Nhận diện rủi ro hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát

7. Kết cấu của đề tài

2.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh

2.2.2. Nhận diện rủi ro hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát

2.2.2.1 Rủi ro trong hoạt động cung ứng

Rủi ro 1: Đề nghị cung ứng nguyên vật liệu không phù hợp

Thông thường, khi bộ phận Nhà máy có nhu cầu thì sẽ đề nghị được mua hàng thông qua đơn đề nghị mua hàng hóa. Có thể đặt mua hàng khơng cần thiết, khơng phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng

Giao hàng Nhận hàng (Khách hàng)

Ghi nhận doanh thu cơng nợ

Thu tiền Thanh tốn (Khách hàng)

Đối chiếu công nợ

Đánh giá rủi ro: Khả năng phát sinh thấp do trong vịng 5 năm gần đây khơng xảy ra

Rủi ro 2: Lựa chọn nhà cung cấp khơng uy tín

Khi nhận được giấy phê duyệt mua hàng từ nhà máy, công ty lựa chọn nhà cung cấp khơng uy tín do nhân viên mua hàng có thể thơng đồng với nhà cung cấp hoặc nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp

Đánh giá rủi ro: Khả năng phát sinh trung bình do bình quân 3 – 5 năm xảy ra môt lần

Rủi ro 3: Khai thác đá từ mỏ đá bị thất thoát

Nhân viên quản lý khai khống số lượng đá khai thác nhằm mục đích bán ra ngoài để kiếm lợi riêng

Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra thấp do trong vòng 5 năm gần đây hầu như không xảy ra

Rủi ro 4: Đặt hàng không đúng hợp đồng

Đơn đặt hàng không đúng với hợp đồng hoặc đề nghị mua hàng đã được duyệt; Đơn đặt hàng được lập 2 lần cho một đề nghị mua hàng

Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra trung bình vì trong 3 – 5 năm xảy ra một lần

2.2.2.2 Rủi ro trong hoạt động sản xuất đá ốp lát

Rủi ro 5: Cắt đá khơng đúng với kích thước đơn đặt hàng

Nhân viên tại nhà mày không nắm rõ kích thước của đơn hàng để cài thông số cho máy cắt

Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra thấp vì hơn 5 năm mới xảy ra một lần

2.2.2.3 Rủi ro trong hoạt động tiêu thụ đá ốp lát

Rủi ro 6: Nhận và xử lý đơn đặt hàng

Chấp nhận đơn đặt hàng có điều khoản, điều kiện khơng chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt; Nhận đơn đặt hàng mà công ty khơng có khả năng cung ứng

Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra trung bình vì trong 3 – 5 năm xảy ra một lần

Rủi ro 7: Xét duyệt bán chịu cho khách hàng

Bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền ; Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh thu bán hàng.

Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra trung bình vì trong 3 – 5 năm xảy ra một lần

Rủi ro 8: Thu tiền và nợ phải thu

Quản lý nợ phải thu kém như thu hồi nợ chậm, khơng địi được nợ; Các khoản thanh toán của khách hàng bị nhân viên chiếm đoạt; Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng khơng được xét duyệt

2.2.3. Hoạt động kiểm sốt đối phó rủi ro tại Cơng ty CP Phú Tài

Rủi ro 1

- Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt và kí từ thủ kho , giám đốc xí nghiệp. Thủ tục này nhằm đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và thông qua giấy đề nghị mua hàng, doanh nghiệp có thể xác định trách nhiệm của những người liên quan nếu phát hiện có dấu hiệu thơng đồng giữa nhân viên đề nghị mua hàng và nhà cung cấp. - Giấy đề nghị mua hàng phải được lập thành hai liên: một liên lưu tại bộ phận xí nghiệp, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng (phịng kế tốn) làm căn cứ để đặt hàng

Rủi ro 2

- Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá, bảng này cần phải chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức giao nhận. Thơng thường, ở một mức hàng hóa nào đó, doanh nghiệp cần có ít nhất là ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập.

- Thực hiện việc hóan đổi nhân viên mua hàng, ban hành các quy tắc đạo đức, trong đó, có những quy định nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận các lợi ích kinh tế từ nhà cung cấp.

- Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được giám đốc phê duyệt. Việc này nhằm tránh tình trạng có sự thơng đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.

- Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.

- Mọi thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận và báo cáo cho giám đốc. Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp có tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với bộ phận xử lý báo giá, điều này nhằm tránh trường hợp nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp.

Ngồi ra, cơng ty quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập thường xuyên. Thủ tục này công ty đảm bảo được các giao dịch chỉ từ nhà cung cấp có đủ năng lực, và điều này cũng làm hạn chế tối đa sự quan hệ mật thiết giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp

Rủi ro 3

Bộ phận KSNB tại công ty thường xuyên tổ chức kiểm tra đột xuất hoạt động khai thác đá tại mỏ để kiểm soát được số lượng khai thác cũng như chất lượng đá để kịp thời phát hiện được sai sót xảy ra

Rủi ro 4

- Đơn đặt hàng phải được phê duyệt từ giám đốc, phịng kế tốn. Và đơn này phải được lập ít nhất 5 liên: một liên lưu ở bộ phận mua hàng, một liên gửi cho nhà cung cấp, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng, một liên gửi cho bộ phận đề nghị mua hàng và một liên gửi cho bộ phận kế toán để theo dõi cơng nợ.

- Chỉ có bộ phận mua hàng (được tổ chức độc lập với các bộ phận khác) mới được phép đặt hàng.

- Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa được nhận. - Tiến hành xác minh cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua trước khi hàng thực tế nhận.

- Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực hiện. Bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng.

- Sau khi nhận hàng, cần lập báo cáo về số hàng nhận được. Báo cáo này được lập thành 2 liên, một liên gửi cho kế toán để làm chứng từ thanh toán, một liên gửi ở bộ phận nhận hàng để làm căn cứ cho q trình nhận hàng đã hồn thành.

- Đối với mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp thì trong q trình nhận hàng, có một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ trợ cho việc nhận hàng

Rủi ro 5:

Giám đốc nhà máy sản xuất phân công cho trưởng bộ phận mỗi cơng đoạn theo sát cơng đoạn của mình để tránh sai sót xảy ra. Nếu có sai sót thì báo kịp thời để điều chỉnh để khắc phục và không ảnh hưởng đến đơn đặt hàng

Rủi ro 6:

Bộ phận tiếp nhận đơn hàng kiểm tra xác nhận lại số liệu đặt hàng như mặt hàng, số lượng, đơn giá để đảm bảo khơng có nhầm lẫn sai sót

Rủi ro 7:

- Bộ phận xét duyệt bán chịu độc lập với bộ phận bán hàng. Cơng ty có những quy định chặt đặc biệt với khách hàng nhỏ và khách hàng chỉ giao dịch một lần. Sau khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt bán chịu ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng. Bộ phận kho không được xuất hàng cho những đơn hàng khơng có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán chịu.

- Sử dụng những nhân viên có năng lực và đạo đức ở bộ phận này vì khâu xét duyệt bán chịu có tính chất quyết định đến việc bảo vệ tài sản của

doanh nghiệp. Chuyển giao hàng: Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận giao hàng sẽ vận chuyển hàng hóa đến cho khách hàng theo như cam kết trong hợp đồng. Trong hoạt động này, một số rủi ro có thể xảy ra như: giao hàng khơng đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng địa điểm; hàng bị thất thốt trong q trình giao hàng

- Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng. Nếu thấy chênh lệch, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn hàng. Nếu hàng thực nhận phù hợp với chứng từ, nhân viên giao hàng lập chứng từ vận chuyển thành 3 liên. Một liên gửi kèm theo hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn và một liên lưu ở bộ phận giao hàng. Ngoài ra, chứng từ này phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng. Sau khi giao hàng cho khách, chứng từ vận chuyển cần phải được khách hàng ký nhận để làm bằng chứng là họ đã nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi nguyên nhân của bất kỳ sự thiếu hụt nào của hàng hóa, đồng thời giải trình trách nhiệm bằng cách khuyến khích nhân viên duy trì việc ghi chép chính xác. Thêm vào đó, việc sử dụng cơng nghệ thơng tin có thể cung cấp chính xác thời điểm kiểm kê hàng hóa, điều này có thể giảm bớt hành vi trộm cắp hàng hóa.

Rủi ro 8:

- Khuyến khích khách hàng thanh tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. Ngồi ra, nên sử dụng máy tính tiền tự động. Các máy này vừa in biên lai cho khách hàng, vừa lưu trữ dữ liệu trong tập tin của máy. Tập tin này phải được thiết kế sao cho người thu tiền không thể tự ý sửa chữa. Đồng thời, cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền.

- Cơng ty ban hành chính sách lập dự phịng các khoản phải thu khó địi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó địi. Chính sách này cần quy định rõ các

tiêu chuẩn để được đề nghị xóa sổ và cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ nợ phải thu khó địi.

- Định kỳ cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu số liệu từ bộ phận kế toán với các chứng từ có liên quan. Ngồi ra, doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ công nợ phải thu của khách hàng nhằm cung cấp dữ liệu về các khoản nợ phải thu của khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu hợp lý.

- Dữ liệu tiền gửi của khách hàng nên gửi đến bộ phận phải thu khách hàng, trong đó, bộ phận thu ngân sẽ đảm nhận việc thanh tốn của khách. Ngồi ra, số tiền nhận được từ thu công nợ cần phải được ghi chi tiết và cuối tháng sẽ được gửi đến cho khách hàng, qua đó có thể biết chính xác được các khoản phải thu có tương ứng với những khoản nợ họ đã trả

2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty CP Phú Tài tại Công ty CP Phú Tài

Bảng 2.1: Kết quả khảo sát hoạt động kiểm sốt

STT Tiêu chí đo lường hiệu quả hoạt động của HT KSNB

Mức độ đánh giá Có Khơng Khơng

ý kiến

Hoạt động kiểm sốt 3,331 629 -

Kiểm soát tiền, tài sản, chính sách & thủ

tục chung 75% 25% 0%

1 Các chính sách, quy định, quy trình có được

phổ biến rộng rãi không? 97% 3% 0%

2

Tiền và các tài sản có tính thanh khoản cao có vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm hay không?

3 Đối với nhóm TSCĐ có được gắn thẻ tài sản

không? 2% 98% 0%

4 DN có quy định và tổ chức kiểm kê định kỳ và

kiểm kê đột xuất không? 100% 0% 0%

5 Số liệu quản lý tài sản có được theo dõi độc

lập và đối chiếu với kế tốn khơng 77% 23% 0%

Kiểm soát hoạt động mua hàng, thanh toán 100% 0% 0%

6 Nhu cầu mua hàng có được đánh giá và phê

duyệt của BGĐ không? 100% 0% 0%

7 Các chứng từ mua hàng có được Ban gíam đốc

phê duyệt khơng? 100% 0% 0%

8 Các chứng từ mua hàng và thanh tốn có được

đánh số liên tục hay không? 100% 0% 0%

9 Có bộ phận nào kiểm tra, giám sát hoạt động

mua hàng không? 100% 0% 0%

10

Có quy định nào rõ ràng cho việc mua hàng

khơng? 100% 0% 0%

Kiểm sốt hoạt động cung ứng và thu tiền 86% 14% 0%

11

Đối với các khoản chi chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn có được quy định cụ thể

và theo dõi độc lập không? 75% 25% 0%

12 Các chứng từ thu tiền có được đánh số liên tục

hay khơng? 100% 0% 0%

13 Có bộ phận nào kiểm tra, giám sát hoạt động

thanh tốn khơng? 100% 0% 0%

không?

15 Chứng từ thu tiền có dựa trên đơn đặt hàng

không? 67% 33% 0%

Kiểm soát hoạt động xuất nhập kho công cụ

dụng cụ sản xuất 80% 20% 0%

16 Các chứng từ xuất nhập kho có được ban giám

đốc phê duyệt khơng 100% 0% 0%

17 Các chứng từ xuất nhập kho có được đánh số

liên tục hay không? 100% 0% 0%

18 Khi hàng xuất (nhập kho), có đơn vị trung

gian nào giám sát không 46% 54% 0%

19 Khi phát hiện ra rủi ro, sai sót có báo cáo cho

Ban giám đốc khơng 100% 0% 0%

20 Kế tốn có tiến hành kiểm kê định kỳ không? 76% 24% 0% 21 Kế tốn có đối chiếu giữa biên bản kiểm kê

với các phiếu xuất (nhập) kho không? 98% 2% 0% 22 DN có ban hành định mức tồn kho CCDC, N

VL hay khơng? 42% 58% 0%

Kiểm sốt hoạt động xuất kho thành phẩm 90% 10% 0% 23 Các chứng từ xuất kho có được ban giám đốc

phê duyệt không 100% 0% 0%

24 Các chứng từ xuất kho có được đánh số liên

tục hay không? 90% 10% 0%

25 DN có ban hành văn bản quy định cách sắp

26 Hàng hóa thành phẩm khi xuất kho có được bộ

phận nào kiểm tra chất lượng không? 100% 0% 0% 27 Khi giao nhận có xảy ra thiếu hụt hàng hóa

khơng? 63% 37% 0%

28 DN có điều tra nguyên nhân gây thiếu hụt

hàng hóa khơng? 100% 0% 0%

29 DN có quy trách nhiệm cho cá nhân (tập thể)

khi xảy ra thiếu hụt không? 70% 30% 0%

30 Có đơn vị nào giám sát việc xuất kho hàng

hóa ngồi thủ kho khơng 100% 0% 0%

Kiểm soát hoạt động kế toán 73% 27% 0%

31

Tất cả các nhân viên kế toán đều được huấn luyện sử dụng hệ thống phần mềm kế tốn khơng

100% 0% 0%

32

Các nhân viên đều có tài khoản, mật khẩu, phân quyền trong khi truy cập hệ thống phần mềm kế tốn khơng?

100% 0% 0%

33

Bộ phận kế tốn có định kỳ kiểm kê tồn kho, kiểm kê tiền theo hằng tháng, hằng quý không?

100% 0% 0%

34 Việc luân chuyển chứng từ có bị chậm trễ

không? 55% 45% 0%

35 Việc hoạch tốn tiền cơng tác phí, chi phí

cúng điếu có minh bạch khơng? 82% 18% 0%

36 Nhân viên thủ quỹ có kiêm nhiệm thêm phần

Với 36 câu hỏi gửi đến 110 cán bộ cơng nhân viên tại doanh nghiệp, có 3960 câu trả lời. Trong đó: 3331/3960 câu trả lời đạt chiếm 84%, 629/3960 câu trả lời khơng đạt chiếm 16%. Nhìn chung với, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp vẫn cịn tồn tại nhiều thiếu sót và cịn nhiều vấn đề cần hoàn thiện, cụ thể đối với các mãng hoạt động như sau:

o Hoạt động kiểm soát tiền, tài sản, chính sách & thủ tục chung

Đối với hoạt động này cần đặc biệt lưu ý đến việc gắn thẻ tài sản của doanh nghiệp hầu như chưa thực hiện. Điều này tồn tại các rủi ro thất thoát, nhầm lẫn