2.3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
2.3.4.5 Kiểm soát thiết bị đo lường và theo dõi
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.14), mức độ thực hiện hoạch định kiểm sốt máy
móc, thiết bị chỉ đạt ở mức 2,96, việc nhận biết máy móc thiết bị cịn hoạt động tốt hay khơng chỉ đạt ở mức 2,75. Kết quả đánh giá nội bộ năm 2012 cũng đã phát hiện ra 4 trường hợp máy móc hết hạn sử dụng và 5 trường hợp không xác định được hiện trạng của máy hoạt động.
Bảng 2.14: Kết quả khảo sát thực trạng kiểm soát thiết bị đo lường và theo dõi của cơng ty.
Tiêu chí Mức độ thực hiện trung bình
Hoạch định kiểm sốt máy móc, thiết bị (bảo dưỡng, hiệu chuẩn).
2,96 Việc nhận biết máy móc thiết bị cịn hoạt động tốt hay khơng. 2,75
Nguồn: Phụ lục 3. Thực tế việc sửa chữa máy móc, thiết bị của bộ phận kỹ thuật rất bị động, chỉ khi có máy hư mới tiến hành sửa chữa mà khơng có kế hoạch định kỳ kiểm tra và bảo dưỡng trước. Việc sửa chữa máy móc bị động sẽ ảnh hưởng tới quy trình sản xuất. Cụ thể, trong quy trình sản xuất có sử dụng các thiết bị để tạo sản phẩm như: máy đo chiều dài, máy kiểm tra bề mặt, các thiết bị này rất cần thiết cho quá trình tạo sản phẩm, nếu thiết bị hư sẽ làm cho quy trình sản xuất ngưng khơng sản xuất tiếp được, điều này gây ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất của công ty.
2.3.5 Thực trạng cơng tác đo lường, phân tích và cải tiến của cơng ty
2.3.5.1 Công tác đo lường và theo dõi
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.16), mức độ thực hiện của việc đánh giá nội bộ của
công ty đạt ở mức 4,29, việc theo dõi thông tin liên quan tới sự chấp thuận của khách hàng đạt ở mức 4,01, việc phân tích và cải tiến những điểm khơng phù hợp với hệ thống đạt ở mức 3,58, việc theo dõi và duy trì những hành động khắc phục điểm khơng phù hợp của hệ thống chỉ đạt ở mức 2,96. Trong đợt đánh giá nội bộ năm 2012, phát hiện ra 3 trường hợp khơng duy trì hành động khắc phục điểm không phù hợp theo yêu cầu của cải tiến.
Việc đánh giá nội bộ nhằm kiểm tra việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng có đúng theo các yêu cầu trong thủ tục của công ty đề ra hay khơng, tìm và phát hiện những điểm khơng giống với u cầu trong thủ tục của công ty và điểm hạn chế của hệ thống quản lý chất lượng nhằm đưa ra biện pháp khắc phục để cải tiến hệ thống giúp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty. Chính vì tầm quan trọng của việc đánh giá nội bộ, nên lãnh đạo công ty phân cơng trách nhiệm kiểm sốt việc đánh giá nội bộ công ty cho ban ISO phụ trách. Kế hoạch đánh giá nội bộ hàng
năm sẽ do nhân viên trong ban ISO thiết lập, sau đó đệ trình kế hoạch tới người đại diện quản lý chất lượng xem xét và phê duyệt. Kế hoạch sau khi được phê duyệt sẽ thông tin tới các bộ phận liên quan. Kế hoạch này sẽ được duy trì thực hiện và theo dõi trong năm.
Khi thực hiện đánh giá nội bộ, người đại diện quản lý chất lượng sẽ chỉ định trưởng nhóm cho mỗi đợt đánh giá, trưởng nhóm sẽ thiết lập nội dung cho đợt đánh giá nội bộ và đệ trình cho người đại diện quản lý chất lượng xem xét và phê duyệt. Nếu nội dung được thơng qua, trưởng nhóm sẽ thơng tin tới bộ phận bị đánh giá (Auditee) trước 2 ngày để bộ phận chuẩn bị. Trong quá trình đánh giá, người thực hiện đánh giá (Auditer) sẽ tìm những điểm khơng phù hợp (không thực hiện theo thủ tục công ty, những điểm hạn chế của hệ thống) và chuyển thông tin tới thư ký của ban ISO tổng hợp. Sau đó trưởng nhóm đánh giá sẽ mời các thành viên liên quan của bộ phận bị đánh giá (Auditee) họp để thống nhất những điểm hạn chế được tìm thấy, yêu cầu bộ phận liên quan phân tích nguyên nhân và đưa ra hành động khắc phục cho những điểm hạn chế này, thời hạn hồn thành trong vịng 7 ngày sau khi kết thúc đánh giá. Sau khi phân tích và đưa ra biện pháp khác phục, trưởng nhóm sẽ tổng hợp những điểm hạn chế kèm theo những hành động khắc phục gửi cho người đại diện quản lý chất lượng kiểm tra và phê duyệt. Sau 2 tháng, sẽ tiến hành đánh giá việc thực thi hành động khắc phục có thực hiện hay khơng và đánh giá mức độ hiệu quả của những hành động khắc phục đó. Sau cùng là lưu trữ hồ sơ.
Việc đánh giá sẽ được thực hiện ở tất cả các phân xưởng sản xuất, mỗi năm 1 lần. Ngoài ra đối với hệ thống chất lượng tồn cơng ty cũng sẽ được tổ chức mỗi năm 1 lần theo kế hoạch như bảng 2.15.
Bảng 2.15 Số lần đánh giả thực hiện trong năm 2012.
Khu vực đánh giá Số lần đánh giá trong năm
Phân xưởng sản xuất 1 9
Phân xưởng sản xuất 2 5
Phân xưởng sản xuất 3 5
Hệ thống chất lượng công ty theo
tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 1
Nguồn báo cáo thường niên năm 2012. Việc theo dõi thông tin liên quan tới sự chấp thuận của khách hàng về tổ chức được thực hiện như sau: Khi nhận thông tin phàn nàn từ khách hàng, nhân viên bộ phận quản lý chất lượng sẽ tiến hành mời các bên liên quan họp để thảo luận nhằm tìm ra nguyên nhân gốc của vấn dề đang gặp phải. Cuộc họp này giúp tìm ra nguyên nhân để khắc phục lỗi đang xảy ra và giúp cho nhân viên bộ phận quản lý chất lượng có cái nhìn tổng thể hơn về hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của cơng ty để có thể đưa những cải tiến nhằm hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Sau khi điều tra được nguyên nhân của vấn đề, người đại diện quản lý chất lượng sẽ chỉ định bộ phận tạo ra sản phẩm lỗi báo cáo hành động khắc bằng chương trình CAR, trong chương trình này sẽ yêu cầu phân tích nguyên nhân lỗi, những hành động khắc phục tạm thời và đưa ra những hành động khắc phục lâu dài để lỗi không lặp lại. Đồng thời phải xem xét những khả năng khác của lỗi có thể xảy ra nhằm ngăn ngừa trước khi lỗi phát sinh.
Tuy nhiên, những hành động khắc phục chỉ thực hiện tốt ngay khi vừa có lỗi xảy ra, việc duy trì và theo dõi hành động khắc phục điểm không phù hợp chưa được thực hiện tốt. Vì những hành động khắc phục khi áp dụng khơng ban hành chính thức bằng văn bản mà chỉ thông tin miệng, khi nhân sự thay đổi thì việc duy trì hành động khắc phục cũng sẽ không được thực hiện nữa. Việc theo dõi và đánh giá hiệu quả hành động khắc phục diễn ra sau 2 tháng, sau đợt đánh giá này sẽ không còn đợt kiểm tra nào nên những hành động khắc phục khơng cịn phù hợp hoặc
khơng cịn áp dụng nữa sẽ không được phát hiện. Một số hành động khắc phục có hiệu quả ngay thời điểm phát sinh lỗi, nhưng khi quy trình sản xuất thay đổi thì những hành động khắc phục đó khơng cịn phù hợp, nhưng khơng được xem xét lại, vì thế hành động khắc phục đó sẽ khơng cịn hiệu quả ngăn ngừa lỗi phát sinh nữa. Trong quá trình đánh giá nội bộ năm 2012, phát hiện ra 3 trường hợp hành động khắc phục khơng được duy trì.
2.3.5.2 Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp (sản phẩm lỗi)
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.16), mức độ thực hiện kiểm sốt sự khơng phù hợp của sản phẩm là 4,04, hoạt động phân tích sự khơng phù hợp của sản phẩm để cải tiến quá trình là 4,08. Trong đợt đánh giá nộ bộ năm 2012, không phát hiện trường hợp vi phạm nào đối việc kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp. Theo kết quả khảo sát trên, việc kiểm sốt sự khơng phù hợp của sản phẩm và việc phân tích sự khơng phù hợp của sản phẩm nhằm cung cấp thơng tin cho q trình cải tiến đạt được kết quả tốt và duy trì được xu hướng cải tiến.
Thực tế, công ty đã thiết lập thành văn bản thù tục kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp, trong thủ tục này hướng dẫn xử lý khi các sản phẩm không phù hợp xuất hiện trong quá trình sản xuất, hướng dẫn cách nhận diện và giải quyết. Cụ thể, khi có sản phẩm lỗi thì cơng nhân sẽ làm giấy để ghi nhận lỗi và đưa sản phẩm đó tới khu vực chờ xử lý, giấy ghi nhận luôn được dán kèm theo sản phẩm. Sau đó, kỹ sư sẽ đánh giá lại sản phẩm lỗi này dựa theo yêu cầu của khách hàng, nếu sản phẩm này vẫn thỏa được yêu cầu của khách hàng thì kỹ sư sẽ ký nhân nhượng và trả sản phẩm vào chuyền để tiếp tục quy trình sản xuất. Nếu sản phẩm khơng thỏa u cầu của khách hàng thì sẽ được sửa chữa lại. Việc nhận dạng sản phẩm không phù hợp thông qua giấy ghi nhận luôn đi kèm theo sản phẩm kể từ khi sản phẩm đó được đánh giá là lỗi, và khu vực chờ xử lý sản phẩm lỗi. Nhờ vậy, việc nhận dạng và kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp rất dễ dàng và thuận tiện.
Dữ liệu ghi nhận sản phẩm không phù hợp sẽ được nhập vào hệ thống ghi nhận lỗi của công ty. Hàng tuần, kỹ sư chuyền sản xuất sẽ sử dụng dữ liệu này để xem xét số lượng sản phẩm lỗi, loại lỗi của sản phẩm, để làm cơ sở cho việc điều tra nguyên nhân lỗi của quy trình sản xuất tạo ra, từ đó đưa ra cải tiến để khắc phục.
Bảng 2.16: Kết quả khảo sát thực trạng quản lý quá trình tạo sản phẩm của cơng ty.
Tiêu chí
Mức độ thực hiện trung
bình Đo lường và theo dõi Tổ chức thực hiện việc đánh giá nội bộ hệ thống. 4,29 Việc theo dõi thông tin liên quan tới sự chấp thuận của khách hàng về tổ chức. 4,01 Việc ghi nhận, phân tích và cải tiến những điểm khơng phù hợp của hệ thống. 3,58 Việc thực thi những hành động khắc phục những điểm không phù hợp của hệ thống được theo dõi và
duy trì.
2,96
Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
Sự khơng phù hợp của sản phẩm được kiểm soát. 4,04
Hoạt động phân tích sự khơng phù hợp của sản phẩm nhằm cung cấp thơng tin cho cải tiến q trình. 4,08
Phân tích dữ liệu Hoạt động phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động và tìm kiến cơ hội cải tiến. 4,14
Cải tiến Việc thực hiện cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng trong công ty. 4,16 Nguồn: Phụ lục 3.
2.3.5.3 Phân tích dữ liệu
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.16), mức độ thực hiện hoạt động phân tích dữ liệu nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động và tìm kiếm cơ hội cải tiến đạt ở mức 4,14. Việc phân tích dữ liệu nhằm xem xét sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng từ đó đưa ra cải tiến nhằm hồn thiện hơn những điểm hạn chế của hệ thống quản lý chất lượng. Bộ phận sản xuất dựa vào dữ liệu sản phẩm không phù hợp, dữ liệu khách hàng phàn nàn để đánh giá quy trình sản xuất và đưa ra các biện pháp cải tiến cho quy trình sản xuất, bộ phận chất lượng sẽ dựa vào dữ liệu đánh giá nội bộ để xem xét hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
Bảng 2.17 Dữ liệu tỉ lệ sản phẩm không phù hợp năm 2012.
Đơn vị (Phần triệu (ppm)/ tháng Phân xưởng sản xuất 1 Phân xưởng sản xuất 2 Phân xưởng sản xuất 3 Tháng 1 3981 1279 894 Tháng 2 3592 1189 972 Tháng 3 3683 1197 784 Tháng 4 3854 1248 793 Tháng 5 3568 1382 815 Tháng 6 4014 1434 886 Tháng 7 4297 1432 913 Tháng 8 3983 1336 958 Tháng 9 4015 1293 874 Tháng 10 4235 1328 841 Tháng 11 4318 1372 835 Tháng 12 4616 2046 983
Bảng 2.18 Dữ liệu khách hàng phàn nàn theo phân xưởng sản xuất năm 2012. Phân xưởng Phân xưởng sản xuất 1 Phân xưởng sản xuất 2 Phân xưởng sản xuất 3 Số lượng khách hàng phàn nàn 6 4 0
Nguồn: Báo cáo thường niên của công ty năm 2012.
2.3.5.4 Cải tiến
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.16), mức độ thực hiện cải tiến liên tục của hệ thống
quản lý chất lượng trong công ty đạt ở mức 4,16.
Công ty ban hành thủ tục cải tiến, thủ tục này khuyến khích cơng nhân đưa ra ý tưởng cải tiến và thực thi những ý tưởng này nhằm nâng cao tính hiệu quả cho hệ thống quản lý chất lượng. Tất cả các ý tưởng từ công nhân ở các bộ phận phù hợp với quy định trong thủ tục cải tiến sẽ được viết ra và chuyển thông tin tới cho thư ký của bộ phận đào tạo xem xét đánh giá, những cải tiến không phù hợp theo yêu cầu trong thủ tục là những ý tưởng đơn giản hoặc những ý tưởng liên quan tới chức năng của bộ phận sẽ không được chấp nhận. Thư ký của bộ phận đào tạo sẽ kiểm tra ý tưởng trùng lắp với ý tưởng khác hay những ý tưởng trước đó. Nếu là ý tưởng mới thư ký của bộ phận đào tạo sẽ chuyển thông tin tới cho kỹ sư liên quan. Kỹ sư sẽ kiểm tra cải tiến có thực hiện được hay khơng. Nếu thực hiện được sẽ chuyển thông tin tới cho trưởng bộ phận liên quan để đánh giá lần 1. Sau 1 tháng thực hiện cải tiến sẽ tiến hành đánh giá lần 2 để xem xét tính hiệu quả của cải tiến. Những cải tiến nào đạt hiệu quả cao sẽ được xét duyệt bởi các trưởng bộ phận để phân loại cải tiến thành 3 loại A, B, C để tiến hành trao thưởng tương ứng cho từng loại cải tiến. Hiệu quả của cải tiến sẽ dựa vào chi phí tiết kiệm được của cải tiến đó. Loại A tương ứng với chi phí tiết kiệm được trong 1 tháng là 20 triệu VND, loại B tương ứng với chi phí tiết kiệm trong 1 tháng là 15 triệu VND, Loại C tương ứng với chi phí tiết kiệm trong 1 tháng là 10 triệu VND. Ngồi ra, cơng ty có đưa thêm giải cá nhân cho trường hợp viết cải tiến với số lượng nhiều nhất trên 1 tháng nhằm khuyến khích sự sáng tạo của công nhân giúp hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty được hồn thiện.
2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY TNHH FIBER OPTIC VIETNAM
Với quyết tâm xây dựng, duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất
lượng của công ty TNHH Fiber Optics VietNam, Ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên công ty đã thực hiện được những cam kết chất lượng và đạt được những kết quả sau:
- Thiết lập đầy đủ các thủ tục bằng văn bản các quá trình theo yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008, việc thiết lập đầy đủ thủ tục giúp nhân viên có định hướng rõ ràng và thực hiện đúng theo yêu cầu.
- Thực hiện được cam kết của lãnh đạo trong việc xây dựng và cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất lượng của công ty, tiếp nhận thông tin từ khách hàng, các yêu cầu của pháp luật.
- Thực hiện việc hoạch định thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty, định kỳ xem xét và điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế. - Thực hiện việc đào tạo cho công nhân để đảm bảo đủ năng lực thực hiện các công việc ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm, duy trì được hồ sơ đào tạo để thuận tiện trong việc xem xét khi có vấn đề phát sinh.
- Môi trường làm việc của cơng ty ln đảm trong tình trạng tốt để đảm bảo an tồn cho nhân viên và cho sản phẩm.
- Thực hiện tốt việc triển khai q trình sản xuất sản phẩm mới, ln lắng nghe các yêu cầu, phản hồi của khách hàng nhằm đảm bảo sự thỏa mãn khách hàng về chất lượng sản phẩm, hoạt động giao hàng và sau giao hàng.