Lập KH sản xuất Lệnh sx Sản xuất Đơn hàng Mua hàng Kho vật tư
Lập kế hoạch sản xuất: là một phần của kế hoạch kinh doanh, trong đó
nhà máy/bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm sản xuất. Bản kế hoạch này sẽ cho thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất và chi phí tương ứng với số lượng sản phẩm được sản xuất trong mỗi chu kỳ thông thường là quý/lần. Kế hoạch sản xuất giữ vai trò rất quan trọng vì cả nhà máy, cơng ty sẽ phải vận hành theo kế hoạch sản xuất được lập. Hiểu được ý nghĩa của kế hoạch sản xuất, phương pháp lập và quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất của mình từ đó tăng cao lợi nhuận.
Mục tiêu kế hoạch sản xuất:
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực: Kết quả của việc thực hiện theo kế hoạch sản xuất là sử dụng hiệu quả tài nguyên, năng lực và thiết bị của nhà máy nhằm giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Duy trì sản xuất ổn định: Lập kế hoạch sản xuất đảm bảo tiến độ sản xuất thường xuyên và ổn định. Tất cả các máy được đưa vào sử dụng tối đa, đảm bảo cung ứng nguồn hàng cho khách hàng.
- Ước lượng nguồn lực: Lập kế hoạch sản xuất giúp ước lượng nguồn lực như con người, nguyên vật liệu,… xem với nguồn lực hiện tại doanh nghiệp có thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của khách hàng hay không
- Phối hợp hoạt động các phòng ban: Lập kế hoạch sản xuất giúp phối hợp các hoạt động của các phịng ban khác nhau. Ví dụ: Phối hợp giữa phịng Kế hoạch sản xuất với phòng Kinh doanh để biết nhu cầu của khách hàng ra sao và doanh nghiệp cần bao nhiêu thời gian để sản xuất.
- Giảm thiểu lãng phí nguyên liệu: Lập kế hoạch sản xuất giảm thiểu lãng phí ngun liệu thơ, đảm bảo kiểm kê nguyên vật liệu và vật liệu phù hợp đồng thời đảm bảo sản xuất các sản phẩm hoặc hàng hóa chất lượng
- Cải thiện năng suất lao động: Nhờ kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng tối đa nguồn nhân lực, công nhân được đào tạo rõ ràng. Đồng
thời, lợi nhuận được chia sẻ với các cơng nhân dưới hình thức tăng lương và các ưu đãi khác từ đó cơng nhân có động lực để thực hiện tốt công việc của họ
- Cải thiện chất lượng: Lập kế hoạch sản xuất tạo điều kiện cải thiện chất lượng vì quy trình sản xuất được kiểm tra thường xuyên. Ý thức về chất lượng được phát triển giữa các nhân viên thông qua đào tạo, kế hoạch đề xuất,...
- Tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường: Lập kế hoạch sản xuất giúp việc giao hàng cho khách hàng kịp thời nhờ việc sản xuất chất lượng được đảm bảo thường xuyên, liên tục.Từ đó, cơng ty có thể đối mặt với cạnh tranh hiệu quả, và nắm bắt thị trường
- Lập và quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả: Tùy thuộc theo phương án sản xuất để tồn trữ (Make To Stock) hay sản xuất theo đơn hàng (Make To Order) bộ phận Kế hoạch sẽ có phương án lập kế hoạch sản xuất khác nhau nhằm mang lại sự tối ưu về chi phí và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu sản xuất cũng như đảm bảo cho vận hành được tối ưu nhất, doanh nghiệp phải dự báo được sản lượng tiêu thụ của thị trường (hoặc số lượng đơn hàng sẽ phải đáp ứng trong tương lai) để có kế hoạch mua và lưu trữ nguyên vật liệu, nhân công tham gia sản xuất và bố trí máy móc thiết bị phù hợp.
Phân phối nguyên vật liệu: Một quá trình sản xuất muốn đạt được
kết quả tốt nhất, cần có sự liên tục của nguồn nguyên vật liệu. Việc thiếu hụt nguyên vật liệu dù trong thời gian ngắn hay dài cũng sẽ gây ra thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Ngược lại, việc đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu ổn định sẽ góp phần làm gia tăng năng suất lao động, gia tăng sản lượng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng tăng của thị trường. Đây là cách để doanh nghiệp tối ưu chi phí, gia tăng được chất lượng sản phẩm với giá thành vừa phải, từ đó sẽ thu hút được lượng khách hàng lớn. Như vậy, chỉ
với việc phân phôi nguyên vật liệu hiệu quả, doanh thu của doanh nghiệp đã có thể tăng đáng kể, việc chiếm lĩnh thị trường và khả năng sinh lời vốn cũng được cải thiện đáng kể.
Sau khi nhận được lệnh sản xuất kho vật tư sẽ chuyển nguyên vật liệu từ trong kho vật tư đến bộ phận sản xuất. Qua trình thường được tiến hành theo 2 cách:
+ Cách1: Cấp phát theo yêu cầu bộ phận sản xuất; Nguyên vật liệu được cung ứng dựa trên yêu cầu từng phân xưởng, bộ phận sản xuất
+ Cách 2: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch; Nguyên vật liệu được cung ứng với quy định về số lượng và thời gian cho bộ phận sản xuất
Tùy trường hợp mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn cấp phát nguyên vật liệu theo hình thức nào. Tuy nhiên, trong đại đa số trường hợp, cấp phát theo tiến độ kế hoạch thường đạt hiệu quả cao hơn vì nó đảm bảo tính khoa học và ổn định
Sản xuất: Là một chuỗi các công việc được thực hiện theo thứ tự để tạo
ra sản phẩm trên cơ sở kết hợp: nguyên vật liệu; nhân cơng; máy móc thiết bị; năng lượng và các yếu tố khác…Sau khi nhận được lệnh sản xuất và cung cấp đủ nguyên vật liệu doanh nghiệp sẽ tiến hành sản xuất theo kế hoạch
1.4. Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
1.4.1. Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
- u cầu giải thích việc mua hàng ngồi kế hoạch (báo cáo bất thường)…
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mơ tả… - Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt) - Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu) - Chọn nhà cung cấp có uy tín…
Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….
Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ) - Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi) - Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
- Người đề nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người ghi chép nghiệp vụ ….
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp
- Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong cơng ty…
Một số thủ tục kiểm sốt khác
- Các báo cáo về các biến động bất thường : + Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện (Báo cáo bất thường)
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho - Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)
- Phân tích số ngày trả tiền bình qn (sử dụng chỉ tiêu)
1.4.2. Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất
KSNB hoạt động sản xuất gồm kế hoạch tổ chức và tất cả các phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong sản xuất kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và tin cậy của thơng tin sản
xuất, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra
Bảng 1.1: Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
Công việc Rủi ro Kiểm soát
Sản xuất sản phẩm Sản xuất không đúng sản phẩm, không đúng thời gian giao hàng, nhiều sản phẩm ứ đọng - Xử lí ngay những sản phẩm bị lỗi trong sản xuất - Xây dựng tiến độ năng suất để đáp ứng kế hoạch và thời gian lao động
- Có mức phạt với công nhân làm sai nhiều
- Thường xuyên báo cáo tiến độ tình hình sản xuất tại nhà máy lên cấp trên - …
Cắt xẻ sản phẩm
Cắt sai chi tiết không đúng thông số kỹ thuật
Kiểm tra sản phẩm hoàn thiện
Kiểm tra không hết, không phát hiện được sai sót trên sản phẩm
1.4.3. Kiểm sốt nội bộ hoạt động tiêu thụ
Tiêu thụ là một trong những hoạt động cơ bản và quan trọng của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh, đặc biệt khi các doanh nghiệp đó hoạt động trong nền kinh tế thị trường, nó đóng vai trị rất quan
trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các rủi ro và chính sách kiểm sốt cơ bản trong mỗi doanh nghiệp như sau:
Khi tiếp nhận đơn hàng khách hàng không xác thực được, mạo danh, có ý đồ lừa đảo; Nhu cầu mua hàng khơng chính xác
- Kiểm tra thơng tin khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế - Kiểm tra chữ ký của người ký đơn hàng, con dấu, logo đơn vị
- Kiểm tra,đối chiếu thông tin khách hàng và người ký đơn đặt hàng, cùng mẫu biểu của đơn đặt hàng với các đơn đặt hàng cũ của khách hàng để phát hiện các khác biệt
- Kiểm tra, xác nhận lại số liệu đặt hàng như mặt hàng, số lượng, đơn giá để đảm bảo khơng có sự nhầm lẫn hoặc có sai sót trong quá trình ghi nhận thơng tin đơn hàng
- Gọi điện thoại, gửi email, gặp trực tiếp với người phụ trách việc mua hàng của đơn vị khách hàng để xác nhận lại đơn hàng
Giai đoạn xử lý ra quyết định bán hàng khi đơn hàng được chấp nhận mà khơng có khả năng đáp ứng đơn hàng
- Trong trường hợp phòng kinh doanh chịu trách nhiệm phụ trách kho thành phẩm, nhân viên có trách nhiệm này, trên cơ sở theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho các mặt hàng, tiến hành cân đối tồn kho các mặt hàng với các đơn hàng đã tiếp nhận để xác định hàng tồn kho hiện tại có đáp ứng được đơn hàng mới hay không. Nếu hàng trong kho đủ để đáp ứng đơn hàng, nhân viên phụ trách phải ký xác nhận trên giấy đề nghị bán hàng
- Trong trường hợp, hàng tồn kho khơng cịn đủ đáp ứng đơn hàng mới hoặc nhu cầu của khách hàng cần các mặt hàng với các yêu cầu đặt thù, nhân viên có trách nhiệm liên hệ với phòng kế hoạch để kiểm tra và xác nhận khả năng đơn vị có thể đáp ứng nhu cầu khach hàng về mặt hàng, chủng loại, quy
cách, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng. Trưởng phòng kế hoạch phải xét duyệt xác nhận khẳ năng đáp ứng đơn hàng trên giấy đề nghị bán hàng
Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng khi chấp nhận bán hàng cho khách hàng khơng có khả năng thanh tốn; Phương thức thanh tốn và điều kiện bất lơi cho doanh nghiệp
- Việc xét duyệt phương thức thanh toán và mức bán chịu kho khách hàng phải được giao cho một bộ phận, chẳng hạn phịng kế tốn, tách biệt bộ phận có trách nhiệm bán hàng
- Kế tốn cơng nợ căn cứ thơng tin về số dư nợ hiện tại của khách hàng đề xuất phương thức thanh toán và mức bán chịu
Khi phê chuẩn bán hàng thì việc xử lý đơn hàng xảy ra rủi ro gian lận; Nghiệp vụ bán hàng thực hiện khơng có tính hiệu lực
- Giám đốc kiểm tra lại đề nghị bán hàng do phịng kinh doanh trình lên và phê chuẩn đề nghị bán hàng
- Một bản giấy đề nghị bán hàng được phê chuẩn cần chuyển cho phịng kế tốn để theo dõi
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong nội dung chương I, tác giả đã trình bày sơ lược về lược về lịch sử hình thành và phát triển hệ thống kiểm sốt nội bộ qua các giai đoạn từ khi hình thành sơ khai cho đến khi phát triển COSO 2013. Ngoài ra, tác giả cũng khái quát về định nghĩa cũng như vai trị của Kiểm sốt nội bộ để làm cơ sở nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tromg doanh nghiệp sản xuất, 5 thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo lý thuyết COSO 2013 có vai trị rất quan trọng trong việc phát triển và xây dựng đề tài nghiên cứu này, đặc biệt là trong thực tại doanh nghiệp sản xuất, vì vậy tác giả đã khái niệm rõ các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ là do con người xây dựng nên cho dù cố gắng đến mấy cũng không thể đảm bảo hoạt động hiệu quả 100%, vì vậy tác giả cũng nêu ra các mặt hạn chế, rủi ro tiềm tàng và những khó khăn trong quá trình thực hiện nhằm đảm bảo tính hợp lý của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ĐÁ ỐP LÁT TẠI CÔNG TY
CP PHÚ TÀI 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Phú Tài
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tiền thân của Công ty Cổ phần Phú Tài là Công ty Phú Tài, là đơn vị trực thuộc Quân khu 5 - Bộ Quốc phòng chuyên kinh doanh và sản xuất chế biến các sản phẩm gỗ, đá và phân phối xe Toyota.
Công ty được thành lập năm 1995. Đến năm 2000, Công ty Thắng Lợi được sát nhập vào Công ty Phú Tài, đánh dấu bước khởi điểm thuận lợi và sự kết hợp cần thiết cho quá trình phát triển bền vững.
Năm 2004, tiến hành cổ phần hóa, Cơng ty Phú Tài từ doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Phú Tài theo Nghị định 64/2002/NĐ-CP, ngày 19/06/2002 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 150/2004/QĐ-BQP ngày 10/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2005 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3503000054 cấp lần đầu vào ngày 30/12/2004, thay đổi lần thứ 11, vào ngày 15 tháng 06 năm 2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Định cấp. Với 6 đơn vị trực thuộc là Xí nghiệp 380; Xí nghiệp Thắng Lợi; Xí nghiệp Toyota Đà Nẵng; Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Phú Tài tại tỉnh Đồng Nai; Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài tại TP.HCM; Đội sản xuất Bình Định và Đội sản xuất Nhơn Hòa.
Năm 2007, để việc quản lý được dễ dàng và sâu sát, Công ty đã tiến hành sát nhập Đội sản xuất Bình Định vào Đội sản xuất Nhơn Hòa, đồng thời chuyển thành Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nhơn Hịa. Bên cạnh đó,
cùng năm Cơng ty đã thành lập Chi nhánh Khánh Hịa, Chi nhánh Đắc Nông, các cửa hàng tiêu thụ sản phẩm nhằm xây dựng đồng bộ mạng lưới khai thác, chế biến và tiêu thụ các sản phẩm đá Granite, basai, marble. Và Công ty đã mua lại 51,91% cổ phần của Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng Phú Yên.
Năm 2008, Chi nhánh Toyota Quy Nhơn - Xí nghiệp Toyota Đà Nẵng - Công ty Cổ phần Phú Tài đi vào hoạt động.
Năm 2013, Hội đồng quản trị (HĐQT) của Công ty đồng ý chủ trương mua lại Doanh nghiệp tư nhân Tuấn Đạt và thực hiện chuyển đổi doanh nghiệp này thành Cơng ty TNHH MTV Khống sản Tuấn Đạt do Công ty Cổ phần Phú Tài sở hữu vốn 100%.
Năm 2015, thành lập chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài - Nhà máy chế biến đá ốp lát tại tỉnh Đồng Nai. Đồng thời, góp vốn thành lập công ty con - Công ty Cổ phần Đá Universal với tỷ lệ vốn điều lệ 60%.
Đến năm 2016, có thể nói đây là năm đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ của Công ty Cổ phần Phú Tài. Đầu năm 2016, Công ty mua lại 75% cổ phần của Công ty Cổ phần Vina G7, và Công ty này chính thức trở thành