CHƯƠNG 2 : CƠ CỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.1. Xây dựng kế hoạch thực hiện các biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống
5.1.6. Đối với Hoạt động kiểm soát
Bước 1: Xây dựng quy trình thực hiện cụ thể cho từng hoạt động:
- Quy trình thanh tốn, quy trình bảo hành, quy trình kiểm kê kho hàng hóa…
Các hoạt động kiểm sốt được thể hiện dưới dạng chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của nhà lãnh đạo được thực thi. Những hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng là những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của Công ty. Các hoạt động kiểm sốt tồn Cơng ty mở mọi phương diện và mọi bộ phận. Các hoạt động kiểm soát bao gồm như:
+ Phê duyệt: Chỉ ra ai mới có quyền phê duyệt các hoạt động
+ Uỷ quyền: Những trường hợp cụ thể mới được ủy quyền
+ Kiểm tra:Chỉ định Bộ phận hay người phụ trách có chun mơn để thực hiện + Đối chiếu: Các đề xuất phải có chứng từ hợp lệ và đầy đủ
+ Sốt xét hoạt động: Phải có ban kiểm sốt cụ thể, cơng bố để mọi người biết
+ Bảo vệ tài sản: Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin cùng với ban bảo vệ cụ thể để kiểm soát và kiểm tra hoạt động.
+ Phân công trách nhiệm: Lập ban hoạt động cụ thể và phân công trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân để thục hiện và chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình
Những hoạt động kiểm sốt có thể chia thành hai nhóm chính là kiểm sốt phịng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm sốt phịng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân cơng trách nhiệm hợp lý, uỷ quyền và phê duyệt. Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ.
Khi các quy trình đã được cơng bố và thơng báo đến tồn bộ nhân viên, thì các hoạt động thực hiện bắt buộc phải thực hiện đúng quy trình hoạt động.