Chương 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.2. Nội dung xây dựng hệ thống Thẻ điểm cân bằng tại Công ty Thermtrol
3.2.5. Xây dựng Thẻ điểm cân bằng cấp Phòng ban
Công ty và chức năng của mỗi Phòng ban. Mục đích chính của việc xây dựng hệ thống KPI cho các Phòng ban chức năng là thể hiện các công việc và trách nhiệm của các Phịng ban thành những thước đo có thể lượng hóa được, từ đó giúp cho nhà quản trị cấp trung và quản trị cấp cao thấy được hoạt động của các Phòng ban là đúng hướng theo chiến lược của công ty đề ra.
Trên cơ sở bảng mô tả chức năng và hoạt động của các Phòng ban, Bản đồ chiến lược và bảng Thẻ điểm cân bằng Công ty, tác giả đã phát triển thành hệ thống PI ban đầu cho các Phòng ban chức năng như bảng phụ lục 9 (do giới hạn trình bày, tác giả chỉ đưa vào trong phần phụ lục Hệ thống KPI Phòng Quản lý chất lượng như là một ví dụ).
Sau khi bảng KPI ban đầu của từng Phòng ban chức năng được xác định, tác giả dùng sơ đồ tư duy (mind map, phụ lục 10) để trao đổi trực tiếp với mỗi trưởng các Phòng ban chức năng và các nhân viên trong Phòng ban để xác định lại tầm quan trọng, sự khả thi và sự gắn kết với chiến lược và mục tiêu Công ty. Mỗi chỉ số KPI được xác lập với mỗi trưởng các bộ phận được định nghĩa một cách rõ ràng hơn và xác định cách thức đo lường cũng như chỉ tiêu định lượng cho từng KPI nhằm tạo sự thống nhất và giúp cho các nhân viên trong các phòng chức năng này hiểu được và thực hiện được hệ thống KPI đã đề ra.
Ở tất cả các Phịng ban chức năng, các trưởng bộ phận đều có chung yêu cầu là các chỉ số KPI thiết lặp ở các cấp Phòng ban nên cần phải được rút gọn và xúc tích để vừa thể hiện được mục tiêu chiến lược của Công ty, vừa là cơ sở đánh giá kết quả cơng việc của Phịng ban, nhằm tránh sự mất tập trung và khó quản lý trong quá trình thực hiện. Kết quả của quá trình này là các chỉ số KPI của các phòng ban chức năng được lựa chọn còn lại từ 15 đến 20 chỉ số cho mỗi phòng.
Từ các bước xây dựng trên, tác giả đã tổng hợp được bảng Thẻ điểm cân bằng cho các Phòng ban chức năng và một lần nữa trao đổi và ghi nhận phản hồi của các Trưởng Phòng ban và các nhân viên về Thẻ điểm cân bằng vừa mới được xây dựng.
Cuối cùng bảng Thẻ điểm cân bằng hồn thiện của mỗi Phịng ban chức năng như sau:
Bảng 3-4: Bảng Thẻ điểm cân bằng – Phòng Quản lý chất lượng
(Nguồn: tổng hợp của tác giả)
Khía cạnh (Perspectives ) Mục tiêu (Objectives) Thước đo (Measures) Trọng số (Weight) Chỉ tiêu (Target) Hành động (Initatives) Tỉ lệ tiền lương NV Phòng
chất lượng trên doanh thu 40% 0.65%
Quản lý nguồn lực và thời gian thực hiện
cơng việc Tỉ lệ chi phí khơng chất
lượng trên doanh thu 60% 0.20%
Kế hoạch kiểm soát CL cho việc phát hiện
và phòng ngừa lỗi Tỉ lệ sản phẩm lỗi 50% 350ppm
Số khiếu nại của khách
hàng 50%
1 trường hợp/tháng Tỉ lệ lỗi trong qui trình
sản xuất 20% 400ppm Tỉ lệ loại lô tại khâu kiểm
tra cuối 20% 0.30% Tỉ lệ lô nguyên vật liệu
không đạt 10% 0.50% Cải thiện qui trình
liên quan khách hàng Tỉ lệ phản hồi khách hàng kịp thời 10% 95.00% Vi tính hố thơng tin dữ liệu Nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng Thời gian chứng nhận ISO/TS 16949 30% Năm 2014 Thực hiện theo dự án ISO/TS 16949 An tồn lao động Tai nạn lao động 10% 0
Chương trình an tồn lao động & huấn
luyện, đào tạo Số giờ đào tạo cho một
nhân viên 20%
12giờ /NV/quý Số khoá đào tạo về kỹ
năng QL chất lượng 20%
1khoá /tháng Số kỹ năng trên một nhân
viên kiểm tra CL 10%
3 kỹ năng/ NV Vi tính hố qui trình hoạt động Số qui trình hoạt động được vi tính hố 25% 1 qui trình/ phịng ban Phân tích qui trình và sự cần thiết vi tính hố Nâng cao sự hài
lòng nhân viên Tỉ lệ nhân viên nghỉ việc 25% 10% Khảo sát sự hài lòng của nhân viên Đào tạo nâng cao kỹ năng, thiết kế qui trình sản xuất chống sai lỗi.
Kiểm sốt chất lượng qui trình HỌC HỎI & PHÁT TRIỂN 20% TÀI CHÍNH 25%
Đào tạo nâng cao kỹ năng, thiết kế qui trình
sản xuất chống sai lỗi
Đào tạo và nâng cao kỹ năng
Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) và lập chương trình đào tạo QUI TRÌNH NỘI BỘ 30% Giảm chi phí KHÁCH HÀNG 25% Chất lượng ổn định