Cơ sở pháp lý và quy định nội bộ về KSNB tại BIDV

2.2 Thực trạng KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV

2.2.1 Cơ sở pháp lý và quy định nội bộ về KSNB tại BIDV

2.2.1.1 Cơ sở pháp lý

Luật các TCTD 2010 số 47/2010/QH12 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 16 tháng 06 năm 2010, hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2011. Theo đó, tại điều 40 quy định các TCTD phải xây dựng hệ thống kiểm soát hiệu quả và an tồn, đảm bảo hệ thống thơng tin trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời, hoạt động tuân thủ luật pháp và các quy định.

Thông tư 44/2011/TT-NHNN ngày 29 tháng 12 năm 2011 của NHNN Việt Nam quy định về hệ thống KSNB và KTNB của TCTD, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, hiệu lực từ ngày 12/02/2012. Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của Thơng tư só 44 khơng nêu cụ thể các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB, nhưng vẫn tuân thủ các nguyên tắc về KSNB ngân hàng của Balse thống nhất với báo cáo của COSO về các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB.

2.2.1.2 Những quy định nội bộ của BIDV

BIDV đã ban hành nhiều quy định làm cơ sở cho hoạt động kiểm soát nội bộ, cụ thể:

- Bộ Quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp theo Quyết định số 333/QĐ-HĐQT ngày 07/8/2007: quy định các quy chuẩn về đạo đức kinh doanh và quy chuẩn về đạo đức nghề nghiệp. Bộ Quy chuẩn là một cam kết của BIDV, là định hướng các giá trị, là cơ sở cho mọi chính sách, chỉ dẫn và chương trình hành động của BIDV, đồng thời nó cịn có tác dụng định hướng, thấm nhuần, lan tỏa và điều chỉnh các hành vi, cách ứng xử đối với mỗi cán bộ BIDV trong thực hiện các công việc được giao hoặc các hành động bên ngoài nhưng ảnh hưởng hoặc đe dọa ảnh hưởng đến lợi ích của BIDV; qua đó giúp cho mỗi cán bộ BIDV hoàn thiện thêm kỹ năng nghề nghiệp, nhân cách sống và các quan hệ cộng đồng xã hội.

Bộ Quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp được áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống BIDV và là một phần không thể tách rời trong trách nhiệm công việc của cán bộ BIDV. Là thành viên của BIDV, mỗi cán bộ BIDV cần đọc kỹ nội dung, sẵn sàng trao đổi, thảo luận để hiểu rõ và tuân thủ các quy chuẩn trong Bộ Quy chuẩn này để đảm bảo rằng hiệu quả công việc là cao nhất, không phát sinh bất kỳ xung đột lợi ích nào với BIDV; cũng như kịp thời báo cáo các hành vi, dấu hiệu vi phạm hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động, uy tín, thương hiệu của BIDV.

- Bộ Quy tắc ứng xử được Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam ký ban hành tại Quyết định số 350/QĐ-HĐQT ngày 30/05/2008, bộ quy tắc ứng xử được ban hành nhằm mục đích: Quy định các chuẩn mực ứng xử mà cán bộ, nhân viên BIDV phải tuân thủ; Cung cấp các chỉ dẫn nhằm giúp cán bộ, nhân viên BIDV xử lý các tình huống khi làm việc, trong quan hệ nội bộ và quan hệ với bên ngồi; Góp phần phát triển văn hoá kinh doanh, góp phần tạo dựng mơi trường kinh doanh thuận lợi vì mục tiêu phát triển bền vững của BIDV.

Bộ quy tắc này điều chỉnh các hành vi, thái độ ứng xử của tất cả các cán bộ, nhân viên trong toàn hệ thống BIDV, trong các mối quan hệ nội bộ và quan hệ với bên ngồi.

- Quy trình cấp tín dụng đối với khách hàng doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 3999/QĐ-QLTD1 ngày 14/07/2009 của Tổng Giám đốc BIDV, hiệu lực từ ngày 15/7/2009 – thay thế QĐ 4275/QĐ-VP ngày 25/8/2008.

- Quy trình cấp tín dụng đối với khách hàng cá nhân ban hành theo Quyết định số 4072/QĐ-PTSPBL1 ngày 15/07/2009 của Tổng Giám đốc BIDV, hiệu lực từ ngày 15/7/2009 – thay thế QĐ 4321/QĐ ngày 27/8/2008.

Các quy trình này được triển khai áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống BIDV, việc quyết định cấp tín dụng, ký kết các hợp đồng, văn kiện tín dụng, xét duyệt giải ngân trong phạm vi được phân cấp, uỷ quyền và tiến hành sau khi đã đáp ứng được các nguyên tắc, điều kiện tín dụng, bảo đảm tiền vay theo quy định của pháp luật và của BIDV.

- Quy chế kiểm toán nội bộ theo quyết định số 056/QĐ-HĐQT ngày 26/02/2007, Quy chế này nhằm chế độ hoá hoạt động kiểm tốn nội bộ, góp phần kiểm sốt tốt hơn các rủi ro trong hoạt động Ngân hàng, nâng cao chất lượng công tác kiểm tốn nội bộ cũng như tính chun nghiệp của đội ngũ cán bộ làm cơng tác kiểm toán.

Quy chế này quy định về kiểm toán nội bộ trong hệ thống BIDV, quy định về trình tự, thủ tục thực hiện việc kiểm toán, bộ máy tổ chức và hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận kiểm toán nội bộ, các quy tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán, trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện kiểm toán nội bộ; chế độ báo cáo và lữu giữ hồ sơ, tài liệu kiểm toán.

- Quy định kiểm tra nghiệp vụ: BIDV cũng đã ban hành Quy chế kiểm tra nghiệp vụ theo Quyết định số 1194/QĐ-HĐQT ngày 30/11/2011, hiệu lực từ ngày

15/12/2011 – thay thế Quyết định 0574/QĐ-KTNB4 ngày 19/02/2008 ban hành quy định về kiểm tra nghiệp vụ tại BIDV, hiệu lực từ ngày 05/3/2008. Quy chế này nhằm làm cơ sở cho việc xây dựng đề cương kiểm tra, lựa chọn các phương pháp kiểm tra... đảm bảo tính thống nhất, chất lượng, hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu của hoạt động kiểm tra, đồng thời nâng cao tính trách nhiệm, tính cơng khai, khách quan của Đoàn kiểm tra, đối tượng được kiểm tra và các cá nhân liên quan đối với hoạt động kiểm tra.

- Quy định số 005/QĐ-HĐQT ngày 05/01/2007 về xử lý trách nhiệm đối với đơn vị, cá nhân trong hoạt động tín dụng: Quy định này nhằm xác lập một cơ chế nghiêm khắc để xem xét, xử lý một cách rõ ràng, minh bạch và công khai trách nhiệm của đơn vị, cá nhân có sai phạm trong hoạt động tín dụng gây ra thiệt hại cho Ngân hàng (nợ xấu, nợ có khả năng mất vốn), đồng thời thông qua các hoạt động xử lý nhằm giáo dục, răn đe, nâng cao trách nhiệm của cán bộ, góp phần phịng ngừa các vi phạm trong hoạt động tín dụng, nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng.

Văn bản này quy định các đối tượng, hành vi bị xử lý, hình thức, mức độ xử lý, quy trình xử lý trách nhiệm các đơn vị, cá nhân có liên quan trong hoạt động cấp tín dụng gây ra nợ xấu, nợ có khả năng mất vốn cho Ngân hàng, áp dụng đối với đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm trong hoạt động cấp tín dụng được phát hiện thơng qua kiểm tra, kiểm toán nội bộ định kỳ, đột xuất hoặc theo kết luận chính thức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Thanh tra Chính phủ, cơ quan điều tra, kiểm tốn nhà nước) hoặc có các hành vi che dấu nợ xấu hoặc không phát hiện vi phạm và tỷ lệ nợ xấu tăng qua giới hạn cho phép theo chỉ tiêu kế hoạch được giao.

2.2.2 Xây dựng và vận hành hoạt động KSNB nghiệp vụ tín dụng tại BIDV 2.2.2.1 Mơ hình tổ chức hoạt động tín dụng tại BIDV 2.2.2.1 Mơ hình tổ chức hoạt động tín dụng tại BIDV

Mơ hình tổ chức chính là việc nhà quản lý đưa ra cơ cấu tổ chức của ngân hàng trong đó phân định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của từng bộ phận, từng thành viên trong tổ chức đó cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan. Sự phân định trách nhiệm quyền hạn rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý xác định được công việc của mỗi người, mỗi bộ phận được hoàn thành ở mức độ nào.

Hiện nay tại BIDV, nhà quản trị sử dụng mơ hình tổ chức về hoạt động tín dụng như sau:

Hình 2.3 Mơ hình tổ chức tín dụng tại Hội sở chính

Hình 2.4 Mơ hình tổ chức tín dụng tại các chi nhánh

Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị. Giúp việc cho Hội đồng quản trị có Ban Kiểm sốt và các Ủy ban, Hội đồng.

BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG TÍN DỤNG CƠ SỞ

KHỐI QUAN HỆ KHÁCH HÀNG KHỐI QUẢN LÝ RỦI RO KHỐI TÁC NGHIỆP RỦI RO KHỐI TRỰC THUỘC PHÒNG QH KHÁCH HÀNG PHÒNG QUẢN LÝ RỦI RO PHÒNG QUẢN TRỊ TÍN DỤNG CÁC PHỊNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG PHỊNG GIAO DỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ HỘI ĐỒNG XỬ LÝ RỦI RO TÍN DỤNG

CÁC ỦY BAN QUẢN LÝ RỦI RO BAN TỔNG GIÁM ĐỐC, KẾ TỐN TRƯỞNG HỘI ĐỒNG TÍN DỤNG TW KHỐI NH BÁN BUÔN KHỐI NH BÁN LẺ KHỐI QUẢN LÝ RỦI RO KHỐI TÁC NGHIỆP BAN QUẢN LÝ KHÔI DN BAN QL & TTTM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN PHÁT TRIỂN NH BL BAN QLRR TÍN DỤNG BAN QLRR TT & TÁC NGHIỆP BAN QL TÍN DỤNG TT DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TT TÁC NGHIỆP

Tổng Giám đốc là người quản lý chịu trách nhiệm chủ yếu về hệ thống kiểm soát nội bộ: thiết lập mục tiêu và chiến lược, sử dụng các nguồn lực để đạt được mục tiêu đã định, chỉ đạo và giám sát các hoạt động của tổ chức, nhận diện và đối phó với rủi ro. Bộ máy giúp việc cho Tổng Giám đốc gồm có các Ban, Trung tâm.

Mơ hình tổ chức về hoạt động tín dụng tại các Chi nhánh gồm có Hội đồng tín dụng cơ sở, Ban Giám đốc Chi nhánh, các Phòng nghiệp vụ thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng và các phịng hỗ trợ.

2.2.2.2 Hoạt động kiểm sốt trong quy trình

Ngân hàng đã áp dụng các phương pháp kiểm soát trong nghiệp vụ cấp tín dụng, cụ thể:

Thứ nhất, tách biệt giữa các chức năng trong q trình cấp tín dụng

Theo cơ cấu tổ chức cấp tín dụng hiện nay của BIDV, các chức năng trong q trình cấp tín dụng được tách bạch tại từng bộ phận:

- Bộ phận quan hệ khách hàng gồm Ban quan hệ khách hàng (QHKH) tại Hội sở chính và Phòng Quan hệ khách hàng tại Chi nhánh: đây là bộ phận trực tiếp bán sản phẩm đến khách hàng, trực tiếp tiếp nhận các nhu cầu của khách hàng và là bộ phận trực tiếp đề xuất tín dụng.

- Bộ phận thực hiện chức năng thẩm định, quyết định cho vay và quản lý rủi ro tín dụng gồm: Hội đồng tín dụng, Ban Quản lý rủi ro tín dụng tại Hội sở chính, Hội đồng tín dụng cơ sở, Phịng Quản lý rủi ro (QLRR) tại Chi nhánh.

- Bộ phận thực hiện chức năng tác nghiệp gồm có Ban Quản lý tín dụng tại Hội sở chính, Phịng Quản trị tín dụng (QTTD) tại Chi nhánh.

Thứ hai, kiểm sốt các khâu trong quy trình tín dụng

Khâu tiếp thị và nhận hồ sơ: Khâu này do cán bộ quan hệ khách hàng thực

hiện nhằm kiểm sốt tính đầy đủ của hồ sơ khách hàng theo quy định gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ khoản vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay, đồng thời kiểm soát thời gian giải quyết hồ sơ vay của khách hàng theo đúng mục tiêu chất lượng mà ngân hàng đã xây dựng và cam kết với khách hàng. Kiểm soát khâu tiếp thị và nhận hồ sơ được BIDV thực hiện với nguyên tắc “ 4 mắt ” theo qui trình đánh giá, phân tích và lập Báo cáo đề xuất tín dụng – Phê duyệt báo cáo đề xuất tín dụng:

- Những người thực hiện: cán bộ quan hệ khách hàng, Trưởng phòng quan hệ khách hàng, Lãnh đạo phụ trách khối quan hệ khách hàng.

Nội dung kiểm soát: trên cơ sở báo cáo đánh giá, phân tích của cán bộ quan hệ khách hàng, Trưởng phịng quan hệ khách hàng tiến hành kiểm sốt:

Tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ khách hàng, những thông tin liên quan đến khách hàng.

Tính tuân thủ của cán bộ đối với những quy định của ngân hàng về hồ sơ tín dụng, về nội dung đánh giá, nhận xét khách hàng, về khả năng thu thập và phân tích thơng tin của cán bộ…

- Kết quả kiểm sốt: Có thể xác định được khách hàng đang tồn tại và có đầy đủ hồ sơ phù hợp với quy định cấp tín dụng của ngân hàng, trường hợp phát hiện hồ sơ cịn thiếu thì u cầu khách hàng bổ sung hoặc đề xuất cho vay có điều kiện….; Kết hợp thông tin do khách hàng cung cấp và thông tin do cán bộ ngân hàng thu thập được sẽ làm cơ sở cho việc đề xuất cho vay hoặc từ chối cho vay đối với khách hàng; Đánh giá sơ bộ khách hàng thông qua kết quả phân tích được cán bộ nêu trong báo cáo đề xuất, trong trường hợp phát hiện những sai lệch hoặc sự không phù hợp hoặc những số liệu không sát thực tế hoặc không khả thi… sẽ yêu cầu khách hàng hoặc cán bộ giải trình. Đồng thời qua kiểm sốt có thể giúp phát hiện những tiêu cực hoặc sự thông đồng giữa khách hàng với cán bộ nhằm lập hồ sơ, tài liệu khống để vay vốn ngân hàng.

Sau khi kiểm soát, nếu đáp ứng đúng, đủ các quy định của ngân hàng thì Trưởng phịng sẽ ký trên Báo cáo đề xuất tín dụng cùng tồn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng trình Lãnh đạo phụ trách quan hệ khách hàng theo trình tự: Tùy vào nhóm khách hàng hoặc số tiền vay hoặc quy mô dự án… sẽ thực hiện theo phân cấp phê duyệt báo cáo đề xuất tín dụng.

Khâu thẩm định rủi ro

- Những người thực hiện: cán bộ phòng quản lý rủi ro, Trưởng phòng quản lý rủi ro, Lãnh đạo phụ trách quản lý rủi ro.

- Nội dung kiểm soát: Bộ phận quản lý rủi ro được bố trí độc lập với bộ phận quan hệ khách hàng để thực hiện nhiệm vụ thẩm định rủi ro đối với các khoản vay được ngân hàng quy định phải qua thẩm định rủi ro. Bộ phận này căn cứ trên báo cáo đề xuất tín dụng và những thơng tin, đánh giá độc lập của mình để lập Báo cáo thẩm định rủi ro nhằm cung cấp thông tin độc lập và khách quan về khách hàng, giúp cho lãnh đạo có đánh giá tổng quát về nhiều mặt của vấn đề, làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định phù hợp trong việc cấp tín dụng đối với khách hàng.

- Kết quả kiểm sốt: trong q trình thẩm định sẽ là cơ sở quan trọng cho việc quyết định cấp tín dụng hoặc từ chối cấp tín dụng, kết quả này có ý nghĩa quan trọng trong cả quá trình cho vay đối với khách hàng, bởi vì nếu khơng kiểm sốt hết được các rủi ro có thể xảy ra cho Ngân hàng thì hậu quả sẽ rất nghiêm trọng: về sự tồn tại của khách hàng, về tính xác thực của số liệu tài chính, số liệu kinh doanh của khách hàng, kết quả thẩm định giá trị tài sản bảo đảm, tính khả thi của phương án, dự án, cũng như về khả năng vay, trả nợ đối với Ngân hàng, khả năng thu hồi nợ vay từ phương án, dự án…Trường hợp nếu kiểm sốt q trình thẩm định cấp tín dụng khơng tốt sẽ dẫn đến cho vay khơng thu hồi được nợ, gây thất thốt vốn của Ngân hàng…

Phê duyệt cấp tín dụng

Đối với trường hợp cấp tín dụng khơng phải qua thẩm định rủi ro: Khoản tín dụng được coi là phê duyệt cấp tín dụng khi Lãnh đạo phụ trách QHKH ký phê duyệt đồng ý cấp tín dụng trên Báo cáo đề xuất tín dụng.

Đối với trường hợp cấp tín dụng phải qua thẩm định rủi ro:

a) Đối với khoản tín dụng thuộc thẩm quyền phê duyệt rủi ro của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc QLRR tín dụng (nói chung là Lãnh đạo phụ trách quản lý rủi ro): Khoản tín dụng được coi là phê duyệt cấp tín dụng khi có đầy đủ chữ ký phê duyệt của Lãnh đạo phụ trách QHKH trên Báo cáo đề xuất tín dụng và Lãnh đạo phụ trách