7. Kết cấu của đề tài
1.4.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ
Tiêu thụ là một trong những hoạt động cơ bản và quan trọng của mỗi doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh, đặc biệt khi các doanh nghiệp đó hoạt động trong nền kinh tế thị trường, nó đóng vai trò rất quan
trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các rủi ro và chính sách kiểm soát cơ bản trong mỗi doanh nghiệp như sau:
Khi tiếp nhận đơn hàng khách hàng không xác thực được, mạo danh, có ý đồ lừa đảo; Nhu cầu mua hàng không chính xác
-Kiểm tra thông tin khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế -Kiểm tra chữ ký của người ký đơn hàng, con dấu, logo đơn vị
-Kiểm tra,đối chiếu thông tin khách hàng và người ký đơn đặt hàng, cùng mẫu biểu của đơn đặt hàng với các đơn đặt hàng cũ của khách hàng để phát hiện các khác biệt
-Kiểm tra, xác nhận lại số liệu đặt hàng như mặt hàng, số lượng, đơn giá để đảm bảo không có sự nhầm lẫn hoặc có sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin đơn hàng
-Gọi điện thoại, gửi email, gặp trực tiếp với người phụ trách việc mua hàng của đơn vị khách hàng để xác nhận lại đơn hàng
Giai đoạn xử lý ra quyết định bán hàng khi đơn hàng được chấp nhận mà không có khả năng đáp ứng đơn hàng
-Trong trường hợp phòng kinh doanh chịu trách nhiệm phụ trách kho thành phẩm, nhân viên có trách nhiệm này, trên cơ sở theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho các mặt hàng, tiến hành cân đối tồn kho các mặt hàng với các đơn hàng đã tiếp nhận để xác định hàng tồn kho hiện tại có đáp ứng được đơn hàng mới hay không. Nếu hàng trong kho đủ để đáp ứng đơn hàng, nhân viên phụ trách phải ký xác nhận trên giấy đề nghị bán hàng
-Trong trường hợp, hàng tồn kho không còn đủ đáp ứng đơn hàng mới hoặc nhu cầu của khách hàng cần các mặt hàng với các yêu cầu đặt thù, nhân viên có trách nhiệm liên hệ với phòng kế hoạch để kiểm tra và xác nhận khả năng đơn vị có thể đáp ứng nhu cầu khach hàng về mặt hàng, chủng loại, quy
cách, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng. Trưởng phòng kế hoạch phải xét duyệt xác nhận khẳ năng đáp ứng đơn hàng trên giấy đề nghị bán hàng
Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng khi chấp nhận bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán; Phương thức thanh toán và điều kiện bất lơi cho doanh nghiệp
-Việc xét duyệt phương thức thanh toán và mức bán chịu kho khách hàng phải được giao cho một bộ phận, chẳng hạn phòng kế toán, tách biệt bộ phận có trách nhiệm bán hàng
-Kế toán công nợ căn cứ thông tin về số dư nợ hiện tại của khách hàng đề xuất phương thức thanh toán và mức bán chịu
Khi phê chuẩn bán hàng thì việc xử lý đơn hàng xảy ra rủi ro gian lận; Nghiệp vụ bán hàng thực hiện không có tính hiệu lực
-Giám đốc kiểm tra lại đề nghị bán hàng do phòng kinh doanh trình lên và phê chuẩn đề nghị bán hàng
-Một bản giấy đề nghị bán hàng được phê chuẩn cần chuyển cho phòng kế toán để theo dõi
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong nội dung chương I, tác giả đã trình bày sơ lược về lược về lịch sử hình thành và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ qua các giai đoạn từ khi hình thành sơ khai cho đến khi phát triển COSO 2013. Ngoài ra, tác giả cũng khái quát về định nghĩa cũng như vai trò của Kiểm soát nội bộ để làm cơ sở nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tromg doanh nghiệp sản xuất, 5 thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo lý thuyết COSO 2013 có vai trò rất quan trọng trong việc phát triển và xây dựng đề tài nghiên cứu này, đặc biệt là trong thực tại doanh nghiệp sản xuất, vì vậy tác giả đã khái niệm rõ các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ là do con người xây dựng nên cho dù cố gắng đến mấy cũng không thể đảm bảo hoạt động hiệu quả 100%, vì vậy tác giả cũng nêu ra các mặt hạn chế, rủi ro tiềm tàng và những khó khăn trong quá trình thực hiện nhằm đảm bảo tính hợp lý của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ĐÁ ỐP LÁT TẠI CÔNG TY
CP PHÚ TÀI 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Phú Tài
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tiền thân của Công ty Cổ phần Phú Tài là Công ty Phú Tài, là đơn vị trực thuộc Quân khu 5 - Bộ Quốc phòng chuyên kinh doanh và sản xuất chế biến các sản phẩm gỗ, đá và phân phối xe Toyota.
Công ty được thành lập năm 1995. Đến năm 2000, Công ty Thắng Lợi được sát nhập vào Công ty Phú Tài, đánh dấu bước khởi điểm thuận lợi và sự kết hợp cần thiết cho quá trình phát triển bền vững.
Năm 2004, tiến hành cổ phần hóa, Công ty Phú Tài từ doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Phú Tài theo Nghị định 64/2002/NĐ-CP, ngày 19/06/2002 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 150/2004/QĐ-BQP ngày 10/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2005 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3503000054 cấp lần đầu vào ngày 30/12/2004, thay đổi lần thứ 11, vào ngày 15 tháng 06 năm 2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Định cấp. Với 6 đơn vị trực thuộc là Xí nghiệp 380; Xí nghiệp Thắng Lợi; Xí nghiệp Toyota Đà Nẵng; Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài tại tỉnh Đồng Nai; Chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài tại TP.HCM; Đội sản xuất Bình Định và Đội sản xuất Nhơn Hòa.
Năm 2007, để việc quản lý được dễ dàng và sâu sát, Công ty đã tiến hành sát nhập Đội sản xuất Bình Định vào Đội sản xuất Nhơn Hòa, đồng thời chuyển thành Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nhơn Hòa. Bên cạnh đó,
cùng năm Công ty đã thành lập Chi nhánh Khánh Hòa, Chi nhánh Đắc Nông, các cửa hàng tiêu thụ sản phẩm nhằm xây dựng đồng bộ mạng lưới khai thác, chế biến và tiêu thụ các sản phẩm đá Granite, basai, marble. Và Công ty đã mua lại 51,91% cổ phần của Công ty Cổ phần Vật liệu xây dựng Phú Yên.
Năm 2008, Chi nhánh Toyota Quy Nhơn - Xí nghiệp Toyota Đà Nẵng - Công ty Cổ phần Phú Tài đi vào hoạt động.
Năm 2013, Hội đồng quản trị (HĐQT) của Công ty đồng ý chủ trương mua lại Doanh nghiệp tư nhân Tuấn Đạt và thực hiện chuyển đổi doanh nghiệp này thành Công ty TNHH MTV Khoáng sản Tuấn Đạt do Công ty Cổ phần Phú Tài sở hữu vốn 100%.
Năm 2015, thành lập chi nhánh Công ty Cổ phần Phú Tài - Nhà máy chế biến đá ốp lát tại tỉnh Đồng Nai. Đồng thời, góp vốn thành lập công ty con - Công ty Cổ phần Đá Universal với tỷ lệ vốn điều lệ 60%.
Đến năm 2016, có thể nói đây là năm đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ của Công ty Cổ phần Phú Tài. Đầu năm 2016, Công ty mua lại 75% cổ phần của Công ty Cổ phần Vina G7, và Công ty này chính thức trở thành công ty con của Công ty Cổ phần Phú Tài. Hơn nữa, Công ty thành lập 2 chi nhánh trực thuộc mới là: Nhà máy chế biến đá ốp lát tại tỉnh Hưng Yên và Nhà máy chế biến đá ốp lát tại tỉnh Bình Định. Song song đó, để sắp xếp, cơ cấu tổ chức lại hoạt động ngành kinh doanh xe ôtô theo hướng hiệu quả, phát triển quy mô về lâu dài, Công ty cũng đã thực hiện chuyển đổi 2 chi nhánh sang hình thức công ty con do Công ty sở hữu 100% vốn điều lệ gồm: Công ty TNHH MTV Toyata Đà Nẵng và Công ty TNHH MTV Toyata Bình Định.
Công ty được chấp thuận niêm yết theo quyết định số 67/2011/QĐSGHCM ngày 20/5/2011 của Tổng Giám đốc Sở giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh.
Ưu thế của Công ty chủ yếu trong các lĩnh vực: sản xuất sản phẩm bàn ghế ngoài trời và trang trí nội thất; sản phẩm chế biến từ đá granite tự nhiên
phục vụ xuất khẩu và tiêu thụ nội địa; kinh doanh dịch vụ xe du lịch cho hãng ô tô Toyota Việt Nam; cung ứng gỗ nguyên liệu… với chất lượng cao. Ngoài ra, các sản phẩm về vật liệu xây dựng và dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà xưởng… đã có bước phát triển mạnh mẽ.
Công ty đã xây dựng hệ thống các cơ sở kinh doanh, các xí nghiệp, nhà máy, chi nhánh ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam. Đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngoài nước. Với lợi thế sẵn có và vị trí địa lý kinh tế đem lại, Công ty có nhiều điều kiện thuận lợi cho việc hoạch định chiến lược phát triển trong tương lai. Các hoạt động kinh doanh của Công ty hiện tại không chỉ nhắm đến thị phần trong nước mà còn vươn ra thế giới, hứa hẹn là một ngôi sao sáng mới của nước nhà trong lĩnh vực kinh doanh đa ngành.
Với sự phát triển không ngừng và quy mô ngày một lớn mạnh, lượng lao động của Công ty cũng ngày một tăng cao, tính đến cuối năm 2016 là 3669 công nhân viên. Công ty đã có chính sách đào tạo bài bản, nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tăng tính hiệu quả trong làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, để giữ chân và khuyến khích người lao động phát huy năng lực làm việc, Công ty có quy chế trả lương đảm bảo sự công bằng, minh bạch, thu nhập của người lao động luôn được cải thiện, năm sau cao hơn năm trước, với thu nhập bình quân tính trong năm 2016 là 6,3 triệu/tháng, là mức thu nhập tương đối cao. Người lao động cũng được hưởng đầy đủ các chế độ lao động theo Luật định.
Công ty Cổ phần Phú Tài tổ chức theo mô hình công ty cổ phần, ngoài Đại Hội đồng cổ đông, HĐQT, Ban kiểm soát thì bộ máy quản lý của Công ty còn có Ban Giám đốc và các phòng ban chức năng. Ban Giám đốc gồm có 4 thành viên. Trong đó, Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chung của Công ty. Giúp việc cho Tổng Giám đốc có 3 Phó Tổng Giám đốc:
- Phó Tổng Giám đốc hành chính - nhân sự: được phân công chịu trách
chế độ tiền lương và đời sống cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Chỉ đạo công tác an toàn bảo hộ lao động, môi trường của Công ty.
- Phó Tổng Giám đốc Đầu tư: chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công
tác đầu tư, kế hoạch sản xuất của Công ty và các đơn vị thành viên. Kiêm nhiệm Trưởng ban ISO Công ty, có trách nhiệm triển khai thực hiện kế hoạch chương trình ISO 9001-2000 trong phạm vi toàn Công ty. Ngoài ra phải chịu sự phân công của Tổng giám đốc Công ty trên một số lĩnh vực hoạt động khác.
Bên cạnh đó, các phòng ban chức năng khác trong Công ty được tổ chức hoạt động chuyên biệt, dưới sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc, bao gồm:
- Phòng Kinh doanh:
Là cơ quan chuyên môn nghiệp vụ tham mưu, giúp việc cho Tổng Giám đốc Công ty về công tác sản xuất kinh doanh, làm công tác chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch, điều phối sản xuất kinh doanh của Công ty, xây dựng định mức phục vụ công tác quản lý và tổ chức kinh doanh. Giao dịch hợp đồng với khách hàng, nắm bắt thông tin kinh tế thị trường, quảng cáo tiếp thị các sản phẩm của Công ty. Lập các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Theo dõi thực hiện quản lý chương trình ISO của Công ty. Tổ chức kinh doanh thương mại cho cơ quan Công ty. Thực hiện một số nhiệm vụ theo sự phân công của Tổng Giám đốc Công ty.
- Phòng Tài chính - Kế toán:
Là cơ quan chức năng của Công ty đảm nhiệm công tác kế toán và quản lý tài chính, giúp việc và tham mưu cho Tổng Giám đốc trên một số nhiệm vụ cụ thể như sau: Tổ chức hạch toán kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng Luật kế toán, thống kê của nhà nước; Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty; Huy động các loại vốn cho sản xuất kinh doanh của Công ty; Tổ chức hạch
toán kế toán và hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán cho các đơn vị thành viên, giám sát quản lý vốn, tài sản các đơn vị thành viên
Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra tài chính kế toán; Lập và thực hiện kế hoạch về các loại vốn cố định, lưu động, vốn xây dựng cơ bản. Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán, thống kê cho cán bộ nhân viên kế toán các xí nghiệp trực thuộc Công ty. Thực hiện kinh doanh dịch vụ tài chính. Thực hiện một số nhiệm vụ theo sự phân công của Tổng Giám đốc Công ty
- Phòng Nhân sự - Hành chính:
Là cơ quan chức năng của Công ty tham mưu cho Tổng Giám đốc một số nhiệm vụ chủ yếu sau: Tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh. Quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ, nhân viên toàn Công ty, giải quyết thủ tục chế độ tuyển dụng, lập hồ sơ bảo hiểm xã hội, giải quyết thôi việc, bổ sung, bãi nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, nghỉ hưu... Quy hoạch tổ chức, biên chế nhân sự, tham mưu cho Tổng giám đốc quyết định việc đề bạt và phân công nhiệm vụ cho cán bộ quản lý (Trưởng phòng, Giám đốc xí nghiệp, đội trưởng đến phó Quản đốc phân xưởng) của Công ty và các đơn vị thành viên. Tuyển dụng, quản lý lao động theo phân cấp, xây dựng và thực hiện kế hoạch lao động tiền lương cho cán bộ, công nhân viên, cùng phòng Tài chính - Kế toán xây dựng tổng quỹ tiền lương cho các đơn vị thành viên. Nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng các quy chế, quy định, định mức trong công tác quản lý và an toàn lao động. Đề xuất các biện pháp an toàn lao động, bảo vệ an ninh, môi trường và an ninh trật tự của đơn vị. Cùng Ban quản lý dự án quy hoạch quản lý các công trình xây dựng cơ bản của Công ty và các đơn vị thành viên. Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu, thực hiện công tác thu phát, lưu trữ các tài liệu. Xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp, sinh hoạt định kỳ và bất thường theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc, quản lý điều hành xe phục vụ cho cơ quan. Thực hiện công tác xây dựng kế hoạch quản lý, chỉ đạo hoạt động cho các tổ chức chính trị xã hội.
2.1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Công ty CP Phú Tài
2.1.3. Tình hình tổ chức kế toán tại Công ty CP Phú Tài
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tổng quát
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán dự án/ TSCD/Kho/ Phần mềm/ KT bán hàng Kế toán thanh toán Kế toán thuế và ngân hàng Thủ quỹ Kế toán Bán hàng & phải thu Kế toán giá thành
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại Công ty CP Phú Tài
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận
* Kế toán trưởng
- Điều hành, điều phối mọi hoạt động của phòng kế toán