CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
4.1. Kiểm định thực trạng và nguyên nhân các hạn chế
Tác giả thực hiện khảo sát và phỏng vấn để kiểm định thực trạng, nguyên nhân các hạn chế của tổ chức công tác kế tốn tại Viện Y tế cộng cộng TP.Hồ Chí Minh.
4.1.1. Mục tiêu khảo sát
Tác giả tiến hành khảo sát những người trực tiếp làm cơng tác kế tốn và phỏng vấn những người quản lý tài chính để kiểm định thực trạng và đánh giá đúng những hạn chế yếu kém trong tổ chức công tác kế toán tại Viện Y tế cơng cộng TP.Hồ Chí Minh.
4.1.2. Đối tượng khảo sát
Đối tượng thực hiện cuộc khảo sát bao gồm:
- Những người trực tiếp làm công tác kế tốn, bao gồm: Phó P.TCKT kiêm kế tốn tổng hợp, Phó P.TCKT kiêm kế toán kiểm soát nội bộ và các nhân viên kế toán phụ trách các phần hành: Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán, Kế toán ngân sách, Kế toán thuế, Kế tốn tài sản vật tư, Kế tốn thu phí, Kế tốn dự án, viện trợ.
- Những người làm cơng tác quản lý tài chính: Viện trưởng, Phó viện trưởng phụ trách kinh tế, kế toán trưởng.
4.1.3. Nội dung khảo sát, phỏng vấn
Tác giả thực hiện khảo sát thực tế về tổ chức công tác kế tốn tại Phịng tài chính kế tốn của Viện Y tế cơng cộng TP.Hồ Chí Minh bằng phiếu khảo sát đối với các nhân viên trực tiếp làm công tác kế tốn. Đối với những người làm cơng tác quản lý tài chính, tác giả thực hiện đặt câu hỏi phỏng vấn trực tiếp.
Các câu hỏi khảo sát và phỏng vấn được thiết kế theo các nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn bao gồm: thơng tin kế tốn, tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và việc trang bị cơ sở vật chất phụ vụ cơng tác kế tốn. Nội dung câu hỏi được thiết kế phù
hợp theo đặc điểm, thực trạng và tình hình hoạt động của Viện Y tế cơng cộng TP.Hồ Chí Minh. (Phụ lục 01 và phụ lục 02)
4.2. Kết quả kiểm định của tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện 4.2.1 Kết quả về thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện
Đối với các phiếu khảo sát, tác giả phát phiếu đến từng kế toán phần hành, sau 03 ngày thu lại các phiếu đã phát ra, có 09 kế tốn tham gia khảo sát. Bên cạnh đó, tác giả hẹn lịch phỏng vấn trực tiếp những người làm cơng tác quản lý tài chính của Viện, có 03 người tham gia phỏng vấn.
Kết quả khảo sát và phỏng vấn tác giả tổng hợp theo các nội dung như sau: Về thơng tin kế tốn cung cấp
Qua khảo sát, các thơng tin kế tốn tài chính được kế tốn ghi nhận và thể hiện đầy đủ theo quy định trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và các báo cáo kế toán.
Ban lãnh đạo Viện thường sử dụng thơng tin kế tốn tài chính do bộ phận kế tốn cung cấp như: doanh thu của từng bộ phận, chi phí điện, nước, hóa chất, dụng cụ xét nghiệm... để tham khảo cho những quyết định, giải quyết những vấn đề ngắn hạn như mức chi thu nhập tăng thêm cho viên chức, người lao động, khen thưởng qua các ngày Lễ Tết, mức thu cho các hợp đồng, lập dự toán cho việc mua sắm hóa chất, dụng cụ, máy móc thiết bị, sửa chữa trong năm và cho năm sau. Những thơng tin kế tốn đó chủ yếu là những số liệu thu, chi cụ thể dựa trên các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đưa ra so sánh mức tăng, giảm giữa các năm nhưng chưa phân tích sâu về nguyên nhân của sự biến động hoặc dự báo trong giai đoạn tiếp theo.
Qua phỏng vấn, Ban lãnh đạo mong muốn thơng tin kế tốn cung cấp phân tích sâu hơn các chỉ tiêu tài chính, khơng chỉ là những số liệu thực tế trên các báo cáo mà là thông tin quản trị, đặc biệt trong những năm tới, cần đưa ra những thông tin để giúp Ban lãnh đạo Viện có thể đưa ra các quyết định trong dài hạn.
Về tổ chức bộ máy kế tốn:
Với hình thức tổ chức kế tốn tập trung, tất các các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập trung tại Phịng kế tốn của Viện Y tế cơng cộng TP.Hồ Chí Minh, theo ý
kiến của Ban lãnh đạo Viện đánh giá là phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động tại đơn vị.
Theo khảo sát, tất cả nhân viên kế toán cho rằng việc phân cơng các phần hành cho các nhân viên kế tốn tương đối phù hợp với năng lực và trình độ chun mơn của họ, kế tốn trưởng phân cơng cơng việc cụ thể cho từng phần hành kế toán. Hầu hết nhân viên kế toán được tham dự các lớp tập huấn về thực hiện chế độ kế toán và một số khóa học ngắn như nghiệp vụ đấu thầu để cập nhật các văn bản, quy định hiện hành, nâng cao nghiệp vụ. Tuy nhiên, Ban lãnh đạo Viện kỳ vọng, bộ phận kế toán cần phải nâng cao chuyên môn nghiệp vụ hơn nữa, năng động và chủ động trong việc cung cấp thơng tin tài chính, thơng tin quản trị. Bên cạnh đó, bộ phận kế tốn cần hiểu rõ hơn về các quy định trong các văn bản, thông tư, nghị định để tư vấn cho Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong những tình huống cụ thể.
Có một số ý kiến cho rằng cần bổ sung thêm nhân sự cho P.TCKT hoặc sắp xếp lại một số phần hành kế toán tránh trường hợp phân công khối lượng công việc khơng đồng đều giữa các kế tốn, phần hành kế tốn cơng nợ hiện này chưa quản lý tốt, hiện tại số dư này trên tài khoản rất lớn. Bên cạnh đó, cần phải thường xuyên luân chuyển cơng việc giữa các phần hành kế tốn với nhau để nâng cao nghiệp vụ của các kế toán và tránh nhàm chán, theo lối mịn khi thực hiện một cơng việc trong một thời gian dài.
Về tổ chức chứng từ kế tốn
Về cơng tác lập chứng từ kế toán: 100% ý kiến xác định chứng từ kế toán vừa được lập trên phần mềm kế tốn vừa được lập thủ cơng trên máy tính, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận đầy đủ nhưng chưa phản ánh kịp thời. Mặc dù Viện đã xây dựng quy trình tiếp nhận, luân chuyển chứng từ kế toán quy định rõ thời gian nhận và thanh toán, tuy nhiên vẫn còn nhiều trường hợp, hồ sơ thanh toán gửi tới phịng kế tốn chậm trễ, kéo dài nhiều tháng sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc biệt là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chương trình, dự án. Ngun nhân được các kế tốn giải thích là các chương trình mục tiêu, các
dự án xây dựng kế hoạch gửi đi chưa được các Vụ, Cục phê duyệt nội dung hoặc đã được phê duyệt nhưng chưa cấp kinh phí mà phải triển khai thực hiện trước để đảm bảo phù hợp về thời điểm, kịp tiến độ hoặc do các cá nhân tự chậm trễ gửi hồ sơ thanh toán.
100% ý kiến những người được khảo sát nói rằng chứng từ kế tốn phát sinh nhiều vào quý 4 do thời điểm này các Khoa, phòng, trung tâm chuyển hồ sơ thanh tốn các chương trình, dự án, các gói thầu mua sắm hóa chất, vật tư tiêu hao, dụng cụ xét nghiệm đã hoàn thành.
Về việc tuân thủ quy định chứng từ kế tốn: 100% ý kiến nói rằng các chứng từ kế tốn bắt buộc lập theo đúng quy định. Bên cạnh đó, để phù hợp với đặc điểm hoạt động của Viện, kế toán thiết kế thêm một số mẫu chứng từ khác. Các mẫu chứng từ được thiết kế thêm và chứng từ kế toán hướng dẫn theo thông tư 107/2017/TT-BTC khi thiết kế lại có đầy đủ các nội dung theo quy định của Luật Kế tốn.
Về cơng tác lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán: Qua khảo sát cho thấy, Viện đã bố trí Kho để lưu trữ chứng từ kế tốn, tuy nhiên các chứng từ không được phân loại, mở sổ theo dõi trước khi đưa vào lưu trữ. Mỗi kế toán phần hành chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản chứng từ do mình phụ trách, đóng chứng từ vào các thùng carton ghi nhãn bên ngoài và đưa xuống kho lưu trữ. 67% ý kiến nói rằng kho lưu trữ hiện tại chưa đạt yêu cầu do việc sắp xếp lại cơ sở vật chất, kho lưu trữ chứng từ kế toán nhiều lần thay đổi địa điểm một số chứng từ bị thất lạc, một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc, mối mọt, chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nhưng chưa làm thủ tục tiêu hủy dẫn đến số lượng chứng từ kế toán trong kho hiện nay rất lớn, việc lưu trữ chứng từ kế tốn khơng khoa học làm cho việc tìm kiếm chứng từ cũng rất khó khăn.
Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản: 100% ý kiến đồng ý hệ thống tài khoản kế toán tại Viện được mở và sử dụng theo hướng dẫn của thơng tư
107/2017/TT-BTC. Bộ phận kế tốn sử dụng tương đối hợp lý, các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 được mở thêm để theo dõi riêng, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, do sự thay đổi các tài khoản giữa thông tư 107/2017/TT-BTC và tài khoản theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC nên trong q trình ghi nhận, hạch tốn vẫn cịn một số nhầm lẫn, sai sót về tài khoản, mục lục ngân sách.
Về tình hình quản lý một số tài khoản như: nguyên giá tài sản cố định, khấu hao, hao mịn lũy kế TSCĐ, cơng nợ phải thu, phải trả, ý kiến thu thập được như sau:
+ Viện có mở sổ theo dõi và quản lý tài sản, việc kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ lâu bền được thực hiện vào cuối năm, tuy nhiên công tác kiểm kê cũng khá khó khăn do một số máy móc, thiết bị, cơng cụ, dụng cụ các năm trước bị điều chuyển nhiều lần qua lại giữa các bộ phận nhưng không được ghi chép đầy đủ.
+ Đối với các TSCĐ trước đây mua từ nguồn kinh phí NSNN cấp nhưng có sử dụng một phần cho hoạt động SXKD-DV Viện vẫn chưa trích khấu hao mà chỉ tính hao mịn. Việc tính khấu hao, hao mòn TSCĐ hàng năm thực hiện thủ cơng bằng Excel, có những tài sản tính hết khấu hao, hao mịn và đã bị hư hỏng nhưng chưa làm thủ tục trình Bộ Y tế phê duyệt thanh lý theo để giảm giá trị nguyên giá TSCĐ trên sổ sách.
+ Các tài khoản công nợ phải thu, phải trả được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng. Việc thực hiện đối chiếu công nợ được thực hiện mỗi năm một lần, nhằm phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, một số khoản cơng nợ phải trả khơng đối chiếu được vì khi khách hàng chuyển tiền vào cho đơn vị không ghi rõ nội dung, khách hàng không gửi lại bản đối chiếu cơng nợ. Do vậy, kế tốn khơng xác định được đối tượng để hạch tốn, một số khoản cơng nợ phải thu khác không thể thu hồi. Số dư công nợ trên các tài khoản phải thu khá lớn.
Về tổ chức sổ kế toán:
Tất cả các ý kiến nhất trí 100% rằng Viện đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, các sổ chi tiết tài khoản đã được in trên phần mềm kế toán theo đúng biểu mẫu, riêng sổ quỹ tiền mặt vẫn phải chép tay. Các sổ kế toán tổng hợp hiện nay
phần mềm kế toán chưa in được, kế toán tổng hợp phải thực hiện trích xuất, lọc dữ liệu từ các sổ chi tiết, tổng hợp lại và in thủ công từ Excel. Các mẫu sổ ban hành theo thông tư 107/2017/TT-BTC được vận dụng phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động của Viện.
Về tính kịp thời và đầy đủ của việc ghi sổ kế toán: Sau khi kế toán phần hành lập chứng từ, hạch toán các bút toán trên phần mềm kế toán đồng thời phần mềm sẽ tự động ghi nhận, cập nhật số liệu vào các sổ chi tiết tài khoản tương ứng. 83% ý kiến người được khảo sát đồng ý sổ kế toán được cập nhật kịp thời, đầy đủ, các ý kiến còn lại cho rằng cần phải kiểm tra lại phần mềm kế tốn vì thường xảy ra lỗi khi cập nhật một số loại sổ chi tiết, kế toán phần hành phải kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ đã lập với các sổ chi tiết trước khi in.
Về công tác quản lý các loại sổ liên quan: 100% ý kiến trả lời Viện chưa mở sổ đăng ký chữ ký của nhân viên kế toán, thủ quỹ, thu ngân, nhân viên kế tốn mà chỉ có đăng ký mẫu chữ ký của kế toán trưởng và Viện trưởng với Kho bạc, Ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch.
Về tổ chức báo cáo kế toán:
Đối với công tác lập báo cáo quyết tốn và báo cáo tài chính theo thơng tư 107/2017/TT-BTC: 100% ý kiến đồng ý các báo cáo kế toán được lập phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, tuy nhiên, việc nộp báo cáo chưa đúng thời gian. Khi được hỏi về những khó khăn gặp phải khi lập các báo cáo kế tốn, 3/9 ý kiến nói rằng, trước đây Viện chỉ lập báo cáo quyết toán theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC, năm 2018, lần đầu tiên lập báo cáo tài chính, kế tốn gặp lúng túng trong q trình thực hiện chế độ kế toán mới từ khâu ban đầu như chuyển số dư từ hệ thống tài khoản kế toán cũ sang hệ thống tài khoản kế toán mới, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cho đến việc lập báo cáo tài chính. Phần mềm kế tốn mới do Viện tự thiết kế chưa hoàn thiện, tất cả các biểu mẫu báo cáo quyết tốn, báo cáo tài chính đều phải làm thủ cơng, lọc và trích xuất dữ liệu để lên các báo cáo.
Đối với công tác lập các báo cáo nội bộ: 100% ý kiến nói rằng báo cáo nội bộ được lập khi có yêu cầu của Ban lãnh đạo Viện, định kỳ hàng tháng Kế toán kiểm soát nội bộ sẽ tổng hợp doanh thu, chi phí báo cáo cho Viện trưởng. Một số mẫu báo cáo được thiết kế thêm như: báo cáo xác định chênh lệch thu - chi, Báo cáo tình hình mua hóa chất, vật tư tại các Labo giúp cho Lãnh đạo Viện biết được tình hình tài chính của Viện kịp thời, có cơ sở đưa ra một số quyết định tài chính. 2/3 ý kiến của người được phỏng vấn khá hài lịng với những thơng tin mà báo cáo nội bộ cung cấp, tuy nhiên họ cũng mong đợi P.TCKT sẽ thiết kế thêm một số biểu mẫu báo cáo quản trị khác có khả năng phân tích sâu về doanh thu, chi phí, báo cáo tình hình tồn kho hóa chất, vật tư tại các Labo Trung tâm.
Về việc cơng khai báo cáo tài chính: 100% ý kiến trả lời Viện thực hiện công khai báo cáo tài chính hàng năm tại các hội nghị cán bộ công chức viên chức và trên hệ thống mail nội bộ của Viện. 55% ý kiến đồng ý các báo cáo đã cung cấp đầy đủ thơng tin kế tốn tài chính cho người sử dụng, một số ý kiến khác cho rằng Viên chức, người lao động Viện chỉ quan tâm tới số liệu tổng hợp như tổng thu, tổng chi và kết quả phân phối chênh lệch thu chi trong năm, các Khoa phòng thực hiện các đề tài, dự án thường quan tâm đến chỉ số tỷ lệ giải ngân để đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ.
Về tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn:
100% ý kiến trả lời Viện chưa tổ chức bộ phận kiểm tra kế tốn riêng, cơng tác kiểm tra kế toán do P.TCKT thực hiện, các kế toán phần hành kiểm tra trong quá trình tiếp nhận, hạch tốn, lập chứng từ, Kế tốn trưởng kiểm tra khi phê duyệt chứng từ, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các kế toán phần hành vào cuối