CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.3 Triển khai vận dụng Bảng cân bằng điểm tại trường Cao Đẳng Nghề Tỉnh Bà
Bà Rịa–Vũng Tàu
Bước 1: Xác định tính cấp thiết và quyết tâm áp dụng BSC.
Đây là bước khởi đầu và là bước rất quan trọng để xác định tính khả thi của việc vận dụng BSC vào việc đánh giá thành quả hoạt động của nhà trường. Ban lãnh đạo cần xác định sự cần thiết của việc vận dụng BSC và có một quyết tâm vững chắc để có sự kiên trì, thống nhất thực hiện của toàn bộ CB - GV.
Bước 2: Chuẩn bị cho sự thay đổi
Một khi Nhà Trường đã quyết định áp dụng theo Bảng cân bằng điểm, Nhà Trường phải thành lập một Ban chuyên trách. Ban chuyên trách cần có Ban giám hiệu, các Trưởng phịng, Trưởng khoa dẫn đầu là Trưởng phịng Kế tốn. Bởi lẽ đây là những người nắm rõ quy trình hoạt động và tình hình của hoạt động của nhà trường nhất. Ban chuyên trách này phải được đào tạo về kỹ năng xây dựng và vận dụng Bảng cân bằng điểm thật kĩ càng. Ngoài ra, Nhà Trường nên mời một số chuyên gia có kinh nghiệm trong việc triển khai thành công Bảng cân bằng điểm trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu.
Đồng thời, thơng qua các cuộc họp cơ quan, sử dụng mạng nội bộ, quảng bá truyền thơng qua các văn bản, sách, tạp chí, Nhà Trường phổ biến lợi ích của Bảng cân bằng điểm đến tất cả CBCNV, thể hiện rõ quyết tâm vận dụng này vào việc thực tiễn hoạt động của Nhà Trường nhằm huy động mọi lực lượng cùng tham gia.
Bước 3: Xác định các thước đo
Thước đo là hết sức quan trọng, nếu xác định sai hoặc không xác định được sẽ làm cho các mục tiêu bị hiểu sai và không thể định hướng cho những chương trình hành động về sau. Nhà trường nên tổ chức các cuộc thảo luận giữa Ban chuyên trách Bảng cân bằng điểm, Ban lãnh đạo Nhà trường, Lãnh đạo các Khoa/Phòng ban và với các chuyên gia để xác định các thước đo phù hợp nhất trên bốn phương diện: Khách hàng, sinh viên, quy trình hoạt động nội bộ, học hỏi và phát triển.
Bước 4: Xác định các chỉ tiêu
Đến bước này, Nhà trường cần đưa ra các con số cụ thể cho từng mục tiêu và thước đo đã xác định ở bước trước. Phân tích xu hướng, phỏng vấn Ban lãnh đạo, Báo cáo tổng kết tại Họp cơ quan cuối năm đều có thể được sử dụng để làm cơ sở đưa ra các chỉ tiêu phù hợp.
Bước 5: Lập kế hoạch hành động
Sau khi đã có mục tiêu và thước đo cụ thể cho từng phương diện, Ban chuyên trách cần lên kế hoạch những việc cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Để có thể hồn thành kế hoạch, nhà trường cần đảm bảo tất cả các thành viên đều hiểu rõ.
Bước 6: Phân tầng Bảng cân bằng điểm xuống các cấp bên dưới
Do điều kiện giới hạn về năng lực nghiên cứu như thời gian hồn thành khóa luận nên tác giả chỉ xây dựng Bảng cân bằng điểm cấp Trường. Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tiễn Nhà trường, Ban chuyên trách phải tiếp tục phân tầng Bảng cân bằng điểm xuống cấp Khoa/ Phòng ban và cuối cùng là cấp cá nhân – CBCNV, giảng viên. Việc phân tầng Bảng cân bằng điểm xuống các cấp thấp hơn cho phép các Khoa/Phòng ban hay từng CBCNV, giảng viên soạn thảo các mục tiêu, thước
Bước 7: Quy đổi điểm và đánh giá tính cân bằng
Ở bước này, Ban chuyên trách tiến hành thu thập số liệu, đánh giá mức độ hoàn thành của từng chỉ tiêu. Trên cơ sở đó, quy đổi điểm cho từng chỉ tiêu, điểm bình quân cho từng phương diện và điểm cân bằng chung của Bảng cân bằng điểm. Tác giả đề xuất cách tính điểm theo các bước sau:
Xác định mức độ hoàn thành của từng chỉ tiêu theo cơng thức sau: Mức độ hồn thành
chỉ tiêu =
Chỉ tiêu kỳ thực hiện
x 100% Chỉ tiêu kỳ kế hoạch
- Quy đổi mức độ hoàn thành của các chỉ tiêu sang thang điểm như bảng sau: Mức độ hoàn thành Điểm Mức độ hoàn thành Điểm
X < 30 1 70 X < 80 6
30 X < 40 2 80 X < 90 7
40 X < 50 3 90 X < 100 8
50 X < 60 4 100 X < 110 9
60 X < 70 5 X 110 10
- Xác định tỷ trọng từng phương diện và từng KPIs (Phụ lục 23). - Tính điểm bình qn cho từng phương diện và điểm cân bằng chung.
Điểm bình quân cho từng phương diện =
Điểm hoàn thành chỉ tiêu X
Trọng số KPI theo nhóm KRI
Điểm cân bằng chung = Điểm hoàn thành chỉ tiêu X
Trọng số KPI trực tiếp
Dựa vào số điểm bình quân và điểm cân bằng chung, Nhà trường đánh giá được tính cân bằng của từng phương diện và cân bằng tổng thể. Tác giả đề xuất cách để xác định dấu hiệu cân bằng dựa trên điểm bình quân như sau:
Điểm trên 8,5: Cân bằng.
Điểm dưới 7: Mất cân bằng nghiêm trọng.
Từ những đánh giá đó, Nhà trường sẽ biết mình đang gặp khó khăn ở phương diện nào, chỉ tiêu nào, từ đó đề xuất các giải pháp để kịp thời khắc phục những hạn chế nhằm mang lại sự cân bằng tổng thể trong toàn bộ Nhà trường.
Bước 8: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh
Vào cuối mỗi năm, trong các cuộc họp cơ quan, họp tổng kết, họp giao ban, Lãnh đạo Nhà trường cần báo cáo quá trình triển khai và thực hiện Bảng cân bằng điểm trước tồn thể CBCNV của Nhà trường. Qua đó, Nhà trường đánh giá những kết quả đạt được trên bốn phương diện, đồng thời rút kinh nghiệm để tiếp tục triển khai cho năm sau.