- Biện pháp 1: Công ty cần nhất quán trong việc lựa chọn phương pháp
hạch toán kế toán hàng tồn kho.
a. Tồn tại:
Như đã nói ở trên, Công ty chọn phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho nhưng trong thực tế lại dùng tài khoản của phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán và hạch toán một số nghiệp vụ bán hàng vào thời điểm trong kỳ thay vì phải hạch toán vào cuối kỳ.
Ví dụ: Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho: Hóa đơn 0076016 ngày
08/12/2009 của Công ty TNHH Hoàng Quang: nhập kho thép lá mạ màu: kế toán định khoản:
Nợ 152 3.816.269 Nợ 1331 381.627
Có 1111 4.197.896
Khi mua hàng hóa về nhập kho: Hóa đơn 0072985 ngày 20/12/2009 nhập kho máy chạy bộ VT626D, kế toán định khoản:
Nợ 156 35.243,00 Nợ 1331 3.524,30
Có 1111 38.767,30
Nhập kho thành phẩm sản xuất: chứng từ GV-Q4 ngày 31/12/2009 nhập kho thành phẩm lưới:
Có 1541 102.111,94
Khi xuất bán: Chứng từ GV03-NB Giá vốn nội bộ hàng xuất Chi Nhánh: Nợ 632 1.170,02 Có 155.2 836,69 Có 1561.2 333,33 GV02-HH Giá vốn hàng bán – HĐ 20624 ngày 14/11/2009 Nợ 632 83,33 Có 1561.2 83,33 b. Biện pháp:
Việc hạch toán như vậy sẽ gây hiểu nhầm về phương pháp hạch toán hàng tồn kho của Công ty. Vì vậy, Công ty cần khắc phục tình trạng trên bằng cách thay đổi tài khoản hạch toán: sử dụng các tài khoản tuân thủ phương pháp đã đăng ký vào kỳ kế toán tiếp theo: sử dụng tài khoản 611 thay vì sử dụng các tài khoản loại “15X”, sử dụng tài khoản 631; hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến giá vốn hàng bán vào thời điểm cuối kỳ.
Cụ thể trong các trường hợp trên, kế toán phải hạch toán như sau: Đầu kỳ kết chuyển giá trị nguyên liệu, hàng hóa tồn kho đầu kỳ:
Nợ 611 686.590,66
Có 152 570.543,96 Có 156 116.046,70
Đầu kỳ kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ:
Nợ 631 166.650,86
Có 154 166.650,86
Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho: Hóa đơn 0076016 ngày 08/12/2009 của Công ty TNHH Hoàng Quang: nhập kho thép lá mạ màu: kế toán định khoản:
Nợ 611 3.816.269 Nợ 1331 381.627
Có 1111 4.197.896
Khi mua hàng hóa về nhập kho: Hóa đơn 0072985 ngày 20/12/2009 nhập kho máy chạy bộ VT626D, kế toán định khoản:
Nợ 611 35.243,00 Nợ 1331 3.524,30
Có 1111 38767,30
Cuối kỳ kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung xác định giá thành sản xuất:
Nợ 631 2.192.931,56
Có 621 1.414.738,37 Có 622 508.670,12 Có 627 269.523,07
Cuối kỳ kế toán tiến hành kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ:
Nợ 154 185.921,48
Có 631 185.921,48
Cuối kỳ xác định giá vốn thành phẩm hoàn thành nhập kho từ sản xuất: Nợ 632 2.192.931,56
Có 631 2.192.931,56 Cuối kỳ xác định giá vốn hàng xuất bán trong kỳ:
Nợ 632 2.409.298,44 Có 631 1.652.858,74 Có 611 756.439,70
Cuối kỳ kết chuyển giá vốn của hàng hóa, thành phẩm tồn kho cuối kỳ: Nợ 155 638.586,18
Nợ 156 108.636,87 Nợ 157 321.284,25
Có 611 194.994,71 Có 631 873.512,59
c. Kết quả đạt được.
Việc hạch toán hàng tồn kho theo đúng phương pháp mà Công ty đã đăng ký giúp cho việc hạch toán và việc cung cấp thông tin của Công ty được chính xác, tránh sự hiểu nhầm cho người đọc.
- Biện pháp 2: Công ty nên mở tài khoản để hạch toán riêng doanh thu
xuất khẩu và doanh thu bán hàng nội địa.
a. Tồn tại.
Vì Công ty thường xuyên xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài và có doanh thu xuất khẩu tương đối lớn, nhưng khi hạch toán doanh thu bán hàng nội địa và doanh thu bán hàng xuất khẩu chung vào trong tài khoản 5112 thì rất khó để theo dõi doanh thu cho từng thị trường dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt tình hình kinh doanh, tiêu thụ ở từng thị trường đó. Vì vậy Công ty cần hạch toán riêng hai loại doanh thu này để đánh giá chính xác hơn hiệu quả kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa ra thị trường.
Hiện tại Công ty mở tài khoản 5112: doanh thu bán các thành phẩm gồm các tiểu khoản:
5112.1: doanh thu bán thành phẩm lưới
5112.2: doanh thu bán thành phẩm cơ khí
5112.3: doanh thu bán thành phẩm Chi nhánh TP.HCM
Các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến bán nội địa và xuất khẩu được hạch toán như sau:
- Hóa đơn 84448 ngày 10/11/2009: bán nội địa bàn đạp xuất phát: Nợ 1311 80,18
Có 5112.2 72,89
Có 33311.1 7,29
- Hóa đơn 65157 ngày 10/11/2009: bán nội địa lưới rào: Nợ 1311 2.664,89
Có 5112.1 2.422,63
- HĐ 050/ST 16/11/2009 Xuất khẩu lưới thể thao và linh kiện Nợ 1311 8.250,93
Có 5112.1 8.160,93 Có 5112.2 90,00
b. Biện pháp:
Công ty nên tách tài khoản 5112 thành doanh thu bán hàng nội địa và doanh thu xuất khẩu như sau:
+ 5112.1: Doanh thu xuất khẩu
5112.1.1: Doanh thu xuất khẩu lưới
5112.1.2: Doanh thu xuất khẩu DCTT + 5112.2: Doanh thu bán hàng nội địa
5112.2.1: Doanh thu bán hàng nội địa lưới
5112.2.2: Doanh thu bán hàng nội địa DCTT
5112.2.3: Doanh thu bán thành phẩm Chi nhánh TP.HCM
Khi đó doanh thu bán hàng nội địa và doanh thu xuất khẩu hàng hóa được theo dõi riêng, các nghiệp vụ trên được hạch toán lại như sau:
- Hóa đơn 84448 ngày 10/11/2009: bán nội địa bàn đạp xuất phát: Nợ 1311 80,18
Có 5112.2.2 72,89
Có 33311.1 7,29
- Hóa đơn 65157 ngày 10/11/2009: bán nội địa lưới rào: Nợ 1311 2.664,89
Có 5112.2.1 2.422,63
Có 33311.1 242,26
- HĐ 050/ST 16/11/2009 Xuất khẩu lưới thể thao và linh kiện Nợ 1311 8.250,93
Có 5112.1.1 8.160,93 Có 5112.1.2 90,00
Việc hạch toán riêng doanh thu bán hàng nội địa và doanh thu xuất khẩu giúp cho Công ty dễ dàng, nhanh chóng trong việc theo dõi thị phần của từng thị trường từ đó đề ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Biện pháp 3: Công ty nên xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng
mặt hàng. a. Tồn tại.
Hiện tại Công ty chỉ xác định kết quả kinh doanh chung cho tất cả các mặt hàng, Công ty nên xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng mặt hàng tiêu thụ. Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng được dễ dàng hơn đồng thời để phục vụ cho công tác quản trị tại Công ty. Hiện Công ty đã mở sổ chi tiết 632, 511 cho từng nhóm hàng cơ khí, lưới, thành phẩm sơn tĩnh điện, công trình xây dựng nên việc xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng mặt hàng sẽ thuận lợi hơn.
b. Biện pháp.
Công ty chỉ cần phân bổ các chi phí chung của các mặt hàng tiêu thụ trong kỳ là xác định được kết quả kinh doanh của mặt hàng đó.
Chi phí chung được phân bổ như sau:
Tổng chi phí chung phát sinh trong kỳ hạch toán Chi phí chung
phân bổ cho mặt hàng A trong kỳ
=
Tổng doanh thu thuần trong kỳ hạch toán
x
Doanh thu thuần của mặt hàng A tiêu thụ
trong kỳ
Ví dụ: Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho DCTT:
Chỉ tiêu ĐVT Số tiền
Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ USD 314.332,96
Doanh thu thuần trong kỳ USD 2.923.298,44
Doanh thu thuần của DCTT USD 1.855.070,23
314.332,96 Chi phí QLDN phân bổ cho DCTT = 2.923.298,44 x 1.855.070,23 = 199.469,79 c. Kết quả đạt được.
Việc xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng mặt hàng giúp cho việc đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng được dễ dàng hơn để phục vụ cho công tác quản trị tại Công ty, giúp cho Công ty có thể đưa ra kế hoạch sản xuất, những chính sách bán hàng, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng phù hợp.
- Biện pháp 4: Cần xét duyệt phiếu xuất kho trước khi xuất hàng.
a. Tồn tại.
Phiếu xuất kho cuả công ty không được xét duyệt trước khi xuất hàng, mà chỉ có chữ ký của thủ kho và kế toán vật tư là có thể xuất hàng. Điều này gây khó khăn cho việc quản lý, hàng tồn kho có thể bị mất cắp nếu như có sự thông đồng giữa kế toán vật tư và thủ kho.
b. Biện pháp.
Khi xuất hàng, kế toán vật tư lập phiếu xuất kho, ngoài việc xác nhận của kế toán và thủ kho thì phải có thêm sự xét duyệt của kế toán trưởng hoặc Giám đốc mới cho xuất hàng. Điều này giúp việc kiểm soát chặt chẽ hơn, hạn chế sự thông đồng giữa kế toán vật tư và thủ kho.
c. Kết quả đạt được.
Việc xét duyệt phiếu xuất kho trước khi xuất hàng giúp công ty quản lý tốt hàng tồn kho, tránh việc thất thoát và mất cắp.
- Biện pháp 5: Công ty cần phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của
từng kế toán, thực hiện nguyên tắc phân công phân nhiệm trong kế toán.
Mỗi kế toán sẽ có một phần hành riêng, không ai được làm phần hành của người khác, tránh việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
a. Tồn tại.
Hiện tại trong bộ máy kế toán của Công ty vẫn có hiện tượng một nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng và vi phạm nguyên tắc phân công, phân nhiệm trong kế toán. Đó là việc kế toán thanh toán kiêm chức năng kế toán công nợ và làm luôn công việc thủ quỹ. Điều này có nghĩa là một người vừa theo dõi công nợ của khách hàng đối với Công ty và công nợ của Công ty đối với khách hàng, vừa chi tiền trả khách hàng và thu tiền khách hàng trả, vừa thực hiện giao dịch thanh toán, thu tiền với khách hàng. Như vậy nhân viên này có thể:
- Không ghi nhận (chưa ghi nhận) tiền thu từ các khoản phải thu khách hàng vào sổ, hoặc không thanh toán các khoản cần thanh toán cho khách hàng rồi sử dụng số tiền đó vào mục đích riêng.
- Chi tiền cho các hóa đơn dù chưa nhận hàng hóa để hưởng các khoản hoa hồng. - Không ghi nhận doanh thu bán hàng thu tiền mặt vào sổ và biển thủ số tiền thu được.
- Lập nhiều phiếu chi cho cùng một hóa đơn. ...
Nếu nhân viên này không trung thực thì việc lợi dụng công việc để thực hiện những hành vi nêu trên là không tránh khỏi.
b. Biện pháp.
Cần phải phân công lại công việc, trách nhiệm của mỗi kế toán, cụ thể ở đây cần tách biệt chức năng kế toán công nợ và thủ quỹ, đồng thời Công ty cần thực hiện các thủ tục kiểm soát cần thiết để tránh được sự gian lận của nhân viên.
c. Kết quả đạt được.
Điều này giúp cho nhân viên tránh được áp lực công việc, tạo điều kiện cho nhà quản lý trong việc quản lý, tránh sự mất mát tài sản cho Công ty.