2.3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
2.3.3.3 Môi trường làm việc
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.12), mức độ thực hiện của môi trường làm việc đạt ở mức 4,11. Theo kết quả đánh giá nội bộ năm 2012, không phát hiện điểm không phù hợp đối với môi trường làm việc của công ty.
Thực tế, công ty sản xuất sản phẩm cáp quang, u cầu của sản phẩm địi hỏi phài có mơi trường sạch và nhiệt độ trung bình từ 26 ~ 27 độ C. Chính vì thế cơng ty lắp máy điều hòa ở tất cả các khu vực trong công ty để đảm bảo môi trường làm việc phù hợp với yêu cầu sản phẩm. Khi vào khu vực làm việc phải thay giầy và quần áo theo yêu cầu phịng sạch để tránh mang bụi từ ngồi vào khu vực làm việc. Tại mỗi khu vực làm việc nhân viên được trang bị máy móc để đo độ bụi, nhiệt đô, việc kiểm tra sẽ thực hiện hằng ngày. Mỗi năm, công ty mời bên trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường vào 4 lần để kiểm tra tổng thể môi trường làm việc của công ty như ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, độ bụi.
2.3.4 Thực trạng quản lý quá trình tạo sản phẩm của cơng ty
2.3.4.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm
Việc lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc tạo sản phẩm
được thực hiện rất chi tiết và bài bản. Theo kết quả khảo sát (bảng 2.13), mức độ thực hiện triển khai quá trình sản xuất sản phẩm mới đạt ở mức 4,43, xem xét nguồn lực phục vụ cho sản xuất đạt ở mức 4,41.
Thực tế, khi có sản phẩm mới từ tập đoàn Fujikura Nhật Bản chuyển giao cho công ty TNHH Fiber Optics VietNam, thông tin chi tiết về sản phẩm mới như: bản vẽ thiết kế và kỹ thuật sản phẩm, danh sách máy móc thiết bị cần thiết, tất cả những tài liệu chất lượng liên quan và những yêu cầu từ khách hàng sẽ được chuyển đến phó giám đốc sản xuất. Phó giám đốc sản xuất sẽ chỉ định ra trưởng nhóm dự án và chuyển thơng tin của sản phẩm mới cho trưởng nhóm dự án.
Sau khi nhận thông tin sản phẩm mới, trưởng nhóm dự án sẽ tiến hành lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch sản xuất này phải được xác nhận của trưởng phòng sản xuất trước. Sau đó trưởng nhóm dự án sẽ tổ chức cuộc họp lần một, mời các thành viên liên quan tới dự án để thông tin kế hoạch của dự án và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong dự án, thảo luận nhóm và tiến hành thiết lập mục tiêu cho dự án. Sau cuộc họp này, các thành viên trong dự án sẽ tiến hành xem xét và chuẩn bị thông tin cho cuộc họp lần 2.
Bảng 2.13: Kết quả khảo sát thực trạng quản lý q trình tạo sản phẩm của cơng ty. Tiêu chí Mức độ thực hiện trung bình Hoạch định việc tạo sản phẩm
Việc triển khai quá trình sản xuất sản phẩm mới. 4,43
Việc xem xét các nguồn lực phục vụ cho sản xuất (Con người, máy móc, nguyên liệu, phương pháp làm việc).
4,41
Các quá trình liên quan đến khách hàng
Việc xem xét các yêu cầu của khách hàng (hoạt động giao hàng và sau giao hàng). 4,39
Việc nhận phản hồi và giải quyết khiếu nại của khách hàng. 4,38
Mua Hàng Tổ chức xác định chuẩn mực đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. 2,47 Việc kiểm soát nhà cung cấp (Số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng). 2,58
Duy trì hồ sơ kết quả đánh giá. 2,53
Hoạt động sản xuất
Việc lập kế hoạch và tiến trình sản xuất. 4,07
Quá trình tạo sản phẩm được quản lý từ đầu vào tới đầu ra. 4,13
Việc nhận dạng được trạng thái của sản phẩm trong quá trình sản xuất. 4,16 Việc nhận biết, xác nhận và bảo vệ tài sản do khách hàng cung cấp. 4,14 Việc nhận biết lưu giữ và bảo quản sản phẩm trong suốt quá trình nội bộ và giao hàng đến vị trí đã
định.
4,09 Nguồn: Phụ lục 3.
Trong cuộc họp lần 2, sẽ xem xét lại tất cả những vấn đề có liên quan tới dự án trước khi triển khai sản xuất thử như:
+ Xem xét về số lượng cơng nhân có đáp ứng đủ cho dự án không, nếu khơng đủ thì cần lên kế hoạch tuyển dụng.
+ Xem xét về việc đào tạo công nhân.
+ Xem xét tài liệu chất lượng đã có đầy đủ chưa như: hướng dẫn làm sản phầm, quy trình thực hiện sản phẩm, tài liệu chuẩn kiểm ngoại quan của sản phẩm v.v…
+ Xem xét về máy móc thiết bị và tiến hành sắp xếp chuyền cho dự án. + Xem xét về việc chuẩn bị vật tư cho dự án.
Sau khi xem xét tất cả những vấn đề trên, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lên kế hoạch sản xuất thử. Trong q trình sản xuất thử, trưởng nhóm dự án tiến hành xem xét và ghi nhận lại năng suất của sản phẩm, những sự cố trong quá trình sản xuất, tình trạng máy móc thiết bị và trình độ thao tác của công nhân. Sản phẩm sản xuất thử sẽ gửi qua cho khách hàng đánh giá về tính năng của sản phẩm có phù hợp với u cầu khách hàng đưa ra khơng, trưởng nhóm dự án sẽ tiếp nhận tất cả các thông tin phản hồi về sản phẩm từ khách hàng.
Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, trưỏng nhóm dự án sẽ tiến hành họp lần 3. Cuộc họp này nhằm xem xét lại những điểm chưa phù hợp của việc tạo sản phẩm mới để điều chỉnh trước khi sản xuất chính thức. Tất cả các thông tin thu thập được từ khách hàng, năng suất sản phẩm, những sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất thử, tình trạng máy móc thiết bị, trình độ thao tác của cơng nhân, sẽ được phân tích trong cuộc họp, các thành viên trong dự án sẽ thảo luận nhóm để đưa ra các biện pháp điều chỉnh, trưởng nhóm dự án đưa ra thời hạn thực hiện cho các thành viên trong dự án. Sau khi thực hiện xong các biện pháp điều chỉnh, trưởng nhóm dự án sẽ thơng tin cho Phó giám đốc sản xuất xem xét và quyết định có sản xuất chính thức hay khơng. Nếu mọi thứ được thực hiện đầy đủ thì sẽ Phó giám đốc sẽ chấp thuận cho sản xuất chính thức. Những giấy tờ hồ sơ có liên quan tới dự án phải được bộ phận sản xuất lưu giữ.
2.3.4.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.13), mức độ thực hiện việc xem xét các yêu cầu của khách hàng đạt ở mức 4,39, việc nhận phản hồi và giải quyết khiếu nại của khách hàng đạt ở mức 4,38.
Thực tế, ban lãnh đạo công ty rất quan tâm tới sự phản hồi thông tin từ khách hàng (các yêu cầu hay khiếu nại từ khách hàng), những thông tin liên quan tới chất lượng sản phẩm được phản hồi từ khách hàng điều phải tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục triệt để.
Đối với việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng, lãnh đạo giao nhiệm vụ cho bộ phận chất lượng phụ trách. Khi có sản phẩm khơng phù hợp từ khách hàng, thông tin sẽ chuyển tới bộ phận chất lượng, nhân viên bộ phận chất lượng sẽ thông tin tới ban giám đốc và các bộ phận liên quan. Bộ phận sản xuất tiến hành truy tìm thơng tin ban đầu của sản phẩm khơng phù hợp đó như: Lơ vật tư nào, tài liệu gì, người cơng nhân nào đã thực hiện sản xuất sản phẩm khơng phù hợp đó. Sau đó bộ phận sản xuất sẽ họp chuyền, thông tin cho tất cả cơng nhân biết tình trạng lỗi đang bị khách hàng phàn nàn, chỉ ra những nguy cơ có thể xảy ra lỗi tương tự cho công nhân nhằm nhắc nhở công nhân chú ý để tránh những lỗi tương tự có thể tiếp tục xảy ra. Sản phẩm tương tự lưu trữ tại kho của công ty sẽ được tiến hành kiểm tra lại để đảm bảo rằng khơng có sản phẩm lỗi tiếp tục đưa đến khách hàng.
Tiếp theo, nhân viên bộ phận chất lượng mời các bên liên quan họp để điều tra nguyên nhân và tìm ra biện pháp khắc phục. Những biện pháp khắc phục sẽ được thông tin tới người đại diện quản lý chất lượng xem xét sự phù hợp về việc ngăn chặn lỗi phát sinh hay không. Sau khi được người đại diện quản lý chất lượng phê duyệt, nhân viên bộ phận chất lượng sẽ thông tin tới cho khách hàng và tiến hành lưu hồ sơ.
2.3.4.3 Mua hàng
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.13), mức độ thực hiện việc xác định chuẩn mực đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp chỉ đạt ở mức 2,47, việc kiểm soát nhà cung cấp chỉ đạt ở mức 2,58 và việc duy trì hồ sơ kết quả đánh giá chỉ đạt ở mức 2,53. Đồng
thời, theo kết quả đánh giá nội bộ năm 2012, số trường hợp phát hiện không phù hợp đối với quá trình mua hàng là 27 trường hợp.
Theo thủ tục q trình mua hàng của cơng ty yêu cầu như sau: Khi có sản phẩm mới, bộ phận phát triển vật tư sẽ tìm kiếm nhà cung cấp vật tư cho sản phẩm mới, việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên tiêu chí đánh giá quy trình sản xuất của nhà cung cấp, thời gian giao hàng và chất lượng của vật tư. Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận phát triển vật tư sẽ đưa yêu cầu của vật tư như bản vẽ và tài liệu kỹ thuật cho nhà cung cấp, yêu cầu họ sản xuất mẫu cho bộ phận phát triển vật tư đánh giá về kích thước, ngoại quan, chức năng của vật tư có phù hợp với yêu cầu của sản phẩm mới hay không, nếu đạt yêu cầu sẽ chuyển cho bộ phận sản xuất lắp ráp thành sản phẩm mẫu, và gửi sản phẩm mẫu cho khách hàng đánh giá. Nếu khách hàng đánh giá sản phẩm mẫu đạt yêu cầu thì bộ phận phát triển vật tư sẽ làm hồ sơ kiểm soát ban đầu cho vật tư và thơng tin cho phịng kế hoạch đặt hàng. Đối với hồ sơ kiểm soát ban đầu sẽ được chuyển tới bộ phận chất lượng để theo dõi tình hình chất lượng của vật tư, trong q trình cung cấp vật tư khơng đảm bảo chất lượng thì nhân viên bộ phận phát triển vật tư sẽ xử lý và tìm ra nguyên nhân khắc phục. Còn tài liệu và bản vẽ sẽ được lưu trên hệ thống mạng của công ty.
Thực tế, việc lựa chọn nhà cung cấp không thực hiện đúng theo yêu cầu trong thủ tục quá trình mua hàng, bộ phận phát triển vật tư chỉ dựa trên tiêu chí chất lượng của vật tư, chứ khơng xem xét tới quy trình sản xuất của nhà cung cấp và thời gian giao hàng. Một số nhà cung cấp trong giai đoạn làm vật tư mẫu thực hiện rất tốt vì khi đó số lượng vật tư sản xuất ra ít, quy trình sản xuất của nhà cung cấp chưa tác động nên sẽ không thấy được điểm yếu của nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp được lựa chọn, vấn đề bắt đầu phát sinh. Một số nhà cung cấp có quy trình sản xuất chưa tốt sẽ khơng kiểm sốt được chất lượng của vật tư, dẫn tới lỗi xảy ra nhiều và làm cho chất lượng vật tư không ổn định.
Việc duy trì hồ sơ tài liệu bản vẽ và tài liệu kỹ thuật của nhân viên bộ phận phát triển vật tư không đúng theo quy định trong thủ tục quá trình mua hàng. Tài liệu bản vẽ và tài liệu kỹ thuật của vật tư đều lưu trong máy tính cá nhân, khơng lưu trên hệ thống mạng cơng ty, khi nhân viên đang thực hiện dự án phát triển vật tư nghỉ việc
thì nhân viên mới vào triển khai tiếp dự án đó sẽ khó khăn, bị thiếu thơng tin, sử dụng không đúng phiên bản của bản vẽ. Thực tế đã xảy ra tình trạng vật tư mua về từ nhà cung cấp là phiên bản cũ trong khi khách hàng đặt theo phiên bản mới. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm. Trong đợt đánh giá nội bộ năm 2012, có 9/27 trường hợp kiểm sốt phiên bản bản vẽ khơng giống nhau giữa nhà cung cấp vật tư và công ty.
Đối với hồ sơ kiểm soát ban đầu, hồ sơ này ghi nhận tình trạng chất lượng của vật tư trước khi cho nhà cung cấp sản xuất hàng loạt. Hồ sơ kiểm soát ban đầu rất quan trọng nhưng nhân viên bộ phận phát triển lại không thực hiện đầy đủ. Sau khi nhận thông tin phản hồi của khách hàng chấp nhận cho việc vật tư sản xuất hàng loạt thì nhân viên phát triển vật tư cho triển khai ln mà khơng làm hồ sơ kiểm sốt ban đầu, dẫn tới sau này khi điều tra về tình hình chất lượng của vật tư sẽ khơng có hồ sơ gây khó khăn trong việc xử lý, điều tra và tìm nguyên nhân khắc phục. Những trường hợp nhân viên phát triển vật tư làm hồ sơ kiểm sốt ban đầu nhưng khơng lưu theo hệ thống mạng của cơng ty cũng gây khó khăn trong việc truy tìm hồ sơ phát triển của vật tư. Trong đợt đánh giá nội bộ năm 2012, có 18/27 trường hợp khơng có hồ sơ kiểm soát ban đầu của vật tư.
2.3.4.4 Hoạt động sản xuất
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.13), mức độ thực hiện việc lập kế hoạch và tiến
trình sản xuất đạt ở mức 4,07, quá trình tạo sản phẩm được quản lý từ đầu vào tới đầu ra đạt ở mức 4,13, nhận diện trạng thái của sản phẩm trong quá trình sản xuất đạt ở mức 4,16, nhận biết xác nhận và bảo vệ tài sản của khách hàng đạt ở mức 4,14, việc lưu giữ và bảo quản sản phẩm trong suốt quá trình nội bộ và giao hàng đến vị trí đã định đạt ở mức 4,09. Và theo kết quả đánh giá nội bộ năm 2012, không phát hiện điểm khơng phù hợp đối với q trình hoạt động sản xuất.
Thực tế, việc quản lý hoạt động sản xuất của công ty thực hiện rất tốt, kế hoạch và tiến trình sản xuất được thực hiện như sau: Bộ phận kế hoạch lên kế hoạch sản xuất trước 10 ngày, bộ phận sản xuất sẽ thực hiện theo kế hoạch sản xuất và báo cáo tiến độ hằng ngày, những trường hợp sản xuất khơng kịp theo kế hoạch sẽ được tìm ra
nguyên nhân và giải pháp khắc phục ngay. Bộ phận mua hàng sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất để mua vật tư về trước 3 ngày, vật tư sau khi về sẽ được kiểm tra chất lượng đầu vào, nếu vật tư không đạt theo tiêu chuẩn chất lượng (ngoại quan, kích thước) được trả về cho nhà cung cấp yêu cầu bù hàng. Vật tư sau khi kiểm tra xong sẽ được nhập kho, kho sẽ phát lên bộ phận sản xuất trước ngày sản xuất 1 ngày, bộ phận sản xuất sau khi nhận vật tư sẽ tiến hành kế hoạch sản xuất như đã định theo quy trình, tại mỗi cơng đoạn sản xuất nhân viên đã được đào tạo thao tác kỹ năng để thực hiện sản xuất, sản phẩm sau khi hồn thành sẽ đóng gói và chuyển xuống lưu kho chờ ngày xuất. Đến ngày xuất hàng, bộ phận kế hoạch làm thủ tục giao hàng cho phía vận chuyển hàng hóa đến khách hàng.
Việc nhận dạng trạng thái của sản phẩm hoặc bán thành phẩm được thực hiện rất tốt, trên mỗi bán thành phẩm sẽ có kèm 1 tờ giấy mã vạch, trước khi bán thành phẩm được sản xuất tại một cơng đoạn nào sẽ qt mã vạch vào chương trình nhận diện trạng thái sản phẩm để lưu lại. Chính vì thế, khi lấy một bán thành phẩm bất kì đều có thể biết được sản phẩm đã tới cơng đoạn nào và cịn bao nhiêu cơng đoạn chưa thực hiện. Khi xuất hiện lỗi không phù hợp của bán thành phẩm trong quy trình sản xuất, nhân viên tại cơng đoạn đó sẽ làm giấy ghi nhận lỗi không phù hợp vừa phát hiện và đưa cho kỹ sư xem xét đánh giá tình trạng lỗi. Nếu lỗi đó có thể nhân nhượng được thì kỹ sư sẽ ký vào giấy cho qua, nếu khơng chấp nhận thì bán thành phẩm sẽ được sửa chữa lại. Giấy ghi nhận lỗi sẽ được nhập vào hệ thống để ghi nhận tình hình lỗi tại chuyền sản xuất. Khi cần có thể truy được dữ liệu lỗi trong