5. Kết cấu của luận văn
2.1. Giới thiệu chung về Cơng ty
2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban
Là người quản lý cao nhất và mang nhiều trọng trách nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của cơng ty, điều hành tất cả hoạt động trong Cơng ty. Xây dựng và đề ra phương hướng các dự án đầu tư kinh doanh, quan hệ giao dịch và ký kết hợp đồng với khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và Pháp luật về mọi hoạt động của Cơng ty.
Giám đốc nhân sự:
Hỗ trợ cho ban giám đốc giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong cơng ty. Điều hành các hoạt động như lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, duy trì và quản lý nguồn lực, thơng tin về nhân sự trong các phịng ban mình quản lý. Tương tác, hỗ trợ các phịng ban khác khi họ cĩ yêu cầu hay khĩ khăn trong vấn đề về nhân sự.
Phịng tổ chức - hành chính:
Quản lý điều hành cơng tác hành chính tổ chức và nhân sự của cơng ty. Tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc cơng ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sĩc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động. Kiểm tra, đơn đốc các bộ phận trong cơng ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế cơng ty, làm đầu mối liên lạc cho mọi thơng tin của ban giám đốc cơng ty.
Phịng nhân sự:
Tổ chức quản lý nhân sự, xây dựng các hình thức khen thưởng, bảng chấm cơng và phương pháp trả lương. Tổ chức đào tạo huấn luyện tuyển chọn nhân sự cho Cơng ty. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng. Xây dựng chính sách thăng tiến, thay thế nhân sự. Hoạch định nguồn lực nhân sự nhằm phục vụ tốt cho các hoạt động kinh doanh và chiến lược của cơng ty.
Giám đốc tài chính - kế hoạch:
Quản lý tài chính như nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong doanh nghiệp; xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng cĩ hiệu quả các nguồn vốn, cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thơng qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai. Từ đĩ, đưa ra các kế hoạch về hoạt động kinh doanh và đầu tư cho tổng giám đốc.
Phịng kế tốn:
Lên kế hoạch xây dựng và thực hiện các cơng việc kế tốn, báo cáo thuế, tính tốn cơng nợ khách hàng, thủ quỹ, xuất nhập tồn, cung cấp thơng tin theo dõi tình hình tài chính, quản lý và kiểm sốt mọi hoạt động kế tốn theo quy định của Nhà Nước. Tổ chức ghi chép, tính tốn và phản ánh chính xác số liệu hiện cĩ, tình hình ln chuyển, sử dụng tài khoản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tài khoản, kiểm tra việc thanh tốn, giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, nguồn vốn, lưu trữ hồ sơ… Tính tốn và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách và thanh tốn đúng hạn các khoản vay và các khoản nợ phải thu, phải trả với khách hàng.
Phịng tài chính - kế hoạch:
Tham mưu cho Tổng giám đốc về các giải pháp thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh và đầu tư gĩp vốn vào các dự án kinh doanh tiềm năng. Tổng hợp kế hoạch, số liệu phân tích đánh giá việc thực hiện hoạt động kinh doanh của các phịng ban, trên cơ sở đĩ xây dựng kế hoạch trung và dài hạn cho các hoạt động phát triển của Cơng ty.
Giám đốc kinh doanh:
Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thơng tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị, lập và tổ chức triển khai kế hoạch các hoạt động kinh doanh của cơng ty. Thực hiện phê duyệt và kiểm sốt các hợp đồng bán hàng, chính sách kinh doanh của cơng ty. Quản lý các hoạt động kinh doanh của cơng ty, đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của cơng ty và Luật pháp Việt Nam.
Trung tâm trưng bày sản phẩm:
Trưng bày, giới thiệu, tiếp thị các sản phẩm của cơng ty, nâng cao tính hấp dẫn của sản phẩm, làm cho những sản phẩm được giới thiệu nổi bật và ấn tượng trong mắt của những khách hàng tiềm năng. Là nơi tiếp khách hàng, ký kết, thỏa thuận các hợp đồng mua bán của phịng kinh doanh. Tổ chức sự kiện giao lưu, tìm hiểu nhu cầu, sở thích của khách hàng nhằm thu hút khách hàng một cách hiệu quả nhất tới những sản phẩm của cơng ty.
Phịng kinh doanh:
Đề ra các chiến lược kinh doanh nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Cung cấp cho Giám đốc những thơng tin cần thiết về khách hàng, các thơng tin về hợp đồng đang thực hiện và những phản hồi của khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như tình hình cạnh tranh trên thị trường trong nước. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, duy trì, chăm sĩc tốt khách hàng hiện tại đem lại doanh thu phát triển và ổn định cho cơng ty.
Phịng giao nhận - xuất nhập khẩu:
Thực hiện các thủ tục, giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Thực hiện các chức năng của mình nhằm giải quyết các vấn đề về hàng hĩa như giao nhận, khai báo hàng hĩa và làm thủ tục Hải quan cho hàng hĩa xuất nhập khẩu. Là phịng chuyên trách quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ xuất nhập hàng của cơng ty từ cảng biển và sân bay. Khi hàng về đến kho của cơng ty thì phịng cĩ trách nhiệm giao hàng, phân phối sản phẩm đến khách hàng.