2.1.1. Đặc điểm và phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị HCSN là các đơn vị hoạt động vì mục tiêu phi lợi nhuận, sử dụng kinh phí NSNN để thực hiện các cơng việc quản lý Nhà nước, quản lý hành chính, quản lý xã hội và cung cấp các loại dịch vụ công cho xã hội. Hoạt động HCSN luôn gắn liền với mục tiêu phục vụ cho đời sống và lợi ích của nhân dân và đây là mục đích chính, cơ bản, chủ yếu.
Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN chủ yếu được tài trợ từ NSNN cấp toàn bộ, cấp một phần, hay các khoản thu khác như từ phí, lệ phí, thuế, trợ cấp…. Do đó, khơng có mối quan hệ giữa người thụ hưởng dịch vụ với người chi trả dịch vụ và các đơn vị này chịu sự chi phối, quản lý trực tiếp của Luật ngân sách Nhà nước.
Phạm vi hoạt động của đơn vị HCSN bao trùm lên mọi vùng miền, lĩnh vực, thuộc mọi cấp độ quản lý của Nhà nước và các hoạt động cung cấp dịch vụ cơng cho xã hội.
Đơn vị HCSN gồm có hai loại:
- Đơn vị hành chính: bao gồm các tổ chức hoạt động trong hệ thống các cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp và các cơ quan tư pháp của Nhà nước, như các bộ, ủy ban nhân dân các cấp,… Hoạt động cơ bản của các đơn vị hành chính là cung cấp dịch vụ về quản lý hành chính cơng và luật pháp cho xã hội. Chất lượng hàng hóa, dịch vụ do các đơn vị này cung cấp quyết định đến tính hiệu lực và hiệu quả vận hành bộ máy quản lý tài chính Nhà nước. Do chỉ thuần túy là phục vụ quản lý Nhà nước nên các đơn vị này khơng tạo ra nguồn thu, mà có thì cũng khơng đáng kể, chủ yếu là các khoản phí.
- Đơn vị sự nghiệp: là các đơn vị hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cung cấp các hàng hóa, dịch vụ cơng cho xã hội trong các lĩnh vực kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa, thể dục, thể thao, … Mục đích hoạt động của các đơn vị này khơng vì lợi nhuận. Trong q trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ cơng cho xã hội, các đơn vị sự nghiệp được phép tạo lập nguồn thu nhập nhất định thông qua các khoản thu phí và các khoản thu khác từ cung ứng dịch vụ để trang trải chi tiêu, tạo nguồn tăng thu nhập cho cán bộ, viên chức. Nhưng những hoạt động này là hoạt động phụ và không làm ảnh hưởng đến chất lượng
cung cấp dịch vụ công cho xã hội
Đơn vị HCSN cũng là một đơn vị kế tốn, nên cũng có nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế toán đúng theo quy định của Nhà nước để có thể thu thập, xử lý, cung cấp những thơng tin kế tốn, tài chính thơng qua các BCTC nhằm phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị.
Phân loại đơn vị HCSN
Có 3 cách để phân loại đơn vị HCSN, phân loại theo chức năng hoạt động, theo cấp quản lý, và theo tình hình tiếp nhận, phân bổ, sử dụng nguồn kinh phí.
• Căn cứ vào chức năng hoạt động, đơn vị HCSN được chia làm 4 loại: - Các đơn vị hành chính Nhà nước từ Trung ương cho tới các địa phương. - Các đơn vị sự nghiệp thực hiện việc cung cấp các dịch vụ công hoạt động trong các vùng lãnh thổ của quốc gia.
- Các tổ chức đoàn thể xã hội, nghề nghiệp.
- Các đơn vị an ninh, quốc phòng bao gồm các đơn vị quân đội, cơng an.
• Căn cứ vào cấp quản lý theo cơ cấu bộ máy Nhà nước thì đơn vị HCSN được phân thành 2 loại: Đơn vị HCSN cấp Trung ương và đơn vị HCSN cấp địa phương.
• Căn cứ vào việc tiếp nhận, phân bổ và sử dụng kinh phí Nhà nước thì đơn vị HCSN được phân thành 3 cấp:
- Đơn vị dự toán cấp 1: trực tiếp nhận kinh phí ngân sách từ Thủ tướng Chính phủ hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và thực hiện việc phân bổ kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp 2 hoặc cấp 3.
- Đơn vị dự tốn cấp 2: nhận kinh phí từ ngân sách được phân bổ từ đơn vị dự toán cấp 1 và tiến hành phân bổ kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp 3.
- Đơn vị dự tốn cấp 3: tiếp nhận kinh phí được phân bổ từ đơn vị dự toán cấp 1 hoặc cấp 2 và sử dụng kinh phí được cấp để thực hiện các hoạt động.
2.1.2. Đặc điểm và vai trò của thơng tin kế tốn HCSN
Đơn vị HCSN hoạt động tại các cấp, ngành, các lĩnh vực khác nhau với mục đích thực hiện cơng việc quản lý Nhà nước, bảo vệ, duy trì an ninh quốc gia và cung cấp các dịch vụ cơng cho tồn xã hội, vì vậy các hoạt động của các đơn vị HCSN là biểu hiện bộ mặt của một quốc gia về cơ chế điều hành, trình độ tư duy, sự phát triển kinh tế- xã hội, trình độ văn minh, về tính nhân văn và đạo đức xã hội của bộ máy quản lý Nhà nước. Do đó, để một đất nước có thể phát triển tốt về kinh tế- chính trị- xã hội thì việc
đảm bảo và nâng cao chất lượng các hoạt động tại các đơn vị HCSN là điều kiện không thể thiếu, muốn làm được điều này thì thơng tin kế tốn trong đơn vị HCSN đóng vai trị rất quan trọng.
Do lĩnh vực, mục tiêu, tổ chức hoạt động và nguồn cung cấp tài chính của đơn vị HCSN có một số điểm đặc thù so với DN nên để thực hiện nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế - tài chính cho các đối tượng sử dụng thì khơng áp dụng cơ sở kế tốn đơn thuần là dồn tích như DN mà lồng ghép vận dụng có điều chỉnh các phương pháp kế tốn để ghi nhận, đó là cơ sở tiền mặt, cơ sở tiền mặt có điều chỉnh, cơ sở dồn tích có điều chỉnh và cơ sở dồn tích.
Để có thể cung cấp được các thơng tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng thì các đơn vị HCSN cần phải tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp, phải căn cứ vào cấp dự toán, quy mô và đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, trình độ chun mơn, cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho đơn vị, đặc biệt phải tuân thủ quy định pháp luật về kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN.
Kế tốn HCSN có nhiệm vụ phản ảnh các hoạt động về kinh tế tài chính phát sinh tại các đơn vị HCSN để có thể cung cấp các thơng tin về tình hình tiếp nhận, quản lý và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách, khai thác, sử dụng nguồn thu và các hoạt động khác tại đơn vị thơng qua các báo cáo kế tốn đến các đối tượng sử dụng có liên quan.
Đối tượng sử dụng thông tin kế toán của đơn vị HCSN khá đa dạng so với DN, cũng gồm có 2 nhóm: đối tượng sử dụng thơng tin bên trong và đối tượng sử dụng thơng tin bên ngồi đơn vị. Đối tượng sử dụng thơng tin bên trong đó là thủ trưởng đơn vị, các phòng, ban. Đối tượng sử dụng thơng tin bên ngồi đơn vị là cơ quan tài chính, thống kê, KBNN, đơn vị dự tốn cấp trên, Chính phủ, Quốc hội và một số đối tượng khác như các tổ chức, cá nhân viện trợ, tài trợ….
Do nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu được cấp từ NSNN, do đó, tổ chức kế tốn phải tuân thủ theo mục lục NS để phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm sốt tình hình thu, chi NSNN.
Thơng tin kế toán các đơn vị HCSN có vai trị quan trọng đến các đối tượng sử dụng có liên quan để ra các quyết định đúng đắn. Dựa vào thơng tin kế tốn cung cấp, làm cơ sở để:
- Các đối tượng sử dụng có thể đánh giá được tình hình tiếp nhận, sử dụng nguồn kinh phí NS của các đơn vị HCSN có đúng quy định, định mức, tiêu chuẩn, tuân thủ luật pháp và chế độ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Thông qua việc tổng hợp thông tin từ các đơn vị HCSN, Chính phủ và các cơ quan tài chính cấp trên có được nguồn dữ liệu để phân tích, đánh giá tình hình thu- chi NSNN của năm cũng như dự đoán được cán cân thanh tốn trong tương lai của quốc gia. Từ đó, đưa ra các chính sách phân bổ NSNN cho các hoạt động trong nền kinh tế quốc dân một cách hợp lý và hiệu quả hơn. Chủ động hơn trong việc dự tốn tình hình thu- chi NSNN và lập các kế hoạch dài hạn. Đồng thời, dựa vào thông tin kế toán đơn vị HCSN cung cấp, Nhà nước cịn có thể đánh giá được tình hình tài sản quốc gia hiện đang có và dự đốn được tình hình tài sản tài chính trong tương lai.
- Dựa vào thơng tin kế tốn, mà các đơn vị có thể đánh giá được tình hình thu- chi của đơn vị có đúng kế hoạch đề ra hay khơng, đồng thời làm cơ sở để lập dự toán thu- chi một cách chính xác hơn, tránh lãng phí.
- Thơng tin kế tốn tại các đơn vị HCSN công khai, minh bạch giúp cán bộ công chức, viên chức, người lao động cũng như dân chúng đánh giá được tình hình tài chính của các đơn vị, theo dõi và đánh giá chất lượng và hiệu quả dịch vụ công mà các đơn vị cung cấp cho xã hội như thế nào.
- Bên cạnh đó, việc cung cấp các thông tin kế toán đầy đủ, hợp lý, kịp thời và minh bạch sẽ giúp Nhà nước nói chung và các đơn vị HCSN nói riêng có cơ hội thu hút được vốn tài trợ, viện trợ, đầu tư của các cá nhân, tổ chức tài chính trong và ngồi nước.
- Thơng tin tài chính công khai minh bạch, đáp ứng được yêu cầu của thông lệ quốc tế là nền tảng để có cơ hội gia nhập vào các tổ chức kinh tế thế giới, cũng như tạo được vị trí của quốc gia trên trường quốc tế.
2.2. Giới thiệu tổng quan hệ thống kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN ở Việt Nam hiện nay
2.2.1. Giới thiệu chung về chế độ kế toán HCSN ở Việt nam hiện nay
Đáp ứng sự phát triển ngày càng đa dạng của các loại hình kinh tế trong cơ chế thị trường và điều kiện hội nhập, cùng với quá trình cải cách hành chính, ngày 17/6/2003 Quốc hội đã thơng qua Luật kế tốn. Luật kế tốn là văn bản luật có giá trị pháp lý cao, quy định một số vấn đề cơ bản về kế toán cho DN cũng như kế toán cho đơn vị HCSN. Cũng dựa trên những đổi mới này, Luật Ngân sách Nhà nước và các chính sách quản lý tài chính cho từng loại hình đơn vị HCSN và cơ quan Nhà nước đã có nhiều sửa đổi bổ sung cho thích ứng. Với nhu cầu đặt ra đó, để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế, tài
chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ NSNN, Bộ trưởng BTC đã ký QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 ban hành Hệ thống chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN trong cả nước thay thế Chế độ kế toán HCSN ban hành theo QĐ số 999/TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung Chế độ kế toán HCSN ban hành theo QĐ 999. QĐ số 19/2006/QĐ-BTC được xây dựng trên nguyên tắc phù hợp, cập nhật các yêu cầu mới nhất của nền kinh tế thị trường ở Việt Nam trong xu hướng hội nhập quốc tế, tuân thủ Luật NSNN, Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn cũng như các cơ chế, chính sách tài chính mới nhất áp dụng cho đơn vị HCSN.
Và cho đến thời điểm này, Việt Nam vẫn chưa xây dựng được CMKT riêng cho đơn vị HCSN. Tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị này vẫn chủ yếu được thực hiện dựa trên chế độ kế toán HCSN ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC về việc sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán HCSN theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC. Nội dung thay đổi về hệ thống TK theo Thông tư 185/2010/TT- BTC được đính kèm phụ lục 5- trang 12).
Trong chế độ kế toán HCSN Việt Nam theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC quy định và hướng dẫn các nội dung, phương pháp kế tốn cụ thể mang tính đặc thù trong một số lĩnh vực, một số ngành do BTC trực tiếp ban hành. Nội dung cơ bản của hệ thống chế độ kế toán HCSN Việt Nam gồm 4 phần:
• Hệ thống chứng từ kế tốn: chế độ kế toán HCSN quy định các vấn đề liên quan đến nội dung, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán, trình tự lập, ký, luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán, dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt, các quy định sử dụng, quản lý, in biểu mẫu chứng từ kế toán và các quy định về chứng từ điện tử. Chế độ kế toán HCSN cũng yêu cầu rằng chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
• Hệ thống TKKT: dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. BTC chịu trách nhiệm ban hành hệ thống TKKT áp dụng thống nhất cho đơn vị HCSN. Chế độ kế toán HCSN quy định rõ hệ thống TKKT, giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép các TKKT cho một số hoạt động kinh tế chủ yếu.
• Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. BTC quy định về hình thức kế tốn, hệ thống sổ kế tốn, mẫu sổ kế tốn, trình tự ghi sổ, khóa sổ
tương ứng với các hình thức kế tốn bằng tay hay trên máy vi tính được áp dụng tại đơn vị và các phương pháp sửa sổ kế toán. Mỗi đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do BTC quy định để chọn một hệ thống sổ áp dụng cho đơn vị và mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế tốn cho một kỳ kế toán năm. Đồng thời để tạo thuận lợi cho quá trình theo dõi ghi nhận các đối tượng kế tốn, đơn vị kế tốn được cụ thể hóa các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế tốn của đơn vị.
• Hệ thống BCTC: quy định các vấn đề có liên quan đến hệ thống BCTC bao gồm nội dung, mẫu BCTC, phương pháp lập, trình bày BCTC, kỳ hạn lập và nộp các BCTC. Theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC, BCTC gồm có 6 BC và 4 phụ biểu: Bảng cân đối số phát sinh, BC tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng, BC thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh, BC tình hình tăng giảm TSCĐ, BC số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang, thuyết minh BCTC và các phụ biểu
Trong chế độ kế toán HCSN cũng nêu rõ các đối tượng sẽ phải áp dụng chế độ kế tốn HCSN trong q trình thực hiện cơng tác kế toán tại đơn vị gồm:
- Cơ quan Nhà nước, đơn vị HCSN và mọi tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN, gồm: Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi NSNN các cấp; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phịng Chính phủ; Tồ án nhân dân và Viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy