7. Kết cấu của đề tài
1.3. Tổng quan hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản
1.3.2. Hoạt động tồn kho
Hoạt động hàng tồn kho gồm quản lý và bảo quản hàng tồn kho:
- Quy trình quản lý hàng tồn kho: được xác định bắt đầu từ thời điểm
nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của doanh nghiệp cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa. Sau đây là quy trình quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp sản xuất. Quy trình bao gồm 3 cơng việc chính: Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập kho, Quản lý hoạt động xuất kho
Quy trình quản lý mã hàng:
Bước 1: Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu cập nhật
mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của doanh nghiệp.
Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng, sau đó thực hiện đối chiếu.
Nếu khơng tồn tại thì thực hiện bước 3; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước 4 thực hiện.
Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về
mặt hàng; xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới theo quy định.
Bước 4: Kiểm tra sự cần thiết của việc thay đổi, chỉnh sửa. Nếu không
thể thay đổi được thì thực hiện thơng báo cho người u cầu. Nếu có thể thay đổi thực hiện bước 5
Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đặt mã trước đó.
Quản lý hoạt động nhập kho
Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:
Bước 1: Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, Bộ phận kinh doanh
sẽ thông báo kế hoạch nhập kho cho Bộ phận bảo vệ, Bộ phận kế hoạch vật tư, Bộ phận quản lý chất lựơng và các bên có liên quan để bố trí nhân sự.
Bước 2: Căn cứ vào Phiếu Xuất Kho và Hố đơn (nếu có) của nhà cung
cấp để kiểm tra số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho.
Bước 3: Chuyển Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho Kế
toán kho vật tư.
Bước 4: Kế toán kho vật tư đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời
điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh chuyển lên), và nhận Phiếu xuất kho và hoá đơn của nhà cung cấp
Bước 5: Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng nguyên
vật liệu nhập kho, nếu nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu, Nhân viên này phát hành Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu và Nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho. Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu có xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp và chữ ký của Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng là hợp lệ và chuyển cho Kế toán kho vật tư.
Bước 6: Sau khi nhập nguyên vật liệu, Thủ kho kiểm tra số lượng và ghi
nhận vào thẻ kho. Nhập kho thành phẩm.
Bước 7: Thủ kho tiến hành nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu bàn giao
thành phẩm, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất.
Bước 8: Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào các Thẻ kho,
Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.
Quản lý hoạt động xuất kho
Xuất kho bán hàng:
Bước 1: Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ
thực hiện việc kiểm tra tồn kho. Nếu tồn kho đủ đơn hàng thì thực hiện bước 2, khơng đủ thực hiện bước 3
Bước 2: Kế tốn kho dựa vào những thơng tin trên đơn hàng và lập hóa đơn. Bước 3: Thủ kho thực hiện xuất kho theo hóa đơn.
Xuất kho sản xuất:
Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc
có bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu.
Bước 2: Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đề nghị.
Bước 3: Kiểm tra lượng tồn kho xem có thể đáp ứng được yêu cầu không?
Nếu đủ hàng đề xuất thực hiện bước 4; Nếu khơng đủ thì thực hiện bước 5
Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan.
Bước 5: Thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho Xuất chuyển kho:
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm đề nghị chuyển kho. Giám
đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho. Nếu được duyệt chuyển sang bước 2.
Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được
duyệt, thực hiện giao dịch chuyển kho, in phiếu và lấy xác nhận của các bên có liên quan.
Bước 3: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký xác nhận thực hiện
xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho Xuất Lắp ráp
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất vật tư
để lắp ráp. Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt. Nếu yêu cầu được phê duyệt thực hiện bước tiếp theo
Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được
duyệt, thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp. Sau đó in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan.
Bước 3: Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có xác nhận thực hiện
xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất
- Bảo quản hàng tồn kho: Hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp rất đa
dạng, có vai trị, ý nghĩa khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó cơng việc quản lý, bảo quản hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng theo từng ngành nghề kinh doanh. Nhưng nhìn chung sẽ bảo quản như sau:
+ Về cách thức: Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc xếp dỡ bảo quản hàng hoá trong kho. Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở. Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng. Bảo quản hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển
phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons. Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hóa trên palet. Khơng xếp hàng hóa ở ngồi trời. Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo khơng gian cho loại hàng hóa khác, các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng
+ Lưu trữ: Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, kích thước, khách hàng. Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hóa được bảo quản. Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể hiện các lối đi, vị trí đặt các kệ hàng hóa. Mỗi kệ phải được đánh dấu, ghi số kệ. Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra nơi để bình PCCC… để việc bảo quản hàng hóa được thực hiện một cách tốt nhất