7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Thông tin truyền thông
- Xây dựng kênh thông tin và truyền thông hữu hiệu
Khi có thông tin thu thập được phải cập nhật đầy đủ và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác đến từng đối tượng thông qua văn bản, hoặc mạng nội bộ. Thông tin từ cấp trên xuống và ngược lại từ cấp dưới lên cấp trên. Thông tin từ phòng ban này qua phòng ban khác, thông tin từ bên trong ra bên ngoài đơn vị, phải lựa chọn cách thức thu thập và truyền thông phù hợp thông tin đảm bảo chính xác, đáng tin cậy. Chính vì vậy việc xây dựng một hệ thống thông tin đảm bảo các yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện là điều mà lãnh đạo công ty phải quan tâm thực hiện.
- Tại nhà máy nên phổ biến rộng rãi cho cán bộ công nhân viên nắm rõ mục tiêu, kế hoạch, chính sách của Nhà máy.
Khi thấu hiểu được mục tiêu, nắm rõ mục tiêu, cán bộ công nhân viên ngoài kỹ năng và trình độ cần phải làm việc tận tụy, có trách nhiệm, cố gắng hoàn thành mục tiêu của đơn vị và mục tiêu chung của Nhà máy
- Tổ chức buổi họp đột xuất
Khi có khó khăn ảnh hưởng tới hoạt động của Nhà máy hay kế hoạch sản xuất bị thay đổi, Ban giám đốc hoặc các trưởng đơn vị (bộ phận) cần thu thập, tổng hợp ý kiến, tổ chức buổi họp trao đổi về tình hình hoạt động của Nhà máy để đưa ra những biện pháp tạm thời để khắc phục và xử lý, huy đông mặt tích cực hiện có, tìm ra giải pháp để tìm them và tiếp cận những cơ hội mới. Càng khó khăn càng tìm hướng xử lý, tìm biện pháp, tiếp thu ý kiến, rút kinh nghiệm đề ra phương án hành động. Nhà máy hoàn thành mục tiêu đề ra đồng thời gắn kết tình đoàn kết cán bộ công nhân viên mạnh hơn.
- Xây dựng địa chỉ, hộp thư góp ý bảo mật, đường dây điện thoại phản ánh nóng tại Nhà máy.
Thiết lập kênh thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên thông qua thùng thư góp ý, điện thoại, email, hay các buổi gặp mặt trực tiếp để có thể cập nhật kịp thời thông tin cần báo cáo lên cấp trên của nhân viên. Đồng thời đảm bảo giải quyết hiệu quả cũng như bảo vệ an toàn cho nhân viên nếu như họ báo cáo các nghi ngờ về các sai phạm mà họ phát hiện. Các thư tố cáo nặc danh cũng cần được quan tâm và đưa ra các biện pháp điều tra thích hợp
Bên cạnh các kênh thông tin nội bộ, doanh nghiệp cần xây dựng kênh thông tin từ bên ngoài của khách hàng, nhà cung cấp như đường dây nóng, bộ phận tiếp nhận khách để xem xét và điều chỉnh kịp thời