CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.1. Kiểm chứng thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện Y tế cộng cộng TP.Hồ
3.1.2. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Viện thực hiện theo thông tư 107/TT- BTC bao gồm hai loại: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn (Phụ lục 03.)
- Đối với chứng từ bắt buộc gồm 04 biểu mẫu: Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền. Riêng biên lai thu tiền có hai loại: Biên lai thu phí KTNN phát hành để thu phí KTNN về thực phẩm nhập khẩu được đặt in theo Thơng báo phát hành có sự đồng ý của Cục Thuế TP.Hồ Chí Minh và Biên lai thu tiền đặt in sẵn 100 cuốn (150 tờ/cuốn), mỗi cuốn 50 liên được in số nhảy tự động để thu tiền cho một số hoạt động nhỏ lẻ chưa xuất hóa đơn ngay tại thời điểm thu như: Phòng Kiểm tra nhà nước thu tiền kiểm hàng phi mậu dịch tại Sân bay Tân Sơn Nhất đến cuối ngày giao cho Kế tốn thu phí, dịch vụ lập bảng kê và xuất hóa đơn theo quy định.
- Đối với chứng từ hướng dẫn, Viện sử dụng nhiều loại chứng từ theo hướng dẫn thông tư 107/2017/TT-BTC như: Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, Giấy báo làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Giấy đi đường, Phiếu nhập Kho, Xuất Kho, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán ..., Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm chi kiêm yêu cầu mua bán ngoại tệ theo mẫu của Ngân hàng phục vụ và một số mẫu chứng từ theo Thông tư 77/2017/TT-BTC như: Giấy Rút dự toán Ngân sách, Ủy nhiệm chi, Bảng kê chứng từ thanh tốn/tạm ứng. Ngồi ra, căn cứ Luật kế toán, Viện tự thiết kế một số mẫu chứng từ kế toán khác như: Bảng thanh toán tiền bồi dưỡng, bảng thanh toán tiền giảng, Bảng thanh tốn tiền cơng lấy mẫu, Phiếu đề nghị cung cấp vật tư, phiếu đề nghị phê duyệt kết quả chọn đơn vị cung cấp, ... . Đa số chứng từ được in trên phần mềm kế toán, một số chứng từ mẫu tự thiết kế được in thủ công.
Lập, xử lý chứng từ kế tốn:
+ Kế tốn có trách nhiệm kiểm tra chứng từ của phần hành được phân công: yêu cầu chứng từ ghi rõ ràng, khơng được tẩy xóa, các chỉ tiêu trên hóa đơn và chứng từ
kèm theo: tên đơn vị, mã số thuế, số tiền bằng số, bằng chữ ... phải hợp lệ. Trong vịng 2 ngày, kế tốn phải xử lý chứng từ kế toán đã tiếp nhận, trường hợp chứng từ khơng hợp lệ, kế tốn phần hành trả lại chứng từ cho bộ phận liên quan.
+ Lập chứng từ trên phần mềm kế toán: Nội dung các chứng từ kế toán phải được ghi rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều phản ánh đầy đủ tiêu thức như: tên chứng từ, ngày tháng, số thứ tự, tên, địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về số lượng, số tiền, chữ ký của những người có trách nhiệm được ghi đầy đủ đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành.
Kiểm tra, ký chứng từ kế toán:
Sau khi lập chứng từ, Kế toán trưởng kiểm tra lại chứng từ kế toán mà kế toán phần hành đã lập trước khi ký kiểm sốt. Viện trưởng ký duyệt.
Ngồi việc ký trực tiếp trên chứng từ kế toán bằng chữ ký sống, chữ ký số cũng được thực hiện khi kê khai nộp thuế GTGT, thuế TNDN, thuế thu nhập cá nhân và đăng ký kê khai bảo hiểm xã hội.
Phân loại, định khoản, ghi sổ kế toán:
Chứng từ kế toán sau khi được Viện trưởng ký duyệt, kế toán sẽ phân loại, định khoản và kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán.
Lưu trữ chứng từ kế toán:
Hàng tháng, các chứng từ kế toán sau khi đã được ghi sổ kế toán đều được sắp xếp theo chứng từ ghi sổ, cuối năm đóng thành tập, ghi rõ bên ngồi tập chứng từ các thơng tin về tên chứng từ, thời gian sau đó đưa vào lưu trữ ở các tủ sắt tại Phịng Kế tốn. Năm sau, sau khi được Bộ Y tế quyết tốn tồn bộ chứng từ của năm trước được xếp vào thùng carton, ghi nhãn và chuyển xuống kho bảo quản theo chế độ quy định.