CHƯƠNG 2 : CƠ CỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.1. Xây dựng kế hoạch thực hiện các biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống
5.1.1. Đối với môi trường quản lý
Bước 1: Lập ban kiểm soát hoạt động
* Tham mưu hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý tại Cơng ty:
Với mục tiêu hồn thiện việc tham mưu hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý liên quan đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng quản trị rủi ro tại Công ty, Tác giả kiến nghị cụ thể như sau:
- Cơ cấu tổ chức: 01 người Phịng kế tốn , 01 người phòng nhân sự và 02 người từ Ban giám đốc.
- Nhiệm vụ: Hoàn thiện tham ưu hệ thống văn bản pháp lý tại Cơng ty
Quy trình thực hiện: Đầu tiên cần tiến hành rà soát lại, tổng hợp các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty một cách logic, có hệ thống. Bên cạnh đó kiểm tra những điều lệ, uỷ quyền…tại Công ty đã đầy đủ hay chưa để hồn thiện các văn bản quy định trình Hội đồng quản trị và Ban giám đốc xét duyệt
- Thời gian thực hiện: 01(một) tháng
Về quan điểm quản trị rủi ro thì nhà lãnh đạo chưa thực sự nắm vững triết lý, quan điểm cụ thể nên giải pháp cho vấn đề này là các nhà lãnh đạo nên bồi dưỡng chun mơn của mình thơng qua việc tự học, tự nghiên cứu hoặc có thể học tại các trung tâm đào tạo nguồn nhân lực để sau đó các nhà lãnh đạo có thể tự xây dựng quy trình quản trị rủi ro hiệu quả cho Cơng ty.
Do chưa tính tốn để xây dựng một quy trình xử lý rủi ro từ cấp lãnh đạo nên nhân viên cấp dưới chưa hiểu và xử lý được rủi ro khi rủi ro xảy ra. Để hạn chế được rủi ro Cơng ty nên xây dựng “Quy trình xử lý các tình huống rủi ro xảy ra”.
* Đề xuất xây dựng chính sách nhân sự, chế độ chính sách lương, thưỏng, đào tạo cho nhân viên.
Mặc dù chuẩn mực đạo đức có phổ biến cho nhân viên nhưng vẫn cịn nhiều cá nhân vi phạm bởi vì do nhận thức và tính tự giác của nhân viên, hơn nữa là chưa có sự quan tâm thường xuyên của các cấp quản lý, của đồn thể trong Cơng ty. Cho nên trong thời gian sắp đến Công ty phải quan tâm hơn đời sống tâm lý nhân viên, thực hiện chính sách đồn thể Cơng ty ngày một tốt hơn. Cịn nếu cịn vi phạm thì buộc phải xử lý. Như vậy khi đã có sự quan tâm và giáo dục tư tưởng của cấp trên nhân viên sẽ hiểu hơn về hành vi nào được chấp nhận và hành vi nào khơng được chấp nhận để biết mình phải làm như thế nào cho đúng. Nhìn chung, nhà lãnh đạo có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu tuy nhiên có một vài cá nhân vẫn mang lợi ích cá nhân mà những người xung quanh vì cả nể, quen thân khơng tố giác ra lãnh đạo, việc này ảnh hưởng rất nghiêm trọng trong việc quản trị rủi ro tại Cơng ty.
Cơng ty chưa có một bảng mơ tả công việc cụ thể cho nhân viên. Mà chỉ dừng lại ở mức độ bàn giao công việc và hướng dẫn cơng việc nhân viên cần làm gì tại vị trí đó. Đề xuất Cơng ty nên xây dựng một bảng mô tả công việc cho tất cả vị trí cơng tác để khi có sự chuyển giao cơng việc khơng gặp khó khăn và kéo dài mất thời gian.
Cơng ty chưa có một kế hoạch tuyển dụng cụ thể và quy trình phỏng vấn nhân sự. Nguồn nhân lực chủ yếu thông qua quen biết giới thiệu và mua tin các trang lao động việc làm chuyên nghiệp. Tuy nhiên nguồn lao động từ các trang mạng lại không đáp ứng được nhu cầu của Cơng ty như trình độ năng lực và thoả thuận lương thưởng, Công ty mất khá nhiều chi phí cho việc tuyển dụng và sử dụng cũng khá nhiều biện pháp nhưng không hiệu quả. Tác giả nhận thấy là do Công ty chưa xây dựng được một cơ chế tuyển dụng cụ thể, rõ ràng để khi phòng nhân sự lọc hồ sơ thu hẹp đối tượng như nhà lãnh đạo mong muốn vào vị trí cần tìm. Để thời gian sắp đến việc tuyển dụng có hiệu quả hơn, Tác giả đề xuất Công ty xây dựng chiến dịch tuyển dụng rõ ràng, các tiêu chí cho các vị trí cũng chi tiết rõ ràng hơn để việc tuyển dụng không mất q nhiều thời gian và chi phí.
Dù đã hình thành và hoạt động một thời gian khá dài nhưng hiện nay Công ty vẫn chưa xây dựng được một chính sách lương và đãi ngộ hợp lý. Cơng ty nên xây dựng chính sách lương dựa theo những tiêu chí sau:
+ Chính sách lương, thưởng, thu nhập tăng thêm.
+ Căn cứ vào việc hồn thành cơng việc, đánh giá năng lực xây dựng nhiều hình thức khen thưởng, động viên, tôn vinh những cá nhân xuất sắc có nhiều đóng góp đối với Cơng ty. Cũng tạo điều kiện cho những người giỏi có cơ hội thăng tiến và phát triển
+ Áp dụng các chính sách đãi ngộ khuyến khích nhân viên (tổ chức du lịch và thưởng cho sáng kiến,…)
Hằng năm, Công ty tổ chức việc đánh giá năng lực của nhân viên nhưng lại không công khai và xây dựng một chỉ tiêu cụ thể. Đề xuất việc đánh giá này phải do:
+ Nhân viên tự nhận xét đánh giá bản thân và quản lý trực tiếp đánh giá
+ Đánh giá nhân sự dựa theo các tiêu chí hay thang điểm tránh đánh giá theo ý chủ quan.
Chính sách cải cách đời sống nhân viên, thơng tin mở mọi người đều có thể tiếp cận thì nhân viên sẽ chú trọng hơn vào cơng việc.