5. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu
3.2 Một số giải pháp cải thiện hoạt động Marketing nội bộ của công ty TNHH
3.2.1 Giải pháp về truyền thông (Truyền thông tin, thông điệp)
Từ kết quả khảo sát thực trạng về việc thực hiện yếu tố Truyền thông của hoạt động Marketing nội bộ tại công ty TNHH Ơ Tơ Modena, ta thấy nhân viên công ty đánh giá yếu tố truyền thơng vẫn cịn nhiều hạn chế và cũng theo kết quả phân tích, yếu tố này có sự tác động lớn nhất đến sự hài lịng của nhân viên trong hoạt động marketing nội bộ của cơng ty TNHH Ơ Tơ Modena.
Để khắc phục các hạn chế này, người viết đề xuất một số giải pháp như sau: Giải pháp: Tăng cường giao tiếp và phản hồi lại ý kiến đóng góp của nhân viên.
+ Nội dung giải pháp:
Các nhà quản lý cần tập trung tăng cường giao tiếp với nhân viên cả về nội dung và thời gian giao tiếp để có thể thấu hiểu tốt hơn. Có thể giao tiếp trực tiếp tại các cuộc họp, trong quá trình diễn ra các cuộc họp, các bên tham gia cần tôn trọng mọi thành viên tham gia. Việc họp mặt, ngoài lý do trao đổi công việc, nên dành nhiều thời gian hơn cho những trao đổi giữa nhân viên và quản lý trực tiếp, quản lý và nhân viên cần minh bạch về thơng tin để có thể nâng cao uy tín giữa các bên, như vậy chất lượng thơng tin sẽ tốt hơn. Cấp trên cần quan tâm nhiều hơn đến các tâm tư nguyện vọng của nhân viên, cần chú ý vào những nhu cầu cũng như các kỹ năng nghề nghiệp để giúp định hướng cho nhân viên có một tương lai vững chắc hơn. Cần có những đánh giá về năng lực của nhân viên một cách khách quan và chi tiết từ các nhà quản lý trực tiếp. Tạo điều kiện để nhân viên có thể chia sẻ nhiều hơn với quản lý, với công ty.
Ngồi giao tiếp trực tiếp, cơng ty nên có thùng thư góp ý hoặc email của ban giám đốc để tiếp nhận những dạng thơng tin là ý kiến đóng góp của nhân viên. Đơi khi có những vấn đề nhân viên khơng thoải mái khi trao đổi trực tiếp, vì thế cơng ty
nên tạo điều kiện để nhân viên có thể chia sẻ ý kiến của mình. Các thành viên của Ban Giám Đốc sẽ có tầm nhìn và khả năng truyền cảm hứng, khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả hơn so với cán bộ quản lý trực tiếp. Do đó, ban giám đốc cơng ty nên có kênh riêng để có thể tiếp nhận thơng tin khi khơng thể bố trí các cuộc gặp mặt trao đổi, cũng như khi nhân viên không thể thoải mái chia sẻ trực tiếp. Khi bố trí kênh trao đổi này, Ban giám đốc công ty phải chú trọng việc phân công nhân sự phụ trách giải đáp, phản hồi lại các ý kiến thắc mắc và đưa ra chỉ đạo kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh. Cũng bằng hình thức này, ban giám đốc cơng ty có thể gởi các email mang nội dung khuyến khích, động viên tinh thần làm việc cho nhân viên. Những hành động này tuy nhỏ bé, nhưng lại là một trong những yếu tố để nhân viên cảm thấy nhận được sự quan tâm của công ty và nỗ lực cống hiến hơn nữa. Các thông báo chính sách trong cơng ty cần được thơng báo nhanh chóng và thơng qua các kênh trực tiếp đến nhân viên, vì một số nhân viên cịn cảm thấy việc truyền thơng chưa thực sự dễ dàng, các chính sách , thơng báo quan trọng phải được gửi trực tiếp cho nhân viên thông qua họp thư điện tử hoặc các thơng báo, poster tại phịng ban, bộ phận của nhân viên, cần đảm bảo những thơng tin chính sách phù hợp với lợi ích của nhân viên và tiềm năng của cơng ty.
Ngồi ra, với kết quả khảo sát, nhân viên còn đánh giá những ý kiến nhân viên đóng góp chưa thực sự được áp dụng. Trong các cuộc họp, một khi ban giám đốc khuyến khích sự đóng góp của nhân viên về cơng việc, cụ thể có thể có những quy định bảo vệ quyền lợi cho nhân viên khi tham gia đóng góp ý kiến, các nhân viên cần được tạo điều kiện để có thể tham gia đóng góp ý kiến của mình trong các cuộc họp nhiều hơn, cần có những dự thảo trước khi các cuộc họp diễn ra, những kế hoạch đóng góp ý kiến được xây dựng và thực hiện mạnh mẽ hơn. Và sau khi nhận được ý kiến, ban giám đốc cần phải có phản hồi chính thức cho nhân viên, để họ thấy được là ý kiến của mình được lưu tâm, mặc dù khơng có tính khả thi có thể áp dụng được, nhưng việc ban giám đốc phản hồi sẽ cho nhân viên hiểu được rằng ý kiến đóng góp của họ có ý nghĩa với cơng tác quản lý, và sẽ có động lực để tiếp tục nêu ý kiến.
Nhân sự: Cán bộ bộ phận nhân sự lên lịch tổ chức các cuộc họp, bố trí email, thùng thư góp ý. Ban Giám đốc cơng ty trực tiếp đối thoại, trao đổi và giải quyết các khó khăn, vướng mắc của nhân viên.
Ngân sách: Phát sinh khơng đáng kể ở việc bố trí thùng thư góp ý tại các khu vực trong cơng ty: dự kiến khoảng 200.000 vnđ/ 1 thùng thư, cần ít nhất 5 thùng thư tại các khu vực trụ sở và xưởng làm việc của cơng ty; Tổng chi phí cho việc bố trí thùng thư này là khoảng 1.000.000 vnđ và chỉ sẽ phải thay mới sau 3 năm sử dụng. Đối với hình thức nhận góp ý bằng email sẽ khơng phát sinh chi phí trang bị vật dụng cố định.
Chi phí cho cơng tác tổ chức các cuộc họp nội bộ: sẽ phát sinh thêm chi phí văn phịng phẩm, nước uống cho khâu chuẩn bị mời họp và trong quá trình họp. Dự kiến 200.000vnđ cho 1 buổi họp định kỳ.
+ Thời gian thực hiện: Trong suốt quá trình hoạt động.
+ Lợi ích của giải pháp: Hình thành được kênh giao tiếp giữa bộ phận quản
lý và nhân viên, nâng cao cảm nhận về sự tôn trọng ý kiến của tổ chức với nhân viên
+ Giám sát thực hiện giải pháp: Ban giám đốc công ty trực tiếp lắng nghe và
phản hồi ý kiến của nhân viên.
+ Tính khả thi của giải pháp: Theo bảng tổng hợp được trình bày ở phụ lục
08, giải pháp này được các cán bộ quản lý đánh giá khả thi vì chi phí phát sinh khơng đáng kể, có thể tạo điều kiện cho nhân viên nêu ý kiến và đồng thời có thể đáp ứng được yêu cầu nhận được sự phản hồi và hỗ trợ từ Ban Giám Đốc công ty.
Giải pháp: Lên kế hoạch tổ chức và triển khai các cuộc họp nội bộ.
+Nội dung giải pháp:
Nguyên nhân của hạn chế này là do trong các cuộc họp trước đây được tổ chức tràn lan theo định kỳ mà chưa quan tâm đến việc phải sắp xếp thời gian phù hợp để không ảnh hưởng đến công việc của nhân viên. Nhân viên chưa nhận thức được các cuộc họp là cần thiết, vì thơng tin đến với họ chưa thực sự có ý nghĩa. Đồng thời họ cảm nhận dù cho có đi họp, có nêu ý kiến thì những ý kiến, đóng góp của họ cũng khơng được ban giám đốc lắng nghe. Vì thế để cải thiện tình trạng này, khi tổ chức
bất cứ cuộc họp nào, bộ phận tổ chức họp cần phải lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm nội dung tổ chức họp và thông báo đến từng bộ phận, từng phòng ban. Bộ phận tổ chức họp phải lưu ý lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp để có thể có đơng nhân viên nhất tham dự. Yêu cầu các trưởng bộ phận thông tin đến nhân viên của bộ phận mình và xác nhận tham dự. Các trường hợp xác nhận tham dự nhưng khơng có mặt tại buổi họp sẽ có các hình thức phạt phù hợp. Ban Giám Đốc cân nhắc xây dựng hệ thống thưởng, phạt phân minh, ban hành bộ quy chế xử lý sai phạm, trong đó có hạng mục phạt nếu không tham dự họp. Nhân viên thấy được lợi ích của những cuộc họp sẽ tự động tham dự và đóng góp ý kiến.
+ Nguồn lực để triển khai giải pháp:
Nhân sự: Cán bộ bộ phận nhân sự sắp xếp tổ chức các buổi họp, các cấp Trưởng/ phó phịng thơng báo và khuyến khích nhân viên bộ phận mình tham dự và nêu ý kiến tại các buổi họp.
Ngân sách: Khơng phát sinh vì chỉ là đổi cách sắp xếp tổ chức các cuộc họp.
+ Thời gian thực hiện: Trong suốt quá trình hoạt động
+ Lợi ích của giải pháp: Giải pháp được thực hiện thành công sẽ tạo được văn
hóa trong việc tham gia các buổi họp tại cơng ty.
+ Giám sát thực hiện giải pháp: Cán bộ bộ phận nhân sự và Trưởng/phó phịng ban theo dõi và phản hồi lại để hồn thiện giải pháp.
+ Tính khả thi của giải pháp: Giải pháp được phần lớn các nhà quản lý cơng
ty TNHH Ơ Tơ Modena đánh giá khả thi vì thay vì cứ tổ chức họp theo định kỳ mà khơng sắp xếp thời gian, địa điểm hợp lý thì khó có thể thu hút được nhân viên tham gia và đóng góp ý kiến.