3.2. Các giải pháp hồn thiện quy trình đào tạo nguồn nhân lực
3.2.3. Hồn thiện bảng mơ tả cơng việc chi tiết và rõ ràng hơn
Hiện nay, BSV đã có bản mơ tả cơng việc cho từng vị trí cơng việc và cũng liệt kê chi tiết các trách nhiệm cần thực hiện. Tuy nhiên, bản mô tả công việc chƣa đề cập đến thẩm quyền của ngƣời thực hiện cơng việc, những tiêu chí đánh giá cơng việc, khối lƣợng công việc cần thực hiện trong ngày, điều kiện làm việc, v.v… Bản mô tả công việc là do bộ phận quản lý xây dựng dựa trên kinh nghiệm của cá nhân và đƣợc áp dụng từ những ngày đầu của dự án Zacs Store nên bản mơ tả cơng việc mang tính chủ quan cao và chỉ quan tâm đến quyền lợi của cơng ty.
Để khắc phục những thiếu sót của bản mơ tả cơng việc hiện nay thì BSV cần phải thực hiện hoạt động phân tích cơng việc. Phân tích cơng việc để xem xét lại những trách nhiệm trong bảng mô tả công việc hiện nay cịn hợp lý và có những nhiệm vụ nào mới phát sinh, cần phải điều chỉnh hoặc bổ sung khơng. Ngồi ra, khi
thực hiện phân tích cơng việc, cơng ty nên lựa chọn những thông tin cần thiết then chốt để tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện thu thập. Những thơng tin cần chú ý nhƣ sau:
- Thông tin về điều kiện làm việc, điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lƣơng bổng, khen thƣờng, các yếu tố về thể lực, rủi ro khó tránh, v.v…
- Thông tin về các nhiệm vụ thực tế của nhân viên tại nơi làm việc nhƣ: mối quan hệ đối khi thực hiện công việc, cách thức làm việc, v.v…
- Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên cần phải có nhƣ trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng liên quan, và những đặc điểm cá nhân khác. - Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc bao gồm các quy định
về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Việc thu thập thơng tin nên có sự tham gia của cấp quản lý của bộ phận Nhân sự và bộ phận Dân dụng thông qua 3 phƣơng pháp đƣợc đề xuất: phƣơng pháp quan sát, phƣơng pháp nhật ký công việc và phƣơng pháp phỏng vấn.
- Phương pháp phỏng vấn: thực hiện trực tiếp một vài cá nhân hoặc một vài
nhóm nhân viên ở các vùng kinh doanh để nắm bắt các thông tin về công việc. Phƣơng pháp này sẽ mất nhiều thời gian và chi phí, tuy nhiên sẽ mang lại những thông tin cần thiết và bộ phận quản lý sẽ nắm bắt đƣợc thái độ của nhân viên trong khi phỏng vấn.
- Phương pháp bảng câu hỏi: Chuyên viên nhân sự của bộ phận Nhân sự cùng
với sự hỗ trợ của các giám đốc vùng xây dựng một bảng câu hỏi và phát cho nhân viên. Do tính chất phân bổ rộng khắp nên đây sẽ là cách hữu hiệu để thu thập đầy đủ thơng tin cả tồn bộ nhân viên nhất.
- Phương pháp nhật ký công việc: yêu cầu nhân viên ghi chép lại tất cả các công
việc đƣợc giao và kết quả hoàn thành nhiệm vụ trong suốt một kỳ đánh giá. Phân tích nhật ký ngày làm việc sẽ cho cấp quản lý biết đƣợc các công việc mà nhân viên đã thực hiện, thời gian thực hiện, mức độ thực hiện, v.v… Tuy
nhiên, phƣơng pháp này sẽ mất nhiều thời gian mà cơng ty cũng rất khó kiểm sốt đƣợc mức độ chính xác do ngƣời viết sẽ ngại viết những lỗi sai do chủ quan cá nhân hoặc họ khơng có đủ thời gian thực hiện.
Thơng qua phân tích cơng việc, cấp quản lý sẽ nhận đƣợc chi tiết tất cả các thông tin liên quan đến việc thực hiện cơng việc của nhân viên, từ đó, cấp quản lý có cơ sở để xây dựng, hồn thiện bản mơ tả cơng việc phù hợp với thực tế hơn. Đề xuất của tác giả về một số thông tin cần đƣợc bổ sung vào bảng mô tả công việc, những chi tiết này cần đƣợc xây dụng cụ thể hơn và sát thực tế công việc của nhân viên hơn:
- Nhận diện công việc: tên công việc, cấp bậc công việc.
- Tóm tắt cơng việc: mục đích của cơng việc này là gì
- Các mối quan hệ trong công việc: quan hệ với những ngƣời bên trong và
các đối tác bên ngoài nhƣ thế nào.
- Trách nhiệm: liệt kê các nhiệm vụ chính.
- Thẩm quyền người thực hiện công việc: xác định rõ giới hạn và phạm vi
quyền hạn trong các quyết định về tài chính, nhân sự, thơng tin, v.v… - Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên: tiêu
chuẩn này tại công ty gắn liền với hệ thống tiền lƣơng, thƣởng nên có thể tách riêng thành một phụ lục hoặc một văn bản riêng.
- Điều kiện làm việc, Phương tiện làm việc
- Ngồi ra, cịn có u cầu đối với nhân viên thực hiện cơng việc nhƣ: o Trình độ văn hóa, Chun mơn, Ngoại ngữ, tin học, v.v… o Kinh nghiệm công tác
o Các kỹ năng làm việc với con ngƣời, máy móc thiết bị o Phẩm chất cá nhân
o Đặc điểm cá nhân
Những yêu cầu này thuộc bảng tiêu chuẩn cơng việc nhƣng theo tác giả, cơng ty có thể bổ sung vào cuối bảng mô tả công việc để thuận tiện cho việc thông báo đến nhân viên hơn.
Tính khả thi của đề xuất
Thơng qua phỏng vấn chun gia về đề xuất hồn thiện bảng mơ tả cơng việc
thì có 8/10 các chun gia đồng ý với đề xuất này. Cơng ty cần phải có một văn bản
thống nhất chung để mọi ngƣời dựa vào đó thực hiện và hiểu đƣợc cơng việc của
mình.
- Người thực hiện: Chuyên viên nhân sự và Giám đốc kinh doanh vùng
- Thời gian thực hiện: 3 tháng
- Cách thức thực hiện:
o Phỏng vấn: Chuyên viên nhân sự sẽ đi phỏng vấn một vài nhân
viên đại diện cho 5 vùng cùng với Giám đốc kinh doanh của vùng đó. Thời gian thực hiện cho mỗi vùng từ 2-3 ngày làm
việc.
o Bảng câu hỏi: Sẽ đƣợc chuyển phát theo đƣờng bƣu điện cho các quản lý khu vực. Quản lý khu vực sẽ thu thập thông tin và gửi lại cho Chuyên viên nhân sự
- Chi phí thực hiện: có thể ƣớc tính ngân sách bao gồm các khoản nhƣ
sau:
o Chi phí di chuyển, lƣu trú: 10,000,000 VND/ngƣời/vùng phỏng vấn. Tổng chi phí sẽ là 50,000,000 VND/ngƣời.
o Việc thu thập thông tin, sàn lọc và xây dựng bản mô tả do nhân viên công ty thực hiện nên khơng phát sinh chi phí.
o Chi phí khác phát sinh: 20,000,000VND
Tổng chi phí sẽ là 70,000,000 VND
- Khả năng thực hiện: có thể thực hiện đƣợc. Giải pháp hồn thiện bảng
mơ tả cơng việc chƣa mang lại lợi ích tức thời nhƣng trong dài hạn với số lƣợng nhân viên ngày càng tăng thì đây là việc cần thiết cho nhiều
3.2.4. Xây dựng cách thức hướng dẫn nhiệm vụ cụ thể và thống nhất giữa các vùng miền
Hoạt động hƣớng dẫn nhiệm vụ cụ thể đƣợc thực hiện thông qua quản lý khu vực, chẳng hạn nhƣ mời các nhà thầu tham gia miniworkshop, thu thập thông tin khách hàng đã tham gia chƣơng trình khuyến mãi, thực hiện báo cáo chƣơng trình khuyến mãi, bán sản phẩm mới - Xà gồ Zacs, v.v... Một vài hoạt động tác giả để cập là những hoạt động đang gặp khá nhiều than phiền từ đội ngũ nhân viên với nguyên nhân lớn nhất là việc triển khai chƣa đƣợc thống nhất từ các vùng miền. Mặc dù, mỗi vùng miền sẽ có những đặc tính thị trƣờng khác nhau nhƣng một vài yêu cầu chung vẫn rất cần thống nhất. Bộ phận Dân dụng có văn phịng đặt ở 4 nơi trên cả nƣớc nên nhân viên của BSV cũng phải phân bố đều ở các tỉnh thành. Mỗi khi triển khai một hoạt động nào đó thơng thƣờng đƣợc họp thống nhất qua điện thoại kết nối vùng. Chính vì vậy, khả năng hiểu sai ý hoặc chƣa đủ ý xảy ra rất cao.
Đề xuất của tác giả cho việc hƣớng dẫn nhiệm vụ là thông báo bằng văn bản và quy định rõ ràng nhiệm vụ trách nhiệm của cả quản lý khu vực và của nhân viên. Tác giả đã thử nghiệm thành cơng khi thực hiện chƣơng trình khuyến mãi dành nhà thầu qua 2 giai đoạn: khuyến mãi tháng 9, 10, 11 và 12; và Khuyến mãi Tết Tháng 1 và tháng 2 (xem phụ lục 15). Hoạt động hƣớng dẫn này chủ yếu nên đƣợc thực hiện cho những nhiệm vụ cần tuân theo quy trình cụ thể hoặc liên quan nhiều đến chứng từ, giấy tờ, hoặc đòi hỏi kỹ năng sử dụng tin học. Do đặc điểm cơng việc, có rất ít ngƣời trong đội ngũ nhân viên có khả năng sử dụng máy tính thành thạo nên họ gặp rất nhiều khó khăn khi hoạt động với nhiệm vụ thực hiện báo cáo.
Tác giả đề xuất một vài thông tin cần thiết cho việc công bố văn bản hƣớng dẫn công việc một cách chi tiết và cụ thể nhƣ sau: Tên công việc cần thực hiện; Ngƣời thực hiện cơng việc; Mục đích cần đạt đƣợc trong việc thực hiện công việc này; Quy trình thực hiện hoặc cách thức thực hiện cơng việc: tùy vào từng nhiệm vụ mà cách thức thực hiện sẽ khác nhau; Ngƣời liên hệ.
Tùy thuộc vào từng công việc mà hoạt động hƣớng dẫn sẽ linh động, không nhất thiết phải theo một biểu mẫu nào cả. Đối với những hƣớng dẫn đã công bố, công ty có thể điều chỉnh khi cần thiết. Theo ý kiến của tác giả, sau khi công bố hƣớng dẫn công việc 3 tháng hoặc 6 tháng, công ty nên khảo sát ý kiến của nhân viên để biết đƣợc quy trình hoặc cách thức đó có hoạt động tốt khơng hay cịn phát sinh những khó khăn nào nữa để cơng ty tìm cách khắc phục.
Xây dựng các văn bản hƣớng dẫn thực hiện công việc tuy là đề xuất rất nhỏ nhƣng sẽ mang lại kết quả tức thời, đồng thời sẽ tạo thói quen làm việc có quy trình
cho nhân viên. Ban đầu ngƣời phụ trách sẽ vất vả khi thực hiện nhƣng những nhiệm vụ phát sinh về sau sẽ không mất quá nhiều thời gian để soạn thảo hƣớng dẫn.
Tính khả thi của đề xuất
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất xây dựng cách thức hƣớng dẫn nhiệm vụ cụ thể và thống nhất giữa các vùng miền thì có 10/10 các chun gia đồng ý với đề xuất này:
- Người thực hiện: Ngƣời phụ trách giao nhiệm vụ
- Thời gian thực hiện: Ngay trƣớc khi công bố nhiệm vụ
- Cách thức thực hiện: Ngƣời phụ trách giao nhiệm vụ xây dựng và đƣợc
sự góp ý, phê duyệt của Lãnh đạo bộ phận Dân dụng
- Chi phí thực hiện: do hoạt động phát sinh từ công việc trực tiếp nên
khơng cần chi phí hỗ trợ.
- Khả năng thực hiện: có khả năng thực hiện cao và có tác động tức thời.
3.2.5. Thống nhất phương thức thông báo đến nhân viên.
Trƣớc khi bƣớc vào q trình thực hiện đào tạo, cơng ty sẽ cần thu thập thơng tin từ phía nhân viên. Bên cạnh đó, cơng ty cũng sẽ cần thơng báo với nhân viên về thông tin cuộc họp, thông tin hƣớng dẫn thực hiện công việc cũng nhƣ giải đáp những thắc mắc. Tuy nhiên, hiện nay công ty chƣa thống nhất đƣợc phƣơng thức liên hệ với nhân viên. Đơi khi có những thơng tin cần thiết nhƣng liên hệ qua email thì
nhân viên bảo không nhận đƣợc, hoặc liên hệ qua điện thoại thì lại khơng nhớ. Do đó, BSV cần phải thống nhất lại phƣơng thức liên hệ với nhân viên vì 2 mục tiêu:
- Đảm bảo tồn thể nhân viên nắm đƣợc thông tin về các hoạt động liên quan đến cơng việc của mình nhƣ: thơng báo lịch họp tập trung, thơng báo lịch học và nội dung khóa học, những hƣớng dẫn công việc, hoặc những thông báo thay đổi về các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc, v.v…
- Thống nhất cách thức làm việc để nhân viên có trách nhiệm hơn với cơng việc và với các hoạt động mà công ty đã đầu tƣ vào đội ngũ bán hàng.
Để thống nhất lại phƣơng thức liên hệ và thông báo cho đội ngũ nhân viên Zacs Store, tác giả có đề xuất cấp quản lý sử dụng các phƣơng thức khác nhau:
- Sử dụng email:
o Email nhân viên sử dụng vẫn là email cá nhân. Công ty chƣa cung cấp tài khoản email cho đội ngũ này là vì tính chất cơng việc, họ ln di chuyển và máy tính khơng phải là phƣơng tiện làm việc cần thiết cho họ trong thời gian này. Do đó, việc áp dụng gửi thông tin qua email vẫn chƣa mang lại hiệu quả nhƣ mong đợi giữa công ty và đội ngũ bán hàng. Mặc dù vậy, tác giả vẫn đề xuất nên tiếp tục sử dụng email vì email là phƣơng pháp truyền đạt thông tin tối ƣu nhất hiện nay: không tốn kém chi phí, dễ thực hiện và thông tin tự động lƣu trữ và ngƣời nhận lẫn ngƣời gửi có thể tìm đọc lại.
o Tuy nhiên, cũng cần phải đạt một số yêu cầu: Thông tin cần thông báo phải đƣợc soạn sẵn với những nội dung ngắn gọn, cụ thể nhƣng vẫn không kém phần thu hút. Email phải nêu đƣợc các nội dung quan trọng.
- Gửi thông tin qua tin nhắn điện thoại:
o Nếu email khó cho nhân viên tiếp cận thơng tin ngay lập tức thì điện thoại sẽ làm đƣợc điều này. Hiện nay, điện thoại là phƣơng tiện vô cùng quan trọng đối với con ngƣời, đặc biệt là với nhân viên bán hàng
thì điện thoại là phƣơng tiện lao động hàng ngày. Khi thông tin đƣợc
gửi thông qua tin nhắn điện thoại, ngƣời nhận sẽ cập nhật đƣợc sớm
hơn phƣơng thức sử dụng email.
o Tuy nhiên, phƣơng pháp này sẽ tốn chi phí lớn nếu sử dụng hệ thống
tin nhắn tổng đài vì số lƣợng nhân viên q ít. Tác giả đề xuất sử dụng một số điện thoại di động, có thể tạo hoặc không tạo SMS Brandname,
để nhắn tin cho nhân viên. Đồng thời, chi tiết thông báo yêu cầu nhân
viên tham khảo thông qua email. Nhƣ vậy, nhân viên sẽ biết đƣợc cơng
ty đang có thơng báo mới và họ cần phải cập nhật.
o Chi phí ƣớc tính khoảng 100,000 VND/lần. Một năm có 4 kỳ họp quý
và những thông báo khác. Vậy, tổng cộng chi phí ƣớc tính phƣơng pháp sử dụng tin nhắn điện thoại hoảng 1,000,000 VND/10 lần/năm. o Phƣơng pháp này sẽ hỗ trợ tốt cho việc sử dụng email với chi phí thấp.
- Nhắc nhở trực tiếp nhân viên thông qua bộ phận quản lý khu vực: Phƣơng
pháp này nhằm hỗ trợ cho hai phƣơng pháp trên. Bộ phận quản lý khu vực sẽ làm việc với nhân viên của mình thƣờng xun, ít nhất đi thị trƣờng cùng nhân viên khoảng 2 lần/tháng và trao đổi làm việc qua điện thoại hàng ngày. Khi có thơng tin mới, cấp quản lý bao gồm cả bộ phận quản lý khu vực sẽ nhận đƣợc
trƣớc. Do đó, khi làm việc với nhân viên của mình, họ chỉ cần đề cập đến và
nhắc nhở nhân viên cập nhật thông tin để thực hiện công việc theo đúng yêu
cầu. Phƣơng pháp này thực hiện dựa trên việc thuận tiện và khơng tốn chi phí.
Để thơng tin đƣợc nhân viên cập nhật đúng, đủ và kịp thời thì nên sử dụng kết hợp các phƣơng pháp với nhau để tạo đƣợc mức độ hiệu quả tốt nhất.
Tính khả thi của đề xuất
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất thống nhất phƣơng thức thông
báo thơng tin đến đội ngũ nhân viên có 8/10 các chuyên gia đồng ý với đề xuất này.
- Thời gian thực hiện: khi có thơng tin cần cập nhật hoặc thơng báo, ƣớc
tính 10 lần/năm.
- Khả năng thực hiện: có khả năng thực hiện cao vì hoạt động này sẽ rèn
luyện thói quen cho nhân viên. Sau này, cơng ty có thể cân nhắc lại khi nhân viên đã hình thành thói quen nhận và đọc email.