CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán
2.1.1 Hệ thống
Hệ thống là một nhóm gồm hai hay nhiều thành phần liên kết với nhau hoặc bao gồm các hệ thống con nhằm phục vụ cho mục đích chung (A.Hall, 2008), (Stair and Reynolds, 2010), (Romney and Steinbart, 2014), (Susanto, 2015).
Các thành phần chính của một hệ thống bao gồm yếu tố đầu vào, việc xử lý, yếu tố đầu ra và sự phản hồi của hệ thống.
Chất lượng của hệ thống được đo lường bằng nhiều cách. Hiệu quả là thước đo những gì được sản xuất ra và được tiêu thụ như thế nào. Nó có thể dao động từ 0 đến 100 phần trăm, dùng để so sánh các hệ thống với nhau. Tính hữu hiệu là thước
đo mức độ mà hệ thống đạt được so với mục tiêu đặt ra. Đánh giá chất lượng một hệ thống đòi hỏi phải sử dụng các tiêu chuẩn chất lượng (Stair and Reynolds, 2010).
Như vậy, hệ thống là một tổng thể bao gồm các thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu nhất định.
2.1.2 Hệ thống thông tin 2.1.2.1 Khái niệm 2.1.2.1 Khái niệm
Hệ thống thông tin là tập hợp các trình tự chính thức mà dữ liệu được thu thập, xử lý thành thông tin và phân phối cho người sử dụng (A.Hall, 2008); là tập hợp các yếu tố hoặc các thành phần liên quan để thu thập dữ liệu (đầu vào), thao tác (xử lý), lưu trữ và phân tán dữ liệu (đầu ra) và thông tin, cung cấp cơ chế phản hồi nhằm đáp ứng mục tiêu (Stair and Reynolds, 2010).
Hệ thống thông tin là hệ thống do con người tạo ra nói chung bao gồm một tập hợp các thành phần dựa trên máy tính và các thành phần thủ cơng được thành lập để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra cho người dùng (Gelinas and Dull, 2005).
Một hệ thống thơng tin có thể được sử dụng bằng tay hoặc máy tính. Hệ thống thơng tin bằng máy tính gồm có phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, viễn thông, con người và các quy trình được cấu thành để thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu thành thông tin (Laudon and Laudon, 2011), giúp cho các nhà quản lý phân tích và thực hiện các mục tiêu phức tạp (Susanto, 2015).
Như vậy, hệ thống thông tin là một phương tiện được sử dụng trong tổ chức để thu thập, xử lý và quản lý dữ liệu, thông tin phục vụ cho yêu cầu của người quản lý nói riêng và đối với tổ chức nói chung. Dưới góc độ nghiên cứu của luận văn, tác giả xác định nghiên cứu hệ thống thơng tin bằng máy tính.
2.1.2.2 Vai trị của hệ thống thơng tin
Một tổ chức phải điều chỉnh hệ thống thơng tin của mình theo nhu cầu của người sử dụng. Do đó các mục tiêu của hệ thống thơng tin cụ thể có thể khác nhau giữa các cơng ty. Tuy nhiên có ba mục tiêu cơ bản phổ biến cho tất cả hệ thống, đó là:
- Hỗ trợ chức năng quản lý của ban quản lý. Hệ thống thông tin cung cấp thông tin về việc sử dụng tài nguyên cho người dùng bên ngồi thơng qua các báo cáo tài chính và báo cáo bắt buộc khác.
- Hỗ trợ việc ra quyết định. Hệ thống thông tin cung cấp cho nhà quản lý những thông tin họ cần để thực hiện các trách nhiệm ra quyết định.
- Hỗ trợ các hoạt động hằng ngày của công ty. Hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho nhân viên giúp họ thực hiện công việc hiệu quả.
2.1.2.3 Các thành phần của hệ thống thông tin
(Laudon and Laudon, 2011) đưa ra ba thành phần của một hệ thống thông tin gồm tổ chức, quản lý, công nghệ thông tin
- Tổ chức: hệ thống thông tin là một phần không thể tách rời khỏi tổ chức, các yếu tố chính của một tổ chức bao gồm con người, cơ cấu, quy trình kinh doanh, chính trị và văn hóa.
- Quản lý: cơng việc của quản lý là đưa ra quyết định, xây dựng kế hoạch để thực hiện và giải quyết các vấn đề của tổ chức.
- Công nghệ thông tin: đây là một trong những công cụ quản lý sử dụng để đối phó với sự thay đổi, gồm phần cứng máy tính, phần mềm máy tính, cơng nghệ quản lý dữ liệu, cơng nghệ mạng và viễn thông.
2.1.3 Hệ thống thơng tin kế tốn
2.1.3.1 Khái niệm
Hệ thống thơng tin kế tốn là hệ thống dùng để thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin cho người ra quyết định (Romney and Steinbart, 2014).
Hệ thống thơng tin kế tốn là một nhóm tích hợp các hệ thống/các thành phần cả vật chất và phi vật chất tương quan với nhau xử lý các giao dịch liên quan đến vấn đề tài chính thành thơng tin tài chính (Anggadini, 2008), (Susanto, 2015).
Hệ thống thơng tin kế tốn đóng vai trị quan trọng trong tổ chức, được xem như là đòn bẩy để nâng cao hiệu quả hoạt động và hỗ trợ các hoạt động quản lý bao gồm cả việc đưa ra quyết định (Gelinas and Dull, 2005).
Tổng hợp từ các quan điểm trên, hệ thống thơng tin kế tốn là một hệ thống được dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thơng tin dưới sự kiểm sốt của con người nhằm cung cấp thơng tin hữu ích cho tổ chức.
2.1.3.2 Thành phần của hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn gồm có 6 thành phần cơ bản , đó là:
- Con người: người sử dụng hệ thống (thuộc thành phần tổ chức của hệ thống thông tin)
- Quy trình và thủ tục: được sử dụng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu (thuộc thành phần tổ chức của hệ thống thông tin)
- Dữ liệu: dữ liệu về tổ chức và các hoạt động kinh doanh của tổ chức (thuộc thành phần công nghệ thông tin của hệ thống thông tin)
- Phần mềm: được sử dụng để xử lý dữ liệu (thuộc thành phần công nghệ thông tin của hệ thống thông tin)
- Cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin: bao gồm máy tính, thiết bị ngoại vi, thiết bị truyền thông mạng được sử dụng trong hệ thống thơng tin kế tốn (thuộc thành phần công nghệ thông tin của hệ thống thông tin)
- Kiểm soát nội bộ và an ninh: nhằm bảo vệ dữ liệu hệ thống thơng tin kế tốn (thuộc thành phần quản lý của hệ thống thông tin)
2.1.4 Chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn
Chất lượng là khả năng của một sản phẩm (hoặc dịch vụ) đáp ứng được hoặc vượt quá sự mong đợi của khách hàng (Stair and Reynolds, 2010).
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn. Theo quan điểm của nhóm tác giả (Stair and Reynolds, 2010) thì chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn phải linh hoạt, hữu hiệu, truy cập được và kịp thời. Có năm thông số để đo lường hệ thống thơng tin, đó là phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng và rủi ro (Laudon and Laudon, 2011).
Chất lượng được hiểu là thành công theo DeLone & McLean. Thật vậy, mơ hình hệ thống thơng tin thành cơng DeLone & McLean 1992 và 2003 là một trong những mơ hình đo lường sự thành công của hệ thống thông tin. Hai tác giả đã tổng hợp các nghiên cứu trước đây về sự thành công của hệ thống thông tin và đưa ra cơ sở chặt chẽ cho hướng nghiên cứu trong tương lai. Thang đo chất lượng hệ thống thơng tin được DeLone & McLean hướng tới tính sử dụng dễ dàng, đáng tin cậy,
linh hoạt, có chức năng, chất lượng dữ liệu, tính tích hợp và tầm quan trọng (DeLone and McLean, 2003).
(Wixom and Todd, 2005) và (Ong et al., 2009) đo lường chất lượng hệ thống thông tin bởi đáng tin cậy (đo lường độ tin cậy sự hoạt động của hệ thống), tính linh hoạt (liên quan đến cách hệ thống thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của người sử dụng), tích hợp (cách thức hệ thống hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau), truy cập được (thơng tin có thể truy cập hoặc trích xuất dễ dàng từ hệ thống) và kịp thời (đáp ứng kịp thời với yêu cầu của người sử dụng). Dựa trên cơ sở nghiên cứu của (Wixom and Todd, 2005), (Ong et al., 2009), (Stair and Reynolds, 2010),
(Laudon and Laudon, 2011), (Carolina, 2014) sử dụng các yếu tố tích hợp, linh hoạt, đáng tin cậy và hữu hiệu để đo lường chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn.
Tương tự, (Susanto, 2015) đưa ra ba thang đo chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn gồm tích hợp, đáng tin cậy và linh hoạt. Trong đó, tích hợp hệ thống bao gồm việc tích hợp các thành phần và chức năng với nhau; độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán phụ thuộc vào cách thiết kế và quản lý của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng như mức độ bảo mật an ninh của hệ thống, đồng thời độ tin cậy tập trung vào mức độ mà người dùng có thể cho rằng hệ thống ln có sẵn cho người dùng sử dụng; tính linh hoạt thể hiện ở chỗ việc thiết kế hệ thống có ích cho những người cần sử dụng, bao gồm cả khách hàng và lập trình viên.
Ngồi ra, (Syaifullah, 2014) đo lường chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn thơng qua ba khía cạnh: khía cạnh của hiệu quả, bao gồm (1) sử dụng nguồn lực thiết bị tối ưu và (2) trong việc thực hiện hệ thống thơng tin kế tốn được hỗ trợ bởi nguồn nhân lực thích hợp với chun mơn cần thiết; khía cạnh hữu hiệu, đó là (1) dễ dàng trong việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán và (2) dễ dàng tiếp cận thông tin được tạo ra bởi hệ thống thơng tin kế tốn; và cuối cùng là khía cạnh tích hợp được đo lường bởi (1) có năng lực (kiến thức, kỹ năng hoặc chuyên môn) phù hợp với mức độ của hệ thống thơng tin kế tốn, (2) sử dụng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu có liên quan đến các thành phần khác, (3) sử dụng liên kết giữa hoạt động này với các hoạt động khác và tổ chức từng bước thực hiện các quy trình xử lý giao dịch
và (4) sử dụng phương tiện điện tử để di chuyển dữ liệu từ một địa điểm đến một hoặc nhiều vị trí và các thành phần khác để hình thành một mạng lưới truyền thơng dữ liệu.
Các thang đo về chất lượng hệ thống thông tin kế toán của các nghiên cứu được tập hợp trong bảng 2.1 dưới đây:
Bảng 2.1: Tổng hợp thang đo chất lượng hệ thống thông tin kế toán
Nguồn: tác giả tổng hợp
Thang đo chất
lượng HTTTKT Diễn giải Tác giả
Tính tích hợp Có khả năng phối hợp phần cứng, phần mềm, mạng viễn thông, chất lượng cơ sở dữ liệu, chất lượng cơng việc và sự hài lịng của người sử dụng.
Đề cập đến cách thức hệ thống cho phép dữ liệu có thể tích hợp được từ nhiều nguồn khác nhau.
(Wixom and Todd, 2005) (Ong et al., 2009)
(Carolina, 2014) (Syaifullah, 2014) (Susanto, 2015)
Đáng tin cậy Mức độ tin cậy của HTTTKT bị ảnh hưởng bởi cách thiết kế và quản lý cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và mức độ mà người sử dụng hệ thống có thể cho rằng hệ thông sẽ có sẵn cho người dùng sử dụng.
(DeLone and McLean, 2003)
(Wixom and Todd, 2005) (Ong et al., 2009)
(Carolina, 2014) (Susanto, 2015)
Tính linh hoạt Hệ thống được thiết kế hữu ích cho những ai cần nó như là kết quả của sự phát triển kinh doanh.
Đề cập đến cách thức hệ thống thích ứng với thay đổi theo nhu cầu
(Wixom and Todd, 2005) (Ong et al., 2009)
(Stair and Reynolds, 2010)
của người sử dụng. (Susanto, 2015) Hiệu quả Sử dụng nguồn lực tối thiểu để đạt
kết quả tối ưu
(Stair and Reynolds, 2010)
(Carolina, 2014) (Syaifullah, 2014) Hữu hiệu Đo lường mức độ hoạt động của hệ
thống so với mục tiêu
(Syaifullah, 2014)
Truy cập được Tính truy cập được được hiểu là thông tin được truy cập hoặc trích xuất từ hệ thống dễ dàng.
(Wixom and Todd, 2005) (Ong et al., 2009)
(Stair and Reynolds, 2010)
Kịp thời Thời gian phản hồi mà hệ thống cung cấp thông tin đáp ứng kịp thời với yêu cầu thông tin hoặc hoạt động
(DeLone and McLean, 2003)
(Wixom and Todd, 2005) (Ong et al., 2009)
(Stair and Reynolds, 2010)
Tính thích nghi (DeLone and McLean, 2003)
Tính khả dụng (DeLone and McLean, 2003)
2.2 Một số vấn đề chung về thơng tin kế tốn
2.2.1 Thơng tin
Thông tin là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý để cung cấp cũng như cải tiến q trình ra quyết định, thơng tin có ích với việc ra quyết định vì nó giảm sự khơng chắc chắn và tăng tri thức về vấn đề được đề cập (Gelinas and Dull, 2005). Theo nguyên tắc, người dùng đưa ra quyết định tốt hơn khi số lượng và chất lượng của thông tin tăng lên (Romney and Steinbart, 2014). Thơng tin là dữ liệu đã được hình thành dưới dạng có ý nghĩa và hữu ích cho con người (Laudon and Laudon, 2011).
Trong khi đó, kết luận của (Stair and Reynolds, 2010) về thông tin rằng thông tin là bộ sưu tập có tổ chức các sự kiện làm gia tăng giá trị. Thơng tin là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định (Nguyễn Trọng Nguyên, 2016).
Theo quan điểm của tác giả trong phạm vi tổ chức, thông tin là dữ liệu đã được xử lý làm gia tăng sự hiểu biết của người cần sử dụng thông tin và là cơ sở của quyết định.
2.2.2 Thơng tin kế tốn
Thơng tin kế tốn được tạo ra bởi hệ thống thơng tin kế tốn, phù hợp với mục đích chính của hệ thống thơng tin kế tốn là cung cấp thông tin và đảm bảo chất lượng thơng tin kế tốn hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm sốt và phân tích hoạt động của tổ chức (Sacer and Oluic, 2013).
Thơng tin kế tốn là dữ liệu tài chính được xử lý, trở nên có ý nghĩa hơn làm cơ sở để ra quyết định, cung cấp thêm giá trị cho tổ chức (Susanto, 2015).
Như vậy, thơng tin kế tốn là kết quả đầu ra của hệ thống thơng tin kế tốn làm gia tăng giá trị cho tổ chức.
2.2.3 Chất lượng thông tin
Để cung cấp kết quả đầu ra hữu ích cho nhà quản lý và người sử dụng thông tin, hệ thống thông tin phải thu thập dữ liệu và chuyển đổi chúng thành những thơng tin có chất lượng (Gelinas and Dull, 2005).
Giá trị của thơng tin là lợi ích được tạo ra bởi thơng tin trừ đi chi phí sản xuất ra nó. Lợi ích của thơng tin bao gồm giảm bớt sự không chắc chắn, cải thiện quá trình ra quyết định, nâng cao khả năng lập kế hoạch hoạt động. Chi phí sản xuất thông tin bao gồm thời gian và các nguồn lực để sản xuất và phân phối thơng tin.
Thơng tin hữu ích và có ý nghĩa bao gồm các đặc điểm sau:
- Phù hợp: giảm sự không chắc chắn, cải thiện việc ra quyết định, hoặc xác nhận kỳ vọng trước đó (Romney and Steinbart, 2014); (Gelinas and Dull, 2005).
- Đáng tin cậy: khơng có lỗi hoặc sai lệch, thể hiện chính xác các hoạt động của tổ chức (Romney and Steinbart, 2014)
- Đầy đủ: khơng bỏ qua các khía cạnh quan trọng của sự kiện hoặc hoạt động của tổ chức mà nó đo được (Romney and Steinbart, 2014); mức độ thông tin cung cấp tương ứng với mỗi mục tiêu hoặc sự kiện cần thiết để đưa ra quyết định (Gelinas and Dull, 2005).
- Kịp thời: cung cấp thông tin kịp thời để người dùng ra quyết định (Romney and Steinbart, 2014); (Gelinas and Dull, 2005).
- Dễ hiểu: được định dạng và trình bày dễ hiểu (Romney and Steinbart, 2014); (Gelinas and Dull, 2005)
- Có thể kiểm chứng được: hai bên độc lập có cùng kiến thức tạo ra cùng một thông tin (Romney and Steinbart, 2014)
- Khả dụng: thơng tin có sẵn cho người sử dụng khi họ cần và theo một định dạng mà họ có thể sử dụng (Romney and Steinbart, 2014)
- Chính xác: sự tương thích giữa thơng tin và sự kiện thực tế mà thơng tin trình bày (Gelinas and Dull, 2005)
- So sánh được: người sử dụng thơng tin có thể nhận diện được sự khác biệt và tương đồng (Gelinas and Dull, 2005)
Dựa vào phương pháp đo lường chất lượng thông tin AIQM, (Lee et al., 2002) cho rằng chất lượng thông tin phải đảm bảo được các yếu tố sau:
- Bản chất bên trong của thông tin: chất lượng thông tin được xác định bởi yêu cầu thông tin được thể hiện theo đúng nghĩa của nó thể hiện qua tính chính xác, đầy đủ, nhất quán, khách quan và đáng tin cậy
- Bối cảnh của thông tin: chất lượng thông tin được xác định bởi các mục tiêu và hoạt động đảm bảo tính thích hợp, kịp thời, đầy đủ của thông tin
- Biểu hiện của thông tin: chất lượng thông tin được xác định bởi yêu cầu thông tin trong việc cung cấp thông tin có thể giải thích được, hiểu được, rõ ràng, súc tích, nhất quán, so sánh được, có thể diễn đạt được, và có thể dễ
- Khả năng truy cập của thông tin: chất lượng thông tin được xác định bởi việc trình bày và cung cấp, lưu trữ thông tin để người sử dụng có thể truy cập được, kết nối được để tìm kiếm và đảm bảo sự an tồn, an ninh về thông tin. Bên cạnh đó, (Kahn and Strong, 1998) đã xây dựng mơ hình thực hiện sản phẩm và dịch vụ cho chất lượng thông tin PSP/IQ dựa trên hai nguyên tắc cơ bản để