kinh doanh tại Công ty TNHH Liên Doanh Sodex Toseco: 2.2.1. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
2.2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
a. Sơ đồ bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty.
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán:
* Kế toán trưởng: Quản lý chung các công việc trong phòng kế toán
- Tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của Công ty đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động chính.
- Phản ánh kịp thời, trung thực, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý tài chính của Công ty, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của các cơ quan Nhà nước.
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, thống kê số liệu và lên báo cáo tài chính . - Tổ chức lưu trữ và bảo mật tài liệu, hồ sơ tài chính theo quy định.
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ
Kế toán vật tư – thành phẩm
* Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ:
- Thu, chi, quản lý tiền mặt, tiền gởi ngân hàng và các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Có mối quan hệ thanh toán với cán bộ công nhân viên trong Công ty, với khách hàng và các ngân hàng.
- Theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng, định kỳ lập bảng đối chiếu công nợ để kiểm tra, đối chiếu công nợ với khách hàng, chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán của họ.
- Theo dõi tình hình thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung cấp và các bên có liên quan.
- Quản lý và lưu trữ các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, tình hình công nợ.
- Cung cấp số liệu cần thiết cho nhà quản lý, cho việc kiểm tra và lập Báo cáo tài chính.
* Kế toán vật tư thành phẩm:
- Tính và theo dõi số lượng, giá trị nguyên vật liệu, thành phẩm xuất kho, nhập kho, theo dõi số tồn kho lập các sổ chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan, vào các bảng kê nguyên vật liệu, thành phẩm, báo cáo nhập xuất tồn.
- Quản lý và lưu trữ chứng từ, sổ sách liên quan đến hàng tồn kho.
- Cung cấp số liệu cần thiết cho nhà quản lý, cho việc kiểm tra và lập báo cáo tài chính.
* Kế toán tiền lương:
- Tính toán, phân bổ chính xác tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản trích theo lương cho toàn bộ công nhân viên trong Công ty.
- Tổ chức ghi chép phản ánh các số liệu liên quan vào các sổ sách kịp thời, đầy đủ, lập bảng thanh toán tiền lương và bảng phân bổ tiền lương cho công nhân viên trong Công ty.
- Quản lý chứng từ sổ sách có liên quan.
2.2.1.2. Tổ chức công tác kế toán
Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung.
a. Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại Công ty:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại Công ty.
b.Giải thích:
Tại Công ty, chứng từ liên quan đến kế toán ở các bộ phận như: bộ phận sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận bán hàng … sẽ được tập trung ở phòng kế toán để xử lý.
Theo định kỳ, các đại lý, Chi nhánh ở Sài Gòn, Văn phòng đại diện ở Hà Nội sẽ chuyển các chứng từ công nợ, báo cáo liên quan đến việc bán hàng và doanh thu về phòng kế toán của Công ty về phòng kế toán để xử lý.
Việc tập trung này đảm bảo tính thống nhất chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán, giúp Công ty chỉ đạo công tác sản xuất nhanh chóng, kịp thời, giúp cho việc hạch toán, cung cấp thông tin chính xác, giúp cho việc quản lý, tránh sai sót, gian lận. 2.2.2. Hình thức kế toán 2.2.2.1. Sơ đồ tổ chức sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, sử dụng phần mềm A&C Soft 2005. Phòng kế toán Chứng từ kế toán từ các phân xưởng sản xuất Chứng từ kế toán từ các bộ phận khác trong Công ty Chứng từ kế toán từ chi nhánh Sài Gòn, Văn phòng đại diện Hà Nội Chứng từ kế
toán từ các cửa hàng, đại lý
Chứng từ kế toán
Xử lý
In
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Nhập dữ liệu
: Hàng ngày : Định kỳ
: Các bước thực hiện do máy tính xử lý
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán.
Sổ, thẻ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
2.2.2.2. Trình tự ghi sổ
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tiến hành kiểm tra, xử lý các nghiệp vụ này. Sau đó kế toán nhập số liệu vào máy và định khoản trên máy để theo dõi số lượng, giá trị. Máy tính sẽ xử lý dữ liệu phát sinh trong kỳ để theo dõi chi tiết và tự động kết chuyển vào tài khoản tương ứng.
Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ và in các sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, đồng thời thực hiện thao tác kết chuyển để máy tính xử lý, lên Báo cáo tài chính và in báo cáo tài chính.
2.3. Thực trạng công tác kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh tại Công ty TNHH Sodex Toseco
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là Dollar Mỹ (USD) - Theo văn bản số 343TC/CĐKT ngày 11 tháng 10 năm 1996 của Bộ tài chính về việc cho phép Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là Dolla Mỹ.
2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.3.1.1. Khái quát chung
Công ty TNHH Sodex Toseco là Công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh. Mặt hàng kinh doanh của Công ty rất đa dạng, bao gồm:
- Nhóm hàng lưới thể thao: Lưới bóng đá, lưới bóng ném, lưới tennis, lưới bóng chuyền, lưới cầu lông, lưới cầu mây, lưới đá cầu, lưới bóng rổ, lưới chắn, lưới rào…
- Nhóm hàng dụng cụ thể thao: bao gồm các thiết bị, dụng cụ thể thao phục vụ cho việc tập luyện, thi đấu các môn thể thao như môn cầu lông, tennis, bóng đá, bóng rổ, điền kinh…
a. Các phương thức bán hàng:
- Bán hàng trực tiếp cho khách hàng.
+ Nếu giao hàng cho khách hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp hoặc tại các phân xưởng sản xuất thông qua kho thì số sản phẩm này khi đã giao cho khách hàng được coi là chính thức tiêu thụ.
+ Nếu giao tại kho bên mua hoặc tại một địa điểm nào đó đã quy định trước trong hợp đồng: sản phẩm xuất kho chuyển đi vẫn còn thuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp. Khi được bên mua chấp nhận thanh toán thì số hàng đó mới được xác định tiêu thụ.
- Bán hàng qua điện thoại: Khách hàng có nhu cầu sẽ đặt mua qua điện thoại, Công ty sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng.
- Bán hàng qua đại lý: Khi các đại lý có nhu cầu về các sản phẩm của Công ty thì sẽ đến mua hàng ở Công ty. Công ty sẽ theo dõi số hàng đã gởi bán cho đại lý, khi nào nhận được bảng kê hàng đã bán được của đại lý sẽ theo dõi doanh thu.
b. Cách xây dựng giá bán.
- Giá bán cho Chi Nhánh là giá thành sản xuất cộng với các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng.
- Giá bán cho đại lý (giá bán buôn): lấy giá bán cho chi nhánh để làm cơ sở xác định, giá bán đại lý là giá bán cho chi nhánh cộng với mức lợi nhuận 7% trên giá bán cho chi nhánh.
- Giá bán cho khách hàng mua lẻ (giá bán lẻ): được xác định dựa trên giá đại lý cộng với mức lợi nhuận 25% trên giá đại lý.
Ví dụ:
* Ghế trọng tài S353:
- Giá bán cho VP Hà Nội và CN Sài Gòn là 1.376.000 (VNĐ) - Giá bán cho đại lý: 1.376.000 x 7% = 1.472.000 (VNĐ) - Giá bán lẻ: 1.472.000 x 125% = 1.840.000 (VNĐ) * Lưới bóng đá 164522:
- Giá bán cho đại lý: 395.000 x 7% = 423.000 (VNĐ) - Giá bán lẻ: 423.000 x 125% = 498.000 (VNĐ)
c. Các chính sách bán hàng.
Đối với các khách hàng của Công ty, Công ty luôn có chính sách chiết khấu cho khách hàng tùy theo giá trị của từng hợp đồng. Hàng năm Công ty luôn có các chính sách chăm sóc khách hàng, nhất là vào các dịp hè hoặc vào các dịp cuối năm. Đặc biệt Công ty rất chú ý đến các chính sách hậu mãi.
Đối với các đại lý, các năm trước đây Công ty áp dụng mức trích hoa hồng đại lý là 15%. Tuy nhiên năm 2008 và 2009 do tình hình kinh tế có nhiều biến động ảnh hưởng đến việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty nên Công ty trích hoa hồng đại lý lên đến 25% doanh số bán của đại lý. Bên cạnh việc trích hoa hồng đại lý, Công ty còn thưởng doanh số cho những đại lý có doanh số cao, tùy vào từng mức đạt được. Cụ thể như sau:
+ Doanh số đạt 10 triệu: thưởng 2%.
+ Doanh số từ 10 triệu đến 50 triệu: thưởng 2,5%. + Doanh số lớn hơn 50 triệu/tháng: thưởng 3%.
Ngoài ra trong năm 2008, 2009 để tạo điều kiện cho các đại lý bán hàng trong tình hình kinh tế suy thoái, Công ty chỉ ấn định giá bán cho các đại lý đối với một số sản phẩm chủ lực, sản phẩm truyền thống của Công ty, còn các mặt hàng còn lại Công ty để cho các đại lý tự quyết định giá bán.
2.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng nội địa
2.3.2.1 Khái quát chung
Doanh thu bán hàng nội địa của Công ty bao gồm doanh thu bán các sản phẩmlưới,dụng cụ thể thao.
2.3.2.2. Chứng từ sổ sách sử dụng
Hợp đồng mua bán hàng hóa Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết Sổ cái.
2.3.2.3. Tài khoản sử dụng
TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111: doanh thu bán hàng hóa
5111.1: doanh thu bán hàng hóa (lưới thể thao)
5111.2: doanh thu bán hàng hóa (dụng cụ thể thao)
5111.3: doanh thu bán hàng hóa (chi nhánh TP.HCM) 5111.6: doanh thu bán hàng hóa (văn phòng Hà Nội) 5112: doanh thu bán các thành phẩm:
5112.1: doanh thu bán thành phẩm lưới
5112.2: doanh thu bán thành phẩm cơ khí
5112.3: doanh thu bán thành phẩm Chi nhánh TP.HCM + 5112.3.1: doanh thu lưới Chi nhánh TP.HCM
+ 5112.3.2: doanh thu DCTT Chi nhánh TP.HCM
+ 5112.3.4: doanh thu sản phẩm sơn tĩnh điện Chi nhánh TP.HCM TK 512: doanh thu bán hàng nội bộ:
5121: doanh thu bán nội bộ hàng hóa:
5121.1: Doanh thu bán nội bộ hàng hóa (lưới thể thao)
5121.2: Doanh thu bán nội bộ hàng hóa (DCTT) 5122: Doanh thu bán nội bộ thành phẩm
5122.1: Doanh thu bán nội bộ thành phẩm lưới thể thao
5122.2: Doanh thu bán nội bộ thành phẩm DCTT
5122.4: Doanh thu bán nội bộ thành phẩm SP sơn tĩnh điện Ngoài ra còn có một số tài khỏan khác như 131, 1368, 3331.
2.3.2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ
Tại phòng kinh doanh kỹ thuật: khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì sẽ tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng hóa gồm hai liên, chuyển cho giám đốc ký duyệt. Hợp đồng sau khi được ký duyệt liên 1 lưu lại tại đây, liên 2 chuyển cho khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng và đơn đặt hàng của khách hàng phòng kinh doanh kỹ thuật tiến hành kiểm tra hàng hóa, lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng được lập làm hai liên. Liên 1 lưu tại đây theo số, liên 2 chuyển sang cho kế toán.
Tại phòng kế toán: Khi nhận được lệnh bán hàng kế toán thanh toán tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng gồm ba liên, gởi sang cho Giám đốc ký duyệt. Hóa đơn giá trị gia tăng sau khi ký duyệt liên 1 lưu lại tại đây, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3 làm cơ sở để kế toán nhập dữ liệu, máy tính xử lý, lên sổ chi tiết 131, 511, bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu. Hóa đơn giá trị gia tăng liên 3 sẽ được lưu lại tại đây. Thông tin sau đó được chuyển sang cho kế toán tổng hợp.
Tại kế toán tổng hợp thông tin từ kế toán thanh toán chuyển sang hiện sổ chi tiết 131, 511. Máy tính sẽ xử lý, lên sổ cái 131, 511, sau đó thông tin sẽ được lưu lại tại đây.
2.3.2.5. Định khoản kế toán
- Hóa đơn 84446 ngày 09/11/2009 Cty Cổ Phần Thể Thao Tân Liên Minh: bán nội địa Ben 501, Ben Pro:
Nợ 1311 1.114,17
Có 5112.6.2 1.012,88 Có 33311.1 101,29
- Hóa đơn 65157 ngày 10/11/2009: bán nội địa lưới rào: Nợ 1311 2.664,89
Có 5112.1 2.422,63 Có 33311.1 242,26
- Hóa đơn 20610 ngày 11/11/2009 Cty TNHH TMDV Thủy: bán nội địa băng chạy VT626:
Nợ 1311 314,11 Có 5111.2 285,55 Có 33311.1 28,56
- Hóa đơn 2.422,6320618 ngày 12/11/2009 Bán lẻ tại Nha Trang: bán nội địa bảng điểm lật tay:
Nợ 1311 42,55 Có 5112.2 38,68 Có 33311.1 3,87
- Hóa đơn 54163 ngày 13/11/2009: Bán nội địa dây kéo co, áo giáp, đai bụng: Nợ 1313 385,13
Có 5112.3.2 350,12 Có 33311.3 35,01
- Hóa đơn 65159 ngày 10/11/2009: bán nội địa lưới bóng rổ cáp: Nợ 1313 97,99
Có 5112.3.1 89,08 Có 33311.3 8,91
- Hóa đơn 84448 ngày 10/11/2009 Cty TNHH TMDV Thủy: bán nội địa bàn đạp xuất phát:
Nợ 1311 80,18 Có 5112.2 72,89 Có 33311.1 7,29
- Hóa đơn 20642 ngày 23/11/2009 bán nội địa lưới và DCTT cho Chi Nhánh: Nợ 1368 1.950,84
Có 5122.1 1.555,29 Có 5122.2 218,20 Có 33311.1 177,35
- Hóa đơn 20658 ngày 28/11/2009 bán nội địa lưới và DCTT cho Chi Nhánh: Nợ 1368 727,30
Có 5122.2 661,18 Có 5122.1 86,57 Có 33311.1 74,78
- Hóa đơn 20673 ngày 30/11/2009 bán nội địa lưới và DCTT cho Chi Nhánh: Nợ 1368 1.396,01 Có 5122.2 908,80 Có 5122.1 360,30 Có 33311.1 126,91 2.3.2.6. Sơ đồ chữ T 33311 5122 131 5111 1368 4.169,37 379,03 3.790,34 5.902,28 28,56 285,55 33311 5112 314,11 59.022,76 64.925,04
2.3.2.7. Sổ sách minh họa
CÔNG TY TNHH LIÊN DOANH SODEX TOSECO
SODEX TOSECO JV COMPANY
Số 7 Trường Sơn - Bình Tân - Nha trang
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
5112 - Doanh thu bán các thành phẩm Từ 01/11/2009 đến 30/11/2009 Chứng từ Số tiền Số hiệu Ngày Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ:
HĐ84446 09/11/2009 Bán nội địa Ben 501, Ben Pro 1311 1.012,88
HĐ65157 10/11/2009 Bán nội địa lưới rào 1311 2.422,63
HĐ20610 11/11/2009 Bán nội địa băng chạy VT626 1311 285,55
HĐ54163 13/11/2009 Bán nội địa dây kéo co, áo giáp, đai
bụng 1313 350,12
HĐ84448 10/11/2009 Bán nội địa bàn đạp xuất phát 1311 72,89
HĐ20642 23/11/2009
Bán nội địa lưới và DCTT cho Chi
Nhánh 1313 1.773,49
HĐ20673 30/11/2009
Bán nội địa lưới và DCTT cho Chi
Nhánh 1313 1.269,10
…
2.3.3. Kế toán doanh thu bán hàng xuất khẩu
2.3.3.1. Nội dung
Doanh thu bán hàng xuất khẩu là tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán thông qua việc xuất khẩu hàng hóa.
Doanh thu bán hàng xuất khẩu của Công ty bao gồm doanh thu bán các sản phẩm lưới, dụng cụ thể thao.
2.3.3.2. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn giá tri gia tăng
- Phiếu đóng gói (Paking list)
- Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận chất lượng - Chứng từ Bảo hiểm - Vận đơn - Thư tín dụng LC