CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
4.3. Đề xuất giải pháp
4.3.2.3. Giải pháp vận dụng chế độ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ đem lại hiệu quả cao trong việc cung cấp thơng tin tài chính, giúp cho việc kiểm sốt thơng tin một các chặt chẽ hơn và đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật. Để tổ chức tốt chứng từ kế toán cần:
- Tuân thủ quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, có biện pháp chế tài đối với các cá nhân thường xuyên gửi chứng từ thanh toán chậm trễ.
- Lập kế hoạch mua sắm hóa chất, vật tư tiêu hao, dụng cụ xét nghiệm từ đầu năm, tổ chức thành nhiều đợt đấu thầu tránh trường hợp để dồn vào cuối năm.
- Tăng cường việc kiểm tra chứng từ kế toán từ khâu nhận chứng từ, hoạch toán chứng từ cho đến khi đưa chứng từ vào lưu trữ, bao gồm: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, nội dung chứng từ rõ ràng, hợp lý, khơng tẩy xóa, số tiền bằng chữ đúng với số tiền bằng số, đầy đủ các chữ ký trên chứng từ.
- Phân loại, mở sổ quản lý chứng từ trước khi đưa chứng từ vào lưu trữ, chứng từ được đóng thành từng tập ghi rõ nội dung bên ngoài, lưu trữ khoa học hợp lý,
đóng thành từng thùng nhỏ để dễ dàng lấy ra khi cần thiết. Cần thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ, định kỳ khử mối mọt, chống ẩm mốc.
- Nghiên cứu các quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, rà soát lại những tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ theo để tiêu hủy quy định.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Về cơ bản hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Viện Y tế công cộng TP.HCM đã tuân thủ theo các quy định của chế độ kế toán và việc mở thêm các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm họa động và yêu cầu quản lý tài chính của Lãnh đạo Viện. Tuy nhiên, việc vận dụng tổ chức tài khoản kế toán trong hạch toán và quản lý tài khoản vẫn còn một số điểm chưa phù hợp. Để đáp ứng tốt hơn trong tổ chức tài khoản kế toán cần bổ sung một số nội dung như sau:
- Đối với TSCĐ và tính khấu hao, hao mòn lũy kế:
+ Phân loại TSCĐ được hình thành từ nguồn NSNN sử dụng cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD-DV, thực hiện tính khấu hao đối với TSCĐ này theo hướng dẫn tại thơng tư 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018. Có thể dựa theo tổng số chỉ tiêu xét nghiệm trong năm để làm cơ sở cho việc tính chi phí khấu hao.
+ Phân loại, lập danh mục trình Bộ Y tế phê duyệt kế hoạch thanh lý TSCĐ và thực hiện thanh lý theo quy định đối với TSCĐ bị hư hỏng và đã hết thời gian tính hao mịn.
- Đối với việc theo dõi các tài khoản phải thu, phải trả cần:
+ Thực hiện đối chiếu công nợ thường xuyên, định kỳ theo quý, năm.
+ Thành lập hội đồng xử lý đối với những khoản công nợ phải trả không xác định được đối tượng và các khoản phải thu nhưng không thu hồi được của các năm trước.
+ Yêu cầu khách hàng phải thực hiện ký quỹ, quy định thời hạn thanh tốn để hạn chế tình trạng có nợ phải thu khó địi.
+ Hướng dẫn khách hàng ghi rõ nội dung thanh toán khi chuyển tiền vào tài khoản của Viện.
- Vận dụng tối đa hiệu quả của phần mềm kế tốn, dễ dàng phân tích chi phí để đáp ứng yêu cầu quản trị, kế toán nên hạch toán chi tiết theo mục lục ngân sách đối với các tài khoản chi tiết của tài khoản 154 - Chi phí SXKD-DV dở dang, 642 - Chi phí quản lý khi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Vận dụng tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ đối với từng loại tài sản, nguồn vốn và các hoạt động kinh tế tài chính, giúp kế tốn dễ dàng trong việc tổng hợp số liệu, phân tích và lập các báo cáo kế toán, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho Ban lãnh đạo Viện. Để khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong tổ chức hệ thống sổ kế toán, Viện cần:
- Nghiên cứu tách riêng phân hệ Hóa đơn, Biên lai thu phí trên phần mềm kế tốn để khơng ảnh hưởng đến việc ghi sổ, khắc phục tình trạng viết tay Sổ Quỹ tiền mặt như hiện nay.
- Nghiên cứu viết các sổ kế toán tổng hợp trên phần mềm kế toán, khắc phục các lỗi của phần mềm khi cập nhật số liệu, kết chuyển thuế GTGT tự động.
- Lập “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng (mẫu số: S26- H)” giao cho các Khoa, Phịng, trung tâm ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ, cơng cụ, dụng cụ lâu bền nhằm quản lý chặt chẽ hơn, tránh tình trạng thất lạc, thất thốt, thuận lợi cho công tác kiểm kê vào cuối năm.
- Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chữ ký mẫu của nhân viên kế toán, thủ quỹ, thu ngân và cập nhật chữ ký mới khi có thay đổi.
- Ngoài ra, để đáp ứng tốt yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị, Viện nên nghiên cứu thiết kế thêm mẫu sổ tổng hợp từng khoản mục chi phí từ các sổ chi tiết.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế tốn tại các đơn vị HCSN khơng chỉ cung cấp thông tin đầu vào quan trọng để lập báo cáo tài chính Nhà nước mà còn giúp những người quản lý nắm bắt được tình hình tài chính của đơn vị, đưa ra quyết định tài chính quan trọng. Để thông tin, số liệu trên các báo cáo quyết tốn và báo cáo tài chính
phản ánh khách quan, trung thực, chính xác và được lập đúng quy định theo chế độ kế toán mới, yêu cầu đối với Viện:
- Kế toán trưởng, kế tốn tổng hợp tham gia các khóa tập huấn chuyên đề về lập báo cáo tài chính theo chế độ kế tốn mới.
- Chủ động liên hệ với Vụ Kế hoạch tài chính - Bộ Y tế để được hướng dẫn thống nhất phương pháp lập báo cáo kế toán.
- Ghi nhận và hạch toán đúng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khóa sổ kế tốn chính xác.
- Phối hợp với Phòng Thống kê tin học thiết kế các mẫu báo cáo, cập nhật đúng số liệu vào các chỉ tiêu trên báo cáo sau khi ghi sổ kế tốn.
Ngồi ra, việc lập báo cáo nội bộ phục vụ cho cơng tác quản lý tài chính cũng rất quan trọng trong tình hình hiện nay, Viện cần nghiên cứu thiết lập hệ thống báo cáo quản trị trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Các báo cáo lập phù hợp với yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Viện, trên đó thể hiện các chỉ tiêu, số liệu có thể so sánh được giữa dự tốn, kế hoạch với kết quả thực hiện phân tích doanh thu, chi phí ở từng bộ phận, dự đoán xu hướng trong tương lai. Các loại báo cáo Viện có thể nghiên cứu xây dựng như: Báo cáo các khoản chi phí hoạt động theo Khoa/ Phịng/ Trung tâm, Báo cáo tồn kho hóa chất, vật tư tiêu hao; Báo cáo tình hình sử dụng các Quỹ, ..... Việc lập các báo cáo nội bộ, cung cấp thơng tin kế tốn quản trị trong những năm gần đây được Viện trưởng quan tâm, tuy nhiên trình độ của nhân viên kế tốn hiện nay cịn hạn chế, do đó cần phải cử viên chức đi học các khoá đào tạo ngắn hạn về lập báo cáo quản trị.