CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.2. Đánh giá về tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện
3.2.1. Ưu điểm
- Việc tổ chức thêm Kế toán kiểm soát nội bộ trong năm 2018, đã cung cấp thơng tin về doanh thu, chi phí kịp thời cho lãnh đạo Viện, qua đó đã kiểm sốt tốt các chi phí phát sinh ở các Khoa, Phịng, Trung tâm. Trên cơ sở thơng tin do Kế toán kiểm soát nội bộ cung cấp Viện đã thực hiện việc khốn văn phịng phẩm trong năm 2019, hạn chế giấy tờ, thủ tục mua hàng tháng như trước đây.
- Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn, nhìn chung về cơ bản Viện đã tuân thủ đúng các biểu mẫu kế toán theo quy định, đảm bảo thuận lợi trong công tác ghi sổ kế toán, thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phù hợp với đặc điểm cụ thể của đơn vị. Trong quá trình hoạt động, Viện cũng đã bổ sung một số chứng từ kế toán cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh. Ngồi ra, Viện đã ban hành quy trình thanh tốn, luân chuyển chứng từ rõ ràng. Công tác lưu trữ chứng từ kế toán thực hiện tương đối đầy đủ.
- Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, đơn vị tuân thủ vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng chế độ kế toán, các tài khoản kế toán đã đáp ứng tương
đối đầy đủ các yêu cầu quản lý và sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị. Ngồi ra, đơn vị đã linh hoạt mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 để phản ánh các khoản thu, chi chi tiết phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý tại đơn vị.
- Việc vận dụng hệ thống sổ kế tốn tại đơn vị theo hình thức Chứng từ ghi sổ khá phù hợp, đáp ứng được u cầu về hệ thống hóa thơng tin kế toán từ các chứng từ kế toán đã phản ánh theo từng đối tượng kế tốn, theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ kịp thời cho quản lý. Đơn vị đã mở sổ kế toán để hạch toán, đáp ứng tương đối nhu cầu lập các báo cáo kế toán.
- Báo cáo tài chính và quyết tốn ngân sách từ năm 2017 trở về trước đều được lập đầy đủ và đúng mẫu theo quy định của Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 185/2010/TT-BTC. Năm 2018, Viện đang thực hiện lập báo cáo kế tốn theo quy định thơng tư 107/2017/TT-BTC.
- Tổ chức bộ máy kế tốn với mơ hình tập trung là phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của Viện. Sự phân cơng cơng việc nói chung phù hợp với trình độ chun mơn của mỗi nhân viên kế tốn. Ngoài ra, Viện đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên kế toán tham dự các lớp tập huấn chun mơn về cơng tác kế tốn do Vụ Kế hoạch tài chính - Bộ Y tế tổ chức hằng năm, tham gia học tập, nâng cao trình độ, cập nhật kiến thức khi có sự thay đổi trong chế độ, chính sách kế tốn.
- Việc trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin được đơn vị quan tâm đầu tư, nâng cấp hàng năm. Phần mềm kế toán được áp dụng từ năm 2005 đã hỗ trợ rất lớn cho nhân viên kế toán trong việc lập chứng từ kế toán, sổ kế toán, các báo cáo kế toán. Phần mềm kế toán mới được thiết kế, giúp tất cả kế tốn viên có thể truy cập bất cứ mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải đến trực tiếp nơi làm việc như trước đây. Chủ động trong việc cập nhật, sửa các biểu mẫu chứng từ kế tốn khi có thay đổi, có thể thiết kế thêm các phân hệ báo cáo theo yêu cầu quản lý.
3.2.2. Nhược điểm, hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, công tác tổ chức kế toán của Viện Y tế cơng cộng TP.Hồ Chí Minh cũng cịn tồn tại một số vấn đề sau:
Các thơng tin kế tốn đưa ra chủ yếu là thơng tin kế tốn tài chính, các số liệu thống kê dựa trên các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, chưa thiết lập được hệ thống báo cáo nội bộ, các thơng tin chưa được phân tích sâu để đề xuất những giải pháp cụ thể trong việc sử dụng nguồn kinh phí, nguồn vốn đạt hiệu quả.
Về tổ chức chứng từ kế toán:
Thứ nhất, có những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh từ lâu nhưng không được
phản ánh kịp thời. Nguyên nhân là:
+ Các cá nhân tạm ứng đi cơng tác chưa thanh tốn và kế toán chưa chủ động nhắc nhở các trường hợp này.
+ Do tính chất mùa vụ, một số chương trình, dự án thực hiện trước khi được Vụ, Cục phê duyệt, ký kết hợp đồng nội dung thực hiện. Sau khi đã được phê duyệt nội dung mới chuyển chứng từ thanh toán cho P.TCKT.
Thứ hai, một số biểu mẫu theo chế độ kế toán mới đã thay đổi nhưng khi kế toán tiếp nhận chứng từ thanh tốn từ các khoa, phịng khác khơng kiểm tra kỹ dẫn đến sai biểu mẫu, thiếu một số tiêu thức trên chứng từ.
Thứ ba, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ việc mua sắm nhỏ lẻ hóa chất, vật
tư tiêu hao, hoặc từ việc đi công tác của cán bộ viên chức, đặc biệt phát sinh nhiều vào cuối năm làm ảnh hưởng đến việc hạch toán, nhân viên kế toán tốn nhiều thời gian trong việc lập các chứng từ thanh toán, kiểm tra chứng từ kế tốn.
Thứ tư, cơng tác kiểm tra chứng từ kế toán được thực hiện chủ yếu ở bước
tiếp nhận chứng từ, lập chứng từ và trong quá trình xét duyệt chứng từ, cịn việc kiểm tra chứng từ lần sau thường dồn vào cuối quý, cuối năm do đó việc phát hiện sai sót khơng kịp thời.
Thứ năm, công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán chưa bảo đảm, cách
sắp xếp chứng từ đưa vào kho lưu trữ chưa khoa học, gây khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ.
Thứ nhất, khi chuyển sang chế độ kế tốn mới, một số tài khoản chi phí theo
dõi chi tiết cấp 2, cấp 3. Tuy nhiên, kế tốn định khoản sai khơng thống nhất hoặc hạch toán sai chi tiết mục lục ngân sách, hiểu và hoạch toán sai nghiệp vụ kinh tế.
Thứ hai, Viện vẫn chưa thực hiện tính khấu hao tài sản cố định có nguồn gốc
từ ngân sách nhà nước có sử dụng một phần cho hoạt động SXKD-DV. Một số tài sản cố định chưa tính đúng, tính đủ hao mịn lũy kế. Số dư tài khoản cơng nợ khách hàng khá lớn, một số công nợ khách hàng kéo dài nhiều năm chưa được xử lý, một số khác không xác định rõ đối tượng.
Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Thứ nhất, Chưa mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; chưa mở sổ đăng ký chữ ký
mẫu của nhân viên kế tốn, thủ quỹ, thu ngân, cịn xảy ra tình trạng kế toán tự thay đổi chữ ký.
Thứ hai, Việc in sổ kế toán thực hiện khá đầy đủ, phần mềm kế toán chưa
hồn thiện, Kế tốn mất nhiều thời gian trong việc trích xuất, lọc dữ liệu để in được sổ kế tốn, việc in thủ cơng dẫn đến có sai sót.
Về tổ chức vận dụng báo cáo kế toán
Thứ nhất, hướng dẫn cách lập báo cáo cịn quyết tốn và báo cáo tài chính
chung chung, thiếu hướng dẫn chi tiết, Kế toán tổng hợp khá lúng túng khi lần đầu lập Báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính theo chế độ kế tốn mới gây ra chậm trễ nộp báo cáo.
Thứ hai, các báo cáo kế tốn quản trị được lập khi có yêu cầu của Ban lãnh
đạo, không thường xuyên và khơng mang tính hệ thống.
Thứ ba, việc cơng khai báo cáo tài chính cịn mang tính hình thức, chưa có
chất lượng, đa số cán bộ viên chức người lao động không quan tâm tới số liệu trên báo cáo mà chỉ quan tâm tới kết quả phân phối tài chính.
Về tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn
Viện chưa xây dựng kế hoạch kiểm tra và thành lập bộ phận kiểm tra độc lập, công tác kiểm tra kế toán thường do nhân viên kế toán tự thực hiện trước khi ghi sổ kế toán, kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các phần hành, kế
tốn trưởng kiểm tra trong q trình kiểm soát chứng từ và định kỳ trước khi lập báo cáo tài chính.
Về tổ chức bộ máy kế tốn
Thứ nhất, trình độ chuyên môn không đồng đều, một số nhân viên trong
cơng tác có khi cịn thụ động, chậm thay đổi trong tư duy để cập nhật kiến thức, các chính sách, chế độ mới.
Thứ hai, nhân sự kế tốn ít, nhân viên kế tốn cịn phải kiêm nhiệm thêm
nhiều phần hành và làm thêm ngồi giờ để hồn thành cơng việc được giao đặc biệt vào quý 3, quý 4 hàng năm.
Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn
Mặc dù thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn được thực hiện rất lâu tại đơn vị, tuy nhiên hiện nay hệ thống thơng tin kế tốn vẫn chưa đồng bộ, còn rời rạc. Cụ thể: phần mềm kế toán mới chỉ kết nối với phần mềm quản lý xét nghiệm, chưa kết nối để lấy dữ liệu với một số phần mềm riêng lẻ khác như phần mềm quản lý nhà khách, nhà nghỉ, phần mềm quản lý vật tư, tài sản. Bên cạnh đó, trong năm 2018, Viện khơng sử dụng phần mềm cũ mà sử dụng phần mềm kế toán tự viết, trong quá trình ứng dụng, phần mềm hoạt động chưa ổn định, nhiều phân hệ chưa viết được hoặc chưa hồn thiện kế tốn cịn phải thực hiện thủ công trên máy tính, gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng và tiến độ thực hiện. Mặt khác, việc cho phép nhiều đối tượng sử dụng và có thể truy cập được trên website của phần mềm kế toán sẽ ảnh hưởng đến tính bảo mật của thơng tin kế toán.