CHƯƠNG 2 : CƠ CỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
4.1. Kiểm chứng nguyên nhân của vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hướng
4.1.2.6. Hoạt động kiểm soát
Bảng 4.10: Thủ tục kiểm sốt của Cơng ty
TT Nội dung Có Khơng
1 Cơng ty có ban hành bản mô tả các thủ tục kiểm sốt hay khơng? 70% 46/66 30% 20/66 2
Cơng ty có ban hành các quy trình thủ tục kiểm sốt vào thực tế hoạt động hay khơng? (Quy trình bán hàng, quy trình thanh tốn..)
89% 59/66
11% 7/66
3 Cơng ty có quy trình đánh giá và rà soát lại để điều chỉnh thích hợp với nhân viên?
59% 39/66
41% 27/66
Theo bảng khảo sát, có 70% ý kiến cho rằng Cơng ty có ban hành bản mơ tả các thủ tục kiểm sốt. Và có 89% ý kiến đồng ý Cơng ty có ban hành các quy trình thủ tục kiểm soát vào thực tế hoạt động. Nhưng chỉ có 59% ý kiến cho rằng Cơng ty có quy trình đánh giá và rà sốt lại để điều chỉnh thích hợp lại với nhân viên. Các thủ tục kiểm sốt được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro. Khi các thủ tục này vận hành một cách hữu hiệu thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quy định thì các rủi ro của Công ty sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Đối với việc phân chia trách nhiệm trong Cơng ty thì có phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên và không cho phép một nhân viên xử lý tồn bộ quy trình. Cơng ty đã có phịng ngừa cơ hội gian lận hoặc sai sót từ nhân viên. Người thực hiện nghiệp vụ không được phép kiêm ghi chép kế toán. Việc xác nhận trách nhiệm của
các cá nhân tham gia trên chứng từ được thực hiện tốt, tuy nhiên vẫn còn tồn tại sự kiêm nhiệm chức năng nhiệm vụ ở Cơng ty. Đó là thực tế hoạt động còn thiếu người trong bộ phận.
Bảng 4.11: Kiểm sốt thơng tin của Cơng ty
TT Nội dung Có Khơng
1 Thơng tin nội bộ trong Công ty có được bảo mật hay khơng?
52% 34/66
48% 32/66
2 Cơng ty có kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phịng dữ liệu hay khơng?
85% 56/66
15% 10/66
Có 52% ý kiến cho rằng thơng tin nội bộ trong Công ty chưa được bảo mật. Cho thấy rằng Công ty vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề bảo mật thơng tin và những nguy cơ có thể xảy ra từ việc rị rỉ thơng tin trong chính nội bộ Cơng ty mình.
Có 85% ý kiến cho rằng việc kiểm soát các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phịng dữ liệu chưa tốt và có tại Cơng ty. Việc bộ phận công nghệ thông tin chưa đủ nguồn nhân lực và chưa đủ tầm để kiểm sốt khiến cho mạng thơng tin dữ liệu Công ty thường rối loạn, các máy lưu trữ chậm, thường xuyên mất dữ liệu, máy chủ hết dung lượng mà nhân viên kỹ thuật vẫn chưa có biện pháp khắc phục.
Đối với việc kiểm tra, phân tích sốt xét tại Cơng ty. Thì qua quan sát phỏng vấn Tác giả nhân thấy rằng Cơng ty khơng có thực hiện kiểm tra độc lập tuy ban quản trị Công ty rất quan tâm đến việc kiểm sốt, phịng ngừa rủi ro nhưng việc kiểm tra độc lập là vấn đề Cơng ty cịn cân nhất chưa được giải quyết trong nhiều năm qua.
Cơng ty có thường xun đối chiếu so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch, năm trước trong từng bộ phân. Công ty không đặt chỉ tiêu cho từng bộ phận nên không thể đánh giá thường xuyên mà chỉ đánh giá vào cuối năm. Công ty thường xuyên đối chiếu so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch, năm trước cho tồn Cơng ty”. Khi bắt đầu thực hiện một chương trình kinh doanh bán hàng cho năm, Ban lãnh đạo đã
nắm dữ liệu và phân tích doanh số của Cơng ty trong năm trước và chi tiết theo quý, tháng để lên kế hoạch so sánh các năm. Nhà lãnh đạo định kỳ phân tích số liệu liên quan đến đối thủ cạnh tranh nhưng lại không thường xun. Cơng ty có khuyến khích, xem xét các sáng kiến cải thiện hay góp ý đổi mới cho hoạt động kinh doanh một cách nghiêm túc. Điều này cho thấy Công ty rất quan tâm đến các rủi ro phát sinh từ thị trường, từ nội bộ Công ty. Công ty cũng rất quan tâm đến việc đổi mới, cải tiến, nâng cao hiệu quả từ hệ thống kiểm sốt Cơng ty.