CHƯƠNG 2 : CƠ CỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
4.2.2. Mục tiêu hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của Công ty Cổ phần An
Gia Tiến
Tác giả tập trung vào việc xây dựng hồn thiện một hệ thống kiểm sốt nội bộ hướng quản trị rủi ro tại Công ty Cổ phần An Gia Tiến nhằm đạt được mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, kiểm soát được các rủi ro kinh doanh mà Công ty phải đối mặt trong hoạt động kinh doanh.
Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề tồn động và thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty, Tác giả đề xuất một số giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ theo hướng quản trị rủi ro theo quan điểm như sau:
Công ty Cổ phần An Gia Tiến là Công ty phân phối độc quyền các thương hiệu uy tín trên thế giới vào Việt Nam, vì vậy các giải pháp đưa ra phải phù hợp với những quy định của pháp luật, đặt điểm kinh doanh, mức độ hiện đại của công nghệ thơng tin, nguồn nhân lực và trình độ phù hợp với quy mơ, đặc điểm hoạt động kinh doanh của Cơng ty đảm bảo cân đối giữa lợi ích và chi phí, đồng thời phù hợp với những điều kiện có sẵn của Cơng ty.
Hiện nay, Cơng ty chưa nghiên cứu và xây dựng chính thức một hệ thống kiểm sốt nội bộ hồn chỉnh. Tuy nhiên, theo kết quả phỏng vấn chuyên sâu lãnh đạo, hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty đã được hình thành dưới dạng kiểm sốt thủ tục, một số bộ phận đã hoạt động và phát huy hiệu quả như phổ biến nội quy cho nhân viên, tuân thủ tốt vấn về an tồn lao động, phịng chống phịng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, tuân thủ về luật an toàn thực phẩm và chất lượng hàng hố,…Vì thế giải pháp đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty thực hiện trên nguyên tắc duy trì, phát huy những ưu điểm hiện có của hệ thống, đồng thời đưa ra các giải pháp khắc phục những sai sót tồn tại.
Đất nước đang từng bước hội nhập toàn cầu, các nhân tố khác đang tạo nên môi trường kinh doanh chuyển động nhanh và phức tạp. Môi trường kinh doanh ngày
càng phức tạp đã tạo ra một hệ thống rủi ro tiềm ẩn phức tạp và tương quan với nhau cần phải được quản lý các khuôn mẫu và các hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ để giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức. Bên cạnh đó, sự phát triển như vũ bão của công nghệ 4.0 hiện nay việc áp dụng hệ thống phần mềm vào quản trị Công ty đã thúc đẩy sự ra đời mơ hình quản trị rủi ro hiện đại, giúp Công ty quản lý tốt rủi ro trong kinh doanh.
4.2.3. Giải pháp xây dựng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần An Gia Tiến
Công ty đã quan tâm nhất định đến vấn đề quản trị rủi ro nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Do đó việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và những nổ lực để thực hiện quản lý tốt hơn các rủi ro cũng đã được Công ty quan tâm chú trọng. Tác giả đề xuất một số giải pháp xây dựng nhằm đóng góp việc hồn thiện kiểm sốt, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty.
Dựa vào bảng khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu và kinh nghiệm của Tác giả. Tác giả xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ theo hướng quản trị rủi ro theo các nội dung sau:
Thực trạng Nguyên nhân Giải pháp
Hệ thống kiểm
soát nội bộ
hướng quản trị rủi ro tại Công ty Cổ phần An Gia Tiến còn nhiều bất cập, kiểm soát mới
Mơi trường kiểm sốt
+ Tham mưu hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý
+ Đề xuất xây dựng chính sách nhân sự, chế độ chính sách lương, thưởng, đào tạo nghiệp vụ, quy trình tuyển dụng…cho nhân viên
Thiết lập mục tiêu + Đề xuất xây dựng mục tiêu, chiến lược tồn Cơng ty, và từng phòng ban.
dừng lại ở thủ tục kiểm soát nội bộ vì vậy việc kiểm sốt, đánh giá rủi ro, giám sát hoạt động chưa được thực hiện đầy đủ.
kiện tiềm tàng các rủi ro có sự đóng góp ý của tồn nhân viên trong Công ty.
Đánh giá rủi ro
+ Đề xuất xây dựng hệ thống đánh giá những ảnh hưởng bên ngoài và bên trong đối với những hoạt động của Công ty.
Phản ứng rủi ro + Đề xuất xây dựng hệ thống chuyển giao rủi ro và phòng ngừa rủi ro.
Hoạt động kiểm sốt
+ Hồn thiện quy trình hoạt động kiểm sốt trong Công ty
Thông tin và
truyền thông
+ Đề xuất xây dựng hệ thống bảo mật thông tin.
+ Đề xuất xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ trong Cơng ty
Giám sát
+ Hồn thiện quy trình giám sát hoạt động kinh doanh và nhân viên; nâng cao ý thức tự đánh giá giám sát hoạt động của nhân viên trong Cơng ty.
Bảng 4.14: Tóm tắt các kết quả nghiên cứu tại Công ty Cổ phần An Gia Tiến
* Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là đặc trưng sắc thái của Công ty, là một nền tảng quan trọng trong hệ thống kiểm sốt nội bộ. Mơi trường kiểm sốt tác động đến cách thức hoạt động kinh doanh, thiết lập mục tiêu của đơn vị. Vì vậy muốn có một môi trường kiểm sốt hoạt động hiệu quả Cơng ty cần phải có nhận thức tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kiểm soát rủi ro nhằm đạt được mục tiêu của
lực để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả hoạt động chung với quá trình kinh doanh của Công ty.
Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, khen thưởng xử phạt trên cơ sở các văn bản, chính sách, quy định mà nhà lãnh đạo đã đề ra chứ không được xem xét theo cảm tính. Quan tâm hồn thiện chính sách tuyển dụng nhân sự, bổ nhiệm, sa thải, quy chế lương thưởng…đáp ứng nhu cầu mong muốn của nhân viên. Phải có một chính sách rõ ràng về thang bảng lương, tỷ lệ tăng lương theo năm và cấp bậc rõ ràng chứ không phải tăng lương theo biến động của nhân viên.
* Thiết lập mục tiêu
Công ty đã xây dựng mục tiêu chung của tồn Cơng ty, nhưng chưa đặt mục tiêu của từng bộ phận để đánh giá hiệu quả. Vì vậy phải xây dựng một mục tiêu chung và mục tiêu riêng từng phòng ban, cá nhân rõ ràng để đánh giá hiệu quả trong công việc để làm thước đo đánh giá thưởng cuối năm cho nhân viên.
* Nhận dạng sự kiện tiềm tàng
Công ty chưa xây dựng được môi trường thuận lợi cho nhân viên làm việc và nâng cao năng lực hiểu biết về sản phẩm giúp nhân viên đối phó với những rủi ro chưa kiểm sốt được. Vì vậy Cơng ty phải xây dựng cho mình những quy định để có thể đối phó với những rủi ro từ bên ngồi và bên trong Cơng ty.
Xây dựng hồn thiện quy trình bảo hành hàng hố. Cơng ty chưa có bộ phận kỹ thuật để tiếp nhận hàng lỗi thì phải đào tạo một nhân viên phụ trách có chun mơn để cầu nối trung gian giữa khách hàng và trung tâm bảo hành để thời gian bảo hành của khách hàng được rút ngắn lại. Các vấn đề khách hàng thông tin được hồi đáp nhanh chóng, hiện nay phịng kế tốn hay nhân sự tiếp nhận chưa đúng với quy trình và chuyên môn nghiệp vụ kiến thức.
* Đánh giá rủi ro
Công ty đã quan tâm đến quản trị rủi ro nhưng mới trên khái niệm. Nhà quản trị phải xây dựng một hệ thống quản trị rủi ro tồn Cơng ty và cho từng hoạt động. Cần phải quy định rõ ai là người có trách nhiệm trực tiếp trong việc đánh giá và quản trị rủi ro.
Công ty cần phải xây dựng một quy trình quản trị rủi ro trong quá trình lập kế hoạch hoạt động kinh doanh. Bởi vì quản trị rủi ro là một chức năng quan trọng giúp hệ thống kiểm sốt nội bộ được hoạt động duy trì hữu hiệu và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu hoạt động của Công ty.
* Phản ứng với rủi ro
Công ty mới chỉ sử dụng biện pháp với những rủi ro trước mặt có thể biết được, nhưng những rủi ro tiềm ẩn chưa kiểm sốt được Cơng ty vẫn chưa có biện pháp để phịng ngừa. Bởi vì vấn đề chi phí hoạt động nên việc phòng ngừa các rủi ro Ban lãnh đạo còn cân nhắc đến các biện pháp phịng ngừa. Vì vậy Tác giả mong muốn xây dựng một cơ chế quy định đối với các rủi ro; rủi ro Cơng ty nhận diện được thì Cơng ty thực hiện quyền san nhượng rủi ro cho bên thứ ba như mua bảo hiểm hàng hoá, bảo hiểm kho bãi, cháy nổ…bên cạnh đó những rủi ro tiềm ẩn chưa kiểm sốt, Cơng ty nên lập dự phịng và có thể dự phịng thêm như mua bảo hiểm giao nhận cho nhân viên giao nhận…
* Hoạt động kiểm sốt
Cơng ty cần phải nghiêm túc thực hiện ngun tắc phân công, phân nhiệm cho chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, cá nhân để tránh trường hợp chồng chéo chức năng và việc xử lý công việc liên quan đến từng chi nhánh, bộ phận trong Công ty.
Công ty phải có bộ phận pháp chế, nếu khơng xây dựng một bộ phận thì tuyển dụng một vị trí pháp chế, am hiểu về pháp luật kinh doanh…giúp Công ty xem xét các hợp đồng thoả thuận kinh doanh để kiểm tra được chặt chẽ hơn trước khi ký kết. Và bộ phận này cũng thay Ban lãnh đạo Công ty quản lý quy định nội quy Công ty được thực hiện như thế nào.
* Thông tin và truyền thông
Công ty cần xây dựng những kênh truyền thông riêng biệt để Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có thể tiếp nhận được những góp ý, phàn nàn yêu cầu từ khách hàng, đối tác và chính những nhân viên Cơng ty một cách nhanh chóng và kịp thời để có thể đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong Công ty thông qua các cuộc họp định kỳ hoặc họp đột xuất để trao đổi các vấn đề còn thắc mắc và chưa nắm rõ để thống nhất ý kiến, ý tưởng, những thảo luận này được ghi chép thành văn bản và gửi cho từng phòng ban liên quan và lưu giữ.
Thông tin là yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong Cơng ty. Nên vấn đề bảo mật thông tin là vấn đề cần quan tâm của Công ty, và Công ty cần tuyển nhân viên công nghệ thông tin chuyên nghiệp và đủ kiến thức để quản lý những thông tin lưu trữ tại Cơng ty. Xây dựng chính sách bảo mật thơng tin nội bộ và công nghệ thông tin tại Công ty được lưu giữ một cách đầy đủ và chuyên nghiệp.
* Giám sát
Việc phổ biến các chính sách, quy định mới trong Cơng ty là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là đối với Cơng ty có nhiều chi nhánh và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Nên việc giám sát hành động rất quan trọng. Cơng ty phải có một người chịu trách nhiệm cho việc giám sát này. Bên cạnh đó Ban lãnh đạo phải định kỳ đánh giá, phân tích hệ thống kiểm sốt nội bộ mà Công ty xây dựng lên để thấy được mặt làm được mặt chưa làm được của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ giúp đơn vị có thể biết được yếu kém nằm ở đâu để đưa ra các biện pháp xử lý, giải quyết kịp thời hạn chế trường hợp đã xảy ra sai sót mới giải quyết gây tổn thất và ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Thông qua kết quả khảo sát Tác giả tập trung phân tích nguyên nhân dẫn đến việc hoạt động kiểm sốt của Cơng ty còn chưa đầy đủ, chỉ mới dừng lại những thủ tục kiểm soát nội bộ. Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản trị rủi ro, Tác giả đã dựa vào tám bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ
theo Báo cáo COSO năm 2014. Bên cạnh đó, để đưa ra một vài đánh giá về hệ thống kiểm sốt của Cơng ty.
Nhìn chung Tác giả nhận thấy rằng Cơng ty đã có thủ tục kiểm sốt nội bộ, và rất quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hướng quản trị rủi ro. Nhưng do điều kiện và lo ngại về chi phí hay là yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến quyết định thực hiện của Cơng ty.
Vì vậy việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng quản trị rủi ro dựa theo khuôn mẫu lý thuyết COSO là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Bên cạnh đó, tương ứng với từng nguyên nhân cũng đã có những giải pháp được đề xuất một cách chi tiết, hữu hiệu, mang tính ứng dụng cao và phù hợp với thực trạng của Công ty.
CHƯƠNG 5: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ HƯỚNG ĐẾN QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN GIA TIẾN
5.1. Xây dựng kế hoạch thực hiện các biện pháp để xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ hướng đến quản trị rủi ro tại Công ty Cổ phần An Gia thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản trị rủi ro tại Công ty Cổ phần An Gia Tiến.
Thông qua việc nghiên cứu, phân tích và đánh giá quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của Cơng ty, từ đó xác định được những gì đã làm được và chưa làm được, nguyên nhân chính ảnh hưởng đến việc chưa xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Thông qua việc xác định điểm mạnh điểm yếu kết hợp với việc phân tích mơi trường, Tác giả đề xuất một giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ của Công ty theo hướng quản trị rủi ro nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết của Công ty trong môi trường kinh doanh nhiều biến động và rủi ro, cạnh tranh như hiện nay.
5.1.1. Đối với môi trường quản lý.
Bước 1: Lập ban kiểm sốt hoạt động
* Tham mưu hồn thiện hệ thống các văn bản pháp lý tại Công ty:
Với mục tiêu hoàn thiện việc tham mưu hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý liên quan đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng quản trị rủi ro tại Công ty, Tác giả kiến nghị cụ thể như sau:
- Cơ cấu tổ chức: 01 người Phịng kế tốn , 01 người phòng nhân sự và 02 người từ Ban giám đốc.
- Nhiệm vụ: Hoàn thiện tham ưu hệ thống văn bản pháp lý tại Cơng ty
Quy trình thực hiện: Đầu tiên cần tiến hành rà soát lại, tổng hợp các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty một cách logic, có hệ thống. Bên cạnh đó kiểm tra những điều lệ, uỷ quyền…tại Cơng ty đã đầy đủ hay chưa để hồn thiện các văn bản quy định trình Hội đồng quản trị và Ban giám đốc xét duyệt
- Thời gian thực hiện: 01(một) tháng
Về quan điểm quản trị rủi ro thì nhà lãnh đạo chưa thực sự nắm vững triết lý, quan điểm cụ thể nên giải pháp cho vấn đề này là các nhà lãnh đạo nên bồi dưỡng chun mơn của mình thơng qua việc tự học, tự nghiên cứu hoặc có thể học tại các trung tâm đào tạo nguồn nhân lực để sau đó các nhà lãnh đạo có thể tự xây dựng quy trình quản trị rủi ro hiệu quả cho Công ty.
Do chưa tính tốn để xây dựng một quy trình xử lý rủi ro từ cấp lãnh đạo nên nhân viên cấp dưới chưa hiểu và xử lý được rủi ro khi rủi ro xảy ra. Để hạn chế được rủi ro Cơng ty nên xây dựng “Quy trình xử lý các tình huống rủi ro xảy ra”.