5. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu
3.2 Một số giải pháp cải thiện hoạt động Marketing nội bộ của công ty TNHH
3.2.2 Giải pháp về sản phẩm (Công việc)
Trên cơ sở tham khảo các lý thuyết về Marketing nội bộ, và kết hợp với hiện trạng tại cơng ty Modena, cần có những biện pháp, chính sách thích hợp để gia tăng sự gắn kết của nhân viên thông qua các yếu tố thành phần thuộc marketing nội bộ.
Theo kết quả khảo sát đánh giá thực trạng và việc kết hợp các dữ liệu thứ cấp về yếu tố công việc tại công ty, ta thấy yếu tố sản phẩm (công việc) của hoạt động
marketing nội bộ là yếu tố có cường độ tác động mạnh đến sự gắn kết của nhân viên. Vì vậy các giải pháp của yếu tố này đóng vai trị quan trọng trong việc nâng cao sự gắn kết của nhân viên tại cơng ty TNHH Ơ Tơ Modena.
Sau đây là các giải pháp cho từng nguyên nhân của các hạn chế đã chỉ ra ở mục 2.3:
Giải pháp: Thiết kế lại công việc cho phù hợp với các vị trí nhân viên
đang đảm nhận.
+ Nội dung giải pháp:
Nhân viên cảm nhận công việc chưa được thiết kế phù hợp nên bộ phận chức năng phối hợp với bộ phận hành chính nhân sự thiết kế công việc phù hợp hơn với từng vị trí mà nhân viên cơng ty đang đảm nhận, từ đó hồn chỉnh bảng mơ tả cơng việc cụ thể để phổ biến cho nhân viên ngay từ khi nhận việc.
Trước tiên, cơng ty cần thành lập nhóm phân tích cơng việc bao gồm cán bộ bộ phận nhân sự và các cán bộ quản lý của từng bộ phận để phân tích và xây dựng quy trình cơng việc để có thể nắm rõ bản chất cơng việc, sau đó cơng ty sẽ thuê chuyên gia tư vấn để tư vấn thêm về các vấn đề cịn tồn đọng trong cơng tác phân tích và xây dựng quy trình cơng việc. Sau khi đã có được bảng phân tích cơng việc cho các vị trí, nhân viên bộ phận nhân sự tiến hành soạn thảo lại mẫu bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc và từ đó hồn thiện bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc rồi gởi đến các bộ phận chun mơn để rà sốt lại và nếu như đã hợp lý, sẽ phổ biến và triển khai cho nhân viên các bộ phận thực hiện theo bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc đã được duyệt. Trong q trình thực hiện, nếu có vướng mắc, bất cập gì, các bộ phận cập nhật thơng tin cho phòng nhân sự để phối hợp điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
Việc thực hiện giải pháp này không hề đơn giản, sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiền của để có thể có được bộ bảng mơ tả cơng việc hồn chỉnh cho tất cả các vị trí nhân viên trong cơng ty, vì thế trong giai đoạn đầu thực hiện, nên thực hiện phân tích cơng việc cho các chức danh cán bộ quản lý trước, sau đó hồn thiện các chức danh cịn lại sau.
Ngồi ra việc bố trí giờ làm việc, cách quản lý với từng nhân viên các bộ phận cũng cần linh hoạt, chi tiết như sau:
Nhân viên kỹ thuật: nên có khung thời gian làm việc linh hoạt hơn, khơng nhất
thiết phải bắt buộc trực văn phịng, có thể tổ chức xoay ca cho nhân viên kỹ thuật linh hoạt hơn, bản chất cơng việc của nhân viên kỹ thuật là tìm hiểu thực hành các nguyên lý kỹ thuật của sản phẩm, nên cắt giảm những cơng việc mang tính thiếu chuyên môn với nhân viên, tăng cường khối việc thiên về các kỹ năng kỹ thuật.
Khối nhân viên văn phòng: đối với nhân viên kinh doanh: việc áp đặt doanh
số để quản lý hiệu suất của nhân viên nên được linh hoạt hơn, có cách thiết kế quản lý nhân viên chi tiết hơn thông qua các quản lý trực tiếp, nhân viên hành chính văn phịng có thể kết hợp linh hoạt với các đầu việc của nhân viên kinh doanh, kỹ thuật để nhân viên kinh doanh hay nhân viên kỹ thuật có sự tương tác tốt hơn.
+ Nguồn lực để triển khai giải pháp:
Nhân sự tham gia: Cán bộ bộ phận nhân sự, các cán bộ quản lý của các bộ phận và một số nhân sự có kinh nghiệm làm việc lâu năm tại vị trí của mình và chun gia tư vấn thuê ngoài.
Ngân sách thực hiện giải pháp: Phát sinh chi phí thuê chuyên gia, tuy nhiên chi phí cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thị trường, tình hình thực tế nên tác giả luận văn khơng đề cập chi phí cụ thể ở đây.
Ngồi ra tác giả đề xuất chi phí gián tiếp chi cho nhóm nhân sự nội bộ cơng ty thực hiện nhiệm vụ phân tích cơng việc là 3.000.000 đồng ngay sau khi hồn thành được bộ mơ tả công việc cho cấp quản lý và 5.000.000 đồng ngay sau khi hồn thành các vị trí cịn lại để khuyến khích và ghi nhận những đóng góp của nhóm nhân sự này.
+ Thời gian thực hiện: Hồn thiện dần cho đến cuối năm 2020 sẽ có một bộ bảng mơ tả cơng viện hồn chỉnh cho tất cả các vị trí nhân viên trong cơng ty.
+ Lợi ích của giải pháp: Có được hệ bảng mơ tả cơng việc rõ ràng cụ thể, cung
cấp cho nhân viên mới ngay từ khi nhận việc, hoặc cung cấp cho nhân viên hiện tại trong quá trình làm việc.
+ Giám sát thực hiện giải pháp: Cán bộ quản lý giám sát, báo cáo lại với cán
bộ bộ phận nhân sự để điều chỉnh cho phù hợp với thực tế và trình lên Ban Giám Đốc cơng ty phê duyệt.
+ Tính khả thi của giải pháp: Giải pháp được 4/7 nhà quản lý tham gia phỏng
vấn đánh giá có thể khả thi và là đây là một yếu tố bắt buộc phải thực hiện để có thể cải thiện được yếu tố sản phẩm (công việc) trong hoạt động marketing nội bộ cũng như tăng tính gắn kết của nhân viên với công ty.
Giải pháp: Tăng cường việc trao quyền cho nhân viên.
+ Nội dung giải pháp:
Để phát huy được việc trao quyền cho nhân viên trong công việc, các nhà quản lý, giám sát trực tiếp nên tin tưởng và đẩy mạnh việc trao quyền hơn cho nhân viên, vì được trao quyền, nhân viên có thể giải quyết cơng việc một cách hiệu quả và linh hoạt. Các nhà quản lý nên có những quyết định nhằm tạo điều kiện cho cấp dưới có thể quyết định quyền hạn về cơng việc một cách linh hoạt, các cấp quản lý trong công ty nên khuyến khích các quản lý nên trao quyền cho nhân viên cấp dưới để họ mạnh dạn hơn trong việc quyết định trao quyền cho nhân viên. Để thực hiện được điều này, ban lãnh đạo công ty nên ban hành quyết định phân quyền cho nhân viên cấp dưới rõ ràng, cụ thể, quyết định này có những ràng buộc về trách nhiệm để nhân viên sẽ chịu trách nhiệm về những quyết định liên quan đến cơng việc của mình.
Đơn cử như đối với bộ phận kinh doanh, vì mỗi xe có một tùy chọn khác nhau, nên hiện tại, các nhân viên kinh doanh chỉ được quyền bán đúng giá công bố, với bất cứ trường hợp giảm giá nào đều phải liên hệ với cấp trên để xin duyệt giá bán, như vậy nhân viên sẽ khó chủ động để làm việc với khách hàng. Để nhân viên chủ động hơn, Tổng giám đốc phân quyền cho Giám Đốc Kinh Doanh được quyền giảm giá trong hạn mức là 10%/ giá công bố, Giám Đốc kinh doanh phân quyền cho các Trưởng phòng kinh doanh được quyền chủ động giảm 7%/ giá cơng bố, Trưởng phịng kinh doanh phân quyền cho nhân viên được quyền chủ động giảm 5%/ giá công bố. Như vậy trong trường hợp biên độ giảm giá dưới 5%, nhân viên kinh doanh
sẽ có thể chủ động thương lượng trực tiếp với khách hàng, không cần thông qua các cấp quản lý.
Đối với bộ phận dịch vụ, công ty cần phải phân cấp nhân viên kỹ thuật cụ thể theo mức độ lành nghề, kỹ thuật và kinh nghiệm làm việc. Theo đó mỗi cấp bậc kỹ thuật viên sẽ được chủ động xử lý các lỗi kỹ thuật hoặc sửa chữa xe mỗi khi có lượt xe vào xưởng để sửa chữa theo đúng cấp bậc của mình và quản lý xưởng chỉ phân công và giám sát trên phần mềm hệ thống. Các kỹ thuật viên sẽ được tổ chức thi tay nghề hàng năm để biết cấp bậc của mình phù hợp để thực hiện những nhiệm vụ nào và chủ động thực hiện công việc sửa chữa theo đúng cấp bậc của mình, trường hợp vượt quá chức năng nhiệm vụ mới cần báo lên cấp cao hơn để xử lý.
Đối với các bộ phận khác như marketing, kế tốn và hành chính, cơng ty cũng cần ban hành quyết định phân quyền cụ thể đi đôi với trách nhiệm và nghĩa vụ để nhân viên các bộ phận này có thể chủ động thực hiện nhiệm vụ theo đúng chuyên mơn và quyền hạn của mình.
+ Nguồn lực để triển khai giải pháp:
Nhân sự tham gia: Nhân viên, trưởng bộ phận đề xuất các hạn mức quyền hạn lên ban giám đốc xem xét. Nhân viên bộ phận nhân sự ghi nhận và lập văn bản, quyết định triển khai.
Ngân sách thực hiện giải pháp: không phát sinh.
+ Thời gian thực hiện: Trong vòng 2 tháng, nhân viên bộ phận nhân sự sẽ
hoàn thành được bộ quyền hạn của từng vị trí và cơng bố cho tồn thể cán bộ nhân viên công ty.
+ Lợi ích của giải pháp: Có được bảng phân quyền, ủy quyền cụ thể để có thể
biết được quyền lợi, trách nhiệm của từng vị trí nhân viên trong cơng ty. Để từ đó nhân viên có thể chủ động đưa ra quyết định để công việc của mình thuận lợi hơn.
+ Giám sát thực hiện giải pháp: Cán bộ quản lý giám sát, báo cáo lại với cán
bộ bộ phận nhân sự để điều chỉnh cho phù hợp với thực tế và trình lên Ban Giám Đốc cơng ty phê duyệt.
+ Tính khả thi của giải pháp: Giải pháp được 6/7 nhà quản lý tham gia phỏng
vấn đánh giá khả thi vì tạo điều kiện cho nhân viên nắm rõ quyền hạn của mình để đưa ra được quyết định nhanh chóng và chịu trách nhiệm trước các quyết định của mình.
Giải pháp: Rà sốt và sắp xếp, ln chuyển và bố trí cơng việc cho phù hợp.
+ Nội dung giải pháp:
Theo kết quả khảo sát được trình bày ở chương 2, một số nhân viên vẫn cịn đánh giá là cơng việc chưa hứng thú và thách thức, điều này cho thấy công ty cần rà sốt lại cơng việc của một số nhân viên, kết hợp lại với phịng nhân sự để có thể tìm hiểu rõ hơn về nguyện vọng, mong muốn, để xét lại xem cơng việc có phù hợp với tố chất của nhân viên hay không. Cơng ty phải tổ chức rà sốt lại cơng việc của một số vị trí: Nếu công việc chưa hứng thú và thách thức do công việc đang đảm trách khác với ngành nghề đào tạo thì sắp xếp ln chuyển cơng việc phù hợp với ngành nghề được đào tạo hoặc tiến hành đào tạo, huấn luyện lại; nếu công việc đúng với ngành nghề đào tạo nhưng khơng phù hợp với tính cách, nguyện vọng thì tùy theo thực tế có thể mở rộng hoặc thu hẹp công việc cho phù hợp.
Đối với các nhân viên có nhu cầu muốn làm việc với một cường độ thách thức thì có thể thiết kế lại cơng việc cho các nhân viên này, có thể ln chuyển cơng việc, có thể kết hợp thiết kế các cơng việc đa dạng cho nhân viên để nhân viên cảm thấy không nhàm chán, như nhân viên của các bộ phận được phép trao đổi chuyên môn, kinh nghiệm trong giờ làm việc (nếu cần thiết), từ đây giúp các nhân viên có thể giao lưu học hỏi kinh nghiệm công việc với nhau một cách tốt hơn, công việc sẽ hứng thú hơn và đem lại kết quả tốt hơn.
Cán bộ quản lý cấp Trưởng, phó phịng cần trao đổi thẳng thắn với nhân viên, động viên tích cực để nhân viên có thể giải quyết cơng việc một cách thuận lợi, dễ dàng hơn, vì có thể những khó khăn trong cơng việc dẫn đến cảm giác không hứng thú với công việc.
Ngồi ra sau khi có hệ thống bảng mơ tả cơng việc cụ thể cho từng vị trí, nhân viên bộ phận nhân sự và các trưởng bộ phận phải hồn thiện q trình tuyển dụng,
phân cơng bố trí cơng việc. Để tránh sai sót trong việc phân cơng, bố trí cơng việc, trước khi tiến hành luân chuyển, phòng nhân sự và các phịng ban cần xem xét trình độ chun mơn, khả năng đáp ứng cơng việc để bố trí cho phù hợp với bảng mơ tả cơng việc. Đối với các vị trí quản lý, cần tổ chức kiểm tra kiến thức chuyên môn, kiến thức quản trị cơ bản, phong cách lãnh đạo trước khi tiến hành bố trí phân cơng cơng việc.
Cơng ty cũng cần hoàn thiện hoạt động tuyển dụng bằng cách hồn thiện các cơng việc: Xây dựng quy trình tuyển dụng phù hợp; mở rộng phạm vi tuyển dụng; có các bước kiểm tra, sàng lọc ứng viên bằng các bài kiểm tra, phỏng vấn, thực nghiệm bằng các tình huống thực tế…
Đây là giải pháp khó thực hiện vì khơng phải nhân viên nào cũng sẵn sàng luân chuyển công việc hiện tại, đồng thời cũng khơng có căn cứ gì có thể xác định được là nhân viên sẽ làm tốt công việc sau khi được luân chuyển.
+ Nguồn lực để triển khai giải pháp:
Nhân sự tham gia: Nhân viên cấp Trưởng, phó phòng các phòng ban trao đổi trực tiếp với nhân viên. Nhân viên bộ phận nhân sự và các bộ phận phối hợp để hồn thiện quy trình tuyển dụng, phân cơng bố trí cơng việc. Nhân viên bộ phận nhân sự ghi nhận và xem xét đánh giá và trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt nếu có sự luân chuyển, thay đổi.
Ngân sách thực hiện giải pháp: Có thể phát sinh chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới để thay thế khi luân chuyển hoặc đào tạo nhân sự hiện hữu để phù hợp với u cầu của cơng việc hiện tại. Chi phí phát sinh cho mỗi vị trí là khác nhau, ngân sách được lấy từ quỹ đào tạo của công ty.
+ Thời gian thực hiện: Trong vòng sáu tháng, trưởng bộ phận rà sốt lại nội
bộ phịng ban, trao đổi với nhân viên, đề xuất ln chuyển, thay đổi vị trí cơng việc và sắp xếp thời gian để nhân viên có thể làm quen với vị trí cơng việc mới. Trong vòng một năm, dự kiến cuối năm 2020, sẽ thực hiện xong q trình rà sốt và ln chuyển các vị trí nếu cần thiết.
Nhân viên bộ phận nhân sự hồn thiện quy trình tuyển dụng, bố trí nhân sự và thực hiện xuyên suốt q trình hoạt động.
+ Lợi ích của giải pháp: Ban trưởng bộ phận các phịng ban có thể hiểu rõ
hơn về mong muốn, nguyện vọng của nhân viên, các nhân viên cũng có thể thử sức với nhiều vị trí trong cơng ty để có thể hiểu rõ khả năng của mình thích hợp với vị trí nào để đề xuất được luân chuyển làm việc tại vị trí là thế mạnh của mình để có thể hồn thành cơng việc một cách tốt nhất. Cơng ty hồn thiện được hoạt động tuyển dụng để có thể bố trí đúng người, đúng việc.
+ Giám sát thực hiện giải pháp: Nhân viên nhân sự theo dõi sự luân chuyển
được đề xuất từ các trưởng bộ phận các phịng ban và
+ Tính khả thi của giải pháp: Giải pháp được 4/7 nhà quản lý tham gia khảo
sát đánh giá có thể khả thi vì khơng phát sinh nhiều chi phí, chủ yếu xây dựng lại hệ thống tuyển dụng, đánh giá nhân sự và tổ chức luân chuyển các vị trí. Kết quả thực hiện giải pháp sẽ đem lại sự thay đổi tồn diện trong việc phân cơng, bố trí cơng việc cũng như có quy trình tuyển dụng hồn thiện. Tuy nhiên 2/7 nhà quản lý cho rằng giải pháp ít khả thi và 1/7 nhà quản lý cho rằng giải pháp khơng có tình khả thi, vì khơng thể bằng hình thức ln chuyển mà có thể sắp xếp cơng việc cho phù hợp với yêu cầu công việc và với nhu cầu của bản thân người lao động.