2.3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
2.3.5.1 Công tác đo lường và theo dõi
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.16), mức độ thực hiện của việc đánh giá nội bộ của
công ty đạt ở mức 4,29, việc theo dõi thông tin liên quan tới sự chấp thuận của khách hàng đạt ở mức 4,01, việc phân tích và cải tiến những điểm khơng phù hợp với hệ thống đạt ở mức 3,58, việc theo dõi và duy trì những hành động khắc phục điểm không phù hợp của hệ thống chỉ đạt ở mức 2,96. Trong đợt đánh giá nội bộ năm 2012, phát hiện ra 3 trường hợp khơng duy trì hành động khắc phục điểm không phù hợp theo yêu cầu của cải tiến.
Việc đánh giá nội bộ nhằm kiểm tra việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng có đúng theo các yêu cầu trong thủ tục của công ty đề ra hay khơng, tìm và phát hiện những điểm không giống với yêu cầu trong thủ tục của công ty và điểm hạn chế của hệ thống quản lý chất lượng nhằm đưa ra biện pháp khắc phục để cải tiến hệ thống giúp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty. Chính vì tầm quan trọng của việc đánh giá nội bộ, nên lãnh đạo công ty phân công trách nhiệm kiểm soát việc đánh giá nội bộ công ty cho ban ISO phụ trách. Kế hoạch đánh giá nội bộ hàng
năm sẽ do nhân viên trong ban ISO thiết lập, sau đó đệ trình kế hoạch tới người đại diện quản lý chất lượng xem xét và phê duyệt. Kế hoạch sau khi được phê duyệt sẽ thông tin tới các bộ phận liên quan. Kế hoạch này sẽ được duy trì thực hiện và theo dõi trong năm.
Khi thực hiện đánh giá nội bộ, người đại diện quản lý chất lượng sẽ chỉ định trưởng nhóm cho mỗi đợt đánh giá, trưởng nhóm sẽ thiết lập nội dung cho đợt đánh giá nội bộ và đệ trình cho người đại diện quản lý chất lượng xem xét và phê duyệt. Nếu nội dung được thơng qua, trưởng nhóm sẽ thông tin tới bộ phận bị đánh giá (Auditee) trước 2 ngày để bộ phận chuẩn bị. Trong quá trình đánh giá, người thực hiện đánh giá (Auditer) sẽ tìm những điểm khơng phù hợp (không thực hiện theo thủ tục công ty, những điểm hạn chế của hệ thống) và chuyển thông tin tới thư ký của ban ISO tổng hợp. Sau đó trưởng nhóm đánh giá sẽ mời các thành viên liên quan của bộ phận bị đánh giá (Auditee) họp để thống nhất những điểm hạn chế được tìm thấy, yêu cầu bộ phận liên quan phân tích nguyên nhân và đưa ra hành động khắc phục cho những điểm hạn chế này, thời hạn hoàn thành trong vòng 7 ngày sau khi kết thúc đánh giá. Sau khi phân tích và đưa ra biện pháp khác phục, trưởng nhóm sẽ tổng hợp những điểm hạn chế kèm theo những hành động khắc phục gửi cho người đại diện quản lý chất lượng kiểm tra và phê duyệt. Sau 2 tháng, sẽ tiến hành đánh giá việc thực thi hành động khắc phục có thực hiện hay không và đánh giá mức độ hiệu quả của những hành động khắc phục đó. Sau cùng là lưu trữ hồ sơ.
Việc đánh giá sẽ được thực hiện ở tất cả các phân xưởng sản xuất, mỗi năm 1 lần. Ngoài ra đối với hệ thống chất lượng tồn cơng ty cũng sẽ được tổ chức mỗi năm 1 lần theo kế hoạch như bảng 2.15.
Bảng 2.15 Số lần đánh giả thực hiện trong năm 2012.
Khu vực đánh giá Số lần đánh giá trong năm
Phân xưởng sản xuất 1 9
Phân xưởng sản xuất 2 5
Phân xưởng sản xuất 3 5
Hệ thống chất lượng công ty theo
tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 1
Nguồn báo cáo thường niên năm 2012. Việc theo dõi thông tin liên quan tới sự chấp thuận của khách hàng về tổ chức được thực hiện như sau: Khi nhận thông tin phàn nàn từ khách hàng, nhân viên bộ phận quản lý chất lượng sẽ tiến hành mời các bên liên quan họp để thảo luận nhằm tìm ra nguyên nhân gốc của vấn dề đang gặp phải. Cuộc họp này giúp tìm ra nguyên nhân để khắc phục lỗi đang xảy ra và giúp cho nhân viên bộ phận quản lý chất lượng có cái nhìn tổng thể hơn về hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của cơng ty để có thể đưa những cải tiến nhằm hồn thiện hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Sau khi điều tra được nguyên nhân của vấn đề, người đại diện quản lý chất lượng sẽ chỉ định bộ phận tạo ra sản phẩm lỗi báo cáo hành động khắc bằng chương trình CAR, trong chương trình này sẽ yêu cầu phân tích nguyên nhân lỗi, những hành động khắc phục tạm thời và đưa ra những hành động khắc phục lâu dài để lỗi không lặp lại. Đồng thời phải xem xét những khả năng khác của lỗi có thể xảy ra nhằm ngăn ngừa trước khi lỗi phát sinh.
Tuy nhiên, những hành động khắc phục chỉ thực hiện tốt ngay khi vừa có lỗi xảy ra, việc duy trì và theo dõi hành động khắc phục điểm không phù hợp chưa được thực hiện tốt. Vì những hành động khắc phục khi áp dụng không ban hành chính thức bằng văn bản mà chỉ thông tin miệng, khi nhân sự thay đổi thì việc duy trì hành động khắc phục cũng sẽ không được thực hiện nữa. Việc theo dõi và đánh giá hiệu quả hành động khắc phục diễn ra sau 2 tháng, sau đợt đánh giá này sẽ khơng cịn đợt kiểm tra nào nên những hành động khắc phục khơng cịn phù hợp hoặc
khơng cịn áp dụng nữa sẽ không được phát hiện. Một số hành động khắc phục có hiệu quả ngay thời điểm phát sinh lỗi, nhưng khi quy trình sản xuất thay đổi thì những hành động khắc phục đó khơng cịn phù hợp, nhưng khơng được xem xét lại, vì thế hành động khắc phục đó sẽ khơng cịn hiệu quả ngăn ngừa lỗi phát sinh nữa. Trong quá trình đánh giá nội bộ năm 2012, phát hiện ra 3 trường hợp hành động khắc phục khơng được duy trì.