là excel để thống kê các thông số báo cáo.
3.2.3.2 Giải pháp tốt nhất để ngăn cản xung đột
Giải pháp tốt nhất để ngăn cản xung đột là ngăn ngừa chúng xảy ra (Prevention), điều này là rất khó, bên cạnh quy trình xử lý xung đột tác giả cũng đề xuất một số giải pháp bổ trợ để tránh xung đột xảy ra.
85
Theo nguồn của trƣờng đại học Abilene Christiant cho biết 95% ngƣời lao động đƣợc đào tạo quản trị xung đột giúp họ giải quyết xung đột trong tổ chức.
Việc xây dựng các khóa đào tạo về xung đột, nguyên nhân dẫn đến xung đột, lợi ích và mất mát khi xung đột xảy ra, cách thức giải quyết khi gặp xung đột là rất quan trọng.
Trƣớc mỗi sự án hoặc thậm chí trong dự án cơng ty nên tổ chức khóa đào tạo này thơng qua chƣơng trình “Auraca Team Sharing” nhƣ đã đề xuất ở mục 3.2.1.
b) Thực hành tình huống
Trong các buổi đào tạo khơng qn tập cho nhân viên vào các tình huống xung đột và hƣớng dẫn họ cách giải quyết “Win-Win”
c) Thiết lập một mục tiêu rõ ràng cho mọi thành viên mỗi khi họ tham gia dự án Điều này ở Auraca hiện tại chƣa nghiêm trọng lắm, nhƣng không chắc là sẽ không xảy ra. Cho nên việc yêu cầu các trƣởng đội hoạch định tầm nhìn, mục tiêu và vai trò mỗi thành viên trong đội là rất quan trọng.
Hơn hết công ty cần áp dụng triệt để quy trình giải quyết xung đột đề ra ở mục
3.2.3.1 và xem đó nhƣ 1 cơ chế để nhân viên thông báo vấn đề cần hỗ trợ từ cấp độ
quản lý.
Tác giả đã đi qua 3 giải pháp về đào tạo, quản lý xung đột và lƣơng thƣởng cho nhân viên kỹ thuật tại Auraca. Để có cái nhìn tổng quan lại ta cùng đi vào phân tích đánh giá của 3 nhóm (tích cực, trung bình và thụ động) và xem độ lệch chuẩn (SD) của 3 nhóm này qua bảng 3.20: Bảng 3.20 - Độ lệch chuẩn 3 nhóm khảo sát Vấn đề Tích cực Trung bình Thụ động SD 1. Trả công lao động 2.92 2.97 3.04 0.06 2. Lãnh đạo 3.46 3.32 3.18 0.14 3. Đào tạo 2.86 2.33 2.17 0.36
86 4. Mục tiêu 3.4 3.57 3.32 0.13 5. Kích thƣớc đội 3.5 3.5 3.4 0.06 6. Thúc đẩy động lực 3.45 3.39 3.26 0.1 7. CNTT 3.63 3.63 2.92 0.41 8. Quản trị xung đột 3.03 2.97 3.08 0.06 9. Cam kết đội 3.04 3.39 3.5 0.24
10. Hiệu quả đội 2.73 2.77 2.84 0.06
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Nhận xét:
- Có 3 vấn đề có biến động lớn 0.2 giữa các nhóm là Đào tạo (SD=0.36), Cam kết (SD=0.24), CNTT (SD=0.41)
- Về vấn đề Cam kết giữa các thành viên trong đội tuy có sự biến thiên lớn nhƣng trung bình của mỗi nhóm đều lớn hơn 3 (ở mức an tồn, bình thƣờng).
- Về vấn đề đào tạo có sự biến thiên lớn giữa nhóm tích cực và nhóm thụ động, nhƣng điểm chung là đánh giá đều nhỏ hơn 3, điều này cho thấy nhân viên kỹ thuật đánh giá việc đào tạo rất nghiêm trọng. Hơn nữa, đối tƣợng nhân viên thụ động cũng rất cần đƣợc đào tạo.
- Về vấn đề cơng nghệ thơng tin nhóm thụ động đánh giá 2.92 cho thấy khả năng sử dụng công nghệ thơng tin hỗ trợ cơng việc của nhóm này chƣa cao. Về vấn đề này tác giả đề xuất giải pháp tuyển dụng nhằm tuyển đƣợc những nhân viên có chất lƣợng cơng nghệ thông tin tốt hơn, khả năng đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn. Phần này trình bày trong giải pháp thứ 4 của đề tài.
3.2.4 Giải pháp tuyển dụng nhân viên kỹ thuật tại Auraca
Hiện tại việc tuyển dụng nhân sự thực hiện một cách tự phát, khơng đƣợc quy trình hóa và tiêu chuẩn hóa khiến cho q trình tuyển dụng lâu, nhân viên tuyển vào không đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc hoặc bỏ ngang khiến công ty tổn thất chi phí.
87
Hơn nữa việc tuyển chọn nhân viên chất lƣợng cũng giúp quá trình đào tạo, làm việc trở nên dễ dàng hơn, có nhân sự theo trung và dài hạn.
Mục tiêu của tuyển dụng nhân viên kỹ thuật:
- Xây dựng quy trình chuẩn hóa tuyển dụng tại Auraca. - Chuẩn hóa đầu vào và quy trình phỏng vấn
- Tiết kiệm thời gian, tìm kiếm nhân lực từ đa dạng nguồn. Trên cơ sở đó, đề xuất quy trình tuyển dụng tại Auraca nhƣ hình 3.4:
88
Nhân viên kỹ thuật mới địi hỏi những trình độ căn bản, tố chất và thậm chí là thái độ phù hợp với cơng việc ở Auraca đó là:
- Địi hỏi nền tảng kiến thức về hệ thống viễn thông, nguyên lý hoạt động, tƣơng tác.
- Tƣ duy lập trình. Ngơn ngữ tối thiểu nắm rõ: C#, PHP, Python hoặc Java. - Thái độ tƣơng tác và trách nhiệm nghề nghiệp cao.
Cơ sở đề xuất trên từ bảng mơ tả cơng việc vị trí kỹ thuật trích ở Phụ Lục 11h. Để quá trình tuyển dụng hiệu quả, giảm thiều chi phí thời gian, tiền bạc tác giả dựa vào quy trình trên và chi tiết nhƣ sau:
Bƣớc 1: Lập bảng tiêu chí đầu vào của nhân viên kỹ thuật.
Xây dựng tiêu chí cần thiết cho nhân viên kỹ thuật chung và những yêu cầu đi kèm nhƣ bảng 3.21.
Bảng 3.21 – Tiêu chí đầu vào nhân viên kỹ thuật STT Tiêu chí Yêu cầu STT Tiêu chí Yêu cầu
1 Văn hóa Tác phong nhanh nhẹn. Chính sách cơng ty 2 Trình độ Đại học/ Cao đẳng Kinh nghiệm. Lập trình mạng Lập trình: C#, Microsoft SQL, PHP/ MySQL Hệ thống:Unix/Linux
Anh văn khả năng đọc, viết phải tốt. Nghe nói là lợi thế.
89
3 Kỹ năng Giao tiếp.
Xử lý tình huống. Kế hoạch bản thân rõ ràng. Hoạt động xã hội. 4 Đạo đức Tôn trọng Thật thà 5 Ngoại hình Giới tính Bề ngồi Phong thái Độ tuổi
(Nguồn: Yêu cầu nhân sự Auraca 2014)
Bƣớc 2: Xây dựng nguồn tuyển dụng:
Xây dựng nhân viên kỹ thuật mới thông qua 2 phƣơng thức: Từ sự giới thiệu của các thành viên sẵn có của cơng ty và từ các đơn vị săn đầu ngƣời tuyển dụng nhƣ Vietnamworks hay Career Builder. Đối với mỗi nguồn này có những ƣu nhƣợc điểm riêng và tình huống áp dụng khác nhau. Chi tiết xem tại Phụ Lục 16a.
Điều kiện áp dụng tuyển dụng từ giới thiệu bên trong:
- Ngƣời giới thiệu sẽ đƣợc thƣởng trích phần trăm lƣơng chính thức của nhân viên đƣợc mời khi vƣợt qua thời gian thử việc. Đề xuất 10%, điều này là hoàn toàn hấp dẫn trong khi hoa hồng của nhân viên kinh doanh cũng chỉ đƣợc 2.5% trên lợi nhuận dự án. Và đây cũng là một khoản khá hấp dẫn khi giới thiệu các nhân viên càng có chất lƣợng hay vị trí quan trọng và làm đƣợc việc.
- Quảng bá thông tin yêu cầu đến các nhân viên hiện hữu của Auraca để ƣu tiên tuyển dụng từ giới thiệu ngƣời đã làm việc trong công ty.
90
- Chi phí mỗi tháng 1.5 triệu VNĐ cho mua tài khoản (Nguồn: Báo giá Career Builder) các ứng viên phù hợp yêu cầu cơng ty.
Khi có hồ sơ tuyển dụng gởi từ 1 trong 2 nguồn trên đến bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ và phỏng vấn nếu vƣợt qua vòng xét tuyển hồ sơ.
Bƣớc 3: Xét tuyển hồ sơ nhân viên kỹ thuật
Một dự án kéo dài ln có sự đóng góp của các thành viên có những năng lực và nhiệm vụ khác nhau trong quy trình tổng thể của một dự án. Các tiêu chí và trọng số điểm tuyển dụng giúp cho việc thiết lập yêu cầu cho mỗi vị trí dễ dàng hơn tham khảo tại Phụ Lục 16b.
Bƣớc 4: Xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn
Thông qua một số yêu cầu tối thiểu cho từng vị trí cơng việc, nếu có thơng tin nào chƣa rõ có thể sử dụng phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại trƣớc khi hẹn phỏng vấn cụ thể. Cơ sở xây dựng bản câu hỏi phỏng vấn: Từ các trƣởng đội với kinh nghiệm làm việc, từ yêu cầu công việc, và từ yêu cầu của lãnh đạo.
Bƣớc 5: Thực hiện phỏng vấn
Thông qua một số yêu cầu tối thiểu cho từng vị trí cơng việc, nếu có thơng tin nào chƣa rõ có thể sử dụng phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại trƣớc khi hẹn phỏng vấn cụ thể. Một số xây dựng giúp tuyển chọn hồ sơ tham khảo tại Phụ Lục 16c. Tham khảo thêm 6 câu hỏi phỏng vấn giúp tuyển chọn nhân viên phù hợp theo Lorens World tại
Phụ Lục 16d.
Điều kiện áp dụng quy trình tuyển dụng:
- Cơng ty sẽ chịu một khoảng chi phí mua tài khoản săn hồ sơ thơng qua các dịch vụ săn đầu ngƣời hoặc chịu chi phí giới thiệu từ nội bộ.
- Có sự ủng hộ của ban lãnh đạo.
91
3.3 TÓM TẮT CHƢƠNG 3
Trong chƣơng này luận văn dựa vào mục tiêu trong năm tới của công ty, và thông qua một số vấn đề làm giảm hiệu quả làm việc đội nhóm của cơng ty từ đó đƣa ra các giải pháp về đào tạo, hệ thống trả công lao động và quản trị xung đột với nguyên tắc cân bằng lợi ích của cơng ty và ngƣời lao động. Bên cạnh đó giải pháp cịn đƣa ra các quy trình về tuyển sinh, đào tạo, quản trị xung đột hay cơ chế cập nhật lƣơng cho nhân viên bộ phận kỹ thuật. Quy trình đề xuất rõ ràng và minh bạch, lợi ích quy trình có thể truyền bá tồn bộ phận, trên cơ sở đó các thành viên trong cơng ty có định hƣớng phấn đấu rõ ràng, tránh tình trạng mơ hồ khi thực hiện nhiệm vụ nhƣ trƣớc.
Để giải pháp triển khai hiệu quả trƣớc mắt cần tập trung vào các giải pháp đào tạo đội nhóm, chuyển giao cơng nghệ giữa nhân viên cũ cho nhân viên mới, xử lý các xung đột tồn đọng và hơn hết có sự cam kết và đầu tƣ về con ngƣời và vật chất từ ban lãnh đạo.
92
KẾT LUẬN 1. Quan điểm của đề tài
Đƣa ra giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc đội nhóm cho Auraca. Giải pháp tập trung vào chiến lƣợc tập huấn đội và lôi kéo mọi ngƣời tham gia. Trên cơ sở đó, đề tài xây dựng các quy trình chặt chẽ giúp việc triển khai đƣợc tổ chức dễ dàng và có các tiêu chí đánh giá hiệu quả chƣơng trình cũng nhƣ đánh giá nhân viên tham gia.
Đề tài cũng đƣa ra thang đo về hiệu quả làm việc đội nhóm cho cơng ty thơng qua 10 câu hỏi. Việc đánh giá hiệu quả chung có thể thực hiện theo chu kỳ từ 3-6 tháng một lần.
Giải pháp tập trung lôi kéo tất cả thành viên tham gia vào chƣơng trình điều này tạo sự gắn bó và hiểu nhau hơn trong quá trình làm việc. Quan điểm các chƣơng trình xây dựng là nội bộ thực hiện trƣớc, sau đó mới cân nhắc đến các chƣơng trình gia tăng bên ngoài (Chẳng hạn nhƣ đào tạo ƣu tiên nội bộ trƣớc, sau đó tùy theo u cầu cơng việc hay thời gian mới cân nhắc chƣơng trình đào tạo bên ngồi mà trong thời gian ngắn công ty không thể đáp ứng về mặt chất lƣợng đƣợc).
Quan điểm giải pháp đƣa ra bám sát vào mục tiêu thời gian tới của cơng ty. Đó là:
- Giải pháp đào tạo gắn kết nhân viên đảm bảo nhu cầu công việc và cũng nhƣ định hƣớng phát triển của công ty.
- Giải pháp cho hệ thống trả công lao động tập trung vào lƣơng và thƣởng từ phía yêu cầu của nhân viên. Giải pháp đƣa ra cân bằng lợi ích giữa cơng ty và nhân viên kỹ thuật.
- Giải pháp quản trị xung đột tập trung vào xây dựng quy trình và đào tạo để nhân viên tự có kỹ năng giải quyết cơ bản những xung đột trong q trình thực hiện cơng việc.
93
Đề tài đƣa ra những giải pháp quy trình, trong quá trình thực hiện cũng lƣờng trƣớc một số khó khăn, điều kiện áp dụng và hƣớng giải quyết. Tuy thế vẫn cần sự linh hoạt và phối hợp của nhiều bên để giải pháp đem lại hiệu quả cao nhất.
2. Ý nghĩa của đề tài
- Xây dựng mơ hình các nhân tố ảnh hƣởng hiệu quả làm việc đội nhóm tại Auraca. Phát hiện ra nguyên nhân làm việc đội nhóm kém hiệu quả tại Auraca. Đƣa ra cách thức đánh giá hiệu quả đội nhóm tại Auraca hiện tại và thời gian tới.
- Giải pháp về đào tạo giúp nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc cũng nhƣ định hƣớng phát triển công ty trong thời gian tới.
- Giải pháp quản trị xung đột thơng qua xây dựng một quy trình giải quyết xung đột trong công việc.
- Giải pháp về lƣơng thƣởng cân bằng lợi ích giữa cơng ty và nhân viên. - Xây dựng quy trình tuyển dụng lao động kỹ thuật mới.
3. Hạn chế của đề tài và hƣớng nghiên cứu tiếp theo
- Phạm vi đề tài mới chỉ thực hiện nghiên cứu và đƣa ra giải pháp cho phòng kỹ thuật, chƣa mở rộng phạm vi ra tồn thể cơng ty.
- Việc so sánh hiệu quả làm việc đồng đội giữa các nhóm trong quá trình làm việc chƣa triệt để.
Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân có hạn, luận văn khó tránh khỏi những khuyết điểm và hạn chế. Tác giả xin chân thành cảm ơn mọi ý kiến đóng góp của Thầy, Cơ và bạn bè. Mọi ý kiến đóng góp tác giả sẽ tiếp thu chân thành để giúp cho quá trình thực hiện từ luận văn vào thực tiễn đƣợc hiệu quả nhất.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. Các tài liệu Tiếng Việt
1. Dƣơng Tấn Kha, 2014. Các yếu tố ảnh hưởng đến làm việc nhóm trong hệ