Chương 1 : Cơ sở lý luận về chất lượng dịch vụ
3.3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công tại UBND huyện
3.3.2. Giải pháp nâng cao cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là một trong sáu thành phần tạo nên chất lượng dịch vụ hành chính cơng và cũng là một trong những tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ này. Giải pháp nâng cao cơ sở vật chất là cần kiện tồn mơ hình một cửa theo Điều 9 của Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, ngày 25/3/2015 của Thủ tướng chính phủ quyết định ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa liên thơng tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương quy định về diện tích làm việc, trang thiết bị của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Bên cạnh đó, muốn nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính cơng về cơ sở vật chất, tác giả đưa ra một số giải pháp sau:
Thứ nhất, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cần hoàn thiện cơ chế “Một cửa, một dấu” (cơ chế một cửa liên thông mức độ 2). Ưu điểm của cơ chế này là giúp cho người dân tiết kiệm được thời gian khi làm thủ tục hành chính, người dân không phải đi lại nhiều cửa, nhiều lần, mất nhiều thời gian và chi phí để hồn thành giấy tờ, hồ sơ làm thủ tục liên quan đến dịch vụ hành chính. Đồng thời, cổng thơng tin điện tử của huyện cần có đầy đủ thơng tin về quy trình thủ tục thực hiện dịch vụ, các giấy tờ cần thiết trong thành phần, hồ sơ công khai cho người dân nắm và họ dễ dàng thực hiện.
Thứ hai, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND huyện Bình Tân tiếp tục chóng triển khai thực hiện cơ chế một cửa liên thông hiện đại với yêu cầu phải có phần cứng của hạ tầng cơng nghệ thông tin và các thiết bị chuyên dụng nhằm thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4. Hiện nay, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện chỉ là cơ chế liên thông ở mức độ 2 cần phải xây dựng lên mức độ 3 và 4 tức là cơ chế một cửa liên thơng hiện đại. Vì cơ chế một cửa liên thơng hiện đại có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng cung ứng dịch hành chính cơng, do đó huyện cần phải tiến hành triển khai có hiệu quả cơ chế này. Mặt khác, để thực hiện hiệu quả cơ chế một cửa liên thông hiện đại, UBND huyện cần đầu tư cải tạo, nâng cấp phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị điện tử hiện đại và áp dụng phần mềm điện tử nhằm tin học hóa tất cả các giao dịch hành chính giữa người dân, tổ chức
với cơ quan chuyên môn của huyện và giữa các cơ quan chuyên môn với nhau trong việc công khai, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả cho người dân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan hành chính huyện.
Do đó, UBND huyện cần phải đầu tư cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo hướng nâng cấp và bổ sung các phương tiện làm việc cho cán bộ, cơng chức, bố trí hệ thống camera kiểm sốt, trang bị đầy đủ máy photo, máy tính có nối mạng, bảng điện tử tra cứu, hướng dẫn thủ tục hồ sơ, hệ thống quét mã vạch kiểm tra kết quả giải quyết hồ sơ, đẩy mạnh việc sử dụng các phần mềm chuẩn hố theo quy trình ISO 9001:2008 để xây dựng cơ chế một cửa liên thông hiện đại.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bên cạnh trang bị đầy đủ thiết bị nên đảm bảo các yếu tố như: ánh sáng, chỗ ngồi, nơi viết hồ sơ…, rộng rãi, thống mát và ln được vệ sinh sạch sẽ nhằm tạo cảm giác thoải mái cho người dân khi đến liên hệ và giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, tạo điều kiện cho chuyên viên phát huy hết khả năng làm việc của mình. UBND huyện nên trang bị thêm cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả máy fax, máy in…và các trang thiết bị cần thiết khác để đáp ứng nhu cầu làm việc và yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
Bên cạnh đó, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nên đặt vị trí trang trọng của cơ quan hành chính nhà nước, thuận tiện cho người dân trong quá trình thực hiện dịch vụ hành chính cơng tại huyện, cần bố trí khoa học theo các khu chức năng, bao gồm: khu vực cung cấp thông tin, thủ tục hành chính, khu vực đặt trang thiết bị điện tử, khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quày tương ứng từng lĩnh vực khác nhau, bố trí đủ ghế ngồi chờ, bàn để viết dành cho người dân đến giao dịch.
Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thường xuyên cập nhật và niêm yết các thông tin hướng dẫn, biểu mẫu, thủ tục và chi phí làm hồ sơ một cách chính xác, đầy đủ để người dân tiện theo dõi và làm theo hướng dẫn một cách dễ dàng, hạn chế được thời gian đi lại nhiều lần và mua việc nhầm hồ sơ đã hết hiệu lực; người dân
cũng dễ dàng điền thông tin trong hồ sơ. Bên cạnh đó, tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cần xây dựng đường dây nóng để người dân tiện liên lạc để được hướng dẫn về thủ tục hành chính hoặc về quy trình ….
Chuyên viên tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cần có biện pháp cải tiến lề lối làm việc nhằm rút ngắn thời gian trao trả kết quả so với quy định bằng cách áp dụng phầm mềm vào quy trình xử lý hồ sơ như sau khi hồ sơ hợp lệ chuyên viên tiếp nhận, sau đó nhập vào hệ thống phần mềm về hồ sơ và số điện thoại của người dân, phần mềm tự động chuyển qua cho các cơ quan chuyên môn, sau khi cơ quan chuyên môn đã giải quyết xong, chuyển qua chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND huyện phê duyệt khi đó hệ thống phần mềm tự động gửi tin nhắn SMS cho người dân đến nhận kết quả. Nếu Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ và thông tin này sẽ giúp cho người dân ít tốn thời gian, khơng phải đi lại nhiều lần và cũng không phải ngồi chờ đợi hoặc chờ đợi chuyên viên trả lời về thủ tục hồ sơ của họ đã xong chưa.