CHƯƠNG 2 : CƠ CỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
4.1. Kiểm chứng nguyên nhân của vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hướng
4.1.1. Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu
Với mục tiêu xác định chính xác nguyên nhân của những sai sót, hạn chế cịn tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ hướng quản trị rủi ro tại Công ty Cổ phần An Gia Tiến, Tác giả xác định các yếu tố cần thiết của vấn đề cần kiểm chứng như sau:
- Tác giả nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát thực tế bằng câu hỏi và phỏng vấn trực tiếp để cụ thể hoá cơ sở lý luận thực tiễn
- Tác giả dựa vào 8 yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO năm 2004. Nội dung tập trung chủ yếu hướng vào hoạt động kiểm soát nội bộ liên quan đến quản trị rủi ro trong Công ty Cổ phần An Gia Tiến.
- Tác giả sử dụng phương pháp thống kê để trình bày kết quả khảo sát kết hợp với quá trình quan sát, nghiên cứu tài liệu các quy định chính sách của Cơng ty về nhân sự, tiền lương, tiền thưởng doanh số, chế độ…để làm rõ thực trạng hoạt động tại Công ty để đề ra giải pháp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
Để hiểu rõ về hoạt động quản trị tại Công ty, Tác giả đã tiến hành khảo sát thông qua việc gửi câu hỏi khảo sát cho tất cả đối tượng trong Công ty là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trưởng phó phịng và nhân viên Cơng ty Cổ phần An Gia Tiến, kể cả các nhân viên đã hết kiêm nhiệm nhưng vì do nắm vì trí quản lý quan trọng nên Tác giả vẫn gửi câu hỏi đã phỏng vấn đối tượng. Tác giả gửi bảng câu hỏi khảo sát đi và có 66 bài khảo sát trả về.
Tác giả phân tích kết quả bảng khảo sát và quan sát, phỏng vấn trực tiếp, và kết luận về nguyên nhân của vấn đề.
4.1.2.1. Môi trường quản lý
Để hiểu rõ hơn về môi trường quản lý, Tác giả đã khảo sát trên sự quan tâm Có/Khơng của nhà lãnh đạo đối với quản trị rủi ro và các thủ tục kiểm soát, rủi ro có thể chấp nhận, hành vi trong Công ty và nhân sự trong Công ty, phân chia quyền hạn trong Công ty.
Bảng 4.1: Sự quan tâm của nhà lãnh đạo đối với quản trị rủi ro và các thủ tục kiểm sốt
TT Nội dung Có Khơng
1 Ban lãnh đạo có quan tâm đến rủi ro hoạt động hay không?
100% 66/66
0% 0/66
2 Ban lãnh đạo có quan tâm đến thủ tục kiểm sốt hoạt động của Cơng ty
100% 66/66
0% 0/66
Theo kết quả bảng khảo sát cho ta thấy các nhà quản trị rất quan tâm đến quản trị rủi ro. Với câu hỏi “sự quan tâm đến rủi ro hoạt động” thì có đến 100% chun gia trả lời có và với câu hỏi “sự quan tâm đến thủ tục kiểm soát hoạt động” cũng nhận sự đồng tình 100% từ các chuyên gia trả lời phỏng vấn. Qua đó, ta thấy được nhà quản trị nhận thức được quản trị rủi ro quan trọng và cần thiết nhưng sự quan tâm đi đôi với hành động, việc quan tâm mới chỉ dừng lại khái niệm trên lý thuyết và giám sát hoạt động hằng ngày mà thôi.
Qua phỏng vấn và quan sát hoạt động thực tế tại Công ty Tác giả nhận thấy được là nhà quản trị có quan tâm đến hệ thống kiểm sốt nội bộ và quản trị rủi ro nhưng lại chưa có xây dựng quy định cụ thể về kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro có thể chấp nhận đối với từng mục tiêu cụ thể, từng quá trình hoạt động.Tuy Ban lãnh đạo
có quan tâm đến quản trị rủi ro nhưng lại chưa quy định và hành động cụ thể nào cho thực trạng đang diễn ra.
Đối với việc xuất bán hàng ra khỏi kho: Với việc quản lý chất lượng sản phẩm rất quan trọng, khâu kiểm soát hàng xuất khỏi kho được Ban lãnh đạo rất chú trọng; đảm bảo uy tín chất lượng thương hiệu nhà phân phối hàng đầu. Vì vậy ban quản trị đã ban hành quy trình giao nhận hàng hoá từ khâu nhập hàng và xuất hàng đều được giám sát.
Cơng ty khơng có ban kiểm sốt riêng và việc kiểm tra hợp đồng chỉ mang tính chất kiểm tra lại các điều khoản đã được thể hiện đúng hay chưa. Từ lúc soạn hợp đồng phòng kinh doanh và Ban giám đốc thống nhất các mức tỷ lệ thoả thuận giữa hai bên hợp lý, đưa ra bản thoả thuận chung ký bởi hai bên, sau đó mới lên hợp đồng. Khi chính thức lên hợp đồng được chuyển qua kế toán kiểm tra nội dung trên hợp đồng có đúng với mức thoả thuận hay khơng. Cơng ty khơng có một ban kiểm sốt hay một bản mẫu hợp đồng thống nhất của Công ty mà tuỳ vào ký hợp đồng bên khách hàng nào (nếu khách hàng lớn có mẫu hợp đồng đặc thù riêng của đại lý thì chung mẫu, cịn khơng có Cơng ty sẽ soạn theo hợp đồng mua bán chung). Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và vấn đề tư vấn pháp luật Cơng ty chưa có; các điều khoản xử phạt hay tranh chấp trên thoả thuận dựa theo tỷ lệ chung hay mang tính chất tượng trưng.
Ý kiến này phản ảnh Công ty tuy muốn giám sát và cơ cấu ban quản lý để kiểm soát mọi hoạt động được tốt nhưng do vì chưa làm đến cùng vấn đề và đang dè dặt nên hiệu quả mang lại khơng lớn. Tuy nhiên, việc kiểm sốt của các cá nhân trong Công ty lại rất cao. Cơng ty chưa có tổ chức một ban giám sát, việc kiểm soát mới dừng lại trên phương diện thủ tục quy trình. Vì vậy việc kiểm sốt hoạt động ở Cơng ty cịn rất nhiều bất cập. Các phịng ban phải tự giám sát lẫn nhau trong cơng việc. Ví như từ khi lên đơn hàng để giao hàng cho khách hàng đến khi đơn hàng được giao hàng thành cơng, là một q trình diễn ra nhịp nhàng kết hợp các phịng ban với nhau nếu một khâu nào trong chuỗi bán hàng phát sinh vấn đề thì gây ảnh hưởng đến q trình giao hàng này. Nên việc kiểm sốt này rất phù hợp và hữu hiệu
tại Công ty. Qua hai ý kiến trái chiều trên ta nhận thấy việc kiểm sốt của Cơng ty khá yếu kém nên việc Công ty tự tổ chức biện pháp phòng ngừa rủi ro hay để phát hiện được các gian lận sai sót rất khó.
Theo những phần văn bản Tác giả thu thập được tại Công ty và phỏng vấn sau ban cố vấn. Tác giả thấy rằng ban quản trị hiểu được việc nhân viên sai phạm sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hệ thống quản trị của Công ty như thế nào. Qua quan sát và phỏng vấn trực tiếp Tác giả biết tại Công ty các quy tắc về đạo đức và cam kết tính chính trực được ban hành như văn bản nội quy Công ty, xây dựng một mơi trường làm việc văn hố nhã nhặn và ban quản trị với nhân viên cũng được đối xử ngang bằng nhau. Và Ban giám đốc luôn làm gương để nhân viên noi theo, ổn định tâm lý và giảm những tranh chấp sai sót khơng đáng có trong q trình làm việc.
Tuy Cơng ty có ban hành quy trình văn bản hướng đẫn các nội quy ứng xử tại văn phịng nhưng việc tiếp nhận thơng tin và chưa phổ biến chưa đầy đủ tại Công ty nên dẫn đến việc nhân viên chưa hiểu được những việc vi phạm nào nằm trong nội quy của Công ty. Với ý kiến trái chiều này Tác giả đã tìm hiểu, phỏng vấn trực tiếp và biết được rằng, chủ yếu các nhân viên bán hàng và giao nhận… Ví dụ như bộ phận bán hàng là khâu biến động nhân sự nhiều nhất trong Công ty, việc giới thiệu và đào tạo cho nhân viên lại chưa cụ thể và bài bản nên dẫn đến trường hợp nhân viên khơng biết được các nội quy quy trình tại Cơng ty. Những sai phạm từ các bạn cũng ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty với các đại lý cấp một. Là những nhân viên này khi vào Công ty được bộ phận nhân sự giới thiệu một buổi các nội quy quy định Cơng ty và có hướng dẫn ví dụ cụ thể nhưng việc này khơng đầy đủ nên có người biết có người lại khơng biết, đây cũng là một lỗ hỏng khá lớn về phòng nhân sự trong thời gian ban đầu tiếp nhận nhân viên mới. Nó gây ảnh hưởng đến việc sau này nhân viên bán hàng hay nhân viên kinh doanh không biết được cụ thể những trường hợp sai phạm tại Công ty.
Đối với vấn đề xử phạt vi phạm tại Công ty, nhân viên chưa nắm được vi phạm các quy tắc quy định tại Công ty sẽ bị xử phạt như thế nào. Việc này giúp Cơng ty có mức ứng xử cụ thể đối với nhân viên sai phạm trong q trình hoạt động, cũng
có quy định cụ thể Cơng ty mong muốn nhân viên tự có ý thức đối với việc làm của mình.
Bảng 4.2: Nhân sự trong Công ty
TT Nội dung Có Khơng
1 Anh/Chị có đủ hiểu biết và kỹ năng cần thiết để thực hiện cơng việc của mình.
77% 57/66
23% 15/66
2 Anh/Chị có biết chiến lược và mục tiêu Công ty đang thực hiện.
55% 36/66
45% 30/66
3 Anh/Chị có đủ thời gian để thực hiện nhiệm vụ một cách hữu hiệu và hiệu quả.
47% 31/66
53% 35/66
Qua bảng khảo sát, ta thấy có 77% ý kiến cho rằng họ đủ hiểu biết và kỹ năng cần thiết để thực hiện cơng việc của mình. Ta cũng nhìn thấy rằng trình độ và năng lực của cá nhân trong tổ chức rất quan trọng. Qua quan sát và phỏng vấn nhân viên, Tác giả được biết rằng Ban giám đốc rất để ý đến trường đại học mà nhân viên phỏng vấn. Ưu tiên các trường lớn như Đại học Kinh tế, Đại học Thương Mại…, đó cũng là một trong những khó khăn cho phịng nhân sự khi lọc tìm hồ sơ nhân sự đáp ứng yêu cầu từ Ban giám đốc. Quan điểm Ban giám đốc thì nhân viên được đào tạo trong mơi trường chất lượng thì năng lực cũng sẽ nổi trội hơn, sau mới yếu tố bản chất năng lực của người đó. Tác giả nhận thấy rằng trình độ và trường học trong Công ty cũng khá cao.
Có 55% ý kiến biết chiến lược và mục tiêu Cơng ty, nhưng cũng có đến 45% nhân viên lại không được biết. Qua quan sát, phỏng vấn, thống kê Tác giả thấy rằng những lãnh đạo, cán bộ cấp cao, tầm trung thì trả lời biết cịn nhân viên bán hàng và bộ phận kho, giao nhận…lại khơng hiểu rõ. Việc này có thể lý giải do việc phổ biến truyền tải thơng tin khơng hiệu quả.
Có 53% ý kiến cho rằng họ không đủ thời gian thực hiện cơng việc của mình đúng trong thời gian làm việc chính; điều này khơng phải phản ánh năng lực nhân viên mà do tính chất cơng việc của họ, những bản khảo sát trả lời không đáp ứng đủ
thời gian là phòng kế toán, giao nhận và nhân viên bán hàng…Họ phải thực hiện công việc xong trong ngày nên việc kéo dài thời gian công tác sau năm giờ (17g00p) chiều đa số đều ở lại thêm để hồn thành cơng việc. Khi Cơng ty vào thời điểm mùa bán hàng trong năm (tết và dịp lễ lớn) thì hầu như mọi phịng ban đều cơng tác thêm giờ để hoàn thành đơn hàng của khách hàng hôm nay và chuẩn bị sáng hôm sau giao sớm cho đại lý bán hàng, để việc luân chuyển hàng hoá được tốt trong ngày thì khâu chuẩn bị chứng từ giao phải thực hiện trước đầy đủ. Tạo cho áp lực cơng việc cho vị trí kế tốn bán hàng rất lớn đó cũng là lý do vị trí này trong phịng kế tốn cũng có thời gian cơng tác ngắn nhất biến động liên tục.
Bảng 4.3: Phân chia quyền hạn trong Công ty
TT Nội dung Có Khơng
1 Cơng ty có quy định uỷ quyền và phân nhiệm một cách
rõ ràng.
92% 61/66
8% 5/66
2 Cơng ty có thấu hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhân viên trong từng bộ phận.
89% 59/66
11% 7/66
Theo bảng khảo sát, ta nhận thấy rằng Cơng ty đã có quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho từng cá nhân và phòng ban cụ thể để cho sự liên hệ công tác được tốt hơn.
Với câu hỏi “Cơng ty có quy định uỷ quyền và phân nhiệm một cách rõ ràng” thì có 92% ý kiến đồng ý. Tuy nhiên có 8% ý kiến cho rằng chưa rõ ràng trong uỷ quyền và phân nhiệm, trên thực tế thì Cơng ty đã xây dựng bộ máy tổ chức các phòng ban rõ ràng thể hiện được quyền và nghĩa vụ của từng vị trí, chức năng từng phòng ban rõ ràng. Nhưng hiện nay việc một chức vụ kiêm nhiệm hai ba vị trí cơng tác làm ảnh hưởng đến việc ra quyết định trong điều hành và nhân viên khơng chú tâm trong cơng việc chính của mình. Tác giả đã phỏng vấn sâu vị trí kiêm nhiệm thì được biết họ khơng mong muốn việc kiêm nhiệm này vì có thể một người có thể hai vị trí nhưng cùng chi nhánh tốt hơn kiêm nhiệm hai vị trí lại hai chi nhánh khác nhau làm ảnh hưởng đến việc giám sát quản lý điều hành của chính họ. Họ không
thể bao quát được tất cả các hoạt động và kết quả họ lại bị phân tâm, tâm lý bị ảnh hưởng bị áp lực quá lớn buộc họ phải ngưng hợp tác với Cơng ty.
Có 89% ý kiến cho rằng ban quản trị hiểu được chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của họ; nhưng cũng có 11% ý kiến cho rằng ban quản trị khơng hiểu. Tác giả quan sát phỏng vấn thêm thì được biết nhân viên hiểu rằng ban quản trị thường ra lệnh cho họ làm thêm những cơng việc khơng phải nhiệm vụ chính của họ, nên họ phải làm dành thêm thời gian cho cơng việc đó.
4.1.2.2. Thiết lập mục tiêu
Cơng ty có xác định mục tiêu cụ thể rõ ràng thì việc định hướng kinh doanh sẽ đi đúng quỹ đạo và phát triển. Nhất là trong thời đại cơng nghệ 4.0, đa dạng hố về sản phẩm sự lưu thông hàng hoá một cách dễ dàng và thuận lợi thì việc một mặt hàng độc quyền khơng q khó khăn và sản phẩm khơng phải khơng thể khơng có. Nên việc xác định mục tiêu càng đóng vai trị quan trọng, gắn liền sự tồn tại của Công ty.
Mục tiêu là biểu hiện mục đích của Cơng ty, là những mốc phát triển cụ thể. Công ty cần xác lập các mục tiêu một cách rõ ràng và phổ biến cho các phòng ban liên quan để từ đó có thể đánh giá rủi ro liên quan đến việc thực hiện các mục tiêu mà Công ty đề ra.
Mục tiêu cho tồn Cơng ty sẽ có mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. Các mục tiêu dài hạn thông thường là các mục tiêu chiến lược và phù hợp với sứ mạng của Cơng ty, cịn các mục tiêu ngắn hạn được triển khai dựa trên các mục tiêu chiến lược đã có.
Bảng 4.4: Mục tiêu trong Cơng ty
TT Nội dung Có Khơng
1 Anh/Chị có biết chiến lược áp dụng và mục tiêu hoạt động của Công ty hay khơng?
89% 59/66
11% 7/66
2 Anh/Chị có biết rõ kế hoạch mục tiêu cụ thể của phòng ban bộ phận của mình hay khơng?
95% 63/66
5% 3/66
hay không? 60/66 6/66
4 Anh/Chị có biết Cơng ty có xem xét và cập nhật lại kế hoạch, chiến lược đó hay khơng?
73% 48/66
27% 18/66
Theo bảng khảo sát, việc công bố và xác lập sứ mệnh và chiến lược kinh doanh đang áp dụng thực hiện tốt có 89% ý kiến đồng ý. Bên cạnh đó ta cũng nhận thấy rằng việc xác định rõ kế hoạch cho từng phòng ban bộ phận cũng được thực hiện một cách rõ ràng chiếm đến 95% ý kiến bảng khảo sát. Và nhà lãnh đạo cũng rất quan tâm đến việc xây dựng kế hoạch chiến lược có 91% tỷ lệ đồng ý. Tuy nhiên tỷ