2.2 Thực trạng KSNB hoạt động tín dụng tại BIDV
2.2.2.2 Hoạt động kiểm sốt trong quy trình
Ngân hàng đã áp dụng các phương pháp kiểm soát trong nghiệp vụ cấp tín dụng, cụ thể:
Thứ nhất, tách biệt giữa các chức năng trong q trình cấp tín dụng
Theo cơ cấu tổ chức cấp tín dụng hiện nay của BIDV, các chức năng trong q trình cấp tín dụng được tách bạch tại từng bộ phận:
- Bộ phận quan hệ khách hàng gồm Ban quan hệ khách hàng (QHKH) tại Hội sở chính và Phịng Quan hệ khách hàng tại Chi nhánh: đây là bộ phận trực tiếp bán sản phẩm đến khách hàng, trực tiếp tiếp nhận các nhu cầu của khách hàng và là bộ phận trực tiếp đề xuất tín dụng.
- Bộ phận thực hiện chức năng thẩm định, quyết định cho vay và quản lý rủi ro tín dụng gồm: Hội đồng tín dụng, Ban Quản lý rủi ro tín dụng tại Hội sở chính, Hội đồng tín dụng cơ sở, Phịng Quản lý rủi ro (QLRR) tại Chi nhánh.
- Bộ phận thực hiện chức năng tác nghiệp gồm có Ban Quản lý tín dụng tại Hội sở chính, Phịng Quản trị tín dụng (QTTD) tại Chi nhánh.
Thứ hai, kiểm sốt các khâu trong quy trình tín dụng
Khâu tiếp thị và nhận hồ sơ: Khâu này do cán bộ quan hệ khách hàng thực
hiện nhằm kiểm sốt tính đầy đủ của hồ sơ khách hàng theo quy định gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ khoản vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay, đồng thời kiểm soát thời gian giải quyết hồ sơ vay của khách hàng theo đúng mục tiêu chất lượng mà ngân hàng đã xây dựng và cam kết với khách hàng. Kiểm soát khâu tiếp thị và nhận hồ sơ được BIDV thực hiện với nguyên tắc “ 4 mắt ” theo qui trình đánh giá, phân tích và lập Báo cáo đề xuất tín dụng – Phê duyệt báo cáo đề xuất tín dụng:
- Những người thực hiện: cán bộ quan hệ khách hàng, Trưởng phòng quan hệ khách hàng, Lãnh đạo phụ trách khối quan hệ khách hàng.
Nội dung kiểm soát: trên cơ sở báo cáo đánh giá, phân tích của cán bộ quan hệ khách hàng, Trưởng phòng quan hệ khách hàng tiến hành kiểm sốt:
Tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ khách hàng, những thông tin liên quan đến khách hàng.
Tính tuân thủ của cán bộ đối với những quy định của ngân hàng về hồ sơ tín dụng, về nội dung đánh giá, nhận xét khách hàng, về khả năng thu thập và phân tích thơng tin của cán bộ…
- Kết quả kiểm sốt: Có thể xác định được khách hàng đang tồn tại và có đầy đủ hồ sơ phù hợp với quy định cấp tín dụng của ngân hàng, trường hợp phát hiện hồ sơ cịn thiếu thì u cầu khách hàng bổ sung hoặc đề xuất cho vay có điều kiện….; Kết hợp thơng tin do khách hàng cung cấp và thông tin do cán bộ ngân hàng thu thập được sẽ làm cơ sở cho việc đề xuất cho vay hoặc từ chối cho vay đối với khách hàng; Đánh giá sơ bộ khách hàng thông qua kết quả phân tích được cán bộ nêu trong báo cáo đề xuất, trong trường hợp phát hiện những sai lệch hoặc sự không phù hợp hoặc những số liệu không sát thực tế hoặc không khả thi… sẽ yêu cầu khách hàng hoặc cán bộ giải trình. Đồng thời qua kiểm sốt có thể giúp phát hiện những tiêu cực hoặc sự thông đồng giữa khách hàng với cán bộ nhằm lập hồ sơ, tài liệu khống để vay vốn ngân hàng.
Sau khi kiểm soát, nếu đáp ứng đúng, đủ các quy định của ngân hàng thì Trưởng phịng sẽ ký trên Báo cáo đề xuất tín dụng cùng tồn bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng trình Lãnh đạo phụ trách quan hệ khách hàng theo trình tự: Tùy vào nhóm khách hàng hoặc số tiền vay hoặc quy mô dự án… sẽ thực hiện theo phân cấp phê duyệt báo cáo đề xuất tín dụng.
Khâu thẩm định rủi ro
- Những người thực hiện: cán bộ phòng quản lý rủi ro, Trưởng phòng quản lý rủi ro, Lãnh đạo phụ trách quản lý rủi ro.
- Nội dung kiểm soát: Bộ phận quản lý rủi ro được bố trí độc lập với bộ phận quan hệ khách hàng để thực hiện nhiệm vụ thẩm định rủi ro đối với các khoản vay được ngân hàng quy định phải qua thẩm định rủi ro. Bộ phận này căn cứ trên báo cáo đề xuất tín dụng và những thơng tin, đánh giá độc lập của mình để lập Báo cáo thẩm định rủi ro nhằm cung cấp thông tin độc lập và khách quan về khách hàng, giúp cho lãnh đạo có đánh giá tổng quát về nhiều mặt của vấn đề, làm cơ sở cho việc đưa ra quyết định phù hợp trong việc cấp tín dụng đối với khách hàng.
- Kết quả kiểm sốt: trong q trình thẩm định sẽ là cơ sở quan trọng cho việc quyết định cấp tín dụng hoặc từ chối cấp tín dụng, kết quả này có ý nghĩa quan trọng trong cả quá trình cho vay đối với khách hàng, bởi vì nếu khơng kiểm sốt hết được các rủi ro có thể xảy ra cho Ngân hàng thì hậu quả sẽ rất nghiêm trọng: về sự tồn tại của khách hàng, về tính xác thực của số liệu tài chính, số liệu kinh doanh của khách hàng, kết quả thẩm định giá trị tài sản bảo đảm, tính khả thi của phương án, dự án, cũng như về khả năng vay, trả nợ đối với Ngân hàng, khả năng thu hồi nợ vay từ phương án, dự án…Trường hợp nếu kiểm sốt q trình thẩm định cấp tín dụng khơng tốt sẽ dẫn đến cho vay không thu hồi được nợ, gây thất thốt vốn của Ngân hàng…
Phê duyệt cấp tín dụng
Đối với trường hợp cấp tín dụng khơng phải qua thẩm định rủi ro: Khoản tín dụng được coi là phê duyệt cấp tín dụng khi Lãnh đạo phụ trách QHKH ký phê duyệt đồng ý cấp tín dụng trên Báo cáo đề xuất tín dụng.
Đối với trường hợp cấp tín dụng phải qua thẩm định rủi ro:
a) Đối với khoản tín dụng thuộc thẩm quyền phê duyệt rủi ro của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc QLRR tín dụng (nói chung là Lãnh đạo phụ trách quản lý rủi ro): Khoản tín dụng được coi là phê duyệt cấp tín dụng khi có đầy đủ chữ ký phê duyệt của Lãnh đạo phụ trách QHKH trên Báo cáo đề xuất tín dụng và Lãnh đạo phụ trách quản lý rủi ro tín dụng trên Báo cáo thẩm định rủi ro.
b) Đối với khoản tín dụng thuộc thẩm quyền phê duyệt rủi ro của Hội đồng tín dụng cơ sở Chi nhánh: Trường hợp này khoản tín dụng được coi là phê duyệt khi Hội đồng tín dụng cơ sở kết luận đồng ý cấp tín dụng.
- Các thủ tục sau phê duyệt: sau khi hồ sơ vay vốn của khách hàng được phê duyệt, cán bộ QHKH sẽ tiến hành các thủ tục như soạn thảo, ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và hướng dẫn khách hàng hoàn tất các thủ tục vay vốn theo quy định của ngân hàng:
Soạn thảo hợp đồng
Cán bộ QHKH soạn thảo Hợp đồng tín dụng (HĐTD) theo đúng mẫu quy định của ngân hàng, tham chiếu chính xác các căn cứ pháp lý cịn hiệu lực, phản ánh chính xác các nội dung đã được Lãnh đạo phê duyệt vào các điều khoản của HĐTD như: số tiền cho vay, mục đích cho vay, thời hạn, lãi suất, điều khoản về tài sản bảo đảm, trả nợ gốc, lãi, phí, các điều khoản về trách nhiệm, nghĩa vụ của các bên…
Trưởng phịng QHKH kiểm sốt các nội dung của HĐTD trước khi chuyển cho khách hàng và trình cấp có thẩm quyền để tiến hành ký kết hợp đồng.
Ký kết Hợp đồng
Việc ký kết HĐTD được thực hiện giữa hai bên là đại diện hợp pháp của Ngân hàng và đại diện hợp pháp của khách hàng. Trường hợp ủy quyền phải thực hiện đúng quy định pháp luật về ủy quyền.
Các thủ tục liên quan đến tài sản đảm bảo
Cán bộ QHKH soạn thảo hợp đồng bảo đảm tiền vay và các thủ tục pháp lý về đăng ký giao dịch bảo đảm, công chứng… theo mẫu biểu quy định, trình Trưởng phịng QHKH kiểm sốt các nội dung của hồ sơ trước khi chuyển cho khách hàng và trình cấp có thẩm quyền để tiến hành ký kết hợp đồng.
Giải ngân, phát hành bảo lãnh
Những người thực hiện: cán bộ và Trưởng phịng quản trị tín dụng và Phòng Dịch vụ khách hàng.
Nội dung kiểm sốt: sau khi hồ sơ tín dụng và hồ sơ tài sản thế chấp đã được hoàn tất, cán bộ QHKH lập Phiếu bàn giao tồn bộ hồ sơ cho Phịng quản trị tín dụng để hạch tốn vào chương trình. Cán bộ QTTD sẽ kiểm tra tồn bộ hồ sơ phải đảm bảo đúng và đủ theo quy định, trình Trưởng phịng và Lãnh đạo phụ trách tác nghiệp phê duyệt giải ngân, phát hành bảo lãnh sau khi được phê duyệt, cán bộ QTTD sẽ tiến hành các bước hạch toán gồm liên kết khoản vay với tài sản đảm bảo (trường hợp cho vay có tài sản đảm bảo), nhập các thông tin về khoản vay, bảo lãnh vào chương trình…trình Trưởng phịng và Lãnh đạo phụ trách tác nghiệp phê duyệt giải ngân trên hệ thống máy tính và chuyển hồ sơ sang phòng Dịch vụ khách hàng để tiến hành giải ngân cho khách hàng.
Trong khâu này, Ngân hàng kiểm soát Hồ sơ giải ngân, phát hành bảo lãnh đảm bảo đúng mẫu biểu quy định: Chứng từ giải ngân, phát hành bảo lãnh phải đảm bảo đầy đủ, phù hợp với yêu cầu giải ngân theo đúng mục đích cho vay, hình thức giải ngân (tiền mặt, chuyển khoản) theo đúng quy định, kiểm soát các điều kiện khác (nếu có) khi Lãnh đạo phê duyệt cấp tín dụng yêu cầu. Trường hợp khoản vay được Hội sở chính phê duyệt, thơng thường có các điều kiện ủy nhiệm kèm theo, do đó phải kiểm soát tuân thủ và thực hiện đúng, đủ các điều kiện đó.
Kiểm sốt việc thực hiện đúng, đủ các thủ tục về đăng ký giao dịch đảm bảo, cơng chứng đối với tài sản đảm bảo; Kiểm sốt việc bàn giao hồ sơ về tài sản đảm bảo
và quá trình nhập - xuất tài sản đảm bảo, việc bàn giao hồ sơ giữa các bộ phận phải được thực hiện bằng văn bản theo mẫu quy định và có đủ chữ ký của bên giao và bên nhận.
Kiểm soát hạch toán giải ngân, phát hành bảo lãnh: việc hạch tốn do cán bộ và Trưởng phịng Dịch vụ khách hàng thực hiện, đảm bảo lựa chọn đúng tài khoản của khách hàng vay, chuyển đúng kênh và đúng người thụ hưởng đã được chỉ dẫn trong hồ sơ (trường hợp vay chuyển khoản) hoặc kiểm tra đúng nhân thân của người vay hoặc người nhận tiền (trường hợp giải ngân tiền mặt).
Việc Ngân hàng quy định tách biệt chức năng của các bộ phận trong q trình cấp tín dụng cũng được thể hiện ở quy định: cán bộ quan hệ khách hàng không được phân quyền các chức năng đăng nhập vào chương trình máy tính mà chỉ có cán bộ quản trị tín dụng được phân quyền này để thực hiện nhập thông tin khách hàng và điều chỉnh thơng tin.
Q trình thu nợ, lãi, phí
Trong khâu này ngân hàng u cầu kiểm sốt được danh sách khách hàng đến hạn trả nợ gốc, lãi; Đối chiếu khớp đúng giữa việc thu nợ gốc, lãi, phí định kỳ với các thỏa thuận trong hồ sơ đã ký kết và việc hạch toán trong hệ thống dữ liệu của ngân hàng.
Đối với trường hợp cán bộ trực tiếp đi thu nợ của khách hàng: ngân hàng quy định cán bộ phải lập danh sách khách hàng, số tiền nợ phải thu và phải nộp vào ngân hàng để hạch toán thu nợ của khách hàng ngay trong ngày…nếu ngân hàng kiểm soát tốt sẽ hạn chế thấp nhất rủi ro phát sinh do cán bộ chiếm dụng vốn của khách hàng…
Kiểm soát việc hạch toán thu nợ gốc, lãi của khách hàng trong hệ thống máy tính và việc ký trên chứng từ trước khi trả lại 1 liên cho khách hàng được Ngân hàng quy định: khi trả chứng từ thu nợ cho khách hàng phải đảm bảo đúng đủ số tiền bằng số, bằng chữ, đầy đủ chữ ký của bộ phận thu nợ, đóng dấu “ĐÃ THU” và đã được nhập vào hệ thống và được phê duyệt.
Quản lý sau giải ngân
Ngân hàng quy định sau khi giải ngân cán bộ QHKH phải có trách nhiệm kiểm tra sử dụng vốn vay, giám sát quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng, theo dõi tài sản bảo đảm và định kỳ tiến hành định giá lại tài sản hoặc hoàn thành các thủ tục pháp lý đối với trường hợp tài sản hình thành trong tương lai, theo dõi quá trình trả nợ của khách hàng.
Bộ phận QTTD có trách nhiệm theo dõi hồ sơ của khách hàng, thông báo cho bộ phận QHKH về: ngày đến hạn cung cấp biên bản kiểm tra sử dụng vốn, ngày đến hạn trả nợ và việc hồn chỉnh các hồ sơ có liên quan…
Nội dung kiểm sốt: Trưởng phịng QHKH kiểm soát cán bộ thực hiện đúng quy định về thời gian và nội dung yêu cầu của việc kiểm tra sử dụng vốn vay, không để xảy ra trường hợp cán bộ và khách hàng thỏa thuận ký khống biên bản và sau đó cán bộ tự ghi số liệu kiểm tra…điều này dễ dẫn đến việc khách hàng sử dụng vốn khơng đúng mục đích, khơng theo dõi được tình hình hoạt động của khách hàng….Ngân hàng quy định về thời gian kiểm tra sử dụng vốn đối với giải ngân bằng tiền mặt tối đa không quá 10 ngày, chuyển khoản tối đa không quá 30 ngày từ ngày giải ngân, biên bản kiểm tra sử dụng vốn phải thể hiện được các nội dung về tình hình tài chính khách hàng, tình hình tài sản bảo đảm, vật tư đảm bảo nợ vay, về việc thực hiện cam kết của khách hàng và các nội dung khác (nếu có).
Kiểm sốt việc tổ chức thực hiện định giá lại tài sản định kỳ và cập nhật kết quả, điều chỉnh hạn mức tín dụng đối với khách hàng: theo quy định của Ngân hàng định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm phải tiến hành định giá lại tài sản bảo đảm và cập nhật thay đổi vào chương trình máy tính.