5. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp hồn thiện quản trị kênh phân phối của Cơng ty TNHH
3.2.4. Hồn thiện hoạt động quản lý các dịng chảy trong kênh phân phối
Hồn thiện dịng sản phẩm: để khắc phục tình trạng giao hàng chậm và sai
số lượng, cơng ty nên thơng báo cho các NPP thời gian đặt hàng trong một thời điểm nhất định như là vào 8 - 9 giờ sáng hàng ngày, đồng loạt, để nhân viên sắp xếp, tính tốn phân chia hàng hĩa thống nhất, khĩ bị nhầm lẫn. Cơng ty nên mua phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp và phù hợp với quy mơ của Cơng ty, giúp nhân viên cĩ thể truy xuất dữ liệu hàng tồn kho, tình hình hàng hĩa nhanh chĩng, đồng bộ, dễ dàng thực hiện cơng việc phân phối hàng, giao hàng, khĩ bị nhầm lẫn. Khi cĩ thơng tin đặt hàng, nhân viên cập nhật ngay với số liệu tồn kho trong phần mềm quản lý để báo cho khách hàng cịn hàng hay hết hàng và phịng giao nhận để giao hàng cho khách hàng. Ngồi ra, Cơng ty nên sử dụng phần mềm ghi âm cuộc gọi hoặc đặt hàng qua email, fax để cĩ bằng chứng khi cĩ sai sĩt và quản lý nhân viên.
Cĩ chính sách phạt, phân chia trách nhiệm rõ ràng cho các nhân viên khi xảy ra sai sĩt, thể hiện bằng văn bản rõ ràng thơng báo cho các nhân viên như là chịu trách nhiệm đền bù hồn tồn giá trị của sản phẩm sai sĩt đĩ do lỗi của mình gây ra. Định kỳ hàng tháng, phịng kinh doanh cung cấp số liệu doanh số từng mặt hàng, từng khu vực của từng loại kênh phân phối và các thơng tin khác phản hồi từ thành viên kênh và lực lượng bán hàng cho ban giám đốc, để từ đĩ kết hợp với thơng tin từ thị trường, NTD, ban giám đốc đưa ra kế hoạch, chiến lược phân phối đúng mặt hàng, số lượng, đúng thời điểm, khu vực đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Hơn nữa, nhân viên kinh doanh cũng cần thường xuyên nhắc nhở thành viên kênh phân phối đặt hàng khi lượng hàng tồn kho thấp hơn nhu cầu trong 2 ngày sắp tới hoặc các ngày lễ tết sẽ cĩ lượng tiêu thụ lớn để luơn đáp ứng kịp thời cho NTD.
Mặt khác, Cơng ty cũng cần phải tổ chức bố trí sắp xếp lại hàng trong kho, chia ra các tầng kệ hợp lý, tránh việc hàng chồng chất lên nhau gây hư hỏng và khĩ kiểm sốt hàng hay lấy hàng, nhập hàng. Nên cĩ các ký hiệu, sơ đồ rõ ràng để việc tìm kiếm hàng thêm dễ dàng, khoa học. Sơ đồ kho nên lập trên máy tính để dễ dàng chỉnh sửa kho khi cĩ nhập xuất, thay đổi vị trí, dễ dàng in lại khi mất bản sơ đồ, sơ đồ nên được dán ở các cửa kho, bàn làm việc của quản lý kho. Thiết lập nguyện tắc
nhập xuất kho theo nguyên tắc FIFO (nhập trước, xuất trước) vì tính chất Cơng ty là hàng tươi sống, thời gian bảo quản ngắn nên việc này rất quan trọng.
Thiết lập hệ thống camera quan sát để theo dõi nhân viên làm việc để khắc phục kịp thời các hạn chế của NVBH nhằm giúp ổn định trong hoạt động kinh doanh bán sản phẩm của Cơng ty.
Hồn hiện dịng xúc tiến: cần tăng cường mức độ đa dạng của các chương trình khuyến mãi để đảm bảo thu hút khách hàng. Chú trọng hình thức khuyến mãi đối với tất cả các thành viên kênh, khơng bỏ sĩt thành viên nào. Các hình thức khuyến mãi cĩ thể tăng tỷ lệ hoa hồng trên tổng doanh thu đối với NPP , đối với NTD cuối cùng cĩ thể tặng quà, giảm giá như đã nĩi ở phần cải thiện chính sách khuyến khích, động viên ở trên (Mục 3.2). Điều quan trọng đối với dịng xúc tiến là
vấn đề kiểm sốt, phải đảm bảo các vật dụng hỗ trợ của cơng ty như quầy kệ, hàng khuyến mãi phải đến tay NTD và cĩ hình thức đánh giá hiệu quả các chương trình này mang lại.
Định kỳ một năm một lần tổ chức hội nghị khách hàng với khách mời là các thành viên kênh phân phối lớn và các khách hàng tiềm năng nhằm tạo điều kiện giao lưu, quảng bá thương hiệu và sản phẩm Cơng ty.
Phối hợp với các quảng cáo ngồi trời như đặt biển quảng cáo các sản phẩm chủ lực của cơng ty ở vị trí các tuyến đường lớn, khu đơ thị cĩ nhiều nhà hàng, khách sạn, trường học. Ngồi ra, cơng ty tăng cường trang trí bảng hiệu sang trọng cho các thành viên kênh phân phối nhằm thu hút khách hàng.
Xây dựng hình ảnh sản phẩm Cơng ty trên Youtube, Facebook thơng qua những clip, hình ảnh dạy cách cắm hoa, trang trí ra các bình hoa, chậu hoa đẹp, rực rỡ màu sắc luơn đi kèm với hình ảnh của Cơng ty.
Hồn thiện dịng thơng tin: để thơng tin trở nên thơng suốt trong tồn bộ kênh phân phối, cơng ty cần cĩ một đường dây nĩng phổ biến đến khách hàng để giải đáp các thắc mắc. Bên cạnh đĩ, cơng ty cần huấn luyện nhân viên cơng tác thu thập và báo cáo thơng tin thị trường cho các phịng ban chuyên trách. Dịng thơng tin phải đảm bảo hai chiều từ cơng ty đến các thành viên kênh. Các thơng tin này cĩ
thể được nhận từ email, fax, website hoặc điện thoại và thời gian giải quyết phải thực hiện trong ngày.
Đối với các thành viên kênh cần cĩ định kỳ hàng quý một cuộc gặp mặt giao lưu khen thưởng các thành viên và NVBH xuất sắc. Đây cũng là buổi tổng kết họp mặt báo cáo tình hình thực hiện quý vừa qua và kế hoạch hành động trong quý kế tiếp. Việc làm này gĩp phần tạo điều kiện giao lưu học hỏi giữa các thành viên kênh về kinh nghiệm bán hàng. Trong buổi gặp mặt, đĩ cũng là dịp để Cơng ty lấy ý kiến phản hồi thơng qua khảo sát, hỏi ý kiến các thành viên kênh để cĩ một hướng nhìn