7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
3.2. Giải pháp thực hiện
Dựa theo ý kiến của các nhà quản lý đánh giá về mức độ quan trọng và cấp thiết của việc giải quyết các hạn chế của các yếu tố ảnh hưởng đến sự gắn kết cũng như thứ tự ưu tiên giải quyết các hạn chế thì việc giải quyết hạn chế sẽ ưu tiên thực hiện các giải pháp theo thứ tự như trong hình 3.2. Ma trận định vị các hạn chế ảnh đưởng đến sự gắn kết của nhân viên. Bên cạnh đó, đa phần các giải pháp đưa ra mang tính chất định tính, liên quan đến việc xây dựng các quy định, quy trình của cơng ty nên sẽ không tốn kèm nhiều về ngân sách thực hiện mà sẽ chủ yếu phụ thuộc vào chủ trương trong việc thực hiện của Ban giám đốc. Dưới đây tác sẽ trình bày sâu về việc thực hiện giải pháp có liên quan đến vấn đề tài chính. Việc thực hiện kết hợp hai giải pháp dưới đây sẽ góp phần vào việc giải quyết phần nào những hạn chế ảnh hưởng đến sự gắn kết nhân viên.
3.2.1. Giải pháp xây dựng hệ thống phần mềm quản lý vận chuyển (TMS)
Theo nhiều nghiên cứu của các tổ chức logistics trên thế giới thì việc ứng dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS) vào doanh nghiệp sẽ giúp mang lại cho các công ty tới 8% tiền tiết kiệm, có thể được quy cho việc ra quyết định tự động, tối ưu hoá gom hàng, tối ưu hóa tuyến đường, tiết kiệm thời gian, giảm phí vận chuyển và kiểm tốn cước vận chuyển tự động. Hoạt động vận hành của các nhân viên cũng sẽ trở nên dễ dàng, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Việc áp dụng hệ thống TMS vào cơng ty sẽ góp phần tăng tính minh bạch, đó là nhu cầu lớn nhất của khách hàng hiện nay. Việc định vị tất cả dữ liệu vận chuyển của ở một nơi giúp lên lịch và theo dõi lô hàng trong thời gian thực một cách nhanh chóng và dễ dàng, và với chi phí thấp nhất.
Các tính năng cài đặt cho hệ thống TMS của cơng ty dự tính thực hiện bao gồm các chức năng sau đây: quản lý hợp đồng (xem hợp đồng, so sánh chi phí và theo dõi các điều khoản và thỏa thuận); Thanh tốn cước phí (kiểm tốn, thanh tốn hóa đơn vận chuyển, tạo chứng từ thanh toán); Báo cáo và phân tích; Giám sát hiệu quả kinh doanh và báo cáo tài chính; Quản lý rủi ro; Hiển thị quá trình vận chuyển.
Việc thực hiện sẽ tiến hành thơng qua th ngồi một đơn vị chun về cung cấp giải pháp quản lý vận tải. Trước khi thực hiện sẽ tiến hành đánh giá chi phí thực hiện dự án cũng như những lợi ích đem lại, sau đó sẽ tiến hành thành lập một đội dự án để phụ trách thực hiện. Chi phí thực hiện dự kiến và những lợi ích đem lại được tác giả nêu ở phần dưới đây.
Chi phí thực hiện dự kiến
Chi phí được tính tốn trên cơ sở thời gian thực hiện dự án. Sau khi thảo luận về các ý tưởng cụ thể và quyết định các chức năng cần thiết triển khai thì đơn vị cung cấp giải pháp về hệ thống quản lý vận tải sẽ tính tốn số giờ làm việc mà dự án sẽ thực hiện, sau đó sẽ tư vấn giải pháp thực hiện cụ thể và bảng báo giá chi phí để thực hiện dự án.
Đối với các hệ thống TMS hiện đại, các yếu tố cần thiết là bảng điều khiển quản trị, chức năng giao tiếp của lái xe và điều phối và kế tốn tích hợp. Sau khi tham vấn một số đơn vị cung cấp về hệ thống quản lý vận tải, tác giả đưa ra được bảng dự tốn chi phí cho việc thiết lập hệ thống TMS như bảng 4.2.
Bảng 3.2: Dự kiến chi phí áp dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS)
Đơn vị tính: Triệu đồng
Nội dung Số lượng Đvt Đơn giá Thành tiền
Chi phí phần mềm 1 Bộ 2,300,000 2,300,000 Chi phí phần cứng 1 Bộ 600 600 Chi phí cài đặt 1 Lần 23 23 Chi phí tập huấn, đào tạo 1 Khoá 50 50
Tổng cộng 2,300,673
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) Lợi ích giải pháp
Việc lắp đặt hệ thống TMS về mặt chi phí đầu tư ban đầu sẽ rất lớn, tuy nhiên về mặt phát triển lâu dài của cơng ty thì nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích to lớn, khơng
những giải quyết đựng những khó khăn hiện tại của doanh nghiệp mà sẽ là điều kiện để cơng ty có thể mở rộng phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai. Một số lợi ích của việc ứng dụng hệ thống TMS được nêu ra dưới đây.
Tăng hiệu quả, năng suất công việc, giảm áp lực công vệc cho nhân viên, với sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm chun nghiệp thì có thể xử lý khối lượng lớn ở các lô hàng 24/7, từ việc nhập và lưu trữ hàng tồn kho cho đến quản lý phân phối và vận chuyển.
Tăng sự tin tưởng của khách hàng cho doanh nghiệp, khi khách hàng có thể theo dõi đơn hàng của họ mọi lúc và mọi nơi. Tạo được thương hiệu dịch vụ vận tải, vận chuyên, logistics chuyên nghiệp, uy tín. Dễ quản lý và theo dõi tại bất cứ địa điểm, bất cứ không gian, bất kỳ người nào.
Giảm thời gian vận hành, quy trình chuỗi cung ứng được tự động hóa hồn tồn nên thời gian thực hiện nghiệp vụ logistics được cắt giảm, sự liên kết giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng khăng khít hơn, qua đó giúp doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng nhanh, chính xác hơn và giúp doanh nghiệp tăng tốc độ lưu chuyển tiền mặt.
Và cuối cùng là cắt giảm chi phí, doanh nghiệp có thể giảm bớt số lượng lớn nhân viên vận hành quy trình chuỗi cung ứng này và các chi phí phát sinh.
3.2.2. Giải pháp xây dựng bộ quy tắc ứng xử nội bộ nhân viên
Biên soạn một bộ quy tắc ứng xử trong nội bộ công ty, định hướng cho nhân viên ứng dụng trong công việc cũng như giao tiếp nội bộ nhằm tạo dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp và thân thiện. Quy định những việc nên làm, những việc hạn chế hay không được làm trong công ty, thiết lập một bộ quy tắc ứng xử chung để tất cả mọi người đều có thể tuân theo. Bộ quy tắc sẽ được phòng nhân sự biên soạn, gửi về lấy ý kiến góp ý của các phịng ban, sau khi được biên soạn hoàn chỉnh sẽ phát hành tới tồn bộ các phịng ban, đồng thời sẽ cơng bố trong cuốn sổ tay những điều cần biết phát cho các nhân viên mới vào cơng ty.
Chi phí thực hiện dự kiến
Vì phương án này chủ yếu là về thực hiện quy trình, nội quy nội bộ nên sẽ khơng tốn kém nhiều chi phí, chi phí chủ yếu phát sinh ở khâu in ấn các tài liệu để ban hành cho nhân viên. Các chi phí nội dung và cho phí thiết kế sẽ do các phịng ban trong công ty phụ trách.
Bảng 3.3: Dự kiến chi phí thực hiện bộ quy tắc ứng xử nhân viên
Đơn vị tính: Triệu đồng
Stt Nội dung Chi phí Ghi chú
Xây dựng bộ quy tắc ứng xử nhân viên
1 Biên soạn nội dung bộ quy tắc ứng xử 0 Phòng nhân sự phụ trách
2 Thiết kế sổ tay ứng xử nhân viên 0 Phòng marketing phụ trách
3 In ấn sổ tay ứng xử nhân viên 6,500,000 Dự tính 500 cuốn
4 In ấn các bảng khẩu hiệu, nội quy 1,000,000
Tổng cộng 7,500,000
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) Lợi ích của giải pháp:
Việc ban hành một quy tắc ứng xử cụ thể và phù hợp sẽ giúp nhân viên hiểu rõ các quy tắc ứng xử, giao tiếp hàng ngày, việc giao tiếp giữa các nhân viên với nhau và nhân viên với quản lý sẽ gặp nhiều thuận lợi, ít khoảng cách và dễ dàng hơn. Qua đó, sẽ tăng cường sự thấu hiểu và gắn kết nhân viên với nhau, thúc đẩy được công việc được hiệu quả hơn, nhân viên gắn bó với tổ chức hơn.
Tạo ra một mơi trường làm việc ít khoảng cách giữa các nhân viên và giữa nhân viên với nhà quản lý, giúp mọi người thấu hiểu nhau hơn, tránh những xung đột, mâu thuẩn trong cơng việc, góp phần làm tăng tinh thần đồng đội. Một tập thể đoàn kết, chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau sẽ làm tăng thêm sức mạnh của tổ chức. Trong một tập thể, luôn hướng về lợi ích chung, thì khi một nhân viên có một thái độ lạc quan và tích cực sẽ tạo ra nguồn cảm hứng, khuyến khích các nhân viên khác có thái độ tốt hơn trong công việc.