CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝTHUYẾT
3.2. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện chuỗi cung ứng đầu ra của công ty
3.2.3. xuất mơhình các dịng chảy trongchuỗi cung ứng đầu ra của
công ty TNHH Mebipha tại thị trường Việt Nam giai đoạn 2017 - 2022
Trong phần này, tác giả đề xuất mơ hình các dịng chảy trong chuỗi cung ứng đầu ra gồm dịng vật chất, dịng tài chính và dịng thơng tin.
3.2.3.1. Dịng vật chất
Giải thích hình 3.3
Nhà sản xuất giao hàng trực tiếp cho nhà phân phối (1a) và người tiêu dùng thuộc nhóm cơng ty/trang trại chăn ni (1b). Và ngược lại, nhà phân phối và người tiêu dùng thuộc nhóm cơng ty/trang trại chăn nuôi sẽ trả hàng bị lỗi kỹ thuật hoặc giao sai đơn hàng về cho nhà sản xuất nếu cần (1a' và 1b')
Hình 3.3. Dịng vật chất trong chuỗi cung ứng đầu ra giai đoạn 2017 - 2022
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Công ty TNHH Mebipha Công ty phân phối Đại lý phân phối Cửa hàng phân phối Công ty chăn nuôi - Nhà chăn nuôi -Công ty/trang trại chăn nuôi nhỏ Trang trại chăn nuôi Công ty bán lẻ Đại lý bán lẻ Cửa hàng bán lẻ (1a) (1b) (1b') (1a') (2a' ) (2a) (2b) (2b') (3b) (3a) (3b') (3a')
Nhà phân phối Nhà bán lẻ Người tiêu dùng
Nhà phân phối bán hàng trực tiếp cho nhà bán lẻ (2a) và người tiêu dùng thuộc nhóm cơng ty/trang trại chăn nuôi (2b). Và ngược lại, nhà bán lẻ và người tiêu dùng thuộc nhóm cơng ty/trang trại chăn ni sẽ trả hàng bị lỗi kỹ thuật hoặc giao sai đơn hàng về cho nhà phân phối nếu cần (2a' và 2b')
Nhà bán lẻ bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng (3a và 3b). Và ngược lại, người tiêu dùng sẽ trả hàng bị lỗi kỹ thuật hoặc giao sai đơn hàng về cho nhà bán lẻ nếu cần (3a' và 3b')
Tác giả đề xuất dòng chảy vật chất trong chuỗi cung ứng đầu ra giữa các thành viên như sau:
Giữa công ty TNHH Mebipha và khách hàng cấp 1 (nhà phân phối) Sau khi công ty đã lựa chọn được các nhà phân phối chính thức tại địa phương theo điều kiện quy định thì trực tiếp phân phối hàng hóa cũng như thu hồi các sản phẩm không đạt chuẩn. Khi phát hiện sản phẩm bị lỗi thì cơng ty sẽ thông báo bằng văn bản đến nhà phân phối và u cầu họ thu hồi hàng hóa trong vịng 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo.
Giữa công ty TNHH Mebipha và khách hàng cấp 2
Khách hàng cấp 2 có thể mua và đổi/trả sản phẩm thông qua các khách hàng cấp 1 của công ty TNHH Mebipha tại thị trường.
Giữa công ty TNHH Mebipha và khách hàng cấp 3
Công ty và trang trại chăn nuôi: tương tự như đối với nhà phân phối.
Công ty và trang trại chăn nuôi nhỏ, nhà chăn nuôi: mua hàng cũng như đổi/trả sản phẩm thông qua hệ thống phân phối của công ty.
Hoạt động thu hồi sản phẩm không đạt chuẩn và cách xử lý:
Sau khi nhận được các sản phẩm trả về, cơng ty Mebipha chuyển về cho phịng sản xuất xác định lỗi. Nếu sản phẩm bị lỗi kỹ thuật sẽ báo cáo phòng điều phối tiến hành đổi hàng mới cho khách, nếu các lỗi khơng do nhà sản xuất thì sẽ tiêu hủy theo đúng quy trình.
Quy trình giao hàng:
Bộ phận điều phối kế hợp với phòng thu mua kiểm tra lượng nguyên vật liệu, nhãn, thùng, hộp, sản phẩm tồn kho,… có đủ để đáp ứng đơn hàng hay khơng. Sẽ có hai tình huống xảy ra như sau:
Trường hợp có đủ hoặc khơng đủ nhưng có khả năng thu mua đáp ứng tiến độ sản xuất thì phịng điều phối tiến hành lập lệnh sản xuất.
Trường hợp khơng có khả năng nhập đủ nguồn hàng thì thơng báo cho phịng kinh doanh lệnh chờ sản xuất hoặc hủy đơn hàng.
Sau khi nhà máy chuẩn bị xong sẽ báo hàng đã sẵn sàng cho bộ phận điều phối. Bộ phận điều phối hàng sẽ phân phối hàng theo như đơn đặt hàng đã nhận được lúc ban đầu.
So sánh giữa mơ hình dòng vật chất trong chuỗi cung ứng đầu ra năm 2016 và mơ hình đề xuất của tác giả:
Sự giống nhau giữa hai mơ hình: dịng sản phẩm và dòng thu hồi song song và ngược chiều nhau.
Sự khác biệt ở mơ hình giai đoạn 2017 -2022: do có sự phân cấp người tiêu dùng thành hai nhóm: nhóm nhà chăn ni và cơng ty/trang trại chăn ni nhỏ, nhóm cơng ty/trang trại chăn ni. Thêm vào đó, nhà sản xuất chỉ có mối quan hệ tương tác trực tiếp với nhà phân phối và người tiêu dùng thuộc nhóm cơng ty và trang trại chăn nuôi, không làm việc trực tiếp với nhà bán lẻ như trong mơ hình năm 2016 nên dịng vật chất ở mơ hình đề xuất cũng khơng đi từ nhà sản xuất đến nhà bán lẻ.
Nội dung giải pháp:
Mục tiêu của đề xuất này là tiết kiệm được thời gian, chi phí và nhân sự cho khâu giao nhận và thu hồi hàng hóa từ khách hàng về nhà sản xuất.
Các thức triển khai giải pháp: công ty cần giảm tỷ trọng thuê ngoài, trang bị thêm xe tải nội bộ với tải trọng phù hợp; đào tạo, huấn luyện nhân viên giao nhận chuyên nghiệp để thực hiện giao hàng đồng thời thu hồi hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, lỗi giao sai đơn hàng cho các khách hàng tại khu vực miền Trung, Miền Đơng và miền Tây để tăng tính chủ trọng trong khâu giao nhận. Khách hàng ở khu vực miền Bắc vẫn thuê ngoài vận chuyển như hiện nay (chành xe Phượng Hồng). Trên thực
tế, các cơng ty vận chuyển sẽ ngưng nhận hàng hóa khi xe đã quá tải trọng, chuyển lượng hàng hóa đó sang chuyến vận chuyển tiếp theo và chờ cho đến khi xe đủ tải trọng mới bắt đầu hành trình của mình. Điều đó làm cho các đơn hàng cần giao của cơng ty không chủ động được tiến độ giao hàng, đặc biệt là các đơn hàng gấp. Vào các thời gian lễ, Tết công ty không thể giao hàng cho khách vì các cơng ty vận chuyển khơng làm việc hoặc nghỉ làm việc trước Tết rất sớm, thời gian thấp điểm thì hàng giao khá chậm do cơng ty vận chuyển chờ tập hợp hàng hóa đủ tải trọng cho một chuyến xe.
Hiệu quả của mơ hình đề xuất:
Thời gian giao hàng cũng như thu hồi hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, lỗi giao sai đơn hàng: vì các khuyết điểm trên của nhà vận chuyển th ngồi nên khi cơng ty TNHH Mebipha có đội xe vận chuyển riêng sẽ rút ngắn thời gian giao hàng cũng như thu hồi hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, lỗi giao sai đơn hàng. Thời gian giao hàng tại các khu vực sẽ được giảm do cơng ty am hiểu đường đi, vị trí tọa lạc của các nhà phân phối hơn các cơng ty vận chuyển th ngồi, tải trọng xe được trang bị đa dạng, tùy lượng hàng hóa mà điều phối các loại xe phù hợp: dự kiến thời gian giao hàng đồng thời thu hồi hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, lỗi giao sai đơn hàng miền Tây rút ngắn từ 2-5 ngày xuống còn 1-2 ngày tùy địa điểm, miền Trung rút ngắn từ 3-7 ngày xuống còn 2-5 ngày tùy địa điểm, miền Đông trong 1 -2 ngày tùy địa điểm.
Chi phí giao hàng cũng như thu hồi hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, lỗi giao sai đơn hàng:
Hiện nay công ty th ngồi vận chuyển thì mức phí như sau:
Khu vực miền Tây: 30.000 đồng – 50.000 đồng/kiện hàng/điểm giao hàng nằm trên quốc lộ, đường lớn. Các điểm giao hàng nằm ngoài tuyến đường quốc lộ, đường lớn phải có xe trung chuyển thì cước phí sẽ tăng thêm 10.000 đồng – 30.000 đồng/kiện hàng/điểm giao hàng. Mức phí cụ thể sẽ được thơng báo khi cơng ty giao hàng cho công ty vận chuyển.
Khu vực miền Đông: 30.000 đồng – 50.000 đồng/kiện hàng/điểm giao hàng nằm trên quốc lộ. Các điểm giao hàng nằm ngồi tuyến đường quốc lộ phải
có xe trung chuyển thì cước phí sẽ tăng thêm 10.000 đồng – 30.000 đồng/kiện hàng/điểm giao hàng. Mức phí cụ thể sẽ được thông báo khi công ty giao hàng cho công ty vận chuyển.
Khu vực miền Trung: 50.000 đồng – 80.000 đồng/kiện hàng/điểm giao hàng nằm trên quốc lộ. Các điểm giao hàng nằm ngoài tuyến đường quốc lộ phải có xe trung chuyển thì cước phí sẽ tăng thêm 30.000 đồng – 70.000 đồng/kiện hàng/điểm giao hàng. Mức phí cụ thể sẽ được thơng báo khi cơng ty giao hàng cho công ty vận chuyển.
Khu vực miền Bắc: 1.700.000 đồng/ tấn hàng hóa. Đây là mức phí cố định trong một năm được thỏa thuận trên hợp đồng vận chuyển.
Như vậy, chỉ có nhà vận chuyển tuyến Hồ Chí Minh đi các tỉnh khu vực
miền Bắc có giá cước cố định do khối lượng vận chuyển hàng tháng lớn, ổn định. Còn lại các thị trường miền Trung, miền Đơng, miền Tây thì mỗi nhà vận chuyển chỉ chuyển hàng đến một số khu vực nhất định trong khi số lượng khách hàng của công ty rất nhiều, phân tán nhỏ lẻ, lượng hàng hóa giao nhận ít nên cơng ty không thể ký hợp đồng với các nhà vận chuyển. Mỗi khi phát sinh nhu cầu vận chuyển, cơng ty khơng tính tốn được mức chi phí giao hàng cụ thể mà phải có báo giá từ cơng ty vận chuyển tùy địa điểm giao hàng và khối lượng hàng hóa. Do đó, khi cơng ty sử dụng xe tải nội bộ giao hàng sẽ chủ động sắp xếp lịch trình di chuyển phù hợp đến tất cả các điểm cần giao hàng mà khơng bị hạn chế lộ trình, tính tốn chi phí giao hàng tối ưu nhất cho mỗi chuyến đi.
Nhân sự giao hàng cũng như thu hồi hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, lỗi giao sai đơn hàng: trên mỗi chuyến xe công ty chỉ sắp xếp hai nhân sự phụ trách lái xe, bốc dỡ hàng hóa, bàn giao chứng từ và ghi nhận tất cả các thông tin phản hồi của khách hàng, thu hồi hàng hóa bị lỗi kỹ thuật, lỗi giao sai đơn hàng
Chỉ tiêu đo lường hiệu suất hoạt động:
Tác giả đề xuất một số định mức của các chỉ tiêu đo lường hiệu suất hoạt động như sau: hệ thống đo lường dịch vụ khách hàng trường hợp sản xuất theo đơn đặt hàng:
Thời gian vận chuyển hàng hóa đến khách hàng: tối đa cho khu vực miền Bắc là 7 ngày, khu vực miền Tây là 2 ngày, khu vực miền Trung là 5 ngày, khu vực miền Đơng là 2 ngày kể từ ngày hàng hóa xuất kho.
Tỉ lệ đơn hàng vận chuyển đúng hạn: tối thiểu 90% tổng đơn hàng tính từ ngày 01 đến ngày 25 hàng tháng.
Số lượng những đơn hàng vận chuyển bị trễ hạn: tối đa 10% tổng đơn hàng tính từ ngày 01 đến ngày 25 hàng tháng
Số lượng hàng phải thu hồi do lỗi kỹ thuật: tối đa 5% tổng đơn hàng tính từ ngày 01 đến ngày 25 hàng tháng
Số lượng hàng phải thu hồi do lỗi giao sai đơn hàng: tối đa 1% tổng đơn hàng tính từ ngày 01 đến ngày 25 hàng tháng
Thời gian đổi trả hàng hóa do lỗi kỹ thuật hoặc do lỗi giao sai đơn hàng: tối đa 10 ngày kể từ ngày công ty TNHH Mebipha nhận được phản hồi từ khách hàng
3.2.3.2. Dịng thơng tin
Giải thích hình 3.4
(1) gồm các thông tin sau:
Xác nhận thông tin đặt hàng.
Tiến độ sản xuất.
Tiến độ giao hàng.
Tình trạng hàng hóa được giao: số lượng, quy cách, tên sản phẩm…
Cơng nợ, thời hạn thanh tốn.
(1) (4) (2) Cơng ty TNHH Mebipha Nhà phân phối Nhà bán lẻ Nhà chăn ni cơng ty/trang trại
chăn ni
Hình 3.4. Dịng thơng tin trong chuỗi cung ứng đầu ra giai đoạn 2017 - 2022
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) (3) (1') (5') (4') (3') (2')
Các chương trình khuyến mãi.
Kế hoạch sản xuất, kinh doanh, khuyến mãi, hỗ trợ riêng cho từng khách hàng của công ty trong tháng/quý kế tiếp.
(2) gồm các thông tin sau:
Xác nhận thông tin đặt hàng.
Tiến độ giao hàng.
Tình trạng hàng hóa được giao: số lượng, quy cách, tên sản phẩm…
Cơng nợ, thời hạn thanh tốn.
Các chương trình khuyến mãi.
Kế hoạch sản xuất, kinh doanh, khuyến mãi, hỗ trợ riêng cho từng khách hàng trong tháng/quý kế tiếp.
(3) gồm các thơng tin về chương trình khuyến mãi, hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn sản phẩm, đường dây nóng của cơng ty,…
(4) gồm các thơng tin về chương trình khuyến mãi, hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn sản phẩm thông qua poster, bandroll dán tại đại lý/cửa hàng/nhà phân phối.
(1') gồm các thông tin sau:
Tình trạng hàng hóa được giao: số lượng, quy cách, tên sản phẩm…
Có hài lịng với các chương trình khuyến mãi của cơng ty TNHH Mebipha không.
Cung cấp thông tin thị trường: nhu cầu tiêu dùng, các hoạt động của đối thủ cạnh tranh (tùy giai đoạn),…
Tự phản hồi các thông tin về sản phẩm, chất lượng dịch vụ khách hàng sau khi bán.
Phản hồi các thông tin về sản phẩm, chất lượng dịch vụ khách hàng sau khi bán được thu thập từ nhà bán lẻ.
(2') gồm các thông tin sau:
Tình trạng hàng hóa được giao: số lượng, quy cách, tên sản phẩm…
Có hài lịng với các chương trình khuyến mãi của cơng ty TNHH Mebipha không.
Cung cấp thông tin thị trường: nhu cầu tiêu dùng, các hoạt động của đối thủ cạnh tranh (tùy giai đoạn),…
Tự phản hồi các thông tin về sản phẩm, chất lượng dịch vụ khách hàng sau khi bán.
Phản hồi các thông tin về sản phẩm, chất lượng dịch vụ khách hàng sau khi bán được thu thập từ người tiêu dùng.
(3') gồm các thông tin sau:
Có hài lịng với sản phẩm của cơng ty TNHH Mebipha khơng: bao bì, quy cách đóng gói, nhãn hộp…
Có hài lịng với các chương trình hỗ trợ mua hàng của cơng Ty TNHH Mebipha khơng.
(4') gồm các thơng tin sau:
Có hài lịng với các chương trình khuyến mãi khơng.
Phản hồi các thông tin về sản phẩm, giá cả.
Có hài lịng về sản phẩm, giá cả so với các cơng ty khác không. (5') gồm các thơng tin sau:
Tình trạng hàng hóa được giao: số lượng, quy cách, tên sản phẩm…
Có hài lịng với các chương trình khuyến mãi của công Ty TNHH Mebipha không.
Cung cấp thông tin thị trường: nhu cầu tiêu dùng, các hoạt động của đối thủ cạnh tranh (tùy giai đoạn),…
Tự phản hồi các thông tin về sản phẩm, chất lượng dịch vụ khách hàng sau khi bán.
Phản hồi các thông tin về sản phẩm, chất lượng dịch vụ khách hàng sau khi bán được thu thập từ người tiêu dùng.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động:
Xây dựng trang đặt hàng dành cho phòng kinh doanh: mỗi nhân viên kinh doanh sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu đăng nhập. Toàn bộ đơn hàng sẽ được
cập nhật chính xác tên sản phẩm, ngày giờ giao, số lượng…để tránh tình trạng sót đơn hàng khi đặt thông qua email và điện thoại như hiện nay.
Xây dựng trang đặt hàng dành cho khách hàng: tương tự như đối với nhân viên kinh doanh.
Tiếp tục sử dụng hệ thống mã vạch trong quản lý hàng hóa nhập/xuất kho. Đồng thời đào tạo nhân viên có khả năng sử dụng tốt hệ thống này.
So sánh giữa mơ hình dịng thơng tin trong chuỗi cung ứng đầu ra năm 2016 và mơ hình đề xuất của tác giả:
Hai mơ hình đều giống nhau, chỉ khác biệt duy nhất ở một điểm: đó là khách hàng cấp 3. Mơ hình hiện tại khách hàng cấp 3 trong dịng thơng tin là công ty/trang trại chăn ni, cịn mơ hình đề xuất thì xác định khách hàng cấp 3 là công ty/trang trại chăn nuôi và nhà chăn nuôi - những người tiêu dùng nhỏ lẻ mà công ty không bán hàng trực tiếp.
Nội dung giải pháp
Mục tiêu của đề xuất: trước đây, công ty TNHH Mebipha chỉ chú trọng thu thập thơng tin từ những khách hàng mình trực tiếp bán hàng, chăm sóc sau bán hàng mà khơng chú trọng những người tiêu dùng nhỏ lẻ như nhà chăn ni dạng nơng hộ. Trong mơ hình dịng thơng tin giai đoạn 2017 - 2022, tác giả đề xuất chú ý đến nhóm khách hàng này để có những phản hồi thực tế nhất của khách hàng về sản phẩm của công ty.
Các thức triển khai giải pháp: công ty TNHH Mebipha thực hiện thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng trong mỗi lần giao nhận hàng hóa, gọi điện thoại chăm sóc khách hàng định kỳ 3 tháng/lần, cung cấp số điện thoại đường dây nóng tiếp nhận thơng tin 24/7, phát phiếu khảo sát khách hàng trong tất cả các chương trình sự kiện của cơng ty.
Hiệu quả của mơ hình đề xuất: cơng ty sẽ thu thập được nhiều phản hồi thực tế của tất cả các khách hàng (nhà phân phối, nhà bán lẻ, người tiêu dùng cuối cùng) về sản phẩm, dịch vụ, chương trình khuyến mãi,…. Từ đó, cơng ty TNHH