CHƯƠNG 2 : CƠ CỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.1. Xây dựng kế hoạch thực hiện các biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống
5.1.7. Đối với Thông tin và truyền thông
Việc bảo mật thông tin phải được xem xét như là một trách nhiệm quản lý và kinh doanh, không đơn giản chỉ là yếu tố kỹ thuật được giao cho chuyên gia công nghệ thơng tin. Ngồi ra việc bảo mật khơng chỉ là đối với bên ngồi Cơng ty mà nó cịn là bảo mật thông tin về những hệ thống cơ sở vật chất, quản lý nhân sự…áp dụng những giải pháp công nghệ cao và pháp triển để nâng cao hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro. Để Cơng ty có một mơi trường làm việc an toàn và hiệu quả Công ty cần áp dụng các biện pháp sau:
+ Ban hành nội quy phân loại những thông tin không được phép cung cấp ra bên ngoài.
+ Phịng phụ trách cơng nghệ thơng tin được thành lập.
+ Phịng phụ trách cơng nghệ thơng tin phải cài đặt chương trình hạn chế truy cập máy tính vào các trang mạng xã hội tránh bị vi rút và đánh cắp thông tin.
+ Thắt chặt chính sách bảo mật giấy tờ. Giấy tờ trên bàn làm việc được xếp gọn gàng và huỷ bỏ vào máy huỷ giấy những giấy tờ đã sử dụng tại Công ty.
Mỗi Công ty đều có thơng tin bảo mật theo ngành nghề riêng của mình. Nếu thơng tin bị truyền ra bên ngồi thì đối thủ cạnh tranh có thể phá hoại chương trình Cơng ty đang chuẩn bị đẩy ra thị trường hoặc thực hiện chương trình khuyến mãi. Một trong những nguồn lộ thông tin thường là những nhân viên củ, về nguyên tắc khi chấm dứt hợp đồng quan hệ giữa lao động và Công ty kết thúc. Nhưng Cơng ty có thể sử dụng những biện pháp sau để giảm bớt thiệt hại:
+ Yêu cầu ký thoả thuận không tiết lộ thông tin, xác nhận thông tin mật và thơng qua đó các bên đồng ý khơng tiết lộ với bên thứ ba.
+ Thực hiện các rào chắn vật lý đối với thông tin mật. Một nhân viên chỉ có thể xem một nội dung phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mình trên phần mềm.
+ Thực hiện phỏng vấn nhân viên trước khi thôi việc. Cuộc phỏng vấn này rất quan trọng nó củng cố được việc nhân viên không tiết lộ thông tin của Công ty và biết được Công ty mới nhân viên sắp chuyển đến.
Thông tin là phương tiện để truyền đạt mong muốn của cấp trên đến cấp dưới và ngược lại. Để có thơng tin hữu ích nhà lãnh đạo cần phải đa dạng hoá cách thức truyền đạt thơng tin nội bộ. Ngồi ra Cơng ty nên xây dựng một hệ thống truyền tải thông tin mới theo thế hệ 4.0 trong mạng lưới hoạt động nội bộ.