CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.1. Kiểm chứng thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại Viện Y tế cộng cộng TP.Hồ
3.1.5. Về tổ chức báo cáo kế toán
Sau khi khóa sổ kế toán, kế toán tổng hợp có trách nhiệm lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn. Sau khi các báo cáo kế toán được ký duyệt sẽ gửi cho đơn vị chủ quản là Bộ Y tế tổng hợp. Năm 2018, Vụ Kế hoạch Tài chính – Bộ Y tế
triển khai phần mềm báo cáo tài chính tổng hợp và báo cáo quyết tốn kinh phí Sum-ana online, do vậy, ngoài báo cáo bằng giấy được gửi đi, Viện thực hiện báo cáo online bằng cách nhập số liệu báo cáo trên phần mềm của Vụ Kế hoạch tài chính – Bộ Y tế đăng nhập từ tài khoản được cấp.
Báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn của Viện sẽ do Vụ Kế hoạch Tài chính - Bộ Y tế thực hiện quyết tốn định kỳ vào mỗi năm theo quy định của thông tư số: 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thơng báo quyết tốn năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ và ngân sách các cấp.
Từ năm 2017 trở về trước, Viện lập báo cáo kế toán theo quyết định 19/QĐ- BTC ngày 30/6/2006. Năm 2018, thực hiện theo 107/2017/TT-BTC, các mẫu báo cáo được thiết lập lại. Tuy nhiên, hiện tại trên phần mềm kế toán mới chỉ được thiết lập mẫu báo báo cáo nhưng chưa thể cập nhật được số liệu, Kế tốn tổng hợp trích xuất dữ liệu, tổng hợp và lập các báo cáo trên Excel theo biểu mẫu.
Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán năm 2018 tại Viện:
Báo cáo Tài chính:
+ Báo cáo tình hình tài chính (mẫu B01/BCTC) + Báo cáo kết quả hoạt động (mẫu B02/BCTC)
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp gián tiếp, mẫu B03b/BCTC) + Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B04/BCTC)
Báo cáo quyết tốn
+ Báo cáo quyết tốn kinh phí hoạt động (mẫu B01/BCQT)
+ Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại (mẫu F01-01/BCQT)
+ Báo cáo chi tiết kinh phí chương trình, dự án (mẫu F01-02/BCQT)
+ Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm tốn, thanh tra tài chính (mẫu B02/BCQT).
Ngoài các mẫu báo cáo trên, Viện lập các báo cáo đính kèm theo yêu cầu của Vụ kế hoạch tài chính –Bộ Y tế, gồm:
+ Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ
+ Báo cáo kê khai tổng hợp nghĩa vụ nộp Ngân sách nhà nước; + Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại Kho bạc nhà nước;
+ Báo cáo số dư dự toán, dư tạm ứng kinh phí ngân sách tại Kho bạc Nhà nước;
+ Tình hình thực hiện dự toán của các nhiệm vụ được chuyển nguồn sang năm sau của ngân sách cấp theo hình thực rút dự tốn;
+ Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ;
+ Báo cáo số dư chi tiết công nợ theo đối tượng.
3.1.6. Về tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng, quyết định sự thành công của tổ chức cơng tác kế tốn ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. P.TCKT của Viện Y tế cơng cộng TP.HCM có chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Giúp Ban lãnh đạo Viện thực hiện chức năng quản lý tồn bộ tài chính, tài sản của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về đảm bảo an tồn, tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính, tài sản được giao.
- Tham gia xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế phân phối thu nhập tăng thêm được thông qua từ hội nghị cán bộ công chức, viên chức hàng năm.
- Lập dự toán thu, chi hàng năm và cho giai đoạn ngắn hạn. - Quản lý thu, chi các nguồn kinh phí, chấp hành dự tốn thu, chi.
- Thực hiện chi tiêu theo quy chế chi tiêu nội bộ và qui định của nhà nước. Thực tế, trong năm có một số khoản mục chi, định mức chi mới phát sinh do nhu cầu của đơn vị hoặc do thay đổi chính sách, Phịng tài chính kế tốn đã chủ động đề xuất Viện trưởng ban hành quyết định điều chỉnh, bổ sung các định mức, tiêu chuẩn trong quy chế chi tiêu nội bộ cho phù hợp với điều kiện thực tế.
- Phối hợp với phòng Quản trị Vật tư chuyên dụng quản lý theo dõi toàn bộ tài sản tình hình sử dụng, kiểm kê, thanh lý tài sản. Tham gia công tác đấu thầu, mua sắm tài sản, hóa chất, dụng cụ xét nghiệm....
- Lập và gửi báo cáo tài chính theo quy định.
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời số liệu, tài liệu và các thông tin liên quan đến quản lý tài chính của đơn vị theo yêu cầu của Ban Giám đốc, Bộ Y tế.
- Lưu giữ, bảo quản tài liệu kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Để thực hiện được các chức năng nhiệm vụ nêu trên, đòi hỏi Viện phải tổ chức bộ máy kế toán phù hợp để đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ của đơn vị:
Hiện nay, Bộ máy kế toán gồm 12 người: 01 Kế tốn trưởng, 01 phó phịng kiêm 01 kế tốn tổng hợp , 01 phó phịng kiêm kế tốn kiểm soát nội bộ và 05 kế toán viên, 01 Thủ quỹ, 01 thu ngân. Các nhân viên đa số đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ tài chính, kế tốn, trình độ chun mơn: 02 trung cấp, 01 cao đẳng, 01 thạc sĩ kinh tế, 08 đại học, trong đó có 02 nhân viên đang học sau đại học.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp Kế toán kiểm soát nội bộ
Kế toán dự án, viện trợ Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán Ngân sách Kế toán Thuế Kế toán Tài sản, vật tư Kế toán Thu phí Thu ngân Thủ quỹ
Kế tốn trưởng có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế tốn, phân cơng, chỉ đạo trực tiếp các phần hành kế toán, chỉ đạo cơng tác lập dự tốn, phân khai dự toán kinh phí nguồn chi thường xuyên và không thường xuyên từ kế hoạch; kiểm soát thu, chi; quyết tốn kinh phí, đề xuất với Viện trưởng về cơng tác tài chính, chịu trách nhiệm trước Viện trước và pháp luật về cơng tác kế tốn của Viện.
Phó phịng kế toán kiêm Kế toán tổng hợp: tham gia quản lý hoạt động P.TCKT; tham mưu cho kế toán trưởng về công tác kế toán, lập dự toán thu chi ngân sách hàng năm; kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi sổ kế toán, lập báo cáo quyết tốn, báo cáo tài chính và các loại báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện và Bộ Y tế.
Phó phịng kiêm Kế tốn kiểm soát nội bộ: tham gia quản lý hoạt động P.TCKT, tổng hợp chi phí hàng ngày, tuần, tháng, q, năm, phân tích tình hình tài chính theo từng nguồn kinh phí và tham mưu trực tiếp về công tác tài chính cho Viện trưởng; kiểm sốt phiếu đề nghị cung cấp vật tư từ các Khoa, phòng, trung tâm và kết quả chọn đơn vị cung cấp do Phòng Quản trị VTCD đề nghị trước khi Viện trưởng phê duyệt đối với việc mua sắm lẻ không qua đấu thầu; thực hiện nghiệm thu tài sản, vật tư, hóa chất, văn phịng phẩm.
Kế toán tiền lương: hạch tốn tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản đóng góp, chi tiền cơm trưa, thu nhập tăng thêm cho viên chức, người lao động theo bảng chấm công do Phịng Tổ chức hành chính tổng hợp; tính tốn tiền làm thêm ngồi giờ theo bảng chấm cơng của các khoa phịng có xác nhận của Phịng tổ chức hành chính. Tính tốn, chi các khoản bồi dưỡng trực tiếp, gián tiếp hoạt động thu dịch vụ, chi trả các khoản Lễ, Tết. Tất cả các khoản lương, thu nhập kế toán chi trả qua tài khoản ngân hàng. Quá trình hạch tốn, kế tốn tiền lương phải chi đúng nguồn kinh phí. Ngồi ra, Kế tốn tiền lương cịn đảm nhận việc đăng ký báo tăng, giảm Bảo hiểm xã hội cho viên chức người lao động trong các trường hợp: tăng lương, có hợp đồng lao động mới, nghỉ khơng lương, nghỉ thai sản, nghỉ việc, nghỉ hưu ... khi có quyết định do Phịng Tổ chức hành chính ban hành.
Kế toán thanh toán: tiếp nhận phiếu đề nghị từ nhân viên các Khoa, phòng, trung tâm trong Viện và các tổ chức bên ngoài, xem xét, lập chứng từ thu chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản; theo dõi, hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc nguồn dịch vụ và nguồn khác; xuất hóa đơn thu tiền của hoạt động dịch vụ nhà khách, nhà nghỉ, các lớp đào tạo ngắn hạn; lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong tháng chuyển cho Kế toán thuế; lập chứng từ ghi sổ và luân chuyển, lưu trữ chứng từ theo quy định.
Kế toán tài sản, vật tư: hạch toán nhập-xuất kho hóa chất, vật tư, cơng cụ dụng cụ, nhiên liệu, văn phịng phẩm mua trong năm, tình hình biến động tài sản cố định, thực hiện việc tính khấu hao, hao mịn TSCĐ. Năm 2018, Phịng Thống kê tin học hồn thiện và đưa vào ứng dụng Phần mềm Quản lý tài sản, vật tư, phần mềm này do phòng Quản trị VTCD sử dụng, theo dõi tình hình sử dụng, luân chuyển của tài sản cố định, công cụ dụng cụ lâu bền và tình hình mua, sử dụng hóa chất, vật tư ở các Labo theo từng nguồn kinh phí. Tuy nhiên, phần mềm này chưa kết nối với phần mềm kế toán, việc quản lý tài sản, tính khấu hao, hao mòn TSCĐ vẫn thực hiện thủ cơng trên Excel. Ngồi ra, kế toán tài sản, vật tư chịu trách nhiệm mở sổ tiền mặt, ghi chép thu chi hàng ngày, cuối tháng thực hiện đối chiếu với thủ quỹ và kiểm kê quỹ tiền mặt.
Kế toán Ngân sách: hạch toán các khoản chi từ hoạt động chi thường xuyên và không thường xuyên bao gồm kinh phí giao thực hiện nhiệm vụ kiểm nghiệm ATTP theo nhiệm vụ đặc thù, kinh phí phịng chống dịch, mua sắm, sửa chữa tài sản cố định, các khoản chi từ nguồn phí qua hệ thống Kho bạc. Theo dõi, hạch tốn các khoản đầu tư tài chính, tài khoản tiền gửi không kỳ hạn, đối chiếu số dư tài khoản Ngân hàng, kho Bạc vào cuối tháng và đối chiếu kinh phí sử dụng định kỳ hàng Quý với Kho bạc.
Kế toán dự án, viện trợ: Theo dõi, hạch toán các khoản thu chi các hoạt động của dự án HPET, dự án xử lý chất thải bệnh viện, kinh phí của hoạt động từ nguồn viện trợ của tổ chức Y tế thế giới (WHO). Các dự án của chương trình mục tiêu Y tế
dân số. Mỗi dự án có quy định riêng về cách thực thực hiện và mức chi, cụ thể: + Dự án HPET thuộc nguồn vốn vay nước ngoài giai đoạn thực hiện 5 năm (2016-2020), các quy định về cách thức thực hiện rất chặt chẽ và phức tạp. Ban Quản lý dự án trung ương chịu trách nhiệm quản lý, kiểm sốt tồn bộ dự án. Tại Viện thành lập Ban quản lý dự án để điều hành các hoạt động đã được Ban quản lý trung phê duyệt, kinh phí thực hiện được duyệt theo kế hoạch tài chính từng năm, với mỗi hoạt động trong năm, Viện gửi công văn xin tạm ứng kinh phí theo từng đợt, Ban Quản lý dự án Trung ương sẽ xin cấp kinh phí từ Bộ Tài chính chuyển khoản bằng Đô la Mỹ vào tài khoản Ngân hàng phục vụ được Ban quản lý dự án Trung ương chỉ định. Khi chi tiền cho các hoạt động phải do Kho bạc Ghi vốn hợp lệ, sau đó Ngân hàng phục vụ sẽ chi trả. Sau khi đã chi trả, kế toán lập báo cáo thực hiện ghi thu, ghi chi.
+ Tương tự đối với Dự án xử lý chất thải bệnh viện và các hoạt động có kinh phí từ WHO, thực hiện theo dõi, quản lý trên cơ sở kế hoạch được Ban quản lý Trung ương của Dự án hoặc WHO phê duyệt, việc chi trả thực hiện thông qua tài khoản Ngân hàng, khơng qua Kho Bạc kiểm sốt. Đối với các hoạt động của WHO sau khi kết thúc phải thực hiện quyết tốn, trình Bộ Tài chính ghi thu, ghi chi.
+ Các dự án của chương trình mục tiêu y tế dân số được NSNN cấp kinh phí từ nguồn khơng thường xuyên, việc quản lý và sử dụng kinh phí của chương trình theo thơng tư 26/2018/TT-BTC. Ngoài ra, đối với mỗi dự án trong chương trình, các Khoa chuyên môn lập kế hoạch, gửi cho Vụ, Cục chuyên môn phê duyệt nội dung và ký hợp đồng thực hiện.
Kế tốn thu phí: Thực hiện in hóa đơn khi có phiếu chuyển kế tốn từ Phịng Quản lý chất lượng, Khoa Sức khỏe môi trường, Khoa Sức khỏe lao động Bệnh nghề nghệp hoặc Biên lai thu phí khi có phiếu báo thu từ Phịng KTNN chuyển qua cho Thu ngân thu tiền, cuối ngày kế toán in “bảng kê chứng từ” thu phí, thu dịch vụ nộp cho kế tốn thanh tốn. Cuối mỗi tháng, kế tốn thu phí lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai nộp cho kế toán thuế.
Kế toán thuế: Thực hiện kiểm tra, đối chiếu biên lai, hóa đơn đã xuất với “bảng kê chứng từ” do Kế tốn thu phí chuyển, lập phiếu thu hàng ngày hoạt động thu phí, dịch vụ. Báo cáo thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý. Nhập thu nhập của từng cá nhân để tính thuế thu nhập cá nhân theo tháng, đăng ký giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc cho viên chức, người lao động khi có phát sinh.
Thủ quỹ: ghi chép sổ quỹ tiền mặt, thực hiện thu, chi, nộp tiền, rút tiền tại Ngân hàng theo chứng từ đã được duyệt, nhận tiền Thu ngân nộp vào cuối mỗi ngày; kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối tháng theo quy định.
Thu ngân: Thu tiền của khách hàng tại bộ phận thu phí theo hóa đơn, biên lai mà kế tốn thu phí lập chuyển qua.
Ngồi ra, tùy thuộc kính phí được cấp hàng năm, phát sinh thêm các hoạt động mới, mỗi kế tốn được phân cơng quản lý thêm các phần hành như: Kế toán tổng hợp quản lý đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở thuộc nguồn chi thường xuyên, hoạt động phịng chống bệnh khơng lây nhiễm và hoạt động phòng chống sốt xuất huyết trong dự án 1 của CTMT Y tế dân số; Kế toán kiểm soát nội bộ quản lý dự án 4 – Dự án an toàn thực phẩm của CTMT Y tế dân số; Kế toán tiền lương kiêm quản lý thực hiện hợp đồng đề tài nghiên cứu với Sở Khoa học công nghệ TP.HCM; Kế tốn thuế kiêm theo dõi cơng nợ khách hàng, nhà cung cấp; .....
Khối lượng cơng việc kế tốn thường tập trung nhiều vào q 3, quý 4 hàng năm, khi đó kinh phí ngân sách cấp của các chương trình mục tiêu, các dự án và kế hoạch mua sắm, đấu thầu đã được Bộ Y tế phê duyệt thực hiện. Để đảm bảo hồn thành cơng việc đúng niên độ kế toán, các nhân viên phải làm thêm ngồi giờ hành chính (Bảng 3.3 và 3.4).
Bảng 3.3: Số lượng chứng từ sử dụng năm 2018 Stt Số lượng
chứng từ sử dụng
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
1 Phiếu chi 374 427 575 786
2 Ủy nhiệm chi, Giấy rút dự toán
429 505 735 1.249
3 Biên lai, hóa đơn 2.101 2.027 1.947 2.094
Tổng cộng 2.904 2.959 3.257 4.129
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
Bảng 3.4: Số giờ làm thêm của P.TCKT năm 2017, 2018 Năm Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
2017 182 233 297 385
2018 224 246 381 428
(Nguồn: Phịng Tổ chức hành chính)
3.1.7. Về tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất phục vụ cho cơng tác kế tốn được trang bị đầy đủ: 07 điện thoại bàn, 12 máy tính, 8 máy in và 03 máy in biên lai, hóa đơn, các máy tính được nâng cấp để đảm bảo xử lý dữ liệu nhanh. Kho lưu trữ hồ sơ mới được di dời, sửa chữa vào năm 2017, lắp đặt thêm các kệ để chứng từ tránh mối mọt, ẩm mốc.