5. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu
3.1 Định hướng và mục tiêu phát triển marketing nội bộ của cơng ty TNH HƠ
Ơ Tô Modena đến năm 2022
Gắn với những định hướng phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, phát triển ngành công nghiệp ô tô trong giai đoạn 2020 -2022, với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc đủ sức thu hút nhân tài trong ngành kinh doanh xe ô tô nhập khẩu tại thị trường Việt Nam, cơng ty TNHH Ơ Tơ Modena định hướng:
Tập trung phát triển mở rộng thị trường kinh doanh ra các tỉnh thành khắp cả nước. Tăng doanh số ở năm 2022 lên mức kỳ vọng là 200 xe/ năm, kéo theo đó tăng doanh số lượt xe làm dịch vụ lên đến 2.300 lượt/ năm. Xem khách hàng là trọng tâm và cung cấp những dịch vụ khách hàng cần.
Xây dựng một mơi trường làm việc hiện đại, năng động, bình đẳng và cơng bằng cho toàn thể nhân viên thoải mái cống hiến và gắn bó. Tăng cường năng lực của nhân viên công ty, chú trọng đào tạo chuyên sâu để tăng tính gắn kết và phục vụ lâu dài, từng bước đổi mới và tăng cường năng lực phục vụ. Thực hiện đầy đủ chế độ, chính sách cho người lao động trong công ty. Phấn đấu thu nhập bình qn của tồn bộ nhân viên cơng ty trong giai đoạn 2022 lên đến 15 triệu đồng/người/ tháng. Xem nhân viên là nhân tố quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Để thực hiện được những định hướng đã đề ra thì việc củng cố nền tảng nội bộ thông qua việc xây dựng kế hoạch Marketing nội bộ là điều hết sức quan trọng. Ban lãnh đạo công ty quyết tâm sẽ quan tâm và dành nguồn lực Hoạt động Marketing nội bộ cần phải đảm bảo đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của nhân viên trong các
hoạt động hàng ngày để có thể xây dựng được tính gắn kết cao nhất của nhân viên với công ty.
3.2 Một số giải pháp cải thiện hoạt động Marketing nội bộ của cơng ty TNHH Ơ Tô Modena
3.2.1 Giải pháp về truyền thông (Truyền thông tin, thông điệp)
Từ kết quả khảo sát thực trạng về việc thực hiện yếu tố Truyền thông của hoạt động Marketing nội bộ tại công ty TNHH Ơ Tơ Modena, ta thấy nhân viên công ty đánh giá yếu tố truyền thơng vẫn cịn nhiều hạn chế và cũng theo kết quả phân tích, yếu tố này có sự tác động lớn nhất đến sự hài lịng của nhân viên trong hoạt động marketing nội bộ của cơng ty TNHH Ơ Tơ Modena.
Để khắc phục các hạn chế này, người viết đề xuất một số giải pháp như sau: Giải pháp: Tăng cường giao tiếp và phản hồi lại ý kiến đóng góp của nhân viên.
+ Nội dung giải pháp:
Các nhà quản lý cần tập trung tăng cường giao tiếp với nhân viên cả về nội dung và thời gian giao tiếp để có thể thấu hiểu tốt hơn. Có thể giao tiếp trực tiếp tại các cuộc họp, trong quá trình diễn ra các cuộc họp, các bên tham gia cần tôn trọng mọi thành viên tham gia. Việc họp mặt, ngoài lý do trao đổi công việc, nên dành nhiều thời gian hơn cho những trao đổi giữa nhân viên và quản lý trực tiếp, quản lý và nhân viên cần minh bạch về thơng tin để có thể nâng cao uy tín giữa các bên, như vậy chất lượng thông tin sẽ tốt hơn. Cấp trên cần quan tâm nhiều hơn đến các tâm tư nguyện vọng của nhân viên, cần chú ý vào những nhu cầu cũng như các kỹ năng nghề nghiệp để giúp định hướng cho nhân viên có một tương lai vững chắc hơn. Cần có những đánh giá về năng lực của nhân viên một cách khách quan và chi tiết từ các nhà quản lý trực tiếp. Tạo điều kiện để nhân viên có thể chia sẻ nhiều hơn với quản lý, với công ty.
Ngồi giao tiếp trực tiếp, cơng ty nên có thùng thư góp ý hoặc email của ban giám đốc để tiếp nhận những dạng thơng tin là ý kiến đóng góp của nhân viên. Đơi khi có những vấn đề nhân viên khơng thoải mái khi trao đổi trực tiếp, vì thế cơng ty
nên tạo điều kiện để nhân viên có thể chia sẻ ý kiến của mình. Các thành viên của Ban Giám Đốc sẽ có tầm nhìn và khả năng truyền cảm hứng, khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả hơn so với cán bộ quản lý trực tiếp. Do đó, ban giám đốc cơng ty nên có kênh riêng để có thể tiếp nhận thơng tin khi khơng thể bố trí các cuộc gặp mặt trao đổi, cũng như khi nhân viên không thể thoải mái chia sẻ trực tiếp. Khi bố trí kênh trao đổi này, Ban giám đốc công ty phải chú trọng việc phân công nhân sự phụ trách giải đáp, phản hồi lại các ý kiến thắc mắc và đưa ra chỉ đạo kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh. Cũng bằng hình thức này, ban giám đốc cơng ty có thể gởi các email mang nội dung khuyến khích, động viên tinh thần làm việc cho nhân viên. Những hành động này tuy nhỏ bé, nhưng lại là một trong những yếu tố để nhân viên cảm thấy nhận được sự quan tâm của công ty và nỗ lực cống hiến hơn nữa. Các thơng báo chính sách trong cơng ty cần được thơng báo nhanh chóng và thơng qua các kênh trực tiếp đến nhân viên, vì một số nhân viên cịn cảm thấy việc truyền thơng chưa thực sự dễ dàng, các chính sách , thơng báo quan trọng phải được gửi trực tiếp cho nhân viên thông qua họp thư điện tử hoặc các thơng báo, poster tại phịng ban, bộ phận của nhân viên, cần đảm bảo những thơng tin chính sách phù hợp với lợi ích của nhân viên và tiềm năng của cơng ty.
Ngồi ra, với kết quả khảo sát, nhân viên còn đánh giá những ý kiến nhân viên đóng góp chưa thực sự được áp dụng. Trong các cuộc họp, một khi ban giám đốc khuyến khích sự đóng góp của nhân viên về cơng việc, cụ thể có thể có những quy định bảo vệ quyền lợi cho nhân viên khi tham gia đóng góp ý kiến, các nhân viên cần được tạo điều kiện để có thể tham gia đóng góp ý kiến của mình trong các cuộc họp nhiều hơn, cần có những dự thảo trước khi các cuộc họp diễn ra, những kế hoạch đóng góp ý kiến được xây dựng và thực hiện mạnh mẽ hơn. Và sau khi nhận được ý kiến, ban giám đốc cần phải có phản hồi chính thức cho nhân viên, để họ thấy được là ý kiến của mình được lưu tâm, mặc dù khơng có tính khả thi có thể áp dụng được, nhưng việc ban giám đốc phản hồi sẽ cho nhân viên hiểu được rằng ý kiến đóng góp của họ có ý nghĩa với cơng tác quản lý, và sẽ có động lực để tiếp tục nêu ý kiến.
Nhân sự: Cán bộ bộ phận nhân sự lên lịch tổ chức các cuộc họp, bố trí email, thùng thư góp ý. Ban Giám đốc cơng ty trực tiếp đối thoại, trao đổi và giải quyết các khó khăn, vướng mắc của nhân viên.
Ngân sách: Phát sinh khơng đáng kể ở việc bố trí thùng thư góp ý tại các khu vực trong cơng ty: dự kiến khoảng 200.000 vnđ/ 1 thùng thư, cần ít nhất 5 thùng thư tại các khu vực trụ sở và xưởng làm việc của cơng ty; Tổng chi phí cho việc bố trí thùng thư này là khoảng 1.000.000 vnđ và chỉ sẽ phải thay mới sau 3 năm sử dụng. Đối với hình thức nhận góp ý bằng email sẽ khơng phát sinh chi phí trang bị vật dụng cố định.
Chi phí cho cơng tác tổ chức các cuộc họp nội bộ: sẽ phát sinh thêm chi phí văn phịng phẩm, nước uống cho khâu chuẩn bị mời họp và trong quá trình họp. Dự kiến 200.000vnđ cho 1 buổi họp định kỳ.
+ Thời gian thực hiện: Trong suốt quá trình hoạt động.
+ Lợi ích của giải pháp: Hình thành được kênh giao tiếp giữa bộ phận quản
lý và nhân viên, nâng cao cảm nhận về sự tôn trọng ý kiến của tổ chức với nhân viên
+ Giám sát thực hiện giải pháp: Ban giám đốc công ty trực tiếp lắng nghe và
phản hồi ý kiến của nhân viên.
+ Tính khả thi của giải pháp: Theo bảng tổng hợp được trình bày ở phụ lục
08, giải pháp này được các cán bộ quản lý đánh giá khả thi vì chi phí phát sinh khơng đáng kể, có thể tạo điều kiện cho nhân viên nêu ý kiến và đồng thời có thể đáp ứng được yêu cầu nhận được sự phản hồi và hỗ trợ từ Ban Giám Đốc công ty.
Giải pháp: Lên kế hoạch tổ chức và triển khai các cuộc họp nội bộ.
+Nội dung giải pháp:
Nguyên nhân của hạn chế này là do trong các cuộc họp trước đây được tổ chức tràn lan theo định kỳ mà chưa quan tâm đến việc phải sắp xếp thời gian phù hợp để không ảnh hưởng đến công việc của nhân viên. Nhân viên chưa nhận thức được các cuộc họp là cần thiết, vì thơng tin đến với họ chưa thực sự có ý nghĩa. Đồng thời họ cảm nhận dù cho có đi họp, có nêu ý kiến thì những ý kiến, đóng góp của họ cũng khơng được ban giám đốc lắng nghe. Vì thế để cải thiện tình trạng này, khi tổ chức
bất cứ cuộc họp nào, bộ phận tổ chức họp cần phải lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm nội dung tổ chức họp và thông báo đến từng bộ phận, từng phòng ban. Bộ phận tổ chức họp phải lưu ý lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp để có thể có đơng nhân viên nhất tham dự. Yêu cầu các trưởng bộ phận thông tin đến nhân viên của bộ phận mình và xác nhận tham dự. Các trường hợp xác nhận tham dự nhưng khơng có mặt tại buổi họp sẽ có các hình thức phạt phù hợp. Ban Giám Đốc cân nhắc xây dựng hệ thống thưởng, phạt phân minh, ban hành bộ quy chế xử lý sai phạm, trong đó có hạng mục phạt nếu không tham dự họp. Nhân viên thấy được lợi ích của những cuộc họp sẽ tự động tham dự và đóng góp ý kiến.
+ Nguồn lực để triển khai giải pháp:
Nhân sự: Cán bộ bộ phận nhân sự sắp xếp tổ chức các buổi họp, các cấp Trưởng/ phó phịng thơng báo và khuyến khích nhân viên bộ phận mình tham dự và nêu ý kiến tại các buổi họp.
Ngân sách: Khơng phát sinh vì chỉ là đổi cách sắp xếp tổ chức các cuộc họp.
+ Thời gian thực hiện: Trong suốt quá trình hoạt động
+ Lợi ích của giải pháp: Giải pháp được thực hiện thành cơng sẽ tạo được văn
hóa trong việc tham gia các buổi họp tại công ty.
+ Giám sát thực hiện giải pháp: Cán bộ bộ phận nhân sự và Trưởng/phó phịng ban theo dõi và phản hồi lại để hoàn thiện giải pháp.
+ Tính khả thi của giải pháp: Giải pháp được phần lớn các nhà quản lý cơng
ty TNHH Ơ Tơ Modena đánh giá khả thi vì thay vì cứ tổ chức họp theo định kỳ mà khơng sắp xếp thời gian, địa điểm hợp lý thì khó có thể thu hút được nhân viên tham gia và đóng góp ý kiến.
3.2.2 Giải pháp về sản phẩm (Công việc)
Trên cơ sở tham khảo các lý thuyết về Marketing nội bộ, và kết hợp với hiện trạng tại cơng ty Modena, cần có những biện pháp, chính sách thích hợp để gia tăng sự gắn kết của nhân viên thông qua các yếu tố thành phần thuộc marketing nội bộ.
Theo kết quả khảo sát đánh giá thực trạng và việc kết hợp các dữ liệu thứ cấp về yếu tố công việc tại công ty, ta thấy yếu tố sản phẩm (công việc) của hoạt động
marketing nội bộ là yếu tố có cường độ tác động mạnh đến sự gắn kết của nhân viên. Vì vậy các giải pháp của yếu tố này đóng vai trị quan trọng trong việc nâng cao sự gắn kết của nhân viên tại cơng ty TNHH Ơ Tô Modena.
Sau đây là các giải pháp cho từng nguyên nhân của các hạn chế đã chỉ ra ở mục 2.3:
Giải pháp: Thiết kế lại cơng việc cho phù hợp với các vị trí nhân viên
đang đảm nhận.
+ Nội dung giải pháp:
Nhân viên cảm nhận công việc chưa được thiết kế phù hợp nên bộ phận chức năng phối hợp với bộ phận hành chính nhân sự thiết kế cơng việc phù hợp hơn với từng vị trí mà nhân viên cơng ty đang đảm nhận, từ đó hồn chỉnh bảng mô tả công việc cụ thể để phổ biến cho nhân viên ngay từ khi nhận việc.
Trước tiên, cơng ty cần thành lập nhóm phân tích cơng việc bao gồm cán bộ bộ phận nhân sự và các cán bộ quản lý của từng bộ phận để phân tích và xây dựng quy trình cơng việc để có thể nắm rõ bản chất cơng việc, sau đó cơng ty sẽ thuê chuyên gia tư vấn để tư vấn thêm về các vấn đề cịn tồn đọng trong cơng tác phân tích và xây dựng quy trình cơng việc. Sau khi đã có được bảng phân tích cơng việc cho các vị trí, nhân viên bộ phận nhân sự tiến hành soạn thảo lại mẫu bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc và từ đó hồn thiện bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc rồi gởi đến các bộ phận chun mơn để rà sốt lại và nếu như đã hợp lý, sẽ phổ biến và triển khai cho nhân viên các bộ phận thực hiện theo bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc đã được duyệt. Trong q trình thực hiện, nếu có vướng mắc, bất cập gì, các bộ phận cập nhật thơng tin cho phòng nhân sự để phối hợp điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
Việc thực hiện giải pháp này không hề đơn giản, sẽ tốn rất nhiều thời gian, cơng sức và tiền của để có thể có được bộ bảng mơ tả cơng việc hồn chỉnh cho tất cả các vị trí nhân viên trong cơng ty, vì thế trong giai đoạn đầu thực hiện, nên thực hiện phân tích cơng việc cho các chức danh cán bộ quản lý trước, sau đó hồn thiện các chức danh còn lại sau.
Ngồi ra việc bố trí giờ làm việc, cách quản lý với từng nhân viên các bộ phận cũng cần linh hoạt, chi tiết như sau:
Nhân viên kỹ thuật: nên có khung thời gian làm việc linh hoạt hơn, khơng nhất
thiết phải bắt buộc trực văn phịng, có thể tổ chức xoay ca cho nhân viên kỹ thuật linh hoạt hơn, bản chất công việc của nhân viên kỹ thuật là tìm hiểu thực hành các nguyên lý kỹ thuật của sản phẩm, nên cắt giảm những cơng việc mang tính thiếu chun mơn với nhân viên, tăng cường khối việc thiên về các kỹ năng kỹ thuật.
Khối nhân viên văn phòng: đối với nhân viên kinh doanh: việc áp đặt doanh
số để quản lý hiệu suất của nhân viên nên được linh hoạt hơn, có cách thiết kế quản lý nhân viên chi tiết hơn thông qua các quản lý trực tiếp, nhân viên hành chính văn phịng có thể kết hợp linh hoạt với các đầu việc của nhân viên kinh doanh, kỹ thuật để nhân viên kinh doanh hay nhân viên kỹ thuật có sự tương tác tốt hơn.
+ Nguồn lực để triển khai giải pháp:
Nhân sự tham gia: Cán bộ bộ phận nhân sự, các cán bộ quản lý của các bộ phận và một số nhân sự có kinh nghiệm làm việc lâu năm tại vị trí của mình và chun gia tư vấn th ngồi.
Ngân sách thực hiện giải pháp: Phát sinh chi phí thuê chuyên gia, tuy nhiên chi phí cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thị trường, tình hình thực tế nên tác giả luận văn khơng đề cập chi phí cụ thể ở đây.
Ngồi ra tác giả đề xuất chi phí gián tiếp chi cho nhóm nhân sự nội bộ cơng ty thực hiện nhiệm vụ phân tích cơng việc là 3.000.000 đồng ngay sau khi hoàn thành được bộ mô tả công việc cho cấp quản lý và 5.000.000 đồng ngay sau khi hoàn thành các vị trí cịn lại để khuyến khích và ghi nhận những đóng góp của nhóm nhân sự này.
+ Thời gian thực hiện: Hồn thiện dần cho đến cuối năm 2020 sẽ có một bộ bảng mô tả cơng viện hồn chỉnh cho tất cả các vị trí nhân viên trong cơng ty.
+ Lợi ích của giải pháp: Có được hệ bảng mơ tả cơng việc rõ ràng cụ thể, cung
cấp cho nhân viên mới ngay từ khi nhận việc, hoặc cung cấp cho nhân viên hiện tại