3.2. Các giải pháp hồn thiện quy trình đào tạo nguồn nhân lực
3.2.1.4. Giai đoạn 4: Đánh giá đào tạo
Giai đoạn này sẽ giúp cấp quản lý nhìn lại những gì BSV đã thực hiện đƣợc và những khó khăn cần phải khắc phục.
- Đánh giá cá nhân: đánh giá đƣợc kết quả cá nhân đạt đƣợc ngay khi kết thúc
khóa học và sau kết thúc khóa học 1 thời gian xác định. Cá nhân phải đƣợc
đánh giá kết hợp giữa kiến thức có đƣợc và thực tế áp dụng đƣợc. Điều này đƣợc thể hiện thông qua kết quả bài kiểm tra và doanh số thực hiện công việc
của nhân viên.
- Đánh giá nhóm: đánh giá kết quả trung bình của một nhóm nhân viên hoạt
động cùng trong 1 đại lý và kết quả của cá nhân sẽ đƣợc xem xét cùng với kết
quả của nhóm để xem xét cá nhân có cùng nhau phát triển khơng hay có cá
nhân nào chƣa theo kịp nhóm hoạt động để xác định nguyên nhân và tìm ra
giải pháp kịp thời.
- Đánh giá tác động của tổ chức: dựa vào doanh số thực hiện công việc, chi phí
thực hiện đào tạo để xem xét xem hoạt động đào tạo có hiệu quả khơng?
- Cơng bố kết quả đánh giá:
o Kết quả đánh giá phải đƣợc cơng bố chính thức, thơng qua hệ thống tin nhắn điện thoại hoặc email.
o Đề xuất những giải pháp thay đổi cần thiết.
Tính khả thi của đề xuất
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất xây dựng quy trình thực hiện đào
tạo thì có 10/10 các chun gia đồng ý với đề xuất này. Đây là hoạt động quan trọng nhất hiện nay bởi vì BSV chƣa có bất kỳ quy trình nào chính thức về hoạt động thực hiện đào tạo. Đội ngũ nhân viên ngày càng tăng thì yêu cầu cấp bách về một quy
trình cụ thể càng cao.
- Thời gian thực hiện: Nên đƣợc triển khai sớm, trong năm tài chính mới
– FY17. Trong thời gian thử nghiệm, BSV có thể xem xét và điều chỉnh
- Chi phí: Chi phí xây dựng quy trình này có thể tạm hiểu là tồn bộ chi
phí hoạt động đào tạo trong một năm nên cần phải ƣớc tính ngân sách cho mỗi khóa học và khả năng đầu tƣ của công ty nằm trong mức chi phí biên cho phép.
- Khả năng thực hiện: giải pháp này cần đƣợc triển khai sớm để làm cơ
sở phát triển cho các đề xuất nhỏ khác.
3.2.2. Thực hiện thường niên chương trình giới thiệu về BSV
Nhƣ thực trạng tác giả đã phân tích, mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, tầm nhìn và những mong muốn của công ty chỉ đƣợc giới thiệu một lần khi nhân viên đƣợc tuyển
dụng. Nhân viên sẽ nhớ là cấp quản lý đã thực hiện nhƣng chi tiết là gì thì khơng nhớ
đƣợc. Mục tiêu và chiến lƣợc của cơng ty sẽ có sự điều chỉnh qua từng giai đoạn và sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến cơ hội nghề nghiệp cũng nhƣ cơ hội đào tạo của nhân viên. Vì vậy, đề xuất của tác giả là nên thực hiện việc giới thiệu lại lại mục tiêu, tầm nhìn và những mong muốn của công ty về đội ngũ bán hàng và cơ hội đào tạo của họ. Chƣơng trình có thể thực hiện kết hợp cùng với những thông báo khác của bộ phận Nhân sự. Cấp quản lý của bộ phận Dân dụng phải hỗ trợ thông báo cho Nhân sự khi có kế hoạch đào tạo trong năm để chuyên viên Nhân sự có sự sắp xếp chu đáo hơn. Trƣớc khi thực hiện chƣơng trình, chuyên viên Nhân sự nên bàn bạc với cấp quản lý của bộ phân Dân dụng để thống nhất nội dung.
Tính khả thi của đề xuất
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất thực hiện thƣờng niên chƣơng
trình giới thiệu về BSV, có 7/10 các chun gia đồng ý với đề xuất này. Chƣơng trình
giới thiệu này có thể đƣợc triển khai tốt khi thực hiện kết hợp với các hoạt động phát
sinh khác từ bộ phận Nhân sự.
- Người thực hiện: Hoạt động giới thiệu lại mục tiêu của BSV cũng nhƣ
- Tài liệu giới thiệu: Chuyên viên Nhân sự sẽ chuẩn bị tài liệu về giới
thiệu công ty, cập nhật những điểm thay đổi về mục tiêu, tầm nhìn và mong muốn của công ty đối với đội ngũ bán hàng Zacs Store.
- Cách thức thực hiện:
o Thực hiện trong kỳ họp quý, do có 5 vùng nên chuyên viên Nhân sự có thể luân phiên mỗi quý làm ở một vài vùng.
o Phƣơng thức thực hiện: Thuyết trình
o Thời gian thực hiện: kéo dài khoảng 30 phút.
- Chi phí: do ngƣời thực hiện là nhân viên của cơng ty nên chỉ có chi phí
di chuyển, lƣu trú và ăn uống cho hoạt động này. Chi phí này đƣợc xác định còn tùy thuộc vào địa điểm thực hiện nên ngân sách cho hoạt động này có thể ƣớc tính trung bình khoảng 8,000,000 VND/ngƣời/lần. Nhƣ vậy, một năm chuyên viên nhân sự cần thực hiện ở 5 vùng thì tổng chi phí sẽ là 40,000,000 VND/ngƣời/năm.
- Khả năng thực hiện: có thể thƣc hiện đƣợc và cần cân nhắc linh động
thời gian.
3.2.3. Hồn thiện bảng mơ tả cơng việc chi tiết và rõ ràng hơn
Hiện nay, BSV đã có bản mơ tả cơng việc cho từng vị trí cơng việc và cũng liệt kê chi tiết các trách nhiệm cần thực hiện. Tuy nhiên, bản mô tả công việc chƣa đề cập đến thẩm quyền của ngƣời thực hiện công việc, những tiêu chí đánh giá cơng việc, khối lƣợng cơng việc cần thực hiện trong ngày, điều kiện làm việc, v.v… Bản mô tả công việc là do bộ phận quản lý xây dựng dựa trên kinh nghiệm của cá nhân và đƣợc áp dụng từ những ngày đầu của dự án Zacs Store nên bản mô tả cơng việc mang tính chủ quan cao và chỉ quan tâm đến quyền lợi của công ty.
Để khắc phục những thiếu sót của bản mơ tả cơng việc hiện nay thì BSV cần phải thực hiện hoạt động phân tích cơng việc. Phân tích cơng việc để xem xét lại những trách nhiệm trong bảng mô tả công việc hiện nay còn hợp lý và có những nhiệm vụ nào mới phát sinh, cần phải điều chỉnh hoặc bổ sung khơng. Ngồi ra, khi
thực hiện phân tích cơng việc, cơng ty nên lựa chọn những thông tin cần thiết then chốt để tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện thu thập. Những thông tin cần chú ý nhƣ sau:
- Thông tin về điều kiện làm việc, điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lƣơng bổng, khen thƣờng, các yếu tố về thể lực, rủi ro khó tránh, v.v…
- Thơng tin về các nhiệm vụ thực tế của nhân viên tại nơi làm việc nhƣ: mối quan hệ đối khi thực hiện công việc, cách thức làm việc, v.v…
- Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên cần phải có nhƣ trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng liên quan, và những đặc điểm cá nhân khác. - Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc bao gồm các quy định
về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Việc thu thập thơng tin nên có sự tham gia của cấp quản lý của bộ phận Nhân sự và bộ phận Dân dụng thông qua 3 phƣơng pháp đƣợc đề xuất: phƣơng pháp quan sát, phƣơng pháp nhật ký công việc và phƣơng pháp phỏng vấn.
- Phương pháp phỏng vấn: thực hiện trực tiếp một vài cá nhân hoặc một vài
nhóm nhân viên ở các vùng kinh doanh để nắm bắt các thông tin về công việc. Phƣơng pháp này sẽ mất nhiều thời gian và chi phí, tuy nhiên sẽ mang lại những thông tin cần thiết và bộ phận quản lý sẽ nắm bắt đƣợc thái độ của nhân viên trong khi phỏng vấn.
- Phương pháp bảng câu hỏi: Chuyên viên nhân sự của bộ phận Nhân sự cùng
với sự hỗ trợ của các giám đốc vùng xây dựng một bảng câu hỏi và phát cho nhân viên. Do tính chất phân bổ rộng khắp nên đây sẽ là cách hữu hiệu để thu thập đầy đủ thơng tin cả tồn bộ nhân viên nhất.
- Phương pháp nhật ký công việc: yêu cầu nhân viên ghi chép lại tất cả các công
việc đƣợc giao và kết quả hoàn thành nhiệm vụ trong suốt một kỳ đánh giá. Phân tích nhật ký ngày làm việc sẽ cho cấp quản lý biết đƣợc các công việc mà nhân viên đã thực hiện, thời gian thực hiện, mức độ thực hiện, v.v… Tuy
nhiên, phƣơng pháp này sẽ mất nhiều thời gian mà cơng ty cũng rất khó kiểm sốt đƣợc mức độ chính xác do ngƣời viết sẽ ngại viết những lỗi sai do chủ quan cá nhân hoặc họ khơng có đủ thời gian thực hiện.
Thơng qua phân tích cơng việc, cấp quản lý sẽ nhận đƣợc chi tiết tất cả các thông tin liên quan đến việc thực hiện cơng việc của nhân viên, từ đó, cấp quản lý có cơ sở để xây dựng, hồn thiện bản mơ tả cơng việc phù hợp với thực tế hơn. Đề xuất của tác giả về một số thông tin cần đƣợc bổ sung vào bảng mô tả công việc, những chi tiết này cần đƣợc xây dụng cụ thể hơn và sát thực tế công việc của nhân viên hơn:
- Nhận diện công việc: tên công việc, cấp bậc cơng việc.
- Tóm tắt cơng việc: mục đích của cơng việc này là gì
- Các mối quan hệ trong công việc: quan hệ với những ngƣời bên trong và
các đối tác bên ngoài nhƣ thế nào.
- Trách nhiệm: liệt kê các nhiệm vụ chính.
- Thẩm quyền người thực hiện cơng việc: xác định rõ giới hạn và phạm vi
quyền hạn trong các quyết định về tài chính, nhân sự, thơng tin, v.v… - Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên: tiêu
chuẩn này tại công ty gắn liền với hệ thống tiền lƣơng, thƣởng nên có thể tách riêng thành một phụ lục hoặc một văn bản riêng.
- Điều kiện làm việc, Phương tiện làm việc
- Ngồi ra, cịn có u cầu đối với nhân viên thực hiện cơng việc nhƣ: o Trình độ văn hóa, Chun mơn, Ngoại ngữ, tin học, v.v… o Kinh nghiệm công tác
o Các kỹ năng làm việc với con ngƣời, máy móc thiết bị o Phẩm chất cá nhân
o Đặc điểm cá nhân
Những yêu cầu này thuộc bảng tiêu chuẩn công việc nhƣng theo tác giả, công ty có thể bổ sung vào cuối bảng mơ tả công việc để thuận tiện cho việc thông báo đến nhân viên hơn.
Tính khả thi của đề xuất
Thơng qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất hoàn thiện bảng mơ tả cơng việc
thì có 8/10 các chun gia đồng ý với đề xuất này. Công ty cần phải có một văn bản
thống nhất chung để mọi ngƣời dựa vào đó thực hiện và hiểu đƣợc cơng việc của
mình.
- Người thực hiện: Chuyên viên nhân sự và Giám đốc kinh doanh vùng
- Thời gian thực hiện: 3 tháng
- Cách thức thực hiện:
o Phỏng vấn: Chuyên viên nhân sự sẽ đi phỏng vấn một vài nhân
viên đại diện cho 5 vùng cùng với Giám đốc kinh doanh của vùng đó. Thời gian thực hiện cho mỗi vùng từ 2-3 ngày làm
việc.
o Bảng câu hỏi: Sẽ đƣợc chuyển phát theo đƣờng bƣu điện cho các quản lý khu vực. Quản lý khu vực sẽ thu thập thông tin và gửi lại cho Chuyên viên nhân sự
- Chi phí thực hiện: có thể ƣớc tính ngân sách bao gồm các khoản nhƣ
sau:
o Chi phí di chuyển, lƣu trú: 10,000,000 VND/ngƣời/vùng phỏng vấn. Tổng chi phí sẽ là 50,000,000 VND/ngƣời.
o Việc thu thập thông tin, sàn lọc và xây dựng bản mô tả do nhân viên công ty thực hiện nên khơng phát sinh chi phí.
o Chi phí khác phát sinh: 20,000,000VND
Tổng chi phí sẽ là 70,000,000 VND
- Khả năng thực hiện: có thể thực hiện đƣợc. Giải pháp hồn thiện bảng
mơ tả cơng việc chƣa mang lại lợi ích tức thời nhƣng trong dài hạn với số lƣợng nhân viên ngày càng tăng thì đây là việc cần thiết cho nhiều
3.2.4. Xây dựng cách thức hướng dẫn nhiệm vụ cụ thể và thống nhất giữa các vùng miền
Hoạt động hƣớng dẫn nhiệm vụ cụ thể đƣợc thực hiện thông qua quản lý khu vực, chẳng hạn nhƣ mời các nhà thầu tham gia miniworkshop, thu thập thông tin khách hàng đã tham gia chƣơng trình khuyến mãi, thực hiện báo cáo chƣơng trình khuyến mãi, bán sản phẩm mới - Xà gồ Zacs, v.v... Một vài hoạt động tác giả để cập là những hoạt động đang gặp khá nhiều than phiền từ đội ngũ nhân viên với nguyên nhân lớn nhất là việc triển khai chƣa đƣợc thống nhất từ các vùng miền. Mặc dù, mỗi vùng miền sẽ có những đặc tính thị trƣờng khác nhau nhƣng một vài yêu cầu chung vẫn rất cần thống nhất. Bộ phận Dân dụng có văn phịng đặt ở 4 nơi trên cả nƣớc nên nhân viên của BSV cũng phải phân bố đều ở các tỉnh thành. Mỗi khi triển khai một hoạt động nào đó thơng thƣờng đƣợc họp thống nhất qua điện thoại kết nối vùng. Chính vì vậy, khả năng hiểu sai ý hoặc chƣa đủ ý xảy ra rất cao.
Đề xuất của tác giả cho việc hƣớng dẫn nhiệm vụ là thông báo bằng văn bản và quy định rõ ràng nhiệm vụ trách nhiệm của cả quản lý khu vực và của nhân viên. Tác giả đã thử nghiệm thành cơng khi thực hiện chƣơng trình khuyến mãi dành nhà thầu qua 2 giai đoạn: khuyến mãi tháng 9, 10, 11 và 12; và Khuyến mãi Tết Tháng 1 và tháng 2 (xem phụ lục 15). Hoạt động hƣớng dẫn này chủ yếu nên đƣợc thực hiện cho những nhiệm vụ cần tuân theo quy trình cụ thể hoặc liên quan nhiều đến chứng từ, giấy tờ, hoặc đòi hỏi kỹ năng sử dụng tin học. Do đặc điểm cơng việc, có rất ít ngƣời trong đội ngũ nhân viên có khả năng sử dụng máy tính thành thạo nên họ gặp rất nhiều khó khăn khi hoạt động với nhiệm vụ thực hiện báo cáo.
Tác giả đề xuất một vài thông tin cần thiết cho việc công bố văn bản hƣớng dẫn công việc một cách chi tiết và cụ thể nhƣ sau: Tên công việc cần thực hiện; Ngƣời thực hiện cơng việc; Mục đích cần đạt đƣợc trong việc thực hiện cơng việc này; Quy trình thực hiện hoặc cách thức thực hiện cơng việc: tùy vào từng nhiệm vụ mà cách thức thực hiện sẽ khác nhau; Ngƣời liên hệ.
Tùy thuộc vào từng công việc mà hoạt động hƣớng dẫn sẽ linh động, không nhất thiết phải theo một biểu mẫu nào cả. Đối với những hƣớng dẫn đã cơng bố, cơng ty có thể điều chỉnh khi cần thiết. Theo ý kiến của tác giả, sau khi công bố hƣớng dẫn công việc 3 tháng hoặc 6 tháng, công ty nên khảo sát ý kiến của nhân viên để biết đƣợc quy trình hoặc cách thức đó có hoạt động tốt khơng hay cịn phát sinh những khó khăn nào nữa để cơng ty tìm cách khắc phục.
Xây dựng các văn bản hƣớng dẫn thực hiện công việc tuy là đề xuất rất nhỏ nhƣng sẽ mang lại kết quả tức thời, đồng thời sẽ tạo thói quen làm việc có quy trình
cho nhân viên. Ban đầu ngƣời phụ trách sẽ vất vả khi thực hiện nhƣng những nhiệm vụ phát sinh về sau sẽ không mất quá nhiều thời gian để soạn thảo hƣớng dẫn.
Tính khả thi của đề xuất
Thơng qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất xây dựng cách thức hƣớng dẫn nhiệm vụ cụ thể và thống nhất giữa các vùng miền thì có 10/10 các chun gia đồng ý với đề xuất này:
- Người thực hiện: Ngƣời phụ trách giao nhiệm vụ
- Thời gian thực hiện: Ngay trƣớc khi công bố nhiệm vụ
- Cách thức thực hiện: Ngƣời phụ trách giao nhiệm vụ xây dựng và đƣợc
sự góp ý, phê duyệt của Lãnh đạo bộ phận Dân dụng
- Chi phí thực hiện: do hoạt động phát sinh từ cơng việc trực tiếp nên
khơng cần chi phí hỗ trợ.