7. Kết cấu của đề tài
1.4. Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
1.4.1. Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
- u cầu giải thích việc mua hàng ngồi kế hoạch (báo cáo bất thường)…
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mơ tả… - Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt) - Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu) - Chọn nhà cung cấp có uy tín…
Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….
Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ) - Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi) - Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
- Người đề nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người ghi chép nghiệp vụ ….
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp
- Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty…
Một số thủ tục kiểm soát khác
- Các báo cáo về các biến động bất thường : + Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện (Báo cáo bất thường)
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho - Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)
- Phân tích số ngày trả tiền bình qn (sử dụng chỉ tiêu)
1.4.2. Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất
KSNB hoạt động sản xuất gồm kế hoạch tổ chức và tất cả các phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong sản xuất kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và tin cậy của thơng tin sản
xuất, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra
Bảng 1.1: Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
Cơng việc Rủi ro Kiểm sốt
Sản xuất sản phẩm Sản xuất không đúng sản phẩm, không đúng thời gian giao hàng, nhiều sản phẩm ứ đọng - Xử lí ngay những sản phẩm bị lỗi trong sản xuất - Xây dựng tiến độ năng suất để đáp ứng kế hoạch và thời gian lao động
- Có mức phạt với công nhân làm sai nhiều
- Thường xuyên báo cáo tiến độ tình hình sản xuất tại nhà máy lên cấp trên - …
Cắt xẻ sản phẩm
Cắt sai chi tiết không đúng thông số kỹ thuật
Kiểm tra sản phẩm hoàn thiện
Kiểm tra không hết, không phát hiện được sai sót trên sản phẩm
1.4.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ
Tiêu thụ là một trong những hoạt động cơ bản và quan trọng của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh, đặc biệt khi các doanh nghiệp đó hoạt động trong nền kinh tế thị trường, nó đóng vai trị rất quan
trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các rủi ro và chính sách kiểm sốt cơ bản trong mỗi doanh nghiệp như sau:
Khi tiếp nhận đơn hàng khách hàng khơng xác thực được, mạo danh, có ý đồ lừa đảo; Nhu cầu mua hàng khơng chính xác
- Kiểm tra thông tin khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế - Kiểm tra chữ ký của người ký đơn hàng, con dấu, logo đơn vị
- Kiểm tra,đối chiếu thông tin khách hàng và người ký đơn đặt hàng, cùng mẫu biểu của đơn đặt hàng với các đơn đặt hàng cũ của khách hàng để phát hiện các khác biệt
- Kiểm tra, xác nhận lại số liệu đặt hàng như mặt hàng, số lượng, đơn giá để đảm bảo khơng có sự nhầm lẫn hoặc có sai sót trong q trình ghi nhận thơng tin đơn hàng
- Gọi điện thoại, gửi email, gặp trực tiếp với người phụ trách việc mua hàng của đơn vị khách hàng để xác nhận lại đơn hàng
Giai đoạn xử lý ra quyết định bán hàng khi đơn hàng được chấp nhận mà khơng có khả năng đáp ứng đơn hàng
- Trong trường hợp phòng kinh doanh chịu trách nhiệm phụ trách kho thành phẩm, nhân viên có trách nhiệm này, trên cơ sở theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho các mặt hàng, tiến hành cân đối tồn kho các mặt hàng với các đơn hàng đã tiếp nhận để xác định hàng tồn kho hiện tại có đáp ứng được đơn hàng mới hay không. Nếu hàng trong kho đủ để đáp ứng đơn hàng, nhân viên phụ trách phải ký xác nhận trên giấy đề nghị bán hàng
- Trong trường hợp, hàng tồn kho khơng cịn đủ đáp ứng đơn hàng mới hoặc nhu cầu của khách hàng cần các mặt hàng với các yêu cầu đặt thù, nhân viên có trách nhiệm liên hệ với phòng kế hoạch để kiểm tra và xác nhận khả năng đơn vị có thể đáp ứng nhu cầu khach hàng về mặt hàng, chủng loại, quy
cách, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng. Trưởng phòng kế hoạch phải xét duyệt xác nhận khẳ năng đáp ứng đơn hàng trên giấy đề nghị bán hàng
Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng khi chấp nhận bán hàng cho khách hàng khơng có khả năng thanh tốn; Phương thức thanh toán và điều kiện bất lơi cho doanh nghiệp
- Việc xét duyệt phương thức thanh toán và mức bán chịu kho khách hàng phải được giao cho một bộ phận, chẳng hạn phịng kế tốn, tách biệt bộ phận có trách nhiệm bán hàng
- Kế tốn cơng nợ căn cứ thơng tin về số dư nợ hiện tại của khách hàng đề xuất phương thức thanh toán và mức bán chịu
Khi phê chuẩn bán hàng thì việc xử lý đơn hàng xảy ra rủi ro gian lận; Nghiệp vụ bán hàng thực hiện khơng có tính hiệu lực
- Giám đốc kiểm tra lại đề nghị bán hàng do phịng kinh doanh trình lên và phê chuẩn đề nghị bán hàng
- Một bản giấy đề nghị bán hàng được phê chuẩn cần chuyển cho phịng kế tốn để theo dõi
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong nội dung chương I, tác giả đã trình bày sơ lược về lược về lịch sử hình thành và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ qua các giai đoạn từ khi hình thành sơ khai cho đến khi phát triển COSO 2013. Ngoài ra, tác giả cũng khái quát về định nghĩa cũng như vai trò của Kiểm soát nội bộ để làm cơ sở nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tromg doanh nghiệp sản xuất, 5 thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo lý thuyết COSO 2013 có vai trị rất quan trọng trong việc phát triển và xây dựng đề tài nghiên cứu này, đặc biệt là trong thực tại doanh nghiệp sản xuất, vì vậy tác giả đã khái niệm rõ các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ là do con người xây dựng nên cho dù cố gắng đến mấy cũng không thể đảm bảo hoạt động hiệu quả 100%, vì vậy tác giả cũng nêu ra các mặt hạn chế, rủi ro tiềm tàng và những khó khăn trong quá trình thực hiện nhằm đảm bảo tính hợp lý của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ĐÁ ỐP LÁT TẠI CÔNG TY
CP PHÚ TÀI 2.1. Tổng quan về Cơng ty Cổ phần Phú Tài
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tiền thân của Công ty Cổ phần Phú Tài là Công ty Phú Tài, là đơn vị trực thuộc Quân khu 5 - Bộ Quốc phòng chuyên kinh doanh và sản xuất chế biến các sản phẩm gỗ, đá và phân phối xe Toyota.
Công ty được thành lập năm 1995. Đến năm 2000, Công ty Thắng Lợi được sát nhập vào Công ty Phú Tài, đánh dấu bước khởi điểm thuận lợi và sự kết hợp cần thiết cho quá trình phát triển bền vững.
Năm 2004, tiến hành cổ phần hóa, Cơng ty Phú Tài từ doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Phú Tài theo Nghị định 64/2002/NĐ-CP, ngày 19/06/2002 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 150/2004/QĐ-BQP ngày 10/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Quốc phịng và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2005 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3503000054 cấp lần đầu vào ngày 30/12/2004, thay đổi lần thứ 11, vào ngày 15 tháng 06 năm 2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Định cấp. Với 6 đơn vị trực thuộc là Xí nghiệp 380; Xí nghiệp Thắng Lợi; Xí nghiệp Toyota Đà Nẵng; Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài tại tỉnh Đồng Nai; Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài tại TP.HCM; Đội sản xuất Bình Định và Đội sản xuất Nhơn Hòa.
Năm 2007, để việc quản lý được dễ dàng và sâu sát, Công ty đã tiến hành sát nhập Đội sản xuất Bình Định vào Đội sản xuất Nhơn Hịa, đồng thời chuyển thành Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nhơn Hịa. Bên cạnh đó,
cùng năm Cơng ty đã thành lập Chi nhánh Khánh Hịa, Chi nhánh Đắc Nông, các cửa hàng tiêu thụ sản phẩm nhằm xây dựng đồng bộ mạng lưới khai thác, chế biến và tiêu thụ các sản phẩm đá Granite, basai, marble. Và Công ty đã mua lại 51,91% cổ phần của Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng Phú Yên.
Năm 2008, Chi nhánh Toyota Quy Nhơn - Xí nghiệp Toyota Đà Nẵng - Cơng ty Cổ phần Phú Tài đi vào hoạt động.
Năm 2013, Hội đồng quản trị (HĐQT) của Công ty đồng ý chủ trương mua lại Doanh nghiệp tư nhân Tuấn Đạt và thực hiện chuyển đổi doanh nghiệp này thành Cơng ty TNHH MTV Khống sản Tuấn Đạt do Công ty Cổ phần Phú Tài sở hữu vốn 100%.
Năm 2015, thành lập chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài - Nhà máy chế biến đá ốp lát tại tỉnh Đồng Nai. Đồng thời, góp vốn thành lập cơng ty con - Công ty Cổ phần Đá Universal với tỷ lệ vốn điều lệ 60%.
Đến năm 2016, có thể nói đây là năm đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ của Cơng ty Cổ phần Phú Tài. Đầu năm 2016, Công ty mua lại 75% cổ phần của Công ty Cổ phần Vina G7, và Cơng ty này chính thức trở thành cơng ty con của Công ty Cổ phần Phú Tài. Hơn nữa, Công ty thành lập 2 chi nhánh trực thuộc mới là: Nhà máy chế biến đá ốp lát tại tỉnh Hưng Yên và Nhà máy chế biến đá ốp lát tại tỉnh Bình Định. Song song đó, để sắp xếp, cơ cấu tổ chức lại hoạt động ngành kinh doanh xe ôtô theo hướng hiệu quả, phát triển quy mô về lâu dài, Công ty cũng đã thực hiện chuyển đổi 2 chi nhánh sang hình thức cơng ty con do Công ty sở hữu 100% vốn điều lệ gồm: Công ty TNHH MTV Toyata Đà Nẵng và Cơng ty TNHH MTV Toyata Bình Định.
Cơng ty được chấp thuận niêm yết theo quyết định số 67/2011/QĐSGHCM ngày 20/5/2011 của Tổng Giám đốc Sở giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh.
Ưu thế của Cơng ty chủ yếu trong các lĩnh vực: sản xuất sản phẩm bàn ghế ngồi trời và trang trí nội thất; sản phẩm chế biến từ đá granite tự nhiên
phục vụ xuất khẩu và tiêu thụ nội địa; kinh doanh dịch vụ xe du lịch cho hãng ô tô Toyota Việt Nam; cung ứng gỗ nguyên liệu… với chất lượng cao. Ngoài ra, các sản phẩm về vật liệu xây dựng và dịch vụ cho thuê văn phịng, nhà xưởng… đã có bước phát triển mạnh mẽ.
Công ty đã xây dựng hệ thống các cơ sở kinh doanh, các xí nghiệp, nhà máy, chi nhánh ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam. Đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngồi nước. Với lợi thế sẵn có và vị trí địa lý kinh tế đem lại, Cơng ty có nhiều điều kiện thuận lợi cho việc hoạch định chiến lược phát triển trong tương lai. Các hoạt động kinh doanh của Công ty hiện tại không chỉ nhắm đến thị phần trong nước mà còn vươn ra thế giới, hứa hẹn là một ngôi sao sáng mới của nước nhà trong lĩnh vực kinh doanh đa ngành.
Với sự phát triển không ngừng và quy mô ngày một lớn mạnh, lượng lao động của Công ty cũng ngày một tăng cao, tính đến cuối năm 2016 là 3669 cơng nhân viên. Cơng ty đã có chính sách đào tạo bài bản, nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tăng tính hiệu quả trong làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, để giữ chân và khuyến khích người lao động phát huy năng lực làm việc, Cơng ty có quy chế trả lương đảm bảo sự cơng bằng, minh bạch, thu nhập của người lao động luôn được cải thiện, năm sau cao hơn năm trước, với thu nhập bình qn tính trong năm 2016 là 6,3 triệu/tháng, là mức thu nhập tương đối cao. Người lao động cũng được hưởng đầy đủ các chế độ lao động theo Luật định.
Công ty Cổ phần Phú Tài tổ chức theo mơ hình cơng ty cổ phần, ngồi Đại Hội đồng cổ đơng, HĐQT, Ban kiểm sốt thì bộ máy quản lý của Cơng ty cịn có Ban Giám đốc và các phịng ban chức năng. Ban Giám đốc gồm có 4 thành viên. Trong đó, Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chung của Cơng ty. Giúp việc cho Tổng Giám đốc có 3 Phó Tổng Giám đốc:
- Phó Tổng Giám đốc hành chính - nhân sự: được phân cơng chịu trách
chế độ tiền lương và đời sống cho cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty. Chỉ đạo cơng tác an tồn bảo hộ lao động, môi trường của Công ty.
- Phó Tổng Giám đốc Đầu tư: chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công
tác đầu tư, kế hoạch sản xuất của Công ty và các đơn vị thành viên. Kiêm nhiệm Trưởng ban ISO Cơng ty, có trách nhiệm triển khai thực hiện kế hoạch chương trình ISO 9001-2000 trong phạm vi tồn Cơng ty. Ngồi ra phải chịu sự phân công của Tổng giám đốc Công ty trên một số lĩnh vực hoạt động khác.
Bên cạnh đó, các phịng ban chức năng khác trong Cơng ty được tổ chức hoạt động chuyên biệt, dưới sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc, bao gồm:
- Phịng Kinh doanh:
Là cơ quan chun mơn nghiệp vụ tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty về công tác sản xuất kinh doanh, làm công tác chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch, điều phối sản xuất kinh doanh của Công ty, xây dựng định mức phục vụ công tác quản lý và tổ chức kinh doanh. Giao dịch hợp đồng với khách hàng, nắm bắt thông tin kinh tế thị trường, quảng cáo tiếp thị các sản phẩm của Công ty. Lập các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Theo dõi thực hiện quản lý chương trình ISO của Cơng ty. Tổ chức kinh doanh thương mại cho cơ quan Công ty. Thực hiện một số nhiệm vụ theo sự phân công của Tổng Giám đốc Cơng ty.
- Phịng Tài chính - Kế tốn:
Là cơ quan chức năng của Cơng ty đảm nhiệm cơng tác kế tốn và quản lý tài chính, giúp việc và tham mưu cho Tổng Giám đốc trên một số nhiệm vụ cụ thể như sau: Tổ chức hạch toán kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng Luật kế toán, thống kê của nhà nước; Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế tốn thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty; Huy động các loại vốn cho sản xuất kinh doanh của Cơng ty; Tổ chức hạch
tốn kế tốn và hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán cho các đơn vị thành viên, giám sát quản lý vốn, tài sản các đơn vị thành viên
Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra tài chính kế tốn; Lập và thực hiện