7. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Hoạt động kiểm soát đối phó rủi ro tại Công ty CP Phú Tài
Rủi ro 1
-Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt và kí từ thủ kho , giám đốc xí nghiệp. Thủ tục này nhằm đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và thông qua giấy đề nghị mua hàng, doanh nghiệp có thể xác định trách nhiệm của những người liên quan nếu phát hiện có dấu hiệu thông đồng giữa nhân viên đề nghị mua hàng và nhà cung cấp. -Giấy đề nghị mua hàng phải được lập thành hai liên: một liên lưu tại bộ phận xí nghiệp, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng (phòng kế toán) làm căn cứ để đặt hàng
Rủi ro 2
-Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá, bảng này cần phải chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức giao nhận. Thông thường, ở một mức hàng hóa nào đó, doanh nghiệp cần có ít nhất là ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập.
-Thực hiện việc hóan đổi nhân viên mua hàng, ban hành các quy tắc đạo đức, trong đó, có những quy định nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận các lợi ích kinh tế từ nhà cung cấp.
-Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được giám đốc phê duyệt. Việc này nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
-Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.
-Mọi thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận và báo cáo cho giám đốc. Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp có tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với bộ phận xử lý báo giá, điều này nhằm tránh trường hợp nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp.
Ngoài ra, công ty quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập thường xuyên. Thủ tục này công ty đảm bảo được các giao dịch chỉ từ nhà cung cấp có đủ năng lực, và điều này cũng làm hạn chế tối đa sự quan hệ mật thiết giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp
Rủi ro 3
Bộ phận KSNB tại công ty thường xuyên tổ chức kiểm tra đột xuất hoạt động khai thác đá tại mỏ để kiểm soát được số lượng khai thác cũng như chất lượng đá để kịp thời phát hiện được sai sót xảy ra
Rủi ro 4
-Đơn đặt hàng phải được phê duyệt từ giám đốc, phòng kế toán. Và đơn này phải được lập ít nhất 5 liên: một liên lưu ở bộ phận mua hàng, một liên gửi cho nhà cung cấp, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng, một liên gửi cho bộ phận đề nghị mua hàng và một liên gửi cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ.
-Chỉ có bộ phận mua hàng (được tổ chức độc lập với các bộ phận khác) mới được phép đặt hàng.
-Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa được nhận. -Tiến hành xác minh cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua trước khi hàng thực tế nhận.
-Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực hiện. Bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng.
-Sau khi nhận hàng, cần lập báo cáo về số hàng nhận được. Báo cáo này được lập thành 2 liên, một liên gửi cho kế toán để làm chứng từ thanh toán, một liên gửi ở bộ phận nhận hàng để làm căn cứ cho quá trình nhận hàng đã hoàn thành.
-Đối với mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp thì trong quá trình nhận hàng, có một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ trợ cho việc nhận hàng
Rủi ro 5:
Giám đốc nhà máy sản xuất phân công cho trưởng bộ phận mỗi công đoạn theo sát công đoạn của mình để tránh sai sót xảy ra. Nếu có sai sót thì báo kịp thời để điều chỉnh để khắc phục và không ảnh hưởng đến đơn đặt hàng
Rủi ro 6:
Bộ phận tiếp nhận đơn hàng kiểm tra xác nhận lại số liệu đặt hàng như mặt hàng, số lượng, đơn giá để đảm bảo không có nhầm lẫn sai sót
Rủi ro 7:
-Bộ phận xét duyệt bán chịu độc lập với bộ phận bán hàng. Công ty có những quy định chặt đặc biệt với khách hàng nhỏ và khách hàng chỉ giao dịch một lần. Sau khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt bán chịu ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng. Bộ phận kho không được xuất hàng cho những đơn hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán chịu.
-Sử dụng những nhân viên có năng lực và đạo đức ở bộ phận này vì khâu xét duyệt bán chịu có tính chất quyết định đến việc bảo vệ tài sản của
doanh nghiệp. Chuyển giao hàng: Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận giao hàng sẽ vận chuyển hàng hóa đến cho khách hàng theo như cam kết trong hợp đồng. Trong hoạt động này, một số rủi ro có thể xảy ra như: giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng địa điểm; hàng bị thất thoát trong quá trình giao hàng
-Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng. Nếu thấy chênh lệch, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn hàng. Nếu hàng thực nhận phù hợp với chứng từ, nhân viên giao hàng lập chứng từ vận chuyển thành 3 liên. Một liên gửi kèm theo hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn và một liên lưu ở bộ phận giao hàng. Ngoài ra, chứng từ này phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng. Sau khi giao hàng cho khách, chứng từ vận chuyển cần phải được khách hàng ký nhận để làm bằng chứng là họ đã nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế.
-Tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi nguyên nhân của bất kỳ sự thiếu hụt nào của hàng hóa, đồng thời giải trình trách nhiệm bằng cách khuyến khích nhân viên duy trì việc ghi chép chính xác. Thêm vào đó, việc sử dụng công nghệ thông tin có thể cung cấp chính xác thời điểm kiểm kê hàng hóa, điều này có thể giảm bớt hành vi trộm cắp hàng hóa.
Rủi ro 8:
-Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. Ngoài ra, nên sử dụng máy tính tiền tự động. Các máy này vừa in biên lai cho khách hàng, vừa lưu trữ dữ liệu trong tập tin của máy. Tập tin này phải được thiết kế sao cho người thu tiền không thể tự ý sửa chữa. Đồng thời, cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền.
-Công ty ban hành chính sách lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi. Chính sách này cần quy định rõ các
tiêu chuẩn để được đề nghị xóa sổ và cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ nợ phải thu khó đòi.
-Định kỳ cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu số liệu từ bộ phận kế toán với các chứng từ có liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ công nợ phải thu của khách hàng nhằm cung cấp dữ liệu về các khoản nợ phải thu của khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu hợp lý.
-Dữ liệu tiền gửi của khách hàng nên gửi đến bộ phận phải thu khách hàng, trong đó, bộ phận thu ngân sẽ đảm nhận việc thanh toán của khách. Ngoài ra, số tiền nhận được từ thu công nợ cần phải được ghi chi tiết và cuối tháng sẽ được gửi đến cho khách hàng, qua đó có thể biết chính xác được các khoản phải thu có tương ứng với những khoản nợ họ đã trả