6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.2. Sự cần thiết của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng quản trị rủi ro tạ
1.2.2.2. Nguyên nhân vấn đề còn tồn tạ i:
Dựa trên những kết quả chi tiết thu được trong cuộc phỏng vấn 22 nhân sự thuộc 03 nhóm quản lý trực tiếp đến việc kiểm sốt nội bộ quản trị rủi ro tại Cơng ty, Tác giả đã tiến hành thống kê tổng hợp, phân tích kết quả phỏng vấn, và từ đó đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro tại Công ty như thế nào.
Đối với hệ thống kiểm sốt nội bộ thì bộ phận nghiệp vụ kế tốn là xương sống và là cơng cụ chủ chốt giúp Ban lãnh đạo quản lý hiệu quả các nguồn lực tài chính, đồng thời tư vấn hỗ trợ Ban lãnh đạo đưa ra sách lược quyết định trong kế hoạch kinh doanh.
Nhìn chung, các bộ phận đã cố gắng hồn thành nhiệm vụ được giao. Cơng ty có định hướng nâng cao nghiệp vụ, năng lực cơng tác của nhân viên, đáp ứng được vị trí đủ vai trị trách nhiệm của mình. Tuy nhiên, trong hoạt động thì vẫn cịn tồn tại sai sót và hạn chế trên nhiều khía cạnh khác nhau.
Trong đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản trị rủi ro mặc dù là rất quan trọng trong việc đảm bảo cho việc thực hiện cơ chế chính sách, kiểm sốt, kiểm tra, đánh giá rủi ro, phịng ngừa rủi ro nhằm đạt hiệu quả cao, kịp thời và giảm thiểu tổn thất, bên cạnh đó lại có biện pháp ngăn chặn các sai sót, tiêu cực trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo an toàn về tiền và tài sản Công ty tuy nhiên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng quản trị rủi ro chưa được chú trọng, dẫn đến việc giảm doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại ngày một nhiều và thêm những hệ luỵ khác mà Công ty không thể lường trước được. Công tác giám sát kiểm tra Công ty chưa thực hiện đúng và sâu sắc khiến cho việc kiểm sốt nội bộ mang tính hình thức, mới dừng lại ở những thủ tục kiểm soát nội bộ. Chiếu lệ xuất phát từ nhiều nhóm nguyên nhân chia thành các nội dung chính, cụ thể như sau:
- Mơi trường kiểm sốt:
Cơng ty đã có các quy định quy trình và nội quy nội bộ. Tuy nhiên lại chưa được phổ biến đến tất cả nhân sự trong Công ty. Vai trò tổ chức, thực hiện chưa được tốt; quy trình kiểm tra, phịng ngừa rủi ro cịn nhiều tồn tại và yếu kém, việc xử lý khắc phục chưa kịp thời, chưa coi trọng kết quả công tác tự kiểm tra; chưa gắn kết kết quả tự kiểm tra với việc xem xét, đánh giá xếp loại nhận viên, lương thưởng vào cuối năm.
Các chính sách chế độ của nhân viên chưa được xây dựng rõ ràng và đầy đủ để kích thích động lực phấn đấu, gắn bó lâu dài. Sự biến động nhân sự đã ảnh hưởng đến việc tập trung kinh doanh làm giảm doanh số bán hàng trong thời gian qua
Ý thức trách nhiệm chưa cao, giám sát điều hành cịn dựa vào thói quen, kinh nghiệm, có tính chủ quan trong q trình xử lý cơng việc. Đồng thời có một số nhân viên vì sợ trách nhiệm nên bỏ qua, che đậy không báo cáo đầy đủ các sai sót khi trong q trình cơng tác đánh giá kiểm tra.
- Nhận định và đánh giá rủi ro: Cơng ty chưa có một bộ phận để đánh giá rủi ro và nhân dạng rủi ro cụ thể. Việc tính rủi ro mang tính chất phỏng đốn chứ chưa dựa trên một số liệu đẫn chứng khoa học. Ban lãnh đạo cũng đang cân nhắc giữa chi phí hoạt động bán hàng, quản lý và chi phí phịng ngừa rủi ro.
- Hoạt động kiểm sốt: Cơng ty chưa có chun viên cố vấn pháp lý hay biện pháp kiểm tra hữu hiệu đối với việc hoạt động kiểm sốt..
Đối với cơng nợ phải thu: Chưa có cơng cụ hỗ trợ cho kế tốn cơng nơ, việc cơng nợ q hạn thanh tốn việc thu hồi khá khó khăn, chủ yếu thu hồi là sự phối hơp giữa nhân viên kinh doanh phụ trách và kế tốn thơng qua thư điện tử, điện thoại liên lạc, còn ở gần nhân viên kinh doanh đến tại cửa hàng. Nhưng vẫn chưa khác phục được tình trạng cơng nợ q hạn, bên cạnh đó cơng ty cũng chưa có một biện pháp pháp lý cụ thể nào đối với công nợ kéo dài quá lâu, khách hàng thường chia nhỏ tiền để trả nợ hoặc trả hàng lại cho Công ty. Khiến cho việc thu hồi công mất thời gian, tốn chi phí hoạt động bên cạnh đó khi hàng thu hồi về có thể hàng đã qua thời gian mẫu mã củ, hàng khơng cịn mới…
- Thông tin và truyền thông: Cơng ty đã có phần mềm quản lý kế toán nhưng chưa có phần mềm quản lý kinh doanh hay nhân sự giúp kiểm tra kiểm soát bán hàng, lập báo cáo phân tích số liệu kinh doanh; hỗ trợ phòng nhân sự trong việc quản lý nhân sự.
Hệ thống công nghệ thông tin chưa đáp ứng được nhu cầu thực tại của Cơng ty, bên cạnh đó việc thay đổi cập nhật của phụ trách cơng nghệ thơng tin cịn chậm và hạn chế nên việc lưu trữ giữ liệu chưa hồn chỉnh, cịn yếu kém
- Giám sát: Hằng tuần, Công ty tổ chức họp kinh doanh để tổng kết kinh doanh tuần vừa qua và đưa ra giải pháp đề xuất cho tuần tiếp theo. Tuy nhiên việc tham sự thiếu vắng các phòng ban liên quan như phịng kế tốn và kho; để từ những ý kiến khách quan từ bên ngồi tìm hiểu được các nguyên nhân vì sao việc giao hàng khơng thành cơng, chậm trễ hay chính cơng nợ phải thu thu hồi chậm. Ngoài việc bán hàng tăng doanh số cũng quan tâm đến các vấn đề liên quan để việc bán hàng được hoàn thiện.
Nhận xét
Tác giả phỏng vấn chuyên sâu các chuyên gia và quan sát hoạt động tại Công ty. Qua bảng phỏng vấn Tác giả nhận thấy rằng Ban lãnh đạo Công ty đã quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro. Ban lãnh đạo cũng nhận thấy rằng
tình hình kinh doanh hiện nay đang xuống dốc trầm trọng, vẫn chưa tìm ra được biện pháp giải quyết tốt vấn đề, vì vậy ban quản lý đã chỉ đạo những cuộc họp thường xuyên, đột xuất để tìm hiểu nguyên nhân, giải quyết vấn đề tồn động giúp kinh doanh có hướng đi mới. Tuy nhiên, quá trình giải quyết vấn đề còn gặp rất nhiều khó khăn về nguồn lực con người, tài chính, quan hệ lợi ích giữa doanh số và chi phí để giải quyết vấn đề dứt điểm.
Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo chưa có chủ trương tập trung thời gian, nguồn lực để tìm hiểu đúng nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà chỉ mới giải quyết hậu quả trước mắt, chưa đi sâu tìm hiểu vấn đề thực sự là gì, vấn đề tồn tại thiếu sót ở đâu, bộ phận nào để sử dụng biện pháp nguồn lực tập trung đủ chun mơn và trình độ giải quyết thực hiện. Cơng việc giám sát, kiểm tra các biện pháp đưa ra vẫn chưa được chú trọng thực hiện. Cơng ty phải có báo cáo kết quả đánh giá thực hiện biện để có lộ trình thực hiện tiếp theo, biện pháp thích hợp để giải quyết các khó khăn tồn động.