2.3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
2.3.4.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm
Việc lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc tạo sản phẩm
được thực hiện rất chi tiết và bài bản. Theo kết quả khảo sát (bảng 2.13), mức độ thực hiện triển khai quá trình sản xuất sản phẩm mới đạt ở mức 4,43, xem xét nguồn lực phục vụ cho sản xuất đạt ở mức 4,41.
Thực tế, khi có sản phẩm mới từ tập đoàn Fujikura Nhật Bản chuyển giao cho công ty TNHH Fiber Optics VietNam, thông tin chi tiết về sản phẩm mới như: bản vẽ thiết kế và kỹ thuật sản phẩm, danh sách máy móc thiết bị cần thiết, tất cả những tài liệu chất lượng liên quan và những yêu cầu từ khách hàng sẽ được chuyển đến phó giám đốc sản xuất. Phó giám đốc sản xuất sẽ chỉ định ra trưởng nhóm dự án và chuyển thông tin của sản phẩm mới cho trưởng nhóm dự án.
Sau khi nhận thông tin sản phẩm mới, trưởng nhóm dự án sẽ tiến hành lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch sản xuất này phải được xác nhận của trưởng phòng sản xuất trước. Sau đó trưởng nhóm dự án sẽ tổ chức cuộc họp lần một, mời các thành viên liên quan tới dự án để thông tin kế hoạch của dự án và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong dự án, thảo luận nhóm và tiến hành thiết lập mục tiêu cho dự án. Sau cuộc họp này, các thành viên trong dự án sẽ tiến hành xem xét và chuẩn bị thông tin cho cuộc họp lần 2.
Bảng 2.13: Kết quả khảo sát thực trạng quản lý q trình tạo sản phẩm của cơng ty. Tiêu chí Mức độ thực hiện trung bình Hoạch định việc tạo sản phẩm
Việc triển khai quá trình sản xuất sản phẩm mới. 4,43
Việc xem xét các nguồn lực phục vụ cho sản xuất (Con người, máy móc, nguyên liệu, phương pháp làm việc).
4,41
Các quá trình liên quan đến khách hàng
Việc xem xét các yêu cầu của khách hàng (hoạt động giao hàng và sau giao hàng). 4,39
Việc nhận phản hồi và giải quyết khiếu nại của khách hàng. 4,38
Mua Hàng Tổ chức xác định chuẩn mực đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. 2,47 Việc kiểm soát nhà cung cấp (Số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng). 2,58
Duy trì hồ sơ kết quả đánh giá. 2,53
Hoạt động sản xuất
Việc lập kế hoạch và tiến trình sản xuất. 4,07
Quá trình tạo sản phẩm được quản lý từ đầu vào tới đầu ra. 4,13
Việc nhận dạng được trạng thái của sản phẩm trong quá trình sản xuất. 4,16 Việc nhận biết, xác nhận và bảo vệ tài sản do khách hàng cung cấp. 4,14 Việc nhận biết lưu giữ và bảo quản sản phẩm trong suốt quá trình nội bộ và giao hàng đến vị trí đã
định.
4,09 Nguồn: Phụ lục 3.
Trong cuộc họp lần 2, sẽ xem xét lại tất cả những vấn đề có liên quan tới dự án trước khi triển khai sản xuất thử như:
+ Xem xét về số lượng cơng nhân có đáp ứng đủ cho dự án khơng, nếu khơng đủ thì cần lên kế hoạch tuyển dụng.
+ Xem xét về việc đào tạo công nhân.
+ Xem xét tài liệu chất lượng đã có đầy đủ chưa như: hướng dẫn làm sản phầm, quy trình thực hiện sản phẩm, tài liệu chuẩn kiểm ngoại quan của sản phẩm v.v…
+ Xem xét về máy móc thiết bị và tiến hành sắp xếp chuyền cho dự án. + Xem xét về việc chuẩn bị vật tư cho dự án.
Sau khi xem xét tất cả những vấn đề trên, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lên kế hoạch sản xuất thử. Trong q trình sản xuất thử, trưởng nhóm dự án tiến hành xem xét và ghi nhận lại năng suất của sản phẩm, những sự cố trong q trình sản xuất, tình trạng máy móc thiết bị và trình độ thao tác của cơng nhân. Sản phẩm sản xuất thử sẽ gửi qua cho khách hàng đánh giá về tính năng của sản phẩm có phù hợp với yêu cầu khách hàng đưa ra khơng, trưởng nhóm dự án sẽ tiếp nhận tất cả các thông tin phản hồi về sản phẩm từ khách hàng.
Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, trưỏng nhóm dự án sẽ tiến hành họp lần 3. Cuộc họp này nhằm xem xét lại những điểm chưa phù hợp của việc tạo sản phẩm mới để điều chỉnh trước khi sản xuất chính thức. Tất cả các thơng tin thu thập được từ khách hàng, năng suất sản phẩm, những sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất thử, tình trạng máy móc thiết bị, trình độ thao tác của cơng nhân, sẽ được phân tích trong cuộc họp, các thành viên trong dự án sẽ thảo luận nhóm để đưa ra các biện pháp điều chỉnh, trưởng nhóm dự án đưa ra thời hạn thực hiện cho các thành viên trong dự án. Sau khi thực hiện xong các biện pháp điều chỉnh, trưởng nhóm dự án sẽ thơng tin cho Phó giám đốc sản xuất xem xét và quyết định có sản xuất chính thức hay không. Nếu mọi thứ được thực hiện đầy đủ thì sẽ Phó giám đốc sẽ chấp thuận cho sản xuất chính thức. Những giấy tờ hồ sơ có liên quan tới dự án phải được bộ phận sản xuất lưu giữ.