CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
4.3. Đề xuất giải pháp
4.3.1. Quan điểm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn
Từ cơ sở lý thuyết cùng với việc kiểm định thực trạng, nguyên nhân hạn chế về tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện Y tế công cộng TP.Hồ Chí Minh để đưa ra những giải pháp phù hợp với cơ chế, chính sách hiện hành và nhu cầu thực tiễn là yêu cầu cơ bản của việc hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện. Để cơng tác kế tốn đạt hiệu quả, trở thành cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho quản lý tài chính, tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện cần được thực hiện theo ba quan điểm:
Thứ nhất, hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán phải kế thừa những thành
quả hiện tại đồng thời gắn với tự chủ tài chính
Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị hành chính sự nghiệp như một yêu cầu tất yếu trước xu hướng nâng cao quyền tự chủ tài chính. Dựa trên những quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán và những văn bản pháp lý hiện hành của Nhà nước mà mỗi đơn vị HCSN sẽ đưa ra cách thức tổ chức riêng. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào quy mơ, đặc điểm hoạt động của mỗi ngành, yêu cầu và trình
độ quản lý của từng đơn vị để đề xuất những giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp.
Kế thừa những thành quả mà tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện đã đạt được trong nhiều năm qua, cùng với việc nâng cao vai trị tự chủ về tài chính để cung cấp thơng tin kinh tế hữu ích cho các đơn vị sử dụng.
Thứ hai, hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn gắn với thời đại cơng nghệ 4.0
Với sự thay đổi vượt bậc trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0, ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn đóng vai trò rất quan trọng, hỗ trợ các nghiệp vụ kế tốn tài chính từ khâu luân chuyển chứng từ, hạch toán, ghi sổ và lập các báo cáo kế tốn. Đặc biệt, ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý tài chính giúp cho q trình phân tích, tổng hợp dữ liệu các thơng tin kế tốn nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác cao, nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn.
Thứ ba, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cần tạo sự tương thích với thơng lệ quốc tế
Trong xu thế hội nhập, quan điểm của Chỉnh phủ dần đưa kế tốn cơng Việt Nam tiệm cận với những chuẩn mực kế tốn cơng quốc tế. Chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp mới theo thông tư 107/2017/TT-BTC được ban hành hành để phù hợp với Nghị định 16/2015/NĐ-CP về quyền tự chủ tài chính cho các đơn vị sự nghiệp công lập và bước gần tới thông lệ quốc tế.
4.3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện Y tế cơng cộng TP.Hồ Chí Minh
4.3.2.1 Giải pháp về tổ chức thơng tin kế tốn
Với chính sách đẩy mạnh việc giao quyền tự chủ về tổ chức bộ máy và tài chính cho các đơn vị sự nghiệp công lập, các khoản kinh phí NSNN cấp cho các đơn vị ngày càng rõ ràng theo hình thức đặt hàng, giao khoán theo nhiệm vụ. Do vậy, Viện phải chú trọng phát triển chất lượng các dịch vụ công là lợi thế của Viện để tăng nguồn thu, bên cạnh đó Viện cần phải quản lý, sử dụng nguồn kinh phí NSNN cấp một cách tiết kiệm và hiệu quả. Do vậy, vai trò của việc tổ chức thơng tin kế tốn cần được chú trọng, đặc biệt là cung cấp thơng tin kế tốn quản trị. Nội
dung tổ chức thơng tin kế tốn cần tập trung vào việc phân tích tình hình thực hiện dự toán thu, chi và kết quả sử dụng nguồn vốn.
Để tổ chức thơng tin kế tốn đạt hiệu quả cần:
- Thiết lập một số biểu mẫu báo cáo kế toán quản trị, số liệu trên các biểu mẫu thể hiện các nội dung: dự toán thu, chi đầu năm, kết quả hoạt động của các năm trước, tình hình thực hiện thu, chi ở thời điểm hiện tại qua đó có thể phân tích tình hình thu, chi. Qua phân tích có nhận xét đánh giá chung về tình hình kinh phí NSNN cấp, về nguồn thu sự nghiệp, sản xuất kinh doanh và chỉ ra những nội dung trọng tâm quản lý, cần tập trung khai thác nguồn thu cụ thể nào. Từ đó có thể tiếp tục đi sâu phân tích số thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời, đầy đủ giúp Ban lãnh đạo Viện đánh giá đúng tình hình tài chính của đơn vị.
- Cung cấp thơng tin kế tốn cần thực hiện thường xuyên, định kỳ theo tháng, quý, năm, ... để biết được tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính như: chi lương, phụ cấp, việc sử dụng tài sản, tồn kho vật tư, hóa chất tại các kho của Labo, tình hình chấp hành chính sách, chế độ, tiến độ thực hiện kế hoạch qua đó đưa ra được kế hoạch hành động, vận dụng kinh nghiệm tổ chức quản lý tài chính và năng lực hiện có của các bộ phận để tăng nguồn thu, tiết kiệm, cắt giảm những khoản chi khơng cần thiết, có kế hoạch mua sắm phù hợp.
- Sự phối hợp giữa các Khoa, Phòng, Trung tâm với P.TCKT thực sự rất quan trọng trong việc cập nhật các thơng tin.
4.3.2.2. Giải pháp hồn thiện bộ máy kế tốn
- Tham gia các khóa bồi dưỡng, tập huấn kế tốn để nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên kế toán trong việc thực hiện chế độ kế toán mới. Đào tạo kiến thức về kế toán quản trị cho Kế toán kiểm soát nội bộ và một số nhân viên kế tốn có khả năng chuyên môn nhạy bén.
- Quản lý P.TCKT và các nhân viên kế toán cần hiểu rõ các quy định trong các văn bản Nhà nước để tư vấn cho Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn trong những tình huống cụ thể.
- Có kế hoạch luân chuyển cơng việc hợp lý giữa các phần hành kế tốn, Kế toán trưởng nên quy định rõ trách nhiệm của mỗi kế toán phần hành trong việc cung cấp các số liệu, đảm bảo tính chính xác và đúng thời gian cho việc lập các báo cáo kế toán.
- Với xu hướng không dùng tiền mặt đẩy mạnh thanh toán qua Ngân hàng, công việc của thủ quỹ sẽ giảm xuống, vì vậy có thể cân nhắc phân cơng thêm cho Thủ quỹ một số phần hành đơn giản như: nhập kho hóa chất, vật tư tiêu hao; nhập các khoản thu nhập của Viên chức, người lao động.
- Tăng cường kiểm tra trên chứng từ, các bút toán hạch toán, ghi sổ kế toán. Lập kế hoạch đánh giá hiệu quả công việc của từng phần hành kế tốn, có biện pháp sửa chữa, ngăn chặn kịp thời tránh để ra sai phạm.
- Đưa ra lộ trình bổ sung nhân sự thay thế trong trường hợp nhân viên kế toán đến tuổi nghỉ hưu.
4.3.2.3. Giải pháp vận dụng chế độ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ đem lại hiệu quả cao trong việc cung cấp thơng tin tài chính, giúp cho việc kiểm sốt thơng tin một các chặt chẽ hơn và đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật. Để tổ chức tốt chứng từ kế toán cần:
- Tuân thủ quy định quy trình tiếp nhận, xử lý, ln chuyển chứng từ, có biện pháp chế tài đối với các cá nhân thường xuyên gửi chứng từ thanh toán chậm trễ.
- Lập kế hoạch mua sắm hóa chất, vật tư tiêu hao, dụng cụ xét nghiệm từ đầu năm, tổ chức thành nhiều đợt đấu thầu tránh trường hợp để dồn vào cuối năm.
- Tăng cường việc kiểm tra chứng từ kế toán từ khâu nhận chứng từ, hoạch toán chứng từ cho đến khi đưa chứng từ vào lưu trữ, bao gồm: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, nội dung chứng từ rõ ràng, hợp lý, khơng tẩy xóa, số tiền bằng chữ đúng với số tiền bằng số, đầy đủ các chữ ký trên chứng từ.
- Phân loại, mở sổ quản lý chứng từ trước khi đưa chứng từ vào lưu trữ, chứng từ được đóng thành từng tập ghi rõ nội dung bên ngồi, lưu trữ khoa học hợp lý,
đóng thành từng thùng nhỏ để dễ dàng lấy ra khi cần thiết. Cần thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ, định kỳ khử mối mọt, chống ẩm mốc.
- Nghiên cứu các quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, rà soát lại những tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ theo để tiêu hủy quy định.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Về cơ bản hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Viện Y tế công cộng TP.HCM đã tuân thủ theo các quy định của chế độ kế toán và việc mở thêm các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm họa động và yêu cầu quản lý tài chính của Lãnh đạo Viện. Tuy nhiên, việc vận dụng tổ chức tài khoản kế toán trong hạch toán và quản lý tài khoản vẫn còn một số điểm chưa phù hợp. Để đáp ứng tốt hơn trong tổ chức tài khoản kế toán cần bổ sung một số nội dung như sau:
- Đối với TSCĐ và tính khấu hao, hao mịn lũy kế:
+ Phân loại TSCĐ được hình thành từ nguồn NSNN sử dụng cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD-DV, thực hiện tính khấu hao đối với TSCĐ này theo hướng dẫn tại thơng tư 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018. Có thể dựa theo tổng số chỉ tiêu xét nghiệm trong năm để làm cơ sở cho việc tính chi phí khấu hao.
+ Phân loại, lập danh mục trình Bộ Y tế phê duyệt kế hoạch thanh lý TSCĐ và thực hiện thanh lý theo quy định đối với TSCĐ bị hư hỏng và đã hết thời gian tính hao mịn.
- Đối với việc theo dõi các tài khoản phải thu, phải trả cần:
+ Thực hiện đối chiếu công nợ thường xuyên, định kỳ theo quý, năm.
+ Thành lập hội đồng xử lý đối với những khoản công nợ phải trả không xác định được đối tượng và các khoản phải thu nhưng không thu hồi được của các năm trước.
+ Yêu cầu khách hàng phải thực hiện ký quỹ, quy định thời hạn thanh tốn để hạn chế tình trạng có nợ phải thu khó địi.
+ Hướng dẫn khách hàng ghi rõ nội dung thanh toán khi chuyển tiền vào tài khoản của Viện.
- Vận dụng tối đa hiệu quả của phần mềm kế tốn, dễ dàng phân tích chi phí để đáp ứng yêu cầu quản trị, kế toán nên hạch toán chi tiết theo mục lục ngân sách đối với các tài khoản chi tiết của tài khoản 154 - Chi phí SXKD-DV dở dang, 642 - Chi phí quản lý khi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Vận dụng tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ đối với từng loại tài sản, nguồn vốn và các hoạt động kinh tế tài chính, giúp kế tốn dễ dàng trong việc tổng hợp số liệu, phân tích và lập các báo cáo kế toán, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho Ban lãnh đạo Viện. Để khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong tổ chức hệ thống sổ kế toán, Viện cần:
- Nghiên cứu tách riêng phân hệ Hóa đơn, Biên lai thu phí trên phần mềm kế tốn để khơng ảnh hưởng đến việc ghi sổ, khắc phục tình trạng viết tay Sổ Quỹ tiền mặt như hiện nay.
- Nghiên cứu viết các sổ kế toán tổng hợp trên phần mềm kế toán, khắc phục các lỗi của phần mềm khi cập nhật số liệu, kết chuyển thuế GTGT tự động.
- Lập “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng (mẫu số: S26- H)” giao cho các Khoa, Phòng, trung tâm ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ, cơng cụ, dụng cụ lâu bền nhằm quản lý chặt chẽ hơn, tránh tình trạng thất lạc, thất thốt, thuận lợi cho công tác kiểm kê vào cuối năm.
- Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chữ ký mẫu của nhân viên kế toán, thủ quỹ, thu ngân và cập nhật chữ ký mới khi có thay đổi.
- Ngồi ra, để đáp ứng tốt yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị, Viện nên nghiên cứu thiết kế thêm mẫu sổ tổng hợp từng khoản mục chi phí từ các sổ chi tiết.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế tốn tại các đơn vị HCSN khơng chỉ cung cấp thông tin đầu vào quan trọng để lập báo cáo tài chính Nhà nước mà cịn giúp những người quản lý nắm bắt được tình hình tài chính của đơn vị, đưa ra quyết định tài chính quan trọng. Để thơng tin, số liệu trên các báo cáo quyết tốn và báo cáo tài chính
phản ánh khách quan, trung thực, chính xác và được lập đúng quy định theo chế độ kế toán mới, yêu cầu đối với Viện:
- Kế tốn trưởng, kế tốn tổng hợp tham gia các khóa tập huấn chuyên đề về lập báo cáo tài chính theo chế độ kế tốn mới.
- Chủ động liên hệ với Vụ Kế hoạch tài chính - Bộ Y tế để được hướng dẫn thống nhất phương pháp lập báo cáo kế toán.
- Ghi nhận và hạch toán đúng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khóa sổ kế tốn chính xác.
- Phối hợp với Phòng Thống kê tin học thiết kế các mẫu báo cáo, cập nhật đúng số liệu vào các chỉ tiêu trên báo cáo sau khi ghi sổ kế tốn.
Ngồi ra, việc lập báo cáo nội bộ phục vụ cho công tác quản lý tài chính cũng rất quan trọng trong tình hình hiện nay, Viện cần nghiên cứu thiết lập hệ thống báo cáo quản trị trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Các báo cáo lập phù hợp với yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo Viện, trên đó thể hiện các chỉ tiêu, số liệu có thể so sánh được giữa dự toán, kế hoạch với kết quả thực hiện phân tích doanh thu, chi phí ở từng bộ phận, dự đoán xu hướng trong tương lai. Các loại báo cáo Viện có thể nghiên cứu xây dựng như: Báo cáo các khoản chi phí hoạt động theo Khoa/ Phịng/ Trung tâm, Báo cáo tồn kho hóa chất, vật tư tiêu hao; Báo cáo tình hình sử dụng các Quỹ, ..... Việc lập các báo cáo nội bộ, cung cấp thơng tin kế tốn quản trị trong những năm gần đây được Viện trưởng quan tâm, tuy nhiên trình độ của nhân viên kế tốn hiện nay cịn hạn chế, do đó cần phải cử viên chức đi học các khoá đào tạo ngắn hạn về lập báo cáo quản trị.
4.3.2.4. Giải pháp về tổ chức kiểm tra kế toán
- Thành lập bộ phận kiểm tra độc lập, kiểm tra đánh giá việc thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ, việc tuân thủ các quy định về quản lý tài chính.
- Lập kế hoạch, xây dựng quy chế kiểm tra rõ ràng, phổ biến cho toàn thể viên chức, người lao động được biết.
- Tăng cường vai trò tự kiểm tra của từng phần hành kế toán, cắt giảm các phần hành kế toán kiêm nhiệm của kế toán tổng hợp và Kế toán kiểm soát nội bộ để
tập trung cơng việc chính và hỗ trợ kế tốn trưởng kiểm soát chứng từ kế toán từ lúc tiếp nhận chứng từ cho đến khi đưa chứng từ vào lưu trữ.
4.3.2.5. Giải pháp về hoàn thiện trang bị cơ sở vật chất
Để tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện đạt hiệu quả cao, vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin thực sự rất quan trọng trong giai đoạn hiện nay.
Trước tiên, cần đảm bảo tính ổn định của phần mềm kế tốn, hồn thiện các phân hệ của phần mềm kế toán bao gồm: viết sổ quỹ tiền mặt, các sổ kế toán tổng