7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.1. Một số giải pháp đề xuất nâng cao sự gắn kết của nhân viên
3.1.5. Giải pháp về yếu tố lãnh đạo
Giải pháp: Xây dưng bảng đánh giá phản hồi của nhân viên đối với quản lý Nội dung chính giải pháp:
Xây dựng bảng đánh giá phản hồi của nhân viên đối với các nhà quản lý trực tiếp về sự phân công công việc hiện tại. Hàng quý, bộ phận nhân sự sẽ gửi phiếu đánh giá về cho nhân viên ở tất cả các phòng ban để đánh giá về sự phân bổ công việc của nhà quản lý đối với nhân viên. Phiếu đánh giá sẽ ghi nhận số lượng công việc mà nhân viên được giao, mức độ nhiệm vụ, sự phù hợp của nhiệm vụ đối với bảng mô tả công việc của nhân viên. Các kết quả đánh giá sẽ được phòng nhân sự tổng hợp và gửi báo cáo lên các lãnh đạo cấp cao để đánh giá và có những điều chỉnh khi cần thiết.
Lợi ích của giải pháp:
Việc phản hồi, sẽ giúp cho ban lãnh đạo có một cái nhìn tổng quan về cách giao việc của các nhà quản trị cấp dưới, có những điều chỉnh, sắp xếp cơng việc theo đúng năng lực của mỗi người, nhằm tăng hiệu quả làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, nhân viên có cơ hội được giải bày những bức xúc (nếu có) về việc phân cơng cơng việc chưa hợp lý, giúp giảm sự căng thẳng, áp lực trong nhân viên khi bị quá tải công việc hay phải thực hiện những công việc không phù hợp với chuyên môn năng lực.
Giải pháp được đánh giá mang tính khả thi. Việc đánh giá ngược từ dưới lên là cần thiết để giúp cho q trình phân cơng cơng việc của các nhà quản trị được hiệu quả hơn. Ban lãnh đạo cấp cao sẽ là người chủ trì và phịng nhân sự sẽ là bộ phận phụ trách chính việc đánh giá ngược của nhân viên đối với các nhà quản trị vào hàng quý.
Giải pháp: Thông báo công khai nhiệm vụ công việc các nhân viên Nội dung chính của giải pháp
Trước khi bắt đầu triển khai một dự án, nhà quản lý thông báo cho các thành viên kế hoạch cụ thể của dự án, cũng như các kỹ năng cần thiết để thực hiện dự án, từ đó thảo luận với nhân viên để phân cơng những người có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp. Sau đó, hhà quản lý thơng báo cơng khai nhiệm vụ công việc cụ thể của mỗi người lên một bảng thông báo chung, bảng thơng báo đặt tại phịng hoặc bảng thơng báo bằng các biểu mẫu trên internet và chia sẻ tất cả mọi người cùng xem được. Nội dung công việc của mỗi cá nhân, bao gồm số lượng công việc, mức độ khó khăn, thời gian hồn thành, báo cáo tiến độ thực hiện công việc hay tất cả các thông tin chi tiết liên quan đều được công khai.
Bảng 3.1: Bảng thông báo nhiệm vụ công việc cho nhân viên
STT Nội dung Công việc Mức độ cấp thiết Thời gian hồn thành Phụ trách Tình trạng Ghi chú 1 Lắp đặt hệ thống kệ kho SNP 1 06/03/2019 Lê Đình Lập
Thương thảo giá với nhà cung cấp 2 Brochure giới thiệu dự án 2 15/03/2019 Nguyễn Thị Phương Chờ phê duyệt file thiết kế 3 Trang trí phịng làm việc 3 30/03/2019 Nguyễn Thị Phương
Mức độ cấp thiết của dự án được chia làm 3 mức độ, tương ứng với mức độ quan trọng cần ưu tiên khác nhau:
Mức độ 1: Mức độ ưu tiên hàng đầu, các nhiệm vụ cơng việc có tính chất quan trọng cần phải được ưu tiên sử dụng các nguồn lực để triển khai thực hiện ngay.
Mức độ 2: Mức độ ưu tiên vừa phải, các nhiệm vụ công việc có tính chất quan trọng ở mức độ trung bình, cần sắp xếp nguồn lực để thực hiện ngay sau cơng việc có mức độ hạng 1.
Mức độ 3: Mức độ ưu tiên thấp, các nhiệm vụ cơng việc có tính chất quan trọng thấp, thứ tự ưu tiên thực hiện sau cùng sau khi đảm bảo ưu tiên nguồn lực để thực hiện các cơng việc có mức độ ưu tiên 1 và 2.
Lợi ích của giải pháp:
Điều này sẽ giúp nhà quản lý có một cái nhìn tổng quan về tất cả nội dung cơng việc cần thực hiện, qua đó có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh phân công công việc cho phù hợp. Bên cạnh đó, các nhân viên cũng có thể theo dõi được cơng việc của các nhân viên khác để có thể hỗ trợ cơng việc lẫn nhau khi cần thiết, giảm được tình trạng quá tải của nhân viên khi phải tham gia nhiều công việc cùng một lúc hay phải thực hiện những công việc khơng phù hợp với chun mơn của mình.
Tính khả thi của giải pháp
Theo đánh giá của các chun gia thì giải pháp đưa ra mang tính khả thi. Việc thông báo công khai nhiệm vụ của từng nhân viên cho tất cả mọi người cùng biết là cần thiết và có thể thực hiện được, việc này khơng tốn nhiều thời gian và ngân sách. Biện pháp này khơng những giúp nhà quản lý có thể bao qt hết được các cơng việc giao nho nhân viên mà cịn cho các nhân viên thấy được sự cơng khai, minh bạch trong việc phân công công việc, hạn chế được sự so sánh hay bức xúc trong việc phân công công việc.