CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.1. Kiểm chứng thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện Y tế cộng cộng TP.Hồ
3.1.4. Về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế tốn được mở từ đầu năm tài chính từ 01/01, số dư từ sổ kế toán cũ được chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế cho năm tài chính, ngân sách mới. Đối với số liệu sử dụng kinh phí do NSNN cấp sau ngày 31/12 được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước để tiếp tục theo dõi số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý.
Hệ thống sổ kế toán tại Viện gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết thiết kế theo quy định của thông tư 107/2017/TT-BTC. Do phần mềm kế toán tự viết hiện nay vẫn chưa hồn thiện, một số mẫu sổ kế tốn được in trên phần mềm,
còn lại phải thực hiện in thủ công trên Excel như: Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh, Sổ Tài sản cố định.
Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phần hành được phân cơng mà kế tốn lập chứng từ, hạch toán kế toán bằng cách nhập các bút toán vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi nhận, cập nhật số liệu vào các sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết phù hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ kế toán của các phần hành đã lập, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ để thực hiện khóa sổ kế tốn. Việc in sổ kế tốn có thể được thực hiện vào mỗi tháng hoặc kết thúc kỳ kế toán năm tùy vào từng loại sổ kế tốn ví dụ như: Chứng từ ghi sổ in hàng ngày đối với hoạt động thu dịch vụ, in mỗi tháng đối với các chứng từ chi, Sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Tại Viện, thơng thường các sổ kế tốn chi tiết do kế toán phần hành in, sổ kế toán tổng hợp do kế tốn tổng hợp in, ký đóng dấu và lưu trữ cùng với các báo cáo kế toán.
Hình 3.1: Trình tự xử lý dữ liệu và ghi sổ kế toán
:
Ghi chú:
Ghi, xử lý: Đối chiếu:
Chứng từ kế toán
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
CHỨNG TỪ GHI SỔ
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO QUYẾT TỐN, BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI
Hình 3.1 mơ tả trình tự xử lý dữ liệu và ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ đang thực hiện tại Viện. Hiện tại, Chứng từ ghi sổ sau khi lập chưa được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, số liệu trên Sổ cái chưa được phần mềm kế tốn xử lý, tổng hợp chính xác, kế tốn phải trích xuất dữ liệu, đối chiếu từ các sổ kế toán chi tiết để in sổ cuối niên độ, Mặt khác, Bảng cân đối số phát sinh được lập dựa trên việc đối chiếu số liệu từ các Sổ kế toán chi tiết.
Danh mục Sổ kế tốn theo thơng tư 107/2017/TT-BTC sử dụng tại Viện:
Sổ kế toán tổng hợp
+ Chứng từ ghi sổ (mẫu sổ S02a-H) + Sổ cái (mẫu sổ S02c-H)
+ Bảng cân đối số phát sinh (mẫu sổ S05-H)
Sổ kế toán chi tiết
+ Sổ quỹ tiền mặt (hiện nay sổ quỹ tiền mặt kế toán vẫn phải viết tay, thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối mỗi tháng);
+ Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (mẫu sổ S12-H) (cuối mỗi tháng, Viện ký đối chiếu số liệu từng tài khoản với Ngân hàng, Kho Bạc);
+ Sổ chi tiết các tài khoản (mẫu sổ S31-H);
+ Sổ theo dõi tiền gửi bằng ngoại tệ (mẫu sổ S13-H); + Sổ kho (mẫu sổ S21-H);
+ Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa (mẫu sổ S23-H) được in theo nguồn kinh phí;
+ Sổ Tài sản cố định (mẫu sổ S24-H); + Thẻ tài sản cố định (mẫu sổ S25-H);
+ Sổ theo dõi dự toán từ nguồn NSNN trong nước (Mẫ sổ S101-H); + Sổ theo dõi nguồn phí được khấu trừ để lại (Mẫu sổ: S105-H); ...